Download
1 / 25
560 likes | 1.55k Views
مركز الوثائق والمحفوظات. الإدارة العامة لمركز الوثائق والمحفوظات بوزارة التربية والتعليم. مركز الوثائق والمحفوظات. النشأة : تأسس مركز الوثائق والمحفوظات بتاريخ 17 /12/ 1426 هـ.
E N D
مركز الوثائق والمحفوظات الإدارة العامة لمركز الوثائق والمحفوظات بوزارة التربية والتعليم
مركز الوثائق والمحفوظات النشأة: تأسس مركز الوثائق والمحفوظات بتاريخ 17 /12/ 1426 هـ الهدف العام : العمل على تطبيق أنظمة الوثائق والارتقاء بنوعيتها ووسائلها وأعمالها ونشر الوعي الوثائقي بين العاملين في المركز وفي الوزارة لتخدم الأغراض التي أنشئت من أجلها. الوثائق والمحفوظات : هي الأوعية التي تحتوي على معلومات تتعلق بأعمال ومصالح جهاز الوزارة ، سواء نتجت هذه الأوعية عن عمل من أعمال جهات جهاز الوزارة أو عن سواها ، ما دام أن الأمر يقتضي حفظها مؤقتاً أو دائماً للحاجة إليها أو لقيمتها . وقد صدرت لوائح و أوامر ملكية كريمة لأجهزة و مؤسسات الدولة توجه بتنظيم و ترميم و فهرسة وتصنيف و أرشفة الوثائق .
مركز الوثائق والمحفوظات مقدمة : نتيجة تزايد حجم تدفقات الوثائق والتراكمات المعلوماتية الوثائقية في أجهزة الدولة مع مرور الوقت وازدياد أنشطتها و فعالياتها جراء التوسعات التي شهدتها , أصبح من الصعوبة السيطرة على حجم هذه الوثائق فكان لابد من إيجاد طريقة علميه تسهل ضبط هذه الوثائق بحصرها وتقويمها أولا ومن ثم معالجتها وتسهيل الوصول إليها في اقل جهد ووقت ممكن .لذا بررت الحاجة الملحة في أجهزة الدولة لإيجاد نظام موحد للوثائق والمحفوظات وإنشاء المركز الوطني للوثائق والمحفظات ومقره ومرجعه الديوان الملكي الذي أوكلت إليه مهام عديدة منها:وضع التنظيمات والخطط والبرامج الخاصة بشؤون وثائق الدولة.ولذلك صدرت الموافقة السامية الكريمة على السياسات العامة للوثائق والمحفوظات واللوائح التنفيذية والخطة الموحدة للتصنيف والترميز، التي ترمي جميعها إلى العناية بالوثائق وكيفية الاستفادة منها والتخلص مما ليس له قيمة وما تنتهي الحاجة إليه،عن طريق إيجاد إدارة متخصصة في كل جهاز حكومي تسمى ( مركز الوثائق والمحفوظات ) في كل جهة
مركز الوثائق والمحفوظات • ارتباط المركز وتعريف الوثائق : يرتبط مركز الوثائق والمحفوظات في الهيكل التنظيمي وإدارياً بوكالة الوزارة للتخطيط والتطوير و عملياً بالأنظمة و اللوائح و التعليمات المقرّة من المركز الوطني للوثائق والمحفوظات في الديوان الملكي . • الوثائق : هي الأوعية التي تحوي البيانات ويتم أنشأها أثناء قيام مؤسسة أو هيئة بنشاط ما سواء كانت هذه الأوعية ورقية أو فلم أو سيدي أو ملف الكتروني....وهي الوسيلة الوحيدة لإجراء الأعمال و هي أحد المراجع الهامة التي تبرهن على مصداقية الجهة ووجودها الفعلي إذ أن الوثائق هي أهم وسائل الاتصال بالمؤسسات كما أنها تعتبر المرجع الذي يحتكم إليه متى ما استدعي الأمر ذلك . 2
مركز الوثائق والمحفوظات دور ومسئولية مركز الوثائق والمحفوظات: تطبيق الأنظمة و اللوائح المقرة من المركز الوطني للوثائق والمحفوظات في الديوان الملكي على وثائق و محفوظات الوزارة . تقويم الوثائق وحصرها و حفظها حسب المدد المحددة الإشراف على تطوير الوثيقة من نشأتها و رحلتها بين الجهات حتى تقويمها و حفظها الكترونيا وورقيا . تسهيل الوصول للمعلومة بأقل جهد ووقت ممكن 3
