MANAGEMEN KUALITAS

1. MANAGEMEN KUALITAS SIX SIGMA Oleh : R. Wendy F. Anbiya (122121094) Sutarjo (122121150) Ferdial Ricardo Chandra (122121040)  Fanny Gita (122121038) Noviani Mira Sari (122121038) Indah Dewi M. (122121052) Ruth Diana Tambunan (122121107) MAGISTER MANAGEMEN UNIVERSITAS TRISAKTI

2. PENDAHULUAN Dalambeberapatahunterakhir, perubahanteknologidaninovasitelahmeningkatsecarasignifikan.Upayauntukmemberikan yang lebihbaik, lebihmurahdanlebihcepatdariprodukdanjasadalamrangkauntukmencapaikepuasanpelanggantelahsangatmeningkat (Raharjo, 2007). Six Sigma sebagaisalahsatuperbaikan yang paling efektif di antarasejumlahbesarorganisasi-organisasimultinasionaldanmenunjukkantrenkenaikan (Desai, 2006). Sejakawal 1990-an, inisiatif Six Sigma yang memanfaatkankoleksi quality manajemendankualitasalatstatistik yang telahdiperkenalkandandipraktekkansebagaikualitassistemmanajemen (Antonius danBanuelas, 2002; GohdanXie, 2004) TujuanPembahasanUntukmemeriksa/mengujistrategidankonsep – konsep Six Sigma danuntukmenelitiapakah Six Sigma dapat di aplikasikanpadaindustridandapatmembawamanfaatbagiorganisasi yang telahmengaplikasikannyadengansukses.

3. SixSigmamerupakansebuahmetodologiterstrukturuntukmemperbaiki proses yangdifokuskanpadausahamengurangivariasi proses (processvariances) sekaligusmengurangicacat (produk/jasayangdiluarspesifikasi) denganmenggunakanstatistik dan problem solvingtoolssecaraintensif. Secaraharfiah, SixSigma (6σ) adalahsuatubesaranyangbisakitaterjemahkansecaragampangsebagaisebuah proses yangmemilikikemungkinancacat (defectsopportunity) sebanyak 3.4 buahdalamsatujutaproduk/jasa. Menurut Brue (2006), Six Sigma adalahpemecahanmasalahteknologi yang menggunakan data, pengukuran, danstatistikuntukmengidentifikasibeberapafaktorpenting yang akansecara dramatis mengurangilimbahdancacatsambilmeningkatkanhasildiprediksi, kepuasanpelanggan, keuntungan, dannilaipemegangsaham. Ada lima langkah-langkahdalampenerapan Six Sigma yang disebut Six Sigma DMAIC, yaituDefinition-Measurement-Analysis-Improvement-Control (Eckes, 2002).

4. Perbedaan Six Sigma dan Total Quality Management (TQM) Thomas Pyzdek, Dalambukunya "TheSixSigmaHandbook", Thomas PyzdekmenjelaskanadanyaperbedaanpentingantaraSixSigma dan TQM yaitu, TQM hanyamemberikanpetunjuksecara umum (sesuaidenganistilahmanajemenyangdigunakandalam TQM). Petunjukuntuk TQM begituumumnyasehinggahanyaseorangpemimpinbisnisyangberbakatyangmampumenterjemahkan TQM dalamoperasionalsehari-hari. Secarasingkat, TQM hanyamemberikanpetunjukfilosofistentangmenjaga dan meningkatkankualitas, tetapisukaruntukmembuktikankeberhasilanpencapaianpeningkatankualitas. Ada beberapakelemahanyangmunculpadapelaksanaan Total Quality Control yaitu: Terlalufokuspadakualitas dan tidakmemperhatikanisubisniskritislainnya. Implementasi Total Quality Control menciptakanpemahamanbahwamasalahkualitasadalahmasalahnyadepartemenQuality Control, padahalmasalahkualitasbiasanyaberasaldariketidakmampuandepartemen lain dalamperusahaanyg sama. Penekananumumnyapadastandar minimum kualitasproduk, bukanpadabagaimanameningkatkankinerjaproduk.

