Eğitim İhtiyacı Analizi

1. Eğitim İhtiyacı Analizi Dr. Gültekin ALTUNTAŞ

2. Gündem • Eğitim ve Öğrenme Kavramları, • Eğitimde Temel Aşamalar, • Eğitim İhtiyacı Analizi, • Hazırlık, • Ön Araştırmalar, • İşletme, İş, Bölüm, Unvan, Kişi Düzeylerinde Analiz, • Bilgi Toplama Yöntemleri, • Çözümleme, • Örnek uygulamalar.

3. Eğitim Eğitim, “değişim süreci” olarak tanımlanırsa, işletme çalışanlarının davranışlarında arzulanan yönde değişim meydana gelmesini sağlamak, bir başka deyişle, çalışanların daha verimli olarak görevlerini yerine getirebilmeleri için gerekli bilgi, beceri ve tutumları kazandırmak için gerçekleştirilen faaliyetler bütünüdür. Performansa yansımalıdır. Olumlu yöndeki gelişmeler ölçülebilir veya gözlenebilir olmalıdır. Eğitim, yetiştirme ve geliştirme kavramlarını içerir.

4. Eğitimin Önemi Çalışana yatırım yapan örgütler, çevresel değişimlere daha kolay uyum sağlayabilir; hatta çevresel değişimlere öncülük edebilirler. Rekabet üstünlüğünün temel kaynağı insandır. Eğitim, çalışan ile iş bütünleşmesini, yönetime duyulan sadakati, moral ve motivasyon yükselmesini ve verim artışını sağlar.

5. Eğitimin Amaçları • İşletme eğitimleri, çalışanların, birey olarak sahip oldukları, • Teknik, sosyal ve çevresel değişikliklere uyum kabiliyetlerini geliştirmek, • Tek bir beceri yerine, daha geniş bilgi ve becerileri kullanma yeteneklerini güçlendirmek, • Tekil ve somut öğelerden çoğul ve soyut değerlemelere geçme yeteneklerini geliştirmek,

6. Eğitimin Amaçları • İşletme eğitimleri, çalışanların, birey olarak sahip oldukları, • İzleyici olmaktan, kendi kendini teşvik eden bir birey konumuna geçmelerini sağlamak, • Yönlendirilen kişi olmak konumundan çıkarak, çözümleyici ve yaratıcı olmalarını temin etmek, • Açık görüşlü olma yeteneklerini geliştirerek ve bağımlılıktan kurtulmalarına yardımcı olur; bağımsızlığa ve profesyonelliğe geçmelerini kolaylaştırarak, bireyleri geliştirme amacı güder.

7. Yetiştirme Eğitim kavramı, ağırlıklı olarak bilgi aktarımı yoluyla “olumlu yönde değişime hazırlama” anlamında kullanılmasına karşın, yetiştirme, özellikle “beceri kazandırma süreci”, bir başka deyişle, insanların “yapabilir” kılınmasıdır. Yetiştirme, yetkin olmadığı düşünülen personelin, belirlenen performans amaçlarına ulaşabilmesini sağlamak için gerekli beceri, tutum ve davranışlar açısından yeterli hale getirilmesidir.

8. Yetiştirme Eğitim personelin hayatının bütününü kapsarken, yetiştirme belirli özgün bir alanda yeterli hale getirilmesidir. Personelin mevcut işinde daha iyi hale getirilmesini amaçlayan, kısa süreli ve işe yönelik eğitim çalışmaları yetiştirme olarak adlandırılır. Yetiştirme, iş başında, daha uzun sürede, deneyimli kişilerin gözetiminde ve uygulamalı olarak gerçekleştirilir. Sonuçları, işe yönelik somut, ölçülebilir ve denetlenebilir niteliktedir.

9. Geliştirme Geliştirme, yetiştirme kavramından daha geniş bir anlama sahiptir. Teknik ve mesleki faktörlerin yanı sıra beşeri, sosyal, kültürel, siyasal ve kişilik özelliklerini içeren konuları da kapsar.

10. Geliştirme Bireyin toplum içerisindeki veya işletmedeki konumunun, statüsünün ve değerinin yükseltilmesine yöneliktir. Uzun vadeli ve geleceğe yönelik olarak yapılan tüm faaliyetleri kapsar. Çok yönlü eğitim programlarıyla bireyi, üst görev, pozisyon ve sorumluluklara hazırlamaktır.

11. Eğitim ve Geliştirme Karşılaştırması

12. Eğitim ve Geliştirme • İki yönüyle önemlidir: • Teknoloji, yeni iş imkanları oluşturmakta, bazı işleri ise demode hale getirmektedir. İkisi de eğitim ve geliştirmeye gerek duyulmasına neden olur. • Çalışanlar, iyi ücretten çok iş güvencesi istemektedir. İş güvencesi olan bir işte, yükselme, terfi, atama olanakları daha cezbedicidir.

