Administrativt utviklingsarbeid ved Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet

1. Administrativt utviklingsarbeidvedDet matematisk-naturvitenskapelige fakultet Prosessen videre Vedtatt av Styringsgruppen i møter 14.03.05 og 16.03.05

2. Mål med utviklingsarbeidet Styringsgruppen skal legge til rette for en konstruktiv utviklingsprosess som sikrer at den samlede administrasjonen tilpasses vår nye ledelsesmodell ved at en finner en organisering som på best mulig måte støtter opp om og dermed legger til rette for å styrke fakultetets primærfunksjoner innen forskning, undervisning og formidling

3. Hovedpunkter i den videre prosessen • Arbeidet med enhetlig overbygning og utvikling av kompetanseutviklingsprogram prioriteres • Det skal gjennomføres besøk ved alle instituttene og fakultetssekretariatet, og diskusjonsmøte med instituttlederne før det utarbeides et forslag som skisserer ulike mulige modeller til framtidig organisering av de administrative funksjonene ved fakultetet/institutter • Forslaget sendes på høring til undergruppene, som også vil bli bedt om å komme med utfyllende innspill • Forslaget behandles så av Styringsgruppen • Forslaget sendes deretter på høring til instituttene • Styringsgruppen foretar ny gjennomgang, og oversender deretter sitt forslag til fakultetsstyrebehandling 15. juni • Allmøte arrangeres 21. juni • Høsten 2005 implementeres og videreutvikles valgt modell

4. Hva er viktig? • Lederforankring • Inkluderende prosess • Interne krefter • Åpen prosess • Profesjonell gjennomføring • Klare målsetninger • Resultater

6. Timeplan avdelingsbesøk 0900-0930 Morgenkaffe med alle adm. ansatte – presentasjon 0930-1000 Innledende samtale med kontorsjef 1000-1130 Deltakelse i daglig virke, samtaler med de ansatte 1130-1200 Lunsj 1200-1300 Deltakelse i daglig virke forts. 1300-1330 Samtale med instituttleder/fakultetsdirektør 1330-1400 Oppsummerende samtale med kontorsjef

7. Generell sjekkliste • Antall administrativt ansatte • Årsverk • Årsverk institutt • Lokalisering av instituttet • Plassering av administrasjonen • Stillingsinstrukser (der disse finnes) • Interne rutinebeskrivelser (der disse finnes) • Informasjonsformidling • Etter- og videreutdanning

8. Sjekkliste - Samtaler* med alle administrativt ansatte (med fokus på dagens arbeidsoppgaver og ansvarsområder) Personlig oppfatning om: • Klarhet om egne arbeidsoppgaver • Varierte/utfordrende oppgaver • Arbeidsbelastning • Deltakelse i EVU siste fem år • Behov for EVU • Tilbud om EVU • Organisering og samarbeid, internt (eget institutt) og ekstern (andre enheter ved UiB) (eksisterende, muligheter, ønsker, endringsforslag, forenklingsforslag) *) De ansatte som evt. er forhindret i å være tilstede i løpet av besøket, vil bli bedt om å fylle ut et skjema

9. Samtale med instituttleder Hvordan fungerer samarbeidet med egen administrasjon? - herunder vurdering av dagens arbeidsdeling mellom kontorsjef og instituttleder Instituttleders subjektive vurdering av: - om det er tilstrekkelig kompetanse i den lokale administrasjonen i forhold til de oppgavene som skal løses - om administrasjonen er rett dimensjonert i forhold til oppgavene - om servicenivået er som ønsket - om leder selv føler at han har tilstrekkelig kompetanse for å inneha økonomi- og personalansvaret som ligger til stillingen

10. Oppsummerende samtale med kontorsjef på instituttene Hva er kommet frem i løpet av dagen? Gjennomgang av våre observasjoner Kontorsjefs vurdering av - Styrker og svakheter ved administrasjonen - Hvilke tiltak som er ønskelig for å oppnå kvalitetshevning - Behov for EVU i kontorsjefgruppen Målsetning med samtalen: Åpenhet Dialog/deltakelse Å kunne være til inspirasjon for internt utviklingsarbeid

11. Rapporten fra besøksrunden skal inneholde: • Oppsummering av målsetningene for prosessen • Hovedpunktene fra undergruppenes rapporter • Gjennomgang av observasjonene fra besøkene • Instituttledernes innspill • Kritisk gjennomgang av styrker og svakheter ved dagens organisering • Drøfting av mulige modeller for organisering • Gjennomgang av plan for systematisk kompetanseoppbygging

12. Undergruppenes oppdrag: Høringsinstans og viktige bidragsytere Undergruppene får følgende dokumentasjon: • Rapportene fra fase 1 • Oppsummerende situasjonsbeskrivelse institutter • Instituttledergruppens innspill • Rapport som skisserer ulike mulige organisasjonsmodeller • Plan for oppbygging av kompetanseutviklingsprogram Forslag til mandat: Undergruppene skal gjennomgå materialet, og komme med innspill om styrker og svakheter ved de ulike modellene. Gruppene skal ha hovedfokus på eget saksfelt, og komme med konkrete forslag for å sikre optimal organisering og kvalitet på tjenestene som skal ytes. Forslagene kan være endrings-, presiserings- eller forbedringsforslag innenfor en eller flere av de skisserte modeller. Gruppene kan om ønskelig konkludere vedrørende valg av modell.

13. Informasjon institutter/sekretariatet Instituttene/sekretariatet får parallelt med utsendelsen til undergruppene, følgende dokumentasjon: • Rapportene fra fase 1 • Oppsummerende situasjonsbeskrivelse institutter • Instituttledergruppens innspill • Rapport som skisserer ulike mulige organisasjonsmodeller • Plan for oppbygging av kompetanseutviklingsprogram Utsendelsen er i første omgang ment som informasjon, men: Enhetene står fritt til å komme med innspill om styrker og svakheter ved de ulike modellene. Enhetene kan komme med konkrete forslag for å sikre optimal organisering og kvalitet på tjenestene som skal ytes. Forslagene kan være endrings-, presisering- eller forbedringsforslag innenfor en eller flere av de skisserte modeller. Enhetene kan om ønskelig også komme med sine preferanser vedrørende valg av modell.

14. Kompetanseutvikling Som et resultat av utviklingsarbeidet så langt, planlegges det igangsetting av pilotprosjekter for oppretting av kompetanseutviklingsprogram innen økonomi- og personaladministrasjon (tilsvarende det som finnes for studieveiledere). PØA vil innkalle til møte i nærmeste fremtid, og undergruppene våre vil komme til å bli viktige bidragsytere når det gjelder innhold. Det arbeides for å iverksette kompetanseutviklings-programmene senest innen 01.01.06.