Inschrijving en Dossiervorming aan de hand van SIS

1. Inschrijving en Dossiervorming aan de hand van SIS Erik Hendriks Teamleider Studenten Service Centrum Leeuwenburg

2. inhoud • Het Studentendossier • Registratie van gegevens in SIS • Raadplegen van gegevens uit SIS

3. Het Studentendossier Dossierstukken in SIS • Toelating: Diploma Vooropleiding • Toelating: Legitimatiebewijs / Verblijfsvergunning • Toelating: Vrijstelling Hoofdfase * • Studievoortgang: BAS en BAS-intrekking • Studievoortgang: Getuigschrift Overige stukken • Leer-werk-overeenkomst • Brieven Juridische Zaken • Enz.

4. Levensloop studentendossier • Student meldt zich aan via www.studielink.nl • Diploma vooropleiding en ID-bewijs worden gecontroleerd. • Ruim 80% van nederlandse vooropleidingen wordt centraal geverifieerd via uitwisseling gegevens Studielink – DUO. • Vrijwel alle ID-bewijzen van nederlandse worden centraal geverifieerd via uitwisseling gegevens Studielink – GBA. • Student staat ingeschreven en begint studie. • Student behaalt propedeuse: inschrijving wijzigt naar hoofdfase.* • Student behaalt geen propedeuse: BAS. • Student studeert af. • Student behaalt Bachelor.

5. Diploma Vooropleiding • Student meldt zich aan en geeft vooropleiding op via Studielink. • SSC controleert wekelijks nieuwe aanmelders in SIS. • Lijst aanmelders • Aanmgematr, DEFT + niet DEFT (HVA_INS_DM_AANM_PT) • Aanm niet MATR sept instroom (HVA_INS_DM_NIET_MATR_PT) • Controle toelaatbaar diploma vooropleiding • Toelaatbaar > wacht op verificatie • Niet toelaatbaar > contact met student • Controle verificatie diploma vooropleiding • Centrale verificatie > afhandelen • Geen centrale verificatie > contact met student • Opvragen diploma vooropleiding • Toelaatbaar diploma > opsturen naar CSA • Niet toelaatbaar diploma > diplomawaardering of excie

6. diploma vooropleiding

7. Diploma vooropleiding

8. Fraude diploma vooropleiding

9. Legitimatiebewijs • SSC controleert wekelijks nieuwe aanmelders in SIS. • Lijst aanmelders • Aanmgematr, DEFT + niet DEFT (HVA_INS_DM_AANM_PT) • Aanm niet MATR sept instroom (HVA_INS_DM_NIET_MATR_PT) • Controle Nederlandse nationaliteit • Wel Nederlandse nationaliteit > wacht op verificatie • Niet Nederlandse nationaliteit > contact met student • Controle verificatie • Centrale verificatie > afhandelen • Geen centrale verificatie > contact met student • Opvragen Verblijfsvergunning • Student heeft VV > opsturen naar CSA • Student heeft geen VV > aanvraag MVV

10. GBA verificatie onfeilbaar?

11. Inschrijving hoofdfase • De student geeft op studielink aan of hij wel / niet in het eerste jaar wil beginnen. • ‘Start in eerste jaar: nee’ betekent eigenlijk ‘vrijstelling van de propedeutische fase: ja’ • Vrijstelling van de propedeutische fase heeft als gevolg: • De student kan geen propedeuse voor deze studie / inschrijving meer halen. • De student wordt niet beoordeeld voor BSA voor deze studie / inschrijving. • Vrijstelling van de propedeuse is niet hetzelfde als vrijstelling van alle vereisten van de propedeuse. • Vrijstelling kan alleen op basis van een propedeuse van de HvA op hetzelfde CRO-HO, of een verklaring van de examencommissie.

12. bindend afwijzend studieadvies • BSA en BSA-intrekkingworden in SIS geregistreerd. • Brieven worden als standaardcommunicatie in SIS gegenereerd. • SSC controleert intrekking en brief. • Één brief ontbreekt > contact excie • Veel brieven ontbreken > contact SIS-specialist • SSC controleert intrekking en inschrijving student. • Intrekking na uitschrijving > contact student

13. Communicatie in SIS

14. Communicatie in SIS • Standaard communicatie vanuit SIS • Vastlegging communicatie zeer belangrijk voor o.a. COBEX en Loket BBK. • ‘Maatwerk’ communicatie niet in SIS • Vastlegging in toenemende mate in TopDesk.

