HANKINTOJEN KILPAILUTTAMINEN Kertausopinnot ”Lyhyt oppimäärä”

1. HANKINTOJEN KILPAILUTTAMINENKertausopinnot”Lyhyt oppimäärä” Hilkka Laine 31.5.2011

2. PITÄÄKÖ KILPAILUTTAA?KETÄ KILPAILUTUS KOSKEE • Käytännössä kaikkia hanketoimijoita! Kilpailutus koskee kaikkia julkisia organisaatioita Yksityisiä yrityksiä ja organisaatioita kilpailutus koskee silloin, kun julkisyhteisöjen myöntämä tuki hankinnalle on yli 50 %. Julkista tukea on EU:n ja valtion tuen lisäksi esim. kuntien myöntämä avustus hankkeelle (KS Liiton ohje). • Lakia julkisista hankinnoista (348/2007) ja Lakia edell. lain muuttamisesta (321/2010) käytetään vain kansalliset kynnysarvot ylittäviin hankkeisiin. • Arvoltaan pienemmät hankkeet perustuvat päätöksessä annettuihin ohjeisiin/hallinnoijan antamiin ohjeisiin.

3. MIKSI IHMEESSÄ???HANKINNOILLA HYVÄÄ LAATUA KOHTUULLISILLA KUSTANNUKSILLA • Hankintojen avoimuus, tarjoajien tasapuolinen, syrjimätön kohtelu, markkinoiden toimivuus , ostotoiminnan tehokkuus sekä hyvän hallinnon periaatteet -> kaikki ostettavat palvelut ja tavarat on kilpailutettava  • Myös tukikelpoisuus muistettava hankinnoissa: • sisältyvät hankesuunnitelmaan > ovat rahoituspäätöksessä hyväksyttyjä • aiheutuvat hankkeen toteuttamisesta ja syntyvät hankkeen toteutusaikana • ovat hankkeen toteuttamisen kannalta tarpeellisia • Ovat hinnaltaan kohtuullisia > riittävä määrä tarjouksia • Johtuvat hankkeesta eivätkä organisaation tavanomaisesta toiminnasta. • Hyvä suunnittelutyö pohjana • Kokonaisuuden hahmottaminen -vaihtoehtojen tarkastelu • Kohteen yksilöinti (laatu, toiminnallisuus, vähimmäisedelltykset, erityisehdot ym.) • Hintatason määrittely • Tekninen vuoropuhelu (avoimuus muistettava)

4. HANKINNAN ARVON ENNAKOINTI –HANKINTAMENETTELYN VALINTA • Suurin ennakoitu maksettava kokonaisarvo • Kaikki kustannukset laskettava mukaan: -osaurakat mukaan koko hankinta-ajalta -palkkiot ja maksut -optiot -mahdolliset hinnanmuutokset huomioitava mahdollisuuksien mukaan • Hinnan ja markkinoiden kartoittaminen • Tietopyyntö (alustava kysely) Hilmaan/ suoraan yrityksille • Tekninen vuoropuhelu • Markkinakartoitus, markkinatutkimus • Hintakartoitus • Hankintaa ei saa pilkkoa keinotekoisesti • Perustelut tulee aina löytyä ja pystyä todentamaan

5. MILLOIN SOVELLETAAN HANKINTALAKIA ? • Paukkuuko kansalliset kynnysarvot • Tavara- ja palveluhankinnat 30 000 euroa ja sitä suuremmissa hankinnoissa (Alv 0) • Rakennus- ja käyttöoikeusurakat 150 000 €(alv 0) • Ilmoitus HILMAn –ilmoituskanavassa www.hankintailmoitukset.fi • Valitus mahdollista tehdä markkinaoikeuteen (valitusaika 14 vrk päätöksen tiedoksisaamisesta). • Maksatushakemukseen liitteeksi: tarjouspyyntö, avauspöytäkirja, päätöspöytäkirja, voittanut tarjous ja hankintasopimus. Tarvittaessa varauduttava lisäselvityksiin

6. HANKINNAT 4 000 – 30 000 € KIRJALLINEN MENETTELY Kustannukset kohtuullisia, tavanomaista hintatasoa, avoimuuden ja syrjimättömyyden periaate. (rahoittajan ohje (projektipäätöksen liitteenä) • Ei ilmoitusvelvollisuutta Hilmaan • Tarjouspyyntö vähintään 3 eri tarjoajalta • Tarjoukset käsitellään annetun määräajan jälkeen. Tarjousaika kohtuullinen • Tarjouspyyntöön kirjataan kaikki ne tiedot, joilla on merkitystä hankinnan kannalta • hankintapäätös perustuu tehtyyn vertailuun • Valinta kokonaistaloudellisesti edullisimman tai halvimman vaihtoehdon perusteella. • maksatushakemuksen liitteeksi tarjousvertailu ja hankintapäätös • Kannattaa hyödyntää jo kilpailutetut sopimukset

7. Pienhankinnat alle 4.000 euroa: HINTAVERTAILU • puhelimitse, liikkeissä käyden, lehti-ilmoitukset tai verkkokauppa • Vertailusta laaditaan muistio, jonka perusteella hankinta tehdään • kaikille tarjoajille samat tiedot

8. HANKINTA-ASIAKIRJAT HANKEMAPPIIN • Kirjallinen tarjouspyyntö • tarjouspyyntöön kirjataan kaikki merkitykselliset tiedot hankinnasta ja valintamenettely pisteytyksineen > saadaan yhteismitallisia, vertailukelpoisia tarjouksia. • Tarjoukset – riittävä aika varattava • Tarjousten avauspöytäkirja, soveltuuden arviointi ja vertailu • vertailu tehdään tarjouspyynnössä mainittujen tietojen perusteella • Hankintapäätös, oikaisuohjeet /oikaisuohje ja valitusohje markkinaoikeuteen (väh. kansall. kynnysarvon yltävät hankinnat). • Voidaan antaa tiedoksi myös sähköisesti tai faksilla • Noudatetaan lakia viranomaisen toiminnan julkisuudesta (liikesalaisuudet) • Kirjallinen hankintasopimus • Pienhankinnan muistiot & hankintapäätökset