مركز الوثائق والمحفوظات أهمية حفظ الوثائق : • تعد الوثائق والمحفوظات في وزارة التربية والتعليم ذاكرة الدولة التعليميةالتي تقوم عليها في تسجيل وحفظ تاريخها التربوي والتعليمي , كذلك تعد المصدر الأول للمعلومات عن الوزارة . • ومع تضخم أعداد الوثائق والمحفوظات ، أصبح من المستحيل البقاء على النظام اليدوي لفهرسة واسترجاع المعلومات من بين هذه الوثائق والمحفوظات ، خاصة في ظلالتطور التقني الكبير . • وحيث أصبح من الصعب الطلب ممن يرغب في وثيقة ما (سواءً من موظفي الوزارة أو من المراجعين أو الباحثين) أن ينتظر عدة أيام لحين البحث عن الوثيقة المطلوبة . • لذا فقد أصبح تطوير وتحويل الوثيقة الكترونياً ضرورة وقد صدرت في ذلك أوامر و قرارات سامية. 4
مركز الوثائق والمحفوظات نظام الوثائق والمحفوظات صدر نظام الوثائق والمحفوظات بالمرسوم الملكي رقم (م/54) بتاريخ 1409/10/23هـ المبني على قرار مجلس الوزراء رقم (170) بتاريخ 1409/09/11هـ. المادة الثانية: الغرض من هذا النظام هو: المحافظة على الوثائق والمحفوظات وصيانتها وفهرستها وتصنيفها بما يكفل سرعة الاهتداء إلى ما تدعو الحاجة إليه. وتنظيم تداولها وذلك مع مراعاة ما يتقرر بالنسبة لمدة الحفظ. المادة الرابعة: يكون للوثائق والمحفوظات خطة تصنيف موحدة. كما يكون لكل جهاز رمز مستقل، وتحدد اللوائح تفاصيل ذلك. المادة الثامنة: على الجهاز والمركز استخدام أنسب المواد والأجهزة والمعدات كأوعية للوثائق والمحفوظات 5
مركز الوثائق والمحفوظات تطبيق الأرشفة والتعاملات الالكترونية الحكومية قرار مجلس الوزراء رقم (40) وتاريخ 1427/2/27هـ المعلومات والبيانات الحكومية تعتبر المعلومات والبيانات الحكومية ثروة وطنية يجب تنميتها على كل جهة حكومية حفظ وثائقها الكترونياً. يجب تفادي الازدواجية والتكرار في قواعد المعلومات والبيانات بحيث تكون هنالك جهة واحدة مسئولة عن حفظ المعلومات والبيانات ذات النوع الواحد بحسب الاختصاص يجب على كل جهة حكومية إتاحة البيانات المشتركة منها الكترونيا للجهات الحكومية الأخرى على الجهات الحكومية وضع و إتباع آلية محددة وواضحة لتحديث المعلومات والبيانات المسجلة في قواعدها لضمان دقتها. على كل جهة حكومية الاعتماد الكترونيا على المعلومات والبيانات المتوافرة لدى الجهات ذات العلاقة وتقليل المعلومات والبيانات المطلوب تقديمها في استمارات ونماذج الخدمات الحكومية وعدم طلب معلومات أو بيانات من طالبي الخدمات الحكومية 6
مركز الوثائق والمحفوظات • الدور المتبادل بين مركز الوثائق والمحفوظات وجهات الوزارة • من منطلق توجهات حكومتنا الرشيدة ممثلة بالمركز الوطني للوثائق والمحفوظات بالديوان الملكي تنظيم الوثائق والمحفوظات وسن القواعد والإجراءات مما يكفل ضبط التعامل مع الوثائق والمحفوظات في جميع وزارات ومؤسسات الدولة . • عليه دأبت الإدارة العامة لمركز الوثائق والمحفوظات بوزارة التربية والتعليم بنشر الوعي الوثائقي وتطبيق اللوائح والأنظمة واستقبال وحفظ ومعالجة الوثائق المقومة من جهات الوزارة وكذلك استلام وحفظ جميع الوثائق القديمة من وما قبل 1373هـ . • المشاركة في لجان متابعة تقويم الوثائق ولجان أتلاف الوثائق المنتهي مدد حفظها ويتم رفع نتائج اللجان إلى اللجنة الدائمة للوثائق والمحفوظات لأعتمادها . • وتقوم الإدارة العامة لمركز الوثائق والمحفوظات في الشرائح التالية بالتدريب على تعبئة الاستمارة الخاصة بتقويم وحصر أنواع الوثائق الناتجة عن النشاطات الإدارية ، أو المتطلبة لها والمعلومات اللازمة عنها . أي أن كل جهة أو إدارة أو قسم في الوزارة أنشأت لتقديم خدمات محددة تصاغ في وثائق تعنى بها هذه الوثائق يجب حصرها وتقويمها .
مركز الوثائق والمحفوظات استمارة حصر أنواع الوثائق وتتكون من أحدا عشرا حقلاً • و كلنا أمل أن تتفاعل معنا جميع جهات الوزارة من إدارات تربية وتعليم و إدارات الإشراف و إدارات جهاز الوزارة بتعبئة الاستمارة وإرسالها إلى البريد الإلكتروني التالي: atamimi@moe.gov.saأو على الفاكس التالي:ف/4028124 3 2 1 11 10 9 8 7 6 5 4 7
مركز الوثائق والمحفوظات تعليمات تعبئة استمارة تقويم وحصر أنواع الوثائق : • يقصد بالوثيقة في هذه الاستمارة أي وعاء للمعلومات أنتجته الوحدة الإدارية المختصة أو استقبلته لتحقيق متطلبات العمل بها (مهما كانت قيمتها أو أهميتها أو أنواعها) . • تحفظ الوثائق مؤقتة الحفظ في الجهاز الحكومي . • تحدد مدة الحفظ بالسنة . • يبدأ احتساب مدة الحفظ من بداية السنة الهجرية التالية للواقعة التي تحدد بداية عمر الوثيقة. • يقصد بمدة الحفظ المدة التي يبدأ سريانها بعد البت النهائي في موضوع الوثيقة ، فإذا كان الموضوع لا يزال في أخذ ورد ، فإن أساس المعاملة يعاد دائماً للوحدة المختصة حتى يتم البت النهائي فيها . • المعني بالتقويم هي أصول الوثائق أو النسخ التي تحل محلها عندما تبعث الأصول خارج الجهاز . • النسخ التي تزود بها الوحدات الإدارية المختصة للعلم ، يتم التخلص منها بعد فترة محدودة تقدرها الإدارة حتى لا تتراكم هذه النسخ لديها ويكون هناك ازدواج في الحفظ ويقوم بالحفظ من ليس معنياً بها . • النسخ التي تزود بها الوحدة الإدارية للعمل بها تعتبر من أدوات العمل وليست للحفظ ، وتستطيع الوحدة الإداريةالحصول على نسخة بديلة إذا تلفت النسخة الأولى . 8
مركز الوثائق والمحفوظات إرشادات تعبئة حقول الاستمارةالحقل الأول :أسم الجهاز الحكومي 1 الحقل رقم (1) يدون فيه اسم الجهاز الحكومي الذي أنتج الوثائق أو احتفظ بها ورمزه . 9
مركز الوثائق والمحفوظات إرشادات تعبئة حقول الاستمارةالحقل الثاني:النشاط الإداري 2 الحقل رقم (2) يدون فيه نوع النشاط الذي أنتجت عنه هذه الأنواع كنشاط شؤون الموظفين ونشاط العلاقات العامة. 10
مركز الوثائق والمحفوظات إرشادات تعبئة حقول الاستمارةالحقل الثالث:الوحدة الإدارية المختصة 3 الحقل رقم (3) يدون فيه اسم الوحدة الإدارية التي تزاول هذا النشاط مثل قسم كذا أو شعبة كذا أو إدارة كذا . 11
مركز الوثائق والمحفوظات إرشادات تعبئة حقول الاستمارةالحقل الرابع:مسلسل 4 الحقل رقم (4) يدون فيه رقم متسلسل يحدد أنواع الوثائق التي تنتجها أو تستقبلها – لمتطلبات العمل – الوحدة الإدارية المختصة لمزاولة نشاط معين 12
مركز الوثائق والمحفوظات إرشادات تعبئة حقول الاستمارةالحقل الخامس:أسم الوثيقة 5 الحقل رقم (5) يدون فيه اسم الوثيقة الذي تعرف به ، فإذا لم يكن لها اسم محدد ، فيوضع لها اسم يعبر عن حقيقتها كما ترى ذلك اللجنة المختصة ، مما يساعد على توحيد مسميات وثائق الأعمال المتكاملة ذات السمات المشتركة ، ومن أمثلة الوثائق ذات الأسماء المحددة : 1- قرار تعيين 2- إشعار المباشرة 3- سجل الوارد 4- أمر اعتماد صرف 13