5. LanjutaPerbedaanPerbedaan Six Sigma dan Total Quality Management (TQM) SementaraSixSigmadalampelaksanaannyamenunjukkan hal-hal menjadisolusipermasalahandiatas: Menggunakanisubiaya, cycle time dan isubisnislainnyasebagaibagianygharusdiperbaiki. Sixsigmatidakmenggunakan ISO 9000 dan MalcolmBaldrigeCriteriatetapifokuspadapenggunaanalatuntukmencapaihasilygterukur. Sixsigmamemadukansemuatujuanorganisasidalamsatukesatuan. Kualitashanyalah salah satutujuan, dan tidakberdirisendiriataulepasdaritujuanbisnislainnya. Sixsigmamenciptakanagenperubahan (changeagent) ygbukanbekerjadiQualityDepartment. Ban hijau (GreenBelt) adalah para operatorygbekerjapadaproyekSixSigmasambilmengerjakantugasnya.

6. Six sigma dapat dijelaskan dalam dua perspektif, yaitu perspektif statistik dan perspektif metodologi Perspektif statistiksigmadalamstatistikdikenalsebagaisimpanganbaku (bahasaInggris: standarddeviation) yangmenyatakannilaisimpanganterhadapnilaitengah. Suatu proses dikatakanbaikapabilaberjalanpadasuaturentangyangdisepakati. Rentangtersebutmemilikibatas, batasatasatau USL (UpperSpecification Limit) dan batasbawahatau LSL (LowerSpecification Limit'') proses yangterjadidiluarrentangdisebutcacat. Proses SixSigmaadalah proses yanghanyamenghasilkan 3.4 DPMO (defectpermillionopportunity).

7. Perspektif metodologi Six Sigma merupakanpendekatanmenyeluruhuntukmenyelesaikanmasalahdanpeningkatanprosesmelaluifase DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve, Control). DMAIC merupakanjantunganalisissix sigma yangmenjaminvoice of costumerberjalandalamkeseluruhanprosessehinggaprodukyangdihasilkanmemuaskanpelanggan. Defineadalahfasemenentukanmasalah, menetapkanpersyaratan-persyaratanpelanggan, mengetahui CTQ (Critical to Quality). Fase ini tidakbanyakmenggunakanstatistik, alat-alat (tools) statistikyangseringdipakaipadafase ini adalahdiagramsebab-akibat (CauseandEffect Chart) dan DiagramPareto (Pareto Chart). Keduaalat (tool)statistiktersebutdigunakanuntukmelakukanidentifikasimasalah dan menentukanprioritaspermasalahan. Aspek-aspekyangperludiperhatikandalammenentukanmasalahadalah Spesifik, menjelaskansecaratepatapayang salah, bagian proses mana yang salah dan apasalahnya. Dapatdiamati, menjelaskanbukti-buktinyatasuatumasalah. bukti-buktitersebutdapatdiperolehbaikmelaluilaporaninternalmaupunumpanbalikpelanggan. Dapatdiukur, menunjukkanlingkupmasalahdalamsuatuukuran. Dapatdikendalikan, masalahharusdapatdiselesaikandalamrentangwaktutertentu. Apabilamasalahterlalubesar maka dapatdipecah-pecahsehinggadapatlebihdikendalikan.