13. Yetkinlik Yetkinlik, personelin performansını ve işini yapabilme derecesini gösteren bir çerçevedir. İşi gerçekleştirmek için gerekli bilgi, beceri ve tutuma sahip olma durumudur. “Ehliyet” ve “işin hakkını verme gücü” olarak tanımlanabilir. Yetkinlik, alınan eğitimin “çarpan” etkisiyle performansa dönüştürülmesidir.

14. Yetkinlik

15. Öğrenme • Öğrenme, “davranış değiştirme” olarak da “nesneler ve olgular arasında ilişki kurma biçimi” olarak da tanımlanabilir. • Klasik koşullanma • Olay – nesne ilişkisi, tekrar… • Edimsel koşullanma • Ödül ve ceza ilişkisi, tekrar… • Pekiştirme • Tekrar olasılığını arttırır. • Davranışın önemsenmesini güçlendirir.

16. Öğrenme

17. Psikomotor Öğrenme • Psikomotor öğrenme, vücut organlarının belirli bir şekilde koordinasyonunun ve yönlendirilmesinin sağlanmasıdır. • Dikiş makinesi kullanan tekstil işçisinin, belirli bir süre içerisinde ve belirli bir kalitede dikiş dikebilmesi ve ilişki açabilmesi, • Araba kullanma, • Yemek pişirme, • Torna, tesviye, kalıp makinelerini kullanma, vb.

18. Psikomotor Öğrenme Zihinsel süreçlerle, fiziksel hareketler arasında uyumlaştırma yeteneğinin geliştirilmesidir. Organ ve kas koordinasyonu sağlar. Psikomotor bir beceri öğrenildiğinde, beden ve kaslar da öğrenmiş olur. Öğrenmenin ilk zamanında pratiğe dayalıdır. Reflekse döner ve nadiren unutulur.

19. Psikomotor Öğrenme • Dikkat edilmesi gereken temel unsurlar şu şekilde özetlenebilir: • Rehber ya da destek elemanın bulunması, • Tekrar (deneme – yanılma) sayısının çokluğu, • Uygun araç ve gereçlerin temini, • İlk zaman hatalarının anlayışla karşılanması, • Uygulamaya süreklilik kazandırılması…

20. Bilişsel Öğrenme Bilgi elde etmeye ve kullanmaya yöneliktir. Daha karmaşık öğrenme ilişkilerini içerir. İşletmelerde bilişsel öğrenme, işletme kurallarının, görev ve yönergelerin, iş ve görevle ilgili “özgün bilgilerin” edinilmesi anlamında kullanılır. Örneğin, 10 parmak bilgisayar kullanmak bir psikomotor faaliyetken, yazılım geliştirmek bilişsel düzeyde bir etkinliktir.

21. Bilişsel Öğrenme • İşletmenin, • Vizyon, misyon, amaç ve hedefleri, • Kalite politikası, • Organizasyon el kitabı, • Yönetmelik ve yönergeleri, • İş tanımları, iş prosedürleri, iş akış şemaları, • Temel işlevlerine ilişkin son bilgiler, • Makine kullanım kılavuzları, • Etkin yönetim tekniklerine ilişkin bilgiler, • Raporlar, kayıtlar, • Başarılı yöneticilerinin hayat hikayeleri bilişsel öğrenme araçlarıdır.

22. Duygusal Öğrenme • Tutum ve değerlerin öğrenilmesidir. • Mükemmellik, • Kalite, • Müşteri tatmini, • Yenilik, • Katılımcı yönetim, • Duygusal öğrenme, işletme ile personelin bütünleştiği, ortak amaç ve hedeflere yöneldikleri, belli değer ve tutumların kazanıldığı öğrenme biçimidir.

23. Duygusal Öğrenme Üretim ve hizmette kalite anlayışına verilen önemin, örgütsel değer olarak personele benimsetilmesi, Çalışanları ilgilendirecek kararlarda, personelin karar verme sürecine katılmalarını sağlamak için her seviyede duyarlılık kazandırılması, Personelin aile anlayışı ile işbirliği ve yardımlaşma içine girmesini sağlayacak duyarlılıkları geliştirmek, İnsanlar arası ilişkilerde, olgun olmayan davranışlardan daha olgun ve üstün nitelikteki tutumların kazandırılmasına yönelik beklentilerin arttırılması,

24. Duygusal Öğrenme Personelin zaman kullanma alışkanlıklarının geliştirilmesi, Personelin öfke, engellenme ve gerilimlerini yönetme konusundaki becerilerinin geliştirilmesi, Personelin saygı ve sevgi ilişkilerini öğrenmesi, Personelin kuruma özgü kültürel değerleri benimsemesi ve bu değerlerin geliştirilmesi için çaba harcaması…

25. Eğitim İhtiyacı Analizi Eğitim Değerlendirme Ölçütleri Öğretim Amaçlarının Belirlenmesi Değerlendirme Biçiminin Seçilmesi Öğrenme Ortamının Tasarlanması Eğitim Araç ve Yöntemlerinin Belirlenmesi Eğitim Programının Gerçekleştirilmesi Eğitim Programının Değerlendirilmesi ve Maliyet Yönünden Etkinliğinin Belirlenmesi

26. Eğitim İhtiyacı Analizi • İşletme düzeyinde, • İşletme düzeyinde mevcut problem ve ihtiyaçların analizi ile başlar. • Gelecekte ortaya çıkacak problem ve ihtiyaçların analizi ile devam eder. • İş düzeyinde, • Görev tanımları, prosedürler, yönergeler, normlar, talimatlar ve sektördeki uygulamalar incelenerek standartlar belirlenir. • Çalışan düzeyinde, • Personelin standartları karşılayıp karşılamadığı sorgulanır.

27. Eğitim Programı Geliştirme • Çalışanların, • Hangi konuda, • Nerede, • Ne zaman eğitim alacakları belirlenir. • İşler aksamamalıdır. • Eğitim alacak çalışanların motivasyonları sağlanmalıdır. • İnsan kaynakları birimi ile eğitime katılacak birim arasında koordinasyon sağlanmalıdır.

28. Eğitim Programını Değerlendirme • Etkinlik ve verimlilik ölçülür. • Eğitim için yapılan harcamalar dikkate alınır. • Karşılığında ulaşılan sonuçlara bakılır. • Bununla birlikte, bütüncül bakıldığında, kişilerin tutum ve davranışlarındaki olgunluk, kişiler arasındaki iletişimin iyileşmesi, işletmeye direkt olarak yalnızca parasal sonuçlar sağlamaz. Örgüt kültürünü de geliştirir. • Sonraki eğitim programlarında kullanılmak üzere geribildirim alınır.

29. Eğitim İhtiyacı Analizi Sürekli gelişen teknolojik sistemler nedeniyle mevcut personelin yetersiz kalması, bilgi ve beceri düzeyinin yükseltilmesi gereği, Oryantasyon çalışmalarının işletmede yeni çalışmaya başlayan personelin işe alışmaları için çok önemli olduğunun anlaşılması, Personelin farkına varılmayan ve kullanılmayan potansiyel becerilerinin ortaya çıkarılarak geliştirilmesinin işletmeye önemli katkılar sağlaması, Uluslararası rekabet ortamında, eğitimli personelin işletmenin gücünü attıran önemli bir faktör olarak ortaya çıkması eğitim ihtiyacı doğuran ana unsurlardır.

30. Eğitim İhtiyacı Analizi Örgütün ihtiyaçları ve işin gerekleri ile çalışan niteliklerini eşleştirmek, Örgütün sürdürülebilir olmasını sağlamak ve değişime uyum sağlamak, Teknolojik gelişmeler, Örgütsel karmaşıklık, İnsan ilişkileri, Atama ve terfiler ise eğitim ihtiyacının ortaya çıkmasına yol açan diğer unsurlardır.

31. Eğitim İhtiyacı Analizi • İşletme Sonuçları = Eğitim x Çalışma Ortamı • Bu nedenle, • Üst yönetimin sürekli eğitimi benimseyerek, örgütsel kültürün bir parçası haline getirmesi, • Mevcut personelin bilgi ve beceri düzeyinin sürekli yükseltilmesi, • İhtiyaca yönelik eğitimlerin gerçekleştirilmesi, • Eğitimin, somut işletme hedeflere yönelik yapılması, • İşletmenin bütününde aşama aşama yapılması, • Eğitim için gerekli kaynakların sağlanması, • Yeterli zaman diliminin ayrılması gerekir.

32. Eğitim İhtiyacı Analizi Eğitim açığı (ihtiyacı), bir işin gerektirdiği bilgi ve yetenek ile işi yapan kişinin sahip olduğu bilgi ve yetenek arasında işgören aleyhine var olan fark olarak tanımlanabilir. Sadece bugün ile sınırlandırılmamalıdır. Gelecekle ilgili bir durum da ortaya çıkabilir…

33. Eğitim İhtiyacı Analizi • İşletme açısından, • İşe yeni başlayan personelin işe alıştırılması, • Yetersizliklerden arınarak işletmenin faaliyetini devam ettirmesini sağlaması, • Becerikli ve nitelikli bir işgücünün geleceğe hazırlanması, • Ekonomik, sosyal ve hukuki gelişmelere ayak uydurulması, • İşletme personelinin potansiyelini kullