Réunion des gestionnaires 15 novembre 2011

1. Réunion des gestionnaires 15 novembre 2011 Délégation Aquitaine-Limousin Service Financier et Comptable

2. Thèmes abordés • 1IRappels sur l’éligibilité de la dépense - Martine Deleuze, responsable de la Cellule de Justification des Contrats • 2I Les audits de laboratoires: présentation de la synthèse 2011 et rappels de procédure – Julien Val et Jacques Bordessoulles • 3I La gestion de fait dans la gestion des colloques – Annie Nadeau • 4I Calendrier de fin d’exercice – Véronique Bénard • 5I Dialogue de gestion et référentiel budgétaire – Muriel Caillaud • 6I La TVA et les prélèvements sur contrats de recherche – Sylvette Vezien • 7 IPrésentation du rapport des Commissaires aux Comptes sur l’exercice 2010 et conséquences sur la fin de l’exercice 2011 – Sylvette Vezien • 8I La Carte d’achat – Emmanuelle Neuville et Thierry Constantin • 9 Iquestions diverses

3. 6ILa TVA et les prélèvements sur contrats de recherche • La TVA • Article 256, 256A et 256B du Code Général des Impôts : • les activités de recherche fondamentale ou appliquée effectuées par des organismes … constituent des activités économiques qui entrent dans le champ d’application de la Taxe sur la Valeur Ajoutée • 1/ Recettes constituant la contrepartie d’une prestation de services • Imposables à la TVA • s’il est établi un lien direct entre le service rendu et la contre-valeur reçue ; l’existence de ce lien ressort en principe du contrat qui lie les parties • Exemple prestations de recherche, ventes de produits, concessions de licence • Ne constitue pas le prix d’un service rendu, une subvention versée dans le cadre d’un programme de recherche et d’expérimentation dès lors que l’examen de la convention ne fait ressortir aucun engagement express du bénéficiaire de fournir une prestation de services à la partie versante, laquelle ne devient pas propriétaire de la recherche

4. La TVA • Pas de TVA si pas de contrepartie ou de lien direct • Le critère de la propriété des biens, des études ou des résultats de la recherche constitue le critère essentiel permettant de caractériser l’existence du lien direct • En cas d’absence de transfert de propriété, l’existence du lien direct n’est pas caractérisé par : • - la remise de comptes rendus financiers • - la remise de rapports d’avancement des travaux • - le remise d’un rapport final dont l’exploitation est subordonnée à des clauses de confidentialité • - communication de résultats qui seront divulgués ou utilisés dans le cadre d’une mission d’intérêt général

5. La TVA • 2/ Subventions « compléments de prix » • Imposables à la TVA •  en raison des opérations de ventes ou prestations de services : imposition selon les mêmes règles qu’elles financent •  complément de prix : • subvention versée à un organisme de recherche pour compléter le prix de prestations de recherche rendues à un tiers • subvention d’équilibre ou d’exploitation (participation à des colloques) • 3/ Subventions d’équipement • Non soumise à la TVA

6. Les prélèvements : PPE, part F, frais de gestion DR…

7. 7 IPrésentation du rapport des Commissaires aux Comptes sur l’exercice 2010 et conséquences sur la fin de l’exercice 2011 • Conclusions du rapport des commissaires aux comptes sur les comptes clos au 31/12/2010 • Certification des comptes du CNRS au 31/12/2010 avec 2 réserves (contre 5 pour la clôture de l’exercice précédent). • Réserves 2009 maintenues dans le rapport sur les comptes annuels 2010 1. Comptabilisation des contrats de recherche selon la méthode de l’avancement : • Leurs travaux d’audit les ont conduit à relever l’absence d’application homogène des principes de gestion et de suivi des ressources pluriannuelles des contrats au sein des unités de recherche. • Ce constat se traduit par une absence de lien entre les produits comptabilisés et le contrat de recherche auquel ils devraient être affectés. Pour cette raison, ils n’ont pas été en mesure de se prononcer sur le montant du chiffre d’affaires relatif aux contrats de recherche qui s’élève à 418 M€ au 31 décembre 2010.

8. Conclusions du rapport des commissaires aux comptes sur les comptes clos au 31/12/2010 2. Justification des immobilisations acquises antérieurement au 31/12/2006 : • Dans le cadre des travaux sur le bilan au 01/01/2008, un total de 175 M€ (en valeur nette) d’immobilisations acquises avant 2006 n’avait pu être justifié, en raison principalement de la destruction des pièces comptables correspondantes, suite au quitus de la Cour des Comptes reçu pour les exercices comptables antérieurs à 2006. • Aucun justificatif supplémentaire n’a pu être obtenu au cours de l’exercice 2010. Au 31/12/2010, la valeur nette comptable des immobilisations non justifiées s’élève à 81 M€.

9. Conclusions du rapport des commissaires aux comptes sur les comptes clos au 31/12/2010 • Réserves 2009 ayant donné lieu à écritures correctrices dans les comptes 2010 : • Audit de la Commission Européenne portant sur 18 contrats du 6ème PCRD au sein de trois délégations régionales du CNRS • Le CNRS a conduit des travaux de contre-audit portant sur 84 autres contrats afin d’analyser les constats de la Commission Européenne. Ces éléments conduisent le CNRS à considérer comme surévalués les redressements de la Commission. • Des contentieux ont été engagés par la Commission. Le CNRS a reçu l’avis officiel de classement sans suite aux plaintes OLAF. • Les travaux menés entre la Direction générale du CNRS et la Commission Européenne ont conduit le CNRS à réévaluer la provision pour risque comptabilisée dans les comptes du CNRS pour la porter à 10M€. La provision de 1,8 M€ en 2009 a fait l’objet d’une dotation complémentaire de 8,2 M€ en 2010.

