Saksbehandlingskurs for studieadministrativt tilsatte ved Det helsevitenskapelige fakultet

1. Saksbehandlingskurs for studieadministrativt tilsatte ved Det helsevitenskapelige fakultet Studieadministrativt forum 26. februar 2010 Merethe Simonsen Tove Edvinsen Rådgiver, seksjon for utdanningstjenester Førstekonsulent, seksjon for arkiv

2. Hva er saksbehandling? Saksbehandling består i å behandle informasjon, bruke lover og regler, følge prosedyrer, kommunisere med aktører som saken gjelder og tilslutt treffe vedtak

3. Saksbehandlingen er lovregulert • Forvaltningsloven habilitet, taushetsplikt, veiledningsplikt, utredning av saker, begrunnelse, klagerett og fremgangsmåte ved klage, omgjøring med videre. • Offentlighetsloven forvaltningens saksdokumenter er offentlige, og dermed tilgjengelige for innsyn for allmennheten. • Universitets- og høyskoleloven særregler om saksbehandlingen i universitets- og høyskolesektoren • Ulike forskrifter (universitetet i Tromsø, nokut etc) • Personopplysningsloven • Arkivloven

4. http://lovdata.no/

5. Ulovfestede prinsipper om krav til forsvarlig saksbehandling • Krav til hjemmel (rettsgrunnlag)Legalitetsprinsippet sier at alle inngripende vedtak må ha hjemmel, og som utgangspunkt skal denne følge av lov eller forskrift. Inngripende vedtak er vedtak som medfører endringer som er til ugunst for en persons frihet eller grunnleggende rettigheter. Manglende hjemmel kan føre til at vedtaket må kjennes ugyldig. • Forholdsmessighet Det er et grunnleggende krav i forvaltningsretten at det må være et visst samsvar mellom handling og reaksjon. Vurderingen av om et vedtak er forholdsmessig bør bygge på en totalvurdering der både allmennpreventive og individualpreventive hensyn kan tillegges vekt.

6. Ulovfestede prinsipper forts.. • Likebehandling Det er et alminnelig utgangspunkt i forvaltningsretten at like tilfeller skal behandles likt. Institusjonene bør derfor merke seg de vedtak som fattes i den felles nasjonale klagenemnda, og anse disse som relevante rettskilder for institusjonens saksbehandling. • Krav til forutberegnelighetVedtak som fattes i forvaltningen må være forutsigbare. Forvaltningsrettslige krav til hjemmel, forholdsmessighet og likebehandling er med på å ivareta forutberegneligheten. Institusjonene kan ivareta forutberegneligheten blant annet ved å påse at internt regelverk og avgjørelser av betydning for studentene kunngjøres på en tydelig og tilgjengelig måte, samt ved å praktisere offentlighet.

7. Ulovfestede prinsipper forts. • Utenforliggende hensyn Forvaltningen skal ikke ta utenforliggende/usaklige hensyn • Vedtaket skal ikke være sterkt urimelig Det skal derimot svært mye til før vedtaket blir underkjent med denne type begrunnelse

8. Nærmere om forvaltningsloven • Formål Skal styrke rettssikkerheten ved å bidra til riktigere og bedre avgjørelser, bedre publikums tillit til forvaltningen, effektivitet

9. Alminnelige regler om saksbehandlingen Veiledingsplikt, fvl § 11 • Plikter å gi veiledning om gjeldende lover, forskrifter og vanlig praksis • Plikter å gi veiledning om rettigheter og plikter - peke på omstendigheter som kan ha særlig betydning for resultatet

10. Saksbehandlingstid, fvl §11a • Saken skal forberedes og avgjøres uten ugrunnet opphold • Dersom saksbehandler vet at det vil ta tid å behandle saken, skal det snarest mulig gis et foreløpig svar med angivelse av grunnen til forsinkelsen og så vidt mulig når svar kan ventes. Særlig aktuelt der det er andre som skal avgjøre søknaden

11. Taushetsplikt, fvl § 13 og følgende • Enhver som utfører tjeneste eller arbeid for et forvaltningsorgan, plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til det han i forbindelse med tjenesten eller arbeidet får vite om noens personlige forhold (..)

12. Taushetsplikt forts. • Skjerming av saksdokumenter i ePhorte

13. Saksforberedelse ved enkeltvedtak Definisjon på et enkeltvedtak finnes i forvaltningsloven § 2 bokstav b • Enkeltvedtak er vedtak som gjelder rettigheter eller plikter til en eller flere bestemte personer

14. Saksforberedelse - utredning • Forvaltningsorganet skal påse at saken er så godt opplyst som mulig, jf fvl § 17

15. Sakens dokumenter • Dokumenttyper i ePhorte • Arkivverdighet

16. Om vedtaket • Vedtak skal være skriftlig, jf fvl § 23 • Enkeltvedtak skal begrunnes. Vedtaket gjengir først de faktiske forhold, og deretter vises det til de regler vedtaket bygger på, samt innholdet i reglene. • Informasjon om klageadgang • Underretning om vedtaket

17. Om klage og omgjøring av vedtak, fvl kapittel VI • Kun enkeltvedtak kan påklages (Finnes visse unntak fra dette). • Det er kun part i saken eller andre med rettslig klageinteresse som kan fremme en klage • Fristen for å klage er 3 uker fra det tidspunkt underretning om vedtaket er kommet frem til vedkommende part, jf fvl § 29 • Den som klager har krav på ny realitetsvurdering av saken. • Oversendelse av saken til klagenemnda • Kort om omgjøring av vedtak uten klage

18. Særskilt om klage på eksamen • Sensur av eksamen er et enkeltvedtak • Studenten har krav på begrunnelse for karakterfastsettingen • Klage ved formelle feil, jf uhl § 5-2 • Klage på karakterfastsetting, jf uhl § 5-3: ”En student kan klage skriftlig over karakteren (…). Ny sensurering skal da foretas”

19. Saksbehandling for styrer og utvalg • Møtebøker og saksfremlegg • Saksfremlegg • Kort om sakens bakgrunn • Drøftelse • Forslag til vedtak

20. Offentleglova • Loven trådte i kraft 1. januar 2009 • Utfyllende bestemmelser i forskrift av 17. oktober 2008 Hovedformålet med loven er å styrke innsynsretten • Innsynsretten bidrar til kontroll av offentlig virksomhet og skal bidra til å styrke tillitten til det offentlige • Bidrar til å styrke rettssikkerheten Retningslinjer ved UiT (fastsatt av Universitetsdirektøren): http://www2.uit.no/ikbViewer/page/ansatte/organisasjon/artikkel?p_menu=42425&p_lang=2&p_document_id=108334&p_dimension_id=88216

21. Hovedregler • Utgangspunktet er at alle har innsynsrett i saksdokumenter, journal og lignede register, jf § 3

22. Unntak Det finnes to typer av unntak • Det som er unntatt offentlighet på grunn av taushetsplikt, jf § 13 • Kan- regler, jf §§ 14-26

23. Taushetsplikt, Offl § 13 ”Opplysningar som er underlagde teieplikt i lov eller i medhald av lov, er unntekne frå innsyn”

24. Nærmere om kan- reglene, §§ 14 flg De viktigste unntakene for oss i universitetssektoren: • Interne dokument – eksempelvis notater og enkelte saksfremlegg • Dokument innhentet utenifra for den interne saksforberedelsen – erklæringer fra tredjepart • Unntak for eksamenssvar og karakter

25. Universitets- og høyskoleloven • Viktige bestemmelser finnes i kapittel 4 om studentenes rettigheter og plikter og i kapittel 5 om klage

26. Viktige forskrifter og reglementer • Forskrift om skikkethetsvurdering i høyere utdanning • Forskrift for opptak ved Universitetet i Tromsø • Forskrift for studier ved Universitetet i Tromsø • Forskrift for eksamen ved Universitetet i Tromsø • eForvaltningsforskriften • Regler om klagenemnda ved Universitetet i Tromsø