15. Propedeuse en Bachelor • SIS-specialist legt propedeuse en bachelor vast in SIS. • Voor 2011 werden getuigschriften in Volg+ geregistreerd en door SSC handmatig ingevoerd in SIS. • SSC bewaart kopie propedeuse en bachelor. • SSC controleert EXAMs vanaf 1-9-2013 in SIS en matcht deze met aangeleverde kopieën >>> • Voor 2013 werd niet door SSC gecontroleerd in SIS. Gevolg: zeer veel ontbrekende getuigschriften. Controle dossiers tussenliggende periode naast reguliere werkzaamheden duurt bijna een jaar (!)

16. Propedeuse en Bachelor • Vrijstelling propedeuse niet in SIS verwerkt > vastleggen bachelor in SIS niet mogelijk. • Vrijstelling propedeuse niet tijdens inschrijving vast te leggen, alleen vanaf begin inschrijving. • Studenten onterecht in prop. fase wegens o.a.: • Verkeerd aangeven op studielink. • Verkeerd doorgeven besluit excie. • Niet opgemerkt na conversie Volg naar SIS. • Gevolg: Stress wanneer diplomeringniet mogelijk blijkt. Aanpassing op verzoek SIS-specialist, via SSC, door AC. • Aandachtspunt SSC en AC voor vereenvoudiging!

17. Propedeuse en Bachelor 4.3 Examens en getuigschriften Graden en getuigschriften van studenten blijven een leven lang geldig. De afgestudeerde moet hier een beroep op kunnen doen in haar of zijn professionele loopbaan, of bij het deelnemen aan vervolgonderwijs. De hogeschool kan voor deze doeleinden worden verzocht om een gewaarmerkt afschrift van getuigschriften en supplementen af te geven. Om deze reden is de bewaartermijn voor graadverstrekkingen, getuigschriften en supplementen in de Selectielijst hogescholen vijftig jaar na behalen van het examen. In navolging van de universiteiten kan een hogeschool er wel voor kiezen om de kopie-getuigschriften en graadverstrekkingen te vervangen door een instellingsregister voor afgestudeerden, dat gebruikt wordt voor het bijhouden en verstrekken van gegevens over graadverstrekkingen. De registraties in dit register worden dan de archiefbescheiden. Een dergelijk register zal aanzienlijk schelen in de benodigde ruimte (fysiek of digitaal) voor het bewaren van getuigschriften. In het geval van graadverstrekkingen zal een hogeschool wel een vervangingsbesluit in de zin van art. 7 van de Archiefwet 1995 moeten nemen, aangezien dit een openbaar gezagtaak betreft.

18. RAADPLEGEN gegevens SIS • Rapportages uit SIS maken het mogelijk relaties leggen ten behoeve van onderwijs en onderzoek tussen o.a.: • Studiesucces • Vooropleiding • Nationaliteit • Leeftijd • Enz. • Ontwikkeling programma’s voor studie en ondersteuning: • 3-jarige leerroutes voor VWO-ers • Doorstroom AD > Bachelor • Project SOS • Enz.

19. RAADPLEGEN SIS voor JAARBOEK en verslaggeving hva Voorbeeld: • Jaarverslag examencommissie format (p.5): Besluiten over niet-reguliere toelating tot de opleiding • Hoeveel studenten zijn toegelaten op basis van het colloquium doctum? • Hoeveel studenten zijn toegelaten op basis van een buitenlands diploma dat gelijkwaardig is aan een Nederlands diploma? • Hoeveel studenten zijn toegelaten op basis van een EVC-procedure?  Probleem: • Er is geen code in SIS voor EVC. • Data die niet in SIS kunnen worden ingevoerd kunnen niet uit SIS worden opgehaald.

20. Conclusies • SIS heeft bijgedragen aan verbetering inschrijfproces: studentenadministraties kunnen efficiënter werken, en meer aandacht aan individuele studenten besteden wanneer nodig. • SIS bied informatie die mogelijkheden schept voor verbetering van onderwijs of dienstverlening aan specifieke doelgroepen studenten. • Verbetermogelijkheden zitten vaak eerder in de organisatiestructuur dan in SIS.

21. einde