9. MERKILLEPANTAVAA • Juridinen vastuu ja päätöksenteko hankinnasta projektin toteuttajalla ei ohjausryhmällä. • Kynnysarvorajoissa huomioitava myös optiot, palkkiot ja kaikki mahdoll. muut kustannukset. • Lisätyöt saavat olla maksimissaan 50% alkuperäisen sopimuksen arvosta (L julkisista hankinnoista § 28: Suorahankinta lisätilauksissa ) • Käytetyt koneet ja laitteet Hankintahinta ei saa ylittää laitteen käypää arvoa Jäljellä olevan käyttöiän tulee olla riittävä ja tekniset ominaisuudet asianmukaiset Hankintaan ei ole saatu julkista tukea viiden edellisen vuoden aikana (todennettava)

10. HANKINNAN KESKEYTTÄMINEN, HANKINTAPÄÄTÖKSEN OIKAISU • Hankinnan voi keskeyttää, jos: • Kaikki tarjoukset ovat liian kalliita • Tarjouksia ei ole saatu tai ne ei vastaa tarjouspyyntöä • Olosuhteet/ suunnitelmat ovat muuttuneet tarjouskilpailun aikana • Saatu vain yksi tarjous • Menettelyvirhe Ehdottomasti perusteltava ja liitettävä oikaisuohje ja/tai valitusosoitus • Hankintaoikaisu menettelyvirheen korjaamiseksi koskee kaikkia hankintoja. Voidaan tehdä ennen hankintasopimusta omasta aloitteesta (60 pv) tai asianosaisen vaatimuksesta (14 pv) > uusi päätös. Korvaa kunnallisen oikaisuvaatimuksen kansallisten kynnysarvot ylittävän hankinnan osalta. Kynnysarvon alapuolella käytettävissä molemmat muutoksenhakuvaihtoehdot.

11. SUORAHANKINNAT poikkeustapauksissa (1) Laki julkisista hankinnoista §§27-28 ja 35,79 Syy todettava ennalta ja perusteltava päätöksessä Tavara – ja palveluhankinnat, rakennusurakat • Avoimella tai rajoitetulla menettelyllä ei ole saatu sopivia tarjouksia. Alkuperäisen tarjouspyynnön ehtoja ei saa muuttaa. • Hankinta voidaan tehdä vain yhdeltä toimittajalta, joka omistaa hankinnan kohteeseen liittyvät immateriaalioikeudet (teknisestä, taiteellisesta tai yksinoikeuden suojaamiseen liittyvästä syystä vain tietty toimittaja voi toteuttaa hankinnan) • Sopimuksen tekeminen on ehdottoman välttämätöntä eikä määräaikoja voida noudattaa hankintayksiköstä riippumattomasta, ennalta arvaamattomasta syystä aiheutuneen äärimmäisen kiireen vuoksi. Esim. onnettomuus ja varaosan tarve

12. SUORAHANKINNAT Poikkeustapauksissa (2) Palveluhankinnat • Suunnittelukilpailun säännöissä suorahankinta Laissa määritetyt lisä- ja toistohankinnat: • Tavarahankinnan lisätilaus aikaisemman osoittain korvaamiseksi tai laajentamiseksi, jos toimittajan vaihdos aiheuttaisi yhteensopimattomuutta (max 3 vuotta) • Alkuperäiseen sopimukseen sisältymättömät , ennalta arvaamattomat välttämättömät lisätyöt: enintään 50% määräisenä alkuperäisen sopimuksen arvosta • Optiot- joihin varauduttu alkuperäisessä hankintailmoituksessa, tehtävä 3 vuoden kuluessa alkuperäisestä sopimuksesta • Sos., terveys ja koulutuspalvelut erityistapauksissa: kohtuutonta haittaa asiakas/hoitosuhteeseen tms.

13. SUORAHANKINNAT (3) • Tavaroiden hankinnat Tavarat hankitaan vain tutkimus-, kokeilu- tai vastaavaan tieteelliseen käyttöön Julkisesti hintanoteeratut tavarat Tavarantoimittajan liikkeen lopettamisen johdosta hankinnat erityisen edullisia. • Kaikki poikkeustilanteet perusteltava, hankintapäätös ja hankinnan hinta laskentaperusteineen tulee dokumentoida näissä tilanteissa tarkasti. • Suorahankintailmoitus vapaaehtoista / valitus markkinaoikeuteen 6 kk kuluessa hankintasopimuksesta (§87)

14. SEURAAMUKSET SÄÄNTÖJEN NOUDATTAMATTA JÄTTÄMISESTÄ • Tarjousta ei ole jätetty riittävässä laajuudessa (avoimuusperiaate) 25% vähennetään sopimuksen rahamäärästä (komission suositus kansallisen tason hankinnoista) • Lähtökohtana kilpailuttamatta jättäminen hankinta ei ole tukikelpoinen kustannus. Muutama poikkeus (mainittu edellä)

15. LISÄTIETOA • Omassa organisaatiossa hankinnoista vastaava • www.vm.fi valtion hankintakäsikirja 48/2010 • www.hansel.fi • www.hankinnat.fi • Rahoituspäätös: www.keskisuomi.fi/ohjeet/hankinnat Rahoittaja/maksaja • Suuntaviivoja pienhankintojen suunnitteluun ja ohjeistamiseen (Kuntaliitto 2007)