УПРАВЛЕНИЕ ПРОЕКТАМИ

1. УПРАВЛЕНИЕ ПРОЕКТАМИ к.э.н. Гудикова Оксана Владиславна

2. Важнейшие проекты Jäger’’90 Spacelab 1990 Airbus A320 Персональный компьютер IBM 1980 Истребитель Торнадо Реактор SNR 1970 Программа «Аполлон» (NASA) Ракетная программа Ariane Программа «Поларис» (ВМФ США) 1960 1950 Цветной телевизор (США) 1940 Manhattan Engineering District Projekt (Создание атомной бомбы) Годы Проекты, реализация которых инициировала развитие управления проектами

3. Project Management Institute (PMI) • ведущая некоммерческая профессиональная ассоциация проектных менеджеров • основан в 1969 году в Филадельфии, штат Пенсильвания, США. • на сегодняшний день насчитывает более 140 000 членов в 150 странах мира. • перечень основных стандартов PMI, "Руководство по основным положениям проектного менеджмента" (PMBOK Guide) является всемирно признанным стандартом для проектного менеджмента

4. Управление проектами Предметная область проекта (знания и навыки) Общие знания и навыки управления ОБЛАСТИ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ

5. По данным исследований, 80% компаний из списка Fortune 1000 имеют отработанную методологию управления проектами. Практические результаты % Сокращение сроков 56 % Сокращение бюджета 53 % Оптимизация управления требованиями 49 % Рост доли успешных проектов 36 % Повышение удовлетворенности клиентов 35 % Оптимизация управления изменениями 34 % Повышение удовлетворенности сотрудников 31 % Сокращение времени обучения персонала 30 % Повышение производительности труда 26 % ПРАКТИЧЕСКИЕ РЕЗУЛЬТАТЫ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ:

6. УПРАВЛЕНИЕ ПРОЕКТАМИ АКТУАЛЬНО, КОГДА: • Существует потребность в структурах, ориентированных на достижение определенной цели/результата; • В наличии задачи с определенными параметрами; проектным циклом, затратами, временем и результатами; • Творческий инновационный характер решаемых задач; • Работа носит сложный, комплексный характер, требует высококвалифицированных исполнителей; • Высока неопределенность внешнего окружения и необходима быстрая реакция на его изменения; • Необходима координация двух и более подразделений в процессе реализации проекта; • Осуществляется перестройка(существенное изменение деятельности)

7. ВНИМАНИЕ! • Ежегодно в мире тратиться более 10 триллионов долларов на проекты • В мире около 16 миллионов практиков управления проектами • Гонорар команды проекта составляет от 5-7% от стоимости проекта

8. ПРОЕКТ - (от лат. Projectus – «брошенный вперед») Представляет собой уникальный комплекс задач и работ по достижению конкретных целей в условиях ограничений времени, бюджета, материальных и трудовых ресурсов.

9. ПРИЗНАКИ ПРОЕКТА • Направленность на достижение конкретных целей • Осуществление изменений • Ограниченность во времени • Ограниченность требуемых ресурсов • Уникальность • Специфическая структура управления • Координированное выполнение многочисленных взаимосвязанных действий

10. УПРАВЛЕНИЕ ПРОЕКТАМИ(Project management) Это организация , планирование, координация и контроль работ по реализации проекта для достижения его целей в условиях ограниченности ресурсов, в рамках установленного бюджета и сроков, с надлежащим качеством.

11. Маркетинговые исследования • Продвижение технологий • Повышение эффективности работы компании • Организация производства новой продукции • Выполнение заказных НИОКР • Формирование службы маркетинга предприятия • Организация вывода предприятия на новые рынки • Диверсификация деятельности предприятия • Строительство завода по производству удобрений • Формирование дилерской сети • И многое другое … ТИПЫ ПРОЕКТОВ УПРАВЛЕНИЕ ПРОЕКТАМИ

12. ФУНКЦИИ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ • Организация • Планирование • Контроль • Бюджетирование • Принятие решений • Оценка • Анализ • Отчетность • Экспертиза • Проверка и приемка • Бухгалтерский учет • Администрирование

13. ПОДСИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ • Управление содержанием проекта, объемами работ • Управление временем, продолжительностью • Управление стоимостью проекта • Управление качеством • Управление закупками и поставками • Управление распределением ресурсов • Управление рисками • Управление человеческими ресурсами • Управление запасами • Управление информацией и коммуникациями

14. УПРАВЛЕНИЕ СОДЕРЖАНИЕМ ПРОЕКТА, ОБЪЕМАМИ РАБОТ • Инициация • Планирование целей • Декомпозиция целей • Подтверждение целей • Управление изменениями целей