8. Measureadalahfasemengukurtingkatkinerja saat ini, sebelummengukurtingkatkinerjabiasanyaterlebihdahulumelakukananalisisterhadap sistem pengukuranyangdigunakan. Masalahyangmunculdalampengukuranadalahvariabilitaspengukuranyangdinyatakandalamvarian (variance). Varian total suatupengukuranberasaldarivarianyangditimbulkanolehproduk (parttopart) dan varianakibatkesalahanpengukuran (gage). Sumbervariabilitydalamhasilpengukuranadalah :

9. Analyzeadalahfasemenganalisisfaktor-faktorpenyebabmasalah/cacat.Analyzeadalahfasemenganalisisfaktor-faktorpenyebabmasalah/cacat. • Ada tigalangkahpentinguntukanalisisakarpenyebabharusdilakukandenganbenar: • Diagramparetodigunakanuntukmelakukanprioritasterhadapamasalah-masalahyangharusditanganidenganaturanpengelompokan 80-20, 20% darikecacatan akan menyebabkan 80% masalah. • Diagram sebab-akibat ( Cause & Effect Chart) digunakanuntukmengorganisasihasilinformasi brainstorming darisebab-sebabsuatumasalah. Diagram iniseringdisebut juga dengan diagram fishbonekarenabentuknyayangmiripdengantulangikan, atau diagram ishikawauntukmenghormati sang penemu. • Ujihipotesis rata-rata, umumnyaujihipotesis rata-rata digunakanuntukmenetapkanfaktorkausatifdengancaramenginformasikansumber-sumber variasi.Disamping itu, digunakanjugauntukmenunjukanperbedaanyangsignifikanantara data awal (baseline) dengan data yangdiambilsetelahperubahan (improvement), dilakukan.

10. Pengembangan (Improve) adalah fase meningkatkanproses dan menghilangkansebab-sebabcacat. Pada fase pengukuran (measure) telahdinetapkan variabel faktor dan untukmasing-masing variabel respons. Sedangkanpada fase pengembangan (improve) banyakmelibatkanujiperancanganpercobaan ( Design of Experiment ) ataudisingkatDoE. DoEmerupakansuatupengujiandenganmengubah variabel faktorsehinggapenyebabperubahanpada variabel respondiketahui. Langkah-langkah yang terlibatdalamfaseiniadalahmerancangrencanaperbaikan, memilihprioritasrencanaperbaikan, danmenggambar proses perbaikan. • Pengendalian (Control) adalahfasemengendalikankinerja proses dan menjamincacattidakmunculkembali. Alat (tool) yang umum digunakanadalahdiagram kontrol (Control chart). Fungsi umum diagram kontrol adalah, sebagaiberikut : • Membantumengurangivariabilitas. • Memonitorkinerjasetiap saat. • Memungkinkan proses koreksiuntukmencegahpenolakan.

11. StudiKasus PENERAPAN KONSEP SIX SIGMA UNTUKMENINGKATKAN PROSES PERAMALAN PENJUALANPADA PERUSAHAAN DISTRIBUSI(STUDI KASUS PT. BOGASARI FLOURMILLS DIV. PASTA )

12. PT. Bogasari Flour Mills Divisi Pasta • Prosesperencanaan persediaan memiliki peranan yang sangat penting untuk dapatmemenuhi kepuasan pelanggan • Permasalahan: Memperkirakan kebutuhan pasar nasional akan pasta, dimanapenyimpangan didalamnya cukup berpengaruh sehingga mengakibatkan kekosongan/ kelebihan barang produksi, yang akhirnya juga berpengaruh terhadappemenuhan pesanan.

13. Six Sigma • Define (Definisi): Menentukan Critical ToQuality (CTQ) • Measure (Pengukuran): Pengukuran terhadap data-data existing & current process. Data peramalan penjualan dan data aktualpenjualan tahun 2002-2005. • Analyze (Analisa) Analisa Data: Software MinitabDiagram boxplot, grafikrunchart , kapabilitasproses (nilai sigma dan DPMO) Analisa Proses: MetodeFailure Modes and Effects Analysis (FMEA). • Improve (Perbaikan) Peramalan penjualandengan metode dekomposisi untuk peramalan penjualan dalam 1 tahundan membuat order form distributor serta program sederhana input orderuntukpenyesuaianperamalanpenjualan per bulannya. • Control (Kontrol)

14. FISHBONE

15. QFD

16. Failure Mode and Effects Analysis (FMEA) Proses-proses yang ada pada prosesperamalanpenjualanadalahsbb: • Penentuan target penjualan. • Pengumpulan data historis. • Breakdown production per bulan. • Adjustment production per bulan.

17. Dari proses-proses tersebutdapatdianalisa: • Potensi kegagalan dari setiap proses. • Efek kegagalan tersebut bagi Bogasari. • Penyebab kegagalan tersebut. • Proses pencegahan dan pengendalian yang sedang berjalan untukmencegah terjadinya kegagalan tersebut. • Tindakan yang dilakukan untuk mengurangi kesulitan atau meningkatkanidentifikasi dini. • Siapa yang bertanggung jawab dari setiap tindakan yang diambil.

18. Improvement (Perbaikan) • Metode Peramalan Penjualan • Order Form Pelanggan (Check-list) • Sumber: Adlan, Denny Michels. Devitha, Anastasia. Wibowo, Satrio. Satriago, Handry. Penerapan Konsep Six Sigma UntukMeningkatkan Proses Peramalan PenjualanPada Perusahaan Distribusi(Studi Kasus Pt. Bogasari Flourmills Div. Pasta). Jakarta: Universitas Bina Nusantara. 2005

19. Terimakasih

20. Sesi Tanya Jawab • Dapatkah Six Sigma diterapkanpadasuatuperusahaandanapadampakmanfaatpenerapan Six Sigma tersebut? • OlehIsralliananda (122121059) • Bagaimanaprosesuntukmendapatkankualifikasi Six Sigma Dream Bell? • OlehSaptaOkta (122121112) • Apakelemahan Six Sigma? • OlehSimin (122121115)

21. JawabanPertanyaan 1. Dapatkah Six Sigma diterapkanpadasuatuperusahaandanapadampakmanfaatpenerapan Six Sigma tersebut? Jawab : • Dapat, adabeberapaperusahaan yang telahmenerapkan Six Sigma, seperti Allied Signal (1994, target 5 s : 200), Asea Brown Boveri (1993), General Electric (targer 6 s : 2000), Polaroid (target 6 s : 2001) dll. • Manfaatpenerapan Six Sigma bagiperusahaan : a. Mempertahankankelangsunganusaha • Meningkatkan Market share • Customer Retention • Meningkatkan Profit dan Investor Relations • Meningkatkanhubungandengan Supplier b. Adanyakejelasan performance yang harusdicapaiolehsetiapanggotaorganisasi

22. JawabanPertanyaan … (2) c. Mempercepatkegiatan improvement: • Process Improvement: Defect reduction, Cycle time reduction, metodologidesainproses • MeningkatkanProduktifitas • Product/service Improvement • Cost Reduction d. Mendorongbudayabelajardidalamorganisasi • Meningkatkan skill karyawandalammemperbaikiproses e. Mendorongdilakukannyaperubahan yang bersifatstrategis • Culture Change • Manfaatpenerapan Six Sigma bagipelanggan : • Meningkatkan “value to customer” • Produk / service yang bermututinggi • Biaya yang murah hargamurah

23. JawabanPertanyaan ... (3) 2. Bagaimanaprosesuntukmendapatkankualifikasisertifikasi Six Sigma Dream Belt? • Megikutiprosesimodul yang diselenggarakanoleh SSCX, sebuahasosiasi yang menyelengarakanpelatihandanpengembangankemampuan Six Sigma. 3. Apakelemahan Six Sigma? • Six Sigma tidakmemilikikelemahan, namunjikaada yang berpandanganadahal yang menjadikelemahandalam Six Sigma bisajadijustruhaltersebut yang merupakankelebihan Six Sigma.

24. Kelompok Six Sigma NovianiMirasari – (122121087) Kiri – Kanan : Ferdial Ricardo Chandra (122121040)– Indah Dewi M. (122121052) – Fanny Gita (122121038) – Sutarjo (122121150) – R. Wendy F. Anbiya (122121094)