Séance Suivi et Pilotage

1. Séance Suivi et Pilotage MASTER IPI-NT Le 19/11/2013 Laurent DESCAMPS

2. Séance Suivi et Pilotage • Quelques rappels • Les concepts du pilotage • système de pilotage d’un projet • système d ’information d ’un projet • organisation du suivi • Exercice pratique  le TP ‘PARKING’

3. I - Rappels • Les activités de la gestion de projets tournent autour de 3 axes principaux : • Analyser : • spécifier les besoins, • estimer les charges, • Organiser : • planifier, • affecter et gérer les ressources, • Piloter : • suivre les planning, • gérer les écarts,

4. I - Rappels • Dans le cycle de vie d’un projet le pilotage est primordial, • Le mauvais pilotage est une des causes encore trop fréquente de dérapage pour certains projets, • Quelques chiffres  le mauvais pilotage engendre : • selon le standish group : • 1/3 des projets sont abandonnés avant la fin, • 3/4 des projets dépassent le budget initial ou les délais prévus, • 1/2 des projets n’ont pas complètement atteint leurs objectifs, • selon KPMG : • 87 % des projets dépassent l’échéance prévue, • 56 % dépassent le budget prévu, • 45 % n’ont pas donné satisfaction aux utilisateurs,

5. Variables essentielles (ressources, tâches, livrables) Entrées (CR activités) Système de pilotage Transformation Règles Variables d’actions (planif) Sorties (Tableaux de bord) II - Les concepts du pilotage • Schéma d ’un système de pilotage

6. II - Les concepts du pilotage • Les notions essentielles du pilotage : • CONTROLER : consiste savoir à tout moment : • ce qui a été produit, • ce qui a été consommé, • les écarts entre le planifié et le réalisé, • l’origine des écarts, • ce qui reste à faire, • REGULER : • répartir les tâches, • réordonnancer les tâches,

7. II - Les concepts du pilotage • S’ADAPTER : consiste à savoir réagir face aux écarts : • analyser les impacts des écarts (retard, surcout, réorganisation …) • informer de ces impacts (l’équipe, la direction, le client…), • adapter le planning en conséquence, • trouver des axes de solutions (nouvelles ressources, travailler les week-end, réaffecter certaines tâches …) en fonction des objectifs du projet, • APPRENDRE : lors de la phase de bilan, • identifier les causes des écarts • les prendre en comptes (lors de futures estimations des charges) sur les prochains projets (revoir les ratios),

8. II - Les concepts du pilotage • Le système d’information du pilotage projet : • On peut distinguer 2 niveaux de tableau de bord : • Le suivi INDIVIDUEL : Ce suivi à pour point de départ la liste des tâches et le compte rendu d’activité de chaque acteur du projet, • Le suivi PROJET : Consolidation des suivis individuels,

9. II - Les concepts du pilotage • Les outils de suivi individuel - le compte rendu d ’activité

10. II - Les concepts du pilotage • Les outils de suivi individuel - le récapitulatif mensuel • Avec : T : Temps passé constaté R : Reste à faire estimé A : Avancement (Avancement en fin de période n = R (n-1) – R(n) )

11. II - Les concepts du pilotage • Les outils de suivi individuel - le bilan individuel mensuel • Avec : • Coefficient d’utilisation : T(n) / nb jour du mois sur l’exemple : 16 /20 =80 % • Productivité : A(n) / T(n) sur l’exemple : 19 / 16 = 119 % • Performance : Charge affectée / Temps passé sur l’exemple : (14+21)/45 = 78 %

12. II - Les concepts du pilotage • On consolide les suivis individuels du projet pour définir : Evolution charge restante : T(n) – A(n), indique si la charge restante diminue Evolution en jours = temps total passé + R(n) - charges initiales Evolution globale = évolution en jours / charge initiale Avancement = (charge initiale - R(n)) / charge initiale

13. II - Les concepts du pilotage • On peut en déduire certaines notions économiques : • CBTP - Le coût budgété du travail prévu : c’est le coût qui aurait dû être engagé selon la planification initiale. • Ramené en jours, c’est le temps qui aurait dû être consacré au projet. Il peut aussi être considéré comme l’avancement planifié  budget initial • CRTE - Le coût réel du travail effectué : il représente un avancement réel. • Il est calculé en multipliant, pour chaque tâche affectée, le pourcentage de travail achevé par la charge initiale  budget consommé instantané [Travail Réel / (Travail Réel + Travail Restant) ] * Charge initiale • CBTE - Le coût budgété du travail effectué : c’est le temps réellement passé sur le projet  budget consommé finalisé

14. II - Les concepts du pilotage • Si le CRTE est supérieur au CBTE: • cela signifie que la performance n’est pas bonne : les intervenants consomment trop de temps par rapport à leur avancement. • Si le CRTE est supérieur au CBTP : • cela signifie que le “ coefficient d’utilisation ” est inférieur à 1 : les intervenants consacrent moins de temps que prévu sur le projet.

15. II - Les concepts du pilotage coût CBTP : 40 j prévus CRTE : 36 j passés Ecart dû au coef d’utilisation CBTE : 32 j avancés Avancement < temps passé temps j

16. II - Les concepts du pilotage • la capitalisation du savoir - Le bilan de projet • lié à la méthode d’évaluation des charges, • écarts de charge,

17. II - Les concepts du pilotage • la capitalisation du savoir - Le suivi des ratios En fonction des profils des ressources affectées, on peut en début de projet appliquer des ratios sur chaque tâche : • ressources expérimentée : - 15 % • ressource débutante : + 20 % • stagiaire : + 50 %

18. II - Les concepts du pilotage • organisation du suivi • Le suivi individuel • le groupe projet  le chef de projet, • une périodicité courte (hebdomadaire), • une tâche = 1 personne sur 1 période, • réactivité, • Le suivi de projet • le chef de projet  le comité de pilotage du projet, • une périodicité régulière, • réactivité,