15. Всегда не хватает времени, что бы выполнить работу как надо, но на то, что бы ее переделать, время находится УПРАВЛЕНИЕ ВРЕМЕНЕМ, ПРОДОЛЖИТЕЛЬНОСТЬЮ - Определение состава работ • Определение последовательности работ • Оценка длительности работ (определение начала и конца) • Составление расписания исполнения проекта • Контроль расписания

16. УПРАВЛЕНИЕ СТОИМОСТЬЮ ПРОЕКТА • Планирование ресурсов • Оценка стоимости • Разработка бюджета • Контроль стоимости, затрат, расходов по проекту

17. УПРАВЛЕНИЕ КАЧЕСТВОМ • Планирование качества • Подтверждение качества • Контроль качества

18. УПРАВЛЕНИЕ ЗАКУПКАМИ И ПОСТАВКАМИ (КОНТРАКТАМИ) • Планирование закупок • Получение коммерческих предложений • Выбор поставщиков • Управление контрактами • Закрытие контрактов

19. УПРАВЛЕНИЕ РАСПРЕДЕЛЕНИЕМ РЕСУРСОВ • Выявление потребности в ресурсах каждого типа на разных этапах проекта • Распределение ресурсов • Контроль расхода ресурсов

20. УПРАВЛЕНИЕ РИСКАМИ - Идентификация рисков • Оценка рисков • Разработка стратегии реагирования на риски • Управление реагированием

21. УПРАВЛЕНИЕ ЧЕЛОВЕЧЕСКИМИ РЕСУРСАМИ Начальство склонно давать работу тем, кто менее всего способен ее выполнить • Определение потребности в персонале • Планирование организации • Расстановка персонала • Развитие команды проекта

22. УПРАВЛЕНИЕЗАПАСАМИ • Анализ перечня необходимых ресурсов • Выбор метода управления запасами • Оперативное управление запасами • Контроль расхода запасов

23. УПРАВЛЕНИЕ ИНФОРМАЦИЕЙ И КОММУНИКАЦИЯМИ • Планирование взаимодействия • Распределение информации • Исполнительская отчетность • Административное завершение

24. График Бюджет Ресурсы Качество исполнения / технология Секрет КГБ

25. Руководство отделом Повторяющийся процесс и продукт Несколько целей Воспроизводящийся процесс Однородность персонала Имеются системы для объединения усилий  Относительная определенность результата, затрат, сроков Входит в административную структуру Применяются стандартные правила Поддерживает статус-кво Руководство проектом Новый процесс или продукт Одна цель Однократный процесс Разнородность персонала Необходимо сформировать систему для объединения усилий Относительная неопределенность результата, затрат, сроков Не входит в административную структуру Отвергаются стандартные правила Разрушает статус-кво РАЗЛИЧИЯ МЕЖДУ РУКОВОДСТВОМ ОТДЕЛОМ И РУКОВОДСТВОМ ПРОЕКТОМ

26. ОШИБКИ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ 1. недостаточный предпроектный анализ и слабое обоснование проекта 2.нечеткое определение целей 3.вместо поиска альтернатив выбор излюбленного варианта 4.нечеткое распределение ответственности 5.в команде проекта недостаточно квалифицированный персонал 6.игнорирование проблемы 7.руководитель проекта недооценивает риски и смиряется с судьбой 8.импровизация котируется выше, чем системная организация 9.повторение ошибок старых проектов и нежелание учиться

27. ЖИЗНЕННЫЙ ЦИКЛ ПРОЕКТА это промежуток времени, представляющий собой несколько последовательных фаз (этапов), от момента возникновения проекта до момента его завершения.

28. Р е с у р с ы 3 фаза реализация (65-80 %) 4 фаза завершение (10-15 %) 2 фаза планирование и разработка (9-15 %) 1 фаза концепция (1-5 %) Время, фазы проекта ФАЗЫ ЖИЗНЕННОГО ЦИКЛА ПРОЕКТА

29. НАЧАЛЬНАЯ ФАЗА (РАЗРАБОТКА КОНЦЕПЦИИ) • Инициация проекта • Выбор и оценка альтернатив • Формулировка целей, сбор исходных данных и анализ возможностей • Технико-экономическое обоснование проекта • Предварительное планирование • Подготовка инвестиционного решения

30. Когда мы тратим время на планирование, его становиться больше ФАЗА ПЛАНИРОВАНИЯ И РАЗРАБОТКИ • Определение структуры работ, необходимых для реализации проекта • Выбор и утверждение руководителя и команды проекта • Разработка плана проекта • Построение календарного графика работ • Составление бюджета проекта • Разработка проектно- сметной документации • Заключение договоров с поставщиками и подрядчиками

