Een blik terug Een blik vooruit

2. Een blik terugEen blik vooruit Netwerk Organisatiebeheersing 31 maart 2009

3. Inhoud • Maturiteitsinschattingen n.a.v. sterkte-zwakteanalyses • Maturiteitsinschattingen n.a.v. voortgangscontroleaudits. • Goede praktijken • Jaarplanning 2009

4. 1 - Maturiteitsinschattingen 2008n.a.v. sterkte-zwakteanalyses

5. Conclusies • Onderzochte entiteiten 2008: over het algemeen lage maturiteit • Auditstrategie  entiteiten met grotere BBB-impact en/of moeilijke aanloop • Nog geen voortgangscontroleaudit ondergaan • Wijziging EIKE: integriteit (1 2) • Generieke doelstelling: maturiteit 3 tegen eind 2010 • Beslissing VR van 30/05/08 • Opmaken stappenplan om te komen tot maturiteitsniveau 3 tegen eind 2010 • Opgenomen in BO’s • Wordt over het algemeen goed opgenomen in de Vlaamse administratie (te bevestigen via toets stappenplannen)  beschikbaarheid van gegevens in extenso in jaarverslag 2008.

6. EffectiviteitMediaan: 2 (gestructureerde aanzet). Gemiddelde: 2,05organisatorische effectiviteit = instrumenten om doelstellingen te realiseren ("de juiste dingen doen"). maturiteitsniveau 3 (26,8%) = doelstellingenhiërarchie • neergeschreven lange- en kortetermijndoelstellingen doorvertaald naar alle geledingen van de organisatie. • uitgewerkte beleidscyclus en –methodologie met garanties op het vlak van de kwaliteit van de doelstellingen (o.a. SMART-principe). • doelstellingen gehanteerd als aansturingsinstrument • monitoringsystemen op basis van duidelijke doelstellingen • doelstellingen opvolgen en bijsturen met aangepaste rapportering • betrokkenheid van belanghebbenden Bevindingen bij thema’s; Doelstellingen, Proces- en Risicomanagement, Belanghebbendenmanagementen Monitoring.

7. Doelstellingen, proces- en risicomanagementMediaan: 2 (gestructureerde aanzet) Gemiddelde: 2,22 MonitoringMediaan: 2 (gestructureerde aanzet) Gemiddelde: 1,88 BelanghebbendenmanagementMediaan: 2 (gestructureerde aanzet) Gemiddelde: 2,46

8. Efficiëntie Mediaan: 2 (gestructureerde aanzet) Gemiddelde: 1,90 Efficiëntie = over instrumenten beschikken die toelaten verkregen middelen zo rationeel mogelijk in te zetten (“de dingen juist doen”). Het gaat onder meer om: • gedetailleerde begrotingsopmaak met adequate opvolging, bedrijfseconomische boekhouding en gebruik van analytische boekhouding verbonden met organisatiedoelstellingen, • uitwerking van verschillende HRM-instrumenten gericht op efficiëntieverbetering, • organisatiestructuur gericht op maximaliseren van mogelijkheden van mens en middelen, • opvolging van de ICT middelen o.a. via interne en externe SLA’s, • inzet van op elkaar afgestemde communicatiekanalen, • nastreven van polyvalente inzet van mensen en middelen op vlak van facilitaire ondersteuning. Laagste gemiddelde (1.9) :  weinig instrumenten (analytische boekhouding, objectieve werklastmeting, koppeling inzet middelen en processen,…) Bevindingen bij ondersteunde thema’s : Organisatiestructuur, HRM, Informatie en communicatie, Financieel management, Facility management en ICT

9. Organisatiestructuur Mediaan:2 (gestructureerde aanzet) Gemiddelde:2,37 HRM Mediaan: 2 (gestructureerde aanzet) Gemiddelde: 2,12 Informatie en communicatie Mediaan: 2 (gestructureerde aanzet) Gemiddelde: 2,29

10. Financieel management Mediaan:2 (gestructureerde aanzet) Gemiddelde: 2,0 Facility management Mediaan: 2 (gestructureerde aanzet) Gemiddelde: 1,88 ICT Mediaan: 2 (gestructureerdeaanzet) Gemiddelde: 2,15

11. Kwaliteit Mediaan: 2 (gestructureerde aanzet) Gemiddelde: 2,12 Inschatting dwars door alle thema’s  Kwaliteitsbeleid opgenomen onder het thema doelstellingen, proces- en risicomanagement  Kwaliteitscultuur benadrukt binnen thema organisatiecultuur Maturiteitsniveau 3 of hoger (24%) Hoogste gemiddelde inschatting van EIKE, m.n. 2,1. Kwaliteit = generieke doelstellingen van de beheersovereenkomst • entiteiten met beheersovereenkomst  minstens 1 kwaliteitsdoelstelling • merendeel gekoppeld aan dienstverlening of verbeteringsprojecten • beperkte uitbouw van een kwaliteitsbeleid op gestructureerde wijze (via IKZ, CAF, EFQM, Kwadrant,…) • toch bundeling kwaliteitsinstrumenten in een gestructureerde aanpak • Vertaalmatrices naar CAF of andere EFQM-afgeleiden  zie www.vlaanderen.be/internecontrole.

12. Integriteit Mediaan: 2 (gestructureerde aanzet) Gemiddelde: 1,78 Laagste gemiddelde inschatting van EIKE = 1,8 betrekkelijk nieuw Maatregelen voor verankering op niveau van de Vlaamse overheid: • integriteitscommissie • integriteitscoördinator • herziene deontologische code voor de Vlaamse overheid in 2006 en nieuwe in opmaak • gedragscode welzijn op het werk • gedragscode voor het gebruik van elektronische communicatiemiddelen. Maturiteitsniveau 3 = 15%. Dit betekent echter absoluut niet dat 85% van de populatie niet integer zou handelen, maar wel dat het instrumentarium ter bevordering en bewaking van de integriteit nog niet adequaat is. Voornamelijk verweven in thema’s Cultuur en HRM

13. Organisatiecultuur Mediaan: 2 (gestructureerde aanzet) Gemiddelde: 2,37 HRM Mediaan: 2 (gestructureerde aanzet) Gemiddelde: 2,12

14. 2 - Maturiteitsinschattingen 2008n.a.v. opvolgingsaudits in 2008

15. Conclusies • Algemeen: stijging maturiteitsniveau • Impact IAVA (effectindicator beheersovereenkomst) • Impact generieke doelstelling IC/OB • EIKE: • Effectiviteit + kwaliteit: 2  2,5 • Integriteit 1 2 • Beheersovereenkomsten: • Zichtbaar effect?

16. 3 - Goede praktijken • Lijnmanagement bijgestaan in hun zoeken naar instrumenten om de organisatiebeheersing of het systeem van interne controle te optimaliseren. • Bij afsluiting van elke auditopdracht  bijzondere aandacht voor potentiële goede praktijken  • Na validatie door de directieraad van IAVA op de VOnetsite van IAVA • Gelijktijdig een oproep aan alle andere entiteiten om ook eigen goede praktijken aan IAVA te signaleren. http://dar.vonet.be/nlapps/docs/default.asp?fid=29&SMSESSION=NO

17. 4 - Planning 2009