مركز الوثائق والمحفوظات إرشادات تعبئة حقول الاستمارةالحقل السادس:وصف الوثيقة والغرض منها 6 الحقل رقم (6) يدون فيه وصف للوثيقة يمكن من خلاله التعرف عليها وعلى الغرض الذي أنشئت من أجله والالتزامات النظامية والمالية والقيمة التاريخية التي يمكن أن تمثلها هذه الوثيقة مما يساعد في التعرف على قيمة الوثيقة وتحديد مدة حفظها ، ومثال ذلك: 1- قرار تعيين / يوصف بأنه أنموذج يتضمن تعيين على وظيفة محددة بالجهاز وفقاً للأنظمة . 2- سجل وارد : يوصف بأنه سجل لحصر وتوثيق المعاملات الواردة للجهاز أو الوحدة المختصة خلال مدة زمنية معينة . 3- تقرير طبي : يوصف بأنه نتائج فحوصات وتحاليلي طبية مدونة بشكل معين وصادرة عن جهة مختصة تثبت الحالة الصحية لشخص ما . 14
مركز الوثائق والمحفوظات إرشادات تعبئة حقول الاستمارةالحقل السابع :وعاء الوثيقة 7 الحقل رقم (7) يحدد فيه مادة وعاء الوثيقة كأن تكون معاملات ورقية ، خرائط ، رسومات ، بطاقات ، استمارات ، مجلدات ، كتب ، أشرطة صوتية أو مرئية أو مسموعة ، أشرطة ميكروفيلم ، ميكروفيش ، أخرى (تحدد) . 15
مركز الوثائق والمحفوظات إرشادات تعبئة حقول الاستمارة الحقل الثامن:فئة الحفظ 8 الحقل رقم (8) تحدد فيه فئة الحفظ المقترح للوثيقة إما أن يكون حفظها دائماً أو مؤقتاً .تقسم الوثائق من حيث مدد الحفظ إلى نوعين : 1- وثائق دائمة الحفظ لا يجوز إتلافها ، وهي التي لا يستغنى عنها لحاجة العمل أو حاجة البحث العلمي 2- وثائق مؤقتة الحفظ يجوز إتلافها ، وهي التى تتناقص قيمتها مع مرور الزمن حتى تنعدم الحاجة لها. 16
مركز الوثائق والمحفوظات إرشادات تعبئة حقول الاستمارةالحقل التاسع :مكان الحفظ 9 الحقل رقم (9) تختار اللجنة المختصة المكان الذي ترى مناسبته لحفظ كل نوع من أنواع الوثائق وهو إما أن يكون في الجهاز الحكومي أو في المركز الوطني للوثائق والمحفوظات أو فيهما معاً . 17
مركز الوثائق والمحفوظات إرشادات تعبئة حقول الاستمارة الحقل العاشر :بداية الحفظ 10 الحقل رقم (10) يدون فيه بداية مرحلة الحفظ التي تراها اللجنة المختصة . 18
إرشادات تعبئة حقول الاستمارةالحقل الحادي عشر:مدة الحفظ في الجهاز للوثائق النشطة مركز الوثائق والمحفوظات 11 • الحقل رقم (11) ويختص بتحديد أمكنة الحفظ في الجهاز ، وقد وضع لذلك ثلاثة اختيارات : • مدة الحفظ النشط في الوحدة الإدارية المختصة : إذا كانت اللجنة ترى ضرورة حفظ الوثيقة لدى الوحدة الإدارية فترة زمنية معينة،فتحدد هذه المدة في الحقل المخصص . • مدة الحفظ النشط بمركز الوثائق والمحفوظات بالجهاز : إذا كانت اللجنة ترى حفظ الوثيقة خارج الوحدة التي أنتجتها في الوقت الذي يكون في الطلب عليها محتملاً بين وقت وآخر ، فتحدد هذه المدة في الحقل المطلوب . • مدة الحفظ غير النشط بمركز الوثائق والمحفوظات بالجهاز : ويكون ذلك حين يصبح الطلب على الوثيقة قليلاً أو نادراً ، وتحدد اللجنة المدة التي تراها في الحقل المخصص لذلك . 19
مركز الوثائق والمحفوظات مثال: لتعبئة استمارة حصر أنواع الوثائق 3 2 1 11 10 9 8 7 6 5 4 20
مركز الوثائق والمحفوظات استمارة حصر لأنواع الوثائق الناتجة عن النشاطات الإدارية ، أو المتطلبة لها والمعلومات اللازمة عنها
مركز الوثائق والمحفوظات وكالة التخطيط والتطوير مركز الوثائق والمحفوظات إعداد المشرف على الإدارة العامة لمركز الوثائق والمحفوظات عبدالرحمن بن عبدالله التميمي شكراً لكم وبالله التوفيق