10. Conclusions du rapport des commissaires aux comptes sur les comptes clos au 31/12/2010 • Réserves 2009 ayant donné lieu à écritures correctrices dans les comptes 2010 : 2. Exhaustivité des dettes fournisseurs : • Au 31/12/2009, une réserve a été formulée sur la non exhaustivité du passif dans les comptes du CNRS et le non respect du principe de rattachement des charges à l’exercice. La DCIF a mis en œuvre des actions dans l’optique de lever cette réserve : • des travaux de sensibilisation sur la qualité du service fait ont été engagés • grâce aux informations données par les gestionnaires des laboratoires et des SFC, des travaux ont été conduits à la clôture, pour un inventaire et un enregistrement des services faits réalisés après l’interruption des flux de déversement XLAB-BFC (décembre 2010).

11. Conclusions du rapport des commissaires aux comptes sur les comptes clos au 31/12/2010 • Réserves 2009 ayant donné lieu à écritures correctrices dans les comptes 2010 : 2. Exhaustivité des dettes fournisseurs : • La qualité du service doit cependant être renforcée : • la circularisation fournisseurs a mis en évidence une sous-évaluation de la dette circularisée de 358 K€ au 31/12/2010. • les charges à payer non rattachées à l’exercice sont évaluées sur l’ensemble du périmètre du CNRS (requête mise en place pour la clôture 2010) à 10,6 M€. • Les corrections comptables correspondantes ont été réalisées au 31.12.2010, ce qui a permis la levée de la réserve. La poursuite des actions pour améliorer la qualité du service fait est nécessaire pour limiter ces corrections a posteriori et maîtriser les risques en amont.

12. Conclusions du rapport des commissaires aux comptes sur les comptes clos au 31/12/2010 • Réserves 2009 ayant donné lieu à écritures correctrices dans les comptes 2010 : 3. Réconciliation de la créance à l’égard du GANIL : • Au 31/12/2009, les CAC n’étaient pas en mesure de se prononcer sur le montant de la créance à l’égard du GANIL (Groupement d’Intérêt Economique détenu à hauteur de 50% par l’établissement), enregistrée au bilan du CNRS. • L’écart décelé au 31/12/2009 entre les soldes relatifs au GANIL figurant dans les comptes du CNRS et les soldes confirmés par le GANIL a fait l’objet d’une analyse en 2010. Ce travail de rapprochement des soldes n’ayant pas abouti à la résolution de la totalité de l’écart, une charge exceptionnelle de 6 M€ a été enregistrée dans les comptes 2010 du CNRS.

13. Conséquences Contrats de recherche • Comptabilisation à l’avancement des contrats de recherche : • Un retour rapide du tableau d’informations relatif à la mise en place des crédits qui peut être modifié dès que de besoin • Un suivi rigoureux et individuel des contrats: imputation des dépenses sur chaque OTP correspondant • Seule compte la comptabilisation effectuée dans BFC (les outils de gestion propres aux unités ne peuvent pas être pris en compte)

14. Conséquences Immobilisations • Justification des dates de mise en service des immobilisations : • Les travaux de contrôles et autres tests de détail opérés sur les immobilisations mises en service au cours de l’exercice ont révélé l’absence de justification de la date de mise en service pour un certain nombre d’acquisitions significatives testées (représentant un montant total de 4,5 M€ en valeur brute au 31/12/2010). Conserver toute justification de mise en service des matériels immobilisés - bon de livraison si mise en service = livraison - PV de mise en service si dates différentes • Contrôle de la justification des mises au rebut d’immobilisations : • La revue du processus de mise au rebut des immobilisations a révélé qu’il n’existait aucun contrôle de l’exhaustivité des procès verbaux de mise au rebut transmis par les laboratoires aux ACS, ce qui traduit un risque de non exhaustivité des sorties comptables. • À partir de 2012, un contrôle sera effectué lors de l’audit du laboratoire

15. Conséquences Comptes de tiers • Confirmation des soldes de dettes fournisseurs à la clôture : • Le dispositif de circularisation des dettes fournisseurs du CNRS a connu des améliorations au 31/12/2010, permettant d’assurer : • Un taux de réponse satisfaisant des tiers dans la collecte d’éléments probants : comparativement aux réponses reçues en 2009, le taux de réponse des fournisseurs est très satisfaisant (100%). • Une correcte exploitation et analyse des réponses reçues. Le dispositif est donc reconduit pour 2011

16. Conséquences Comptes de tiers • Respect du principe de césure des exercices : • La qualité du service fait doit encore être renforcée : • l’écart en anomalie relevé par l’analyse des circularisations est évalué en 2010 à 358 K€. • les charges à payer non rattachées à l’exercice sont évaluées sur l’ensemble du périmètre du CNRS (requête mise en place pour la clôture 2010) à 10,6 M€. La DCIF et les SFC ont corrigé 8,6 M€ en comptabilité mais 2 M€ de charges supplémentaires à rattacher à l’exercice 2010 ont été constatées sur la période du 1er mars au 14 mars 2011. • Le service fait doit être renseigné dans XLab dès réception des fournitures ou éventuellement dès mise en service du matériel si ce dernier nécessite une vérification avant paiement et jusqu’au 29/12/2011 • Les factures doivent être traitées rapidement • ce qui permettrait de comptabiliser de façon exhaustive les charges relatives à un exercice, sur cet exercice.

17. Annexe • Les extournes : • Constituées des commandes sur lesquelles le service fait a été indiqué • Rajout de crédits aux crédits annuels mais blocage pour passer la facture (en réalité le compte budgétaire est mouvementé en débit -) • Différent des reports (commande sans service fait) • Permet d’effectuer la saisie de la facture

18. 9 Iquestions diverses

19. FIN