31. ФАЗА РЕАЛИЗАЦИИ • Оперативное планирование и контроль работ • Детальное проектирование и технические спецификации • Ввод в действие системы коммуникаций участников проекта • Выполнение работ, предусмотренных проектом • Контроль реализации проекта • Материально- техническое снабжение работ • Разработка планов поставки ресурсов • Мониторинг основных показателей проекта • Оплата выполненных работ и поставок

32. ФАЗА ЗАВЕРШЕНИЯ • Испытания и опытная эксплуатация • Сдача проекта в эксплуатацию • Закрытие договоров и контрактов • Подготовка итоговых документов • Составление отчета • Анализ и оценка результатов

33. ФАЗА ЭКСПЛУАТАЦИИ - Передача в эксплуатацию, заключительные операции - Ремонт и модернизация оборудования проекта • Закрытие проекта (вывод оборудования из эксплуатации, либо прекращение процесса использования продукта проекта ) • Закрытие всех счетов и заявок на поставки • Перевод членов команды на новые места • Устроить вечернику

34. НАЧАЛЬНАЯ ФАЗА

35. ОСНОВНЫЕ ПРИЧИНЫ ОТКЛОНЕНИЯ ИДЕИ -недостаточный спрос на продукцию проекта или отсутствие его реальных преимуществ перед аналогичными видами продукции; -чрезмерно высокая стоимость проекта (экономическая, социальная, экологическая); -отсутствие необходимых гарантий со стороны заказчика проекта; -чрезмерный рисквысокая стоимость сырья.

36. В ПРОЦЕСЕ ФОРМИРОВАНИЯ ИДЕЙ ПРОЕКТА НЕОБХОДИМО ОТВЕТИТЬ НА СЛЕДУЮЩИЕ ВОПРОСЫ: • цель и объект инвестирования, место размещения • характеристика продукта проекта и объем выпуска • срок окупаемости • доходность проекта • предполагаемые источники и схема финансирования

37. ПОСТАНОВКАЦЕЛЕЙ: Кто хочет достичь цели, должен ее знать Что бы ясно и конкретно поставить цели, следует: • дать их формулировки, • указать критерии оценки – показатели, по которым будут оцениваться результаты, • установить меры оценки – величины показателей, соответствующих достижению намеченных результатов.

38. Формулировка цели Критерии оценки Меры оценки Создать новую форму отчета о ежемесячных продажах продукции Содержание Отчет должен включать следующие данные по каждому виду продукции: -        общее число проданных изделий -        совокупный доход от продаж -        общий оборот Сроки Отчет должен быть готов к 31 августа Бюджет Затраты не должны превышать 40 тыс. руб. Утверждения и согласования Новую форму отчета нужно утвердить у следующих лиц: -       заместителя по сбыту -       регионального менеджера по продажам -       агентов по продажам ПРИМЕР: ПРЕДСТАВЛЕНИЕ ЦЕЛЕЙ ПРОЕКТА (создание отчета)

39. УСПЕШНОСТЬ ПРОЕКТАУспех проекта=успешность управления проектом + успех продукта Меры оценки успешности управления проектом: • Выполнение расписания • Выполнение бюджета • Удовлетворенность членов команды • Выполнение условий контракта • Соответствие техническим и иным стандартам • Соблюдение требований законов и правовых актов Меры успешности продукта: • Пригодность для использования • Доля на рынке • Рентабельность • Узнаваемость бренда

40. Цель: для чего? Заказчик: для кого? Конечный результат: в каком виде? Критерий успеха: в каких рамках? КВАДРАТ ПРОЯСНЕНИЯ ЗАДАЧ

41. Цель: для чего? Утолить голод Увеличить прибыль, расширение рынка сбыта Заказчик: для кого? Желудок Владелец бизнеса Конечный результат: в каком виде? Яичница из 2 яиц на подсолнечном масле с зеленым луком Магазин, офис площадью 50 кв. м, на ул. Петрова, с числом работников 3-5 человек Критерий успеха: в каких рамках? Наелся Открыт магазин с заданными параметрами КВАДРАТ ПРОЯСНЕНИЯ ЗАДАЧ

42. Умножай негативные факторы любого из твоих проектов на два. Дели позитивные пополам.ПРЕДВАРИТЕЛЬНЫЙ АНАЛИЗ ОСУЩЕСТВЛЯЕМОСТИ ПРОЕКТА Предварительный анализ осуществимости проекта и анализ альтернатив его реализации осуществляется на основе сравнения характеристик проекта. На практике часто используют экспертную оценку: • определение факторов, имеющих значительное влияние на успех проекта • факторы располагаются в порядке убывания приоритетности • оценка весомости каждого из перечисленных факторов. Сумма всех весов должна быть равна единице • варианты проекта необходимо оценить по каждому из факторов по 10 балльной шкале. • подсчет экспертной оценка влияния каждого фактора и определение интегральной экспертной оценки.

43. № Характеристика, фактор Вес Номер проекта Интегральная оценка проекта 1 2 3 4 1 2 3 4 Спрос на продукцию проекта Конкурентоспособность продукции проекта Стабильность цен на материалы Наличие альтернативных технических решений Сложность проекта Всего - 1,0 - - - - Неправильный выбор всегда кажется более разумным.ФОРМА ЭКСПЕРТНОЙ ОЦЕНКИ ВАРИАНТОВ ПРОЕКТА

44. В бизнесе получаешь не то, чего ты достоин, а то, о чем ты договариваешься.ПРОЕКТНОЕ (ТЕХНИЧЕСКОЕ) ЗАДАНИЕ ПРОЕКТА это документально оформленное соглашение между заказчиком и исполнителем проекта, в котором оговариваются цели и задачи проекта, а также все условия и сроки выполнения работ по проекту. Проектное задание разрабатывается до начала фактических работ по проекту.

45. СТРУКТУРА ПРОЕКТНОГО ЗАДАНИЯ Проектное (техническое) задание включает следующую информацию: 1. Цели проекта 2. Промежуточные результаты работы 3. Контрольные точки 4. Технические требования. 5. Ограничения и исключения 6. Допущения 6. Проверка ТЗ совместно в заказчиком.

46. ПРИМЕР: Разработка проектного задания Цель проекта: построить высококачественный дом по индивидуальному проекту за 5 месяцев не превышая затрат в 150 000 долл. Промежуточные результаты работы: 1.      постройка дома площадью 2200 квадратных футов, с 2 ванными комнатами, тремя спальнями 2.      постройка отдельно стоящего, облицованного камнем гаража 3.      в кухне установить плиту, духовой шкаф, микроволновую печь и посудомоечную машину 4.      газовый камин с программируемым термостатом Контрольные точки: 1.      получить разрешение на строительство – 5 марта 2.      заложить фундамент – 14 марта 3.      внутренние работы: установка рам, внутренняя отделка, слесарные работы монтаж, электропроводка, прохождение инженерно-технического контроля - 25 мая 4.      Итоговый контроль: 7 июня.

47. ПРИМЕР: Разработка проектного задания Технические требования: 1.      Дом должен соответствовать местным строительным нормам. 2.      Все окна и двери должны соответствовать стандартам NFRS class 40 3.      Внешняя облицовка стен должна соответствовать стандарту R factor of 21 4.      Покрытие потолка должно соответствовать стандарту R factor of 38 5.      Покрытие пола должно соответствовать стандарту R factor of 25 6.      Гараж должен быть построен на две большие машины. 7.  Конструкция должна соответствовать нормам сейсмической устойчивости. Ограничения и исключения: • Дом должен быть построен по спецификациям и оригинальным чертежам, предоставленным заказчиком. • Владелец сам отвечает за благоустройство участка. • В кухонное оборудование не включен холодильник. • Не включена установка кондиционера, но предусмотрена возможность его последующей установки. • Подрядчик сохраняет права на использование внешних услуг. • Подрядчик отвечает за аутсорсинг. • Время работы: понедельник – пятница с 8.00 до 18.00. Проверка выполнения работы заказчиком: Джон и Джоан Смит.

48. ОРГАНИЗАЦИЯ ОСУЩЕСТВЛЕНИЯ ПРОЕКТА Основные проблемы Распределение ролей и ответственности Планирование Управление персоналом и ресурсами Координация работ Поиск заказов

49. ТИПЫ ОРГАНИЗАЦИОННЫХ СТРУКТУР Функциональная Дивизиональная Проектная Матричная: - слабая - сбалансированная - сильная

50. ДИРЕКТОР КООРДИНАЦИЯ ПРОЕКТА РУКОВОДИТЕЛЬ ФУНКЦИОНАЛЬНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ РУКОВОДИТЕЛЬ ФУНКЦИОНАЛЬНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ РУКОВОДИТЕЛЬ ФУНКЦИОНАЛЬНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ Сотрудник Сотрудник Сотрудник Сотрудник Сотрудник Сотрудник Сотрудник Сотрудник Сотрудник ФУНКЦИОНАЛЬНАЯ организационная структура