Construire une collection d 'histoire naturelle : conseils pour gérer l es collections

1. Construireune collection d'histoirenaturelle: conseilspour gérerles collections Breda Zimkus Museum of Comparative Zoology, Harvard University

2. Cetteprésentation sera surnotre site internet: www.caballiance.org

3. 2001-2003: Assistantescientifique, Dept. Herpetologie (AMNH) • 2003-2009: Doctorat (MCZ); amphibiensafricains • 2010-2013: Chargé du projet pour la nouvelle collection cryogénique (tissus) • Developpé la politique • Effectué la recherche: • «Collections de ressourcesgénétiques: une • enquête pour établir des normesde référence»

4. Les qualitésd’une collection • Les spécimenssontclasséset organisés. • Les spécimenssontde valeurscientifique. • Les spécimenssontcollectéavec l'intention de les préserverà long terme. • Les spécimenssont accessible aux chercheurs. • Les collections satisfont les buts de l’institution.

5. Les politiquesde gestion Pour servir la mission et les objectifs, les pratiques de gestiondoiventêtrecréés: • Assembler uneéquipe • Créerles politiques en utilisant la littérature et en consultant des collègues. • Revoir les politiquesafin de s'assurerqu'ilsrespectent les normes. • Demandezaux autres de revoir les politiques. • Présenterles politiquesàl'autoritéde l’institution pour approbation.

6. Les politiquesde gestion Les catégoriesprincipalespour incluredansles politiques: • La mission • La déclaration de l’autorité • La conduiteprofessionnelle • La gestionbudgétaire • La gestiondes collections

7. La gestiondes collections • La portéedes collections • L’acquisitionet l’accession • La documentation • L’entretien des collections • L’accèset l’utilisation • Les prêts • La gestiondes risques • La propriétéintellectuelle USTM

8. La mission • Identifie les objectifs et les buts de la collection • Des questions àadresser: • Que sera l'utilisationprimaire de la collection (la recherche, l'education)? • Qui utiliseraient les collections (les étudiants, les chercheurs de l'universitéoud’autres pays?) • Pourquoila collection est-elle significant (les spécimenssontdivers, les échantillonssont accessible pour l'étude)?

9. La mission: exemple • Le but primaire de la collection de l'histoirenaturelleestde garder, de conserver, et de rendreaccessibles les collections pour la recherche et l'éducation. • Les collections sontconstitués de spécimensconservésde divers groupesde vertébrés et d'invertébrésainsique des donnéesassocier.

10. La déclaration de l'autorisationdoit • Établir la responsabilité de l'approbation des politiques et des procédures • Créerunehiérarchie pour les décisionsà propos de la collection • Détailles responsabilitéset la gestion du personnel Directeur Manager des Collections Assistant scientifique/étudiant Assistant scientifique/étudiant

11. La déclaration de l'autorisation • Des questions àadresser: • Y a-t-il un directeur? • Qui établiraitouapproveraitles politiques? • Qui estresponsable pour la gestionquotidienne? • Qui estresponsable pour le soinet l'utilisation de la collection?

12. Conduiteprofessionnelleet les considérationéthiques • Détailla responsabilitéet les décisionsprises avec connaissance et cohérence • Des considérationspertinentes: • Le ramassage(exemple: les collectionneurs ne doivent pas nuireàl'environnement) • La découragement des collections personnelles • Les conflitsd'intérêts

13. La gestionbudgétaire • Expliquer la politiquebudgétaire • Des questions àadresser: • Quelle institution fournit le budget? • Estceque les salairesserontinclus? • Estcequele frets de maintenire la collection serontinclus? • Estceque le frets d’envoyer les prêtsserontinclus?

14. La gestion des collections: la portée des collections • Donner unedéscriptionhistoriquedu la collection • Définir les types de specimens de la collection (préservation en alcool, en formol, skelets, tissus, etc.) • Expliquercomment les collections servent la mission de l'institution

15. La gestion des collections: l'acquisitionset l'accession • L'Acquisition: ce qui estobtenu pour la collection • L'Accession: une acquisition ajoutéà la collection par un transfert de propriété • Le catalogue: assigne un numérod'identification unique àchaqueéchantillon • * Les acquisitions ne peuvent pas êtrecataloguéesjusqu'àcequ'ilssoientaccessionés

16. La gestion des collections: l'acquisitionset l'accession • Les politiquesdevraient identifier qui a le pouvoird'accepter les acquisitions et les accessions • Définir les critèresdes accessions • Mandaterles documents necessaires • Donner des directives pour établir les priorités pour la croissance des collections

17. La gestion des collections: l'accession • Le nombred'accession • Le nom et l’adress du chercheur • Déscriptiongéneral • Approvépar • Date

18. La gestion des collections: la documentation • Établirqui estresponsable pour la documentation • Établirqui estresponsablepour l'archivage • Mandaterles sauvegardesnecessairespour l'archivage

19. La gestion des collections: l'entretiendes collections • Établiruneapproche de conservation préventative • Mandater les conditions pour l'environnement de stockage de la collection • Une temperature stable (22°C) • Control de l’humidité • Controle des pestes • Mandaterles conditions et les intervallespour surveiller cetteenvironnementet inventaires

20. La gestion des collections: l'intendance • Établirle format des donnéesdans le catalogue et les normes pour associer les numeros de catalogue • Les politiquesdevraientpréciser comment les échantillonssontcatalogués: • Le numérod'accession: un numéro unique assignéàun groupe de spécimens de la mêmeéxpedition • Le numéro du catalogue: un numérounique assignéà un échantillon pour donnerune mode d'identification • Le numéro de chercheur: un numéroassigné par le chercheur pendant le travail surterrain

21. Le numéro du catalogue Le numéro de chercheur Le numérod'accession

22. La gestion des collections: l'accès et l'utilisation • Établirqui a le pouvoird'approuverourefuserl'accès aux collections et de l'utiliser • Régulerl'accès et l'utilisation des collections pour les buts divers: • L’éducation • L'exposition • La recherche • Par exemple: on ne peut pas faire l'échantillonnage destructif(la dissection) sans autorisation.

23. La gestion des collections: les prêts • Un prêt: un échantillonesttransférétemporairementà la garded'unedeuxièmepartie • Les politiques de prêt régit qui peutrecevoir les prêts et aux quellesfins • La plupart des musées font les prêts aux autres institutions (et pas les individus) • Les politiques de prêt décrit: • les demandes de prêts • la sécurité des échantillons • la méthodologie de transport • les procédurespour le retour du prêt

24. Etablir un site internet pour le musée et la collection qui decrit les politiques.

25. La gestion des collections: la gestion du risque • Donner le processus pour identifier et réduire les risquesà propos des collections • Établirun plan pour gérer les pestes • Mandater les exigences de la sécurité • Decrit les risques de santé associer avec les produits de préservation (formol) • S'assurerun plan en casde catastrophe (risque de incendie a cause des produits de préservation, inondation, etc.)

26. La gestion des collections: la propriétéintellectuelle • Les politiquesdevraientaborder: • L'utilisation des donnéesélectronique (L'utilisationdu catalogue sur site internet) • L'utilisation des images des spécimens • Les lignes de crédit danstoutes publications résultant de l'utilisation des spécimens

27. Ressources • Things Great and Small: Collections Management Policies (J.E. Simmons, AAM Press, 2006) • International Council of Museums http://icom.museum • American Alliance of Museums http://www.aam-us.org • Museum of Comparative Zoology Collection Management Policy http://www.mcz.harvard.edu/collectionsoperations/coll_mgt_policy.html

28. Remerciments • Rayna Bell pour la traduction • Nicky Anthony pour l’organisation de la conference • NSF (PIRE) • Universitédes Science et Techniques de Masuku pour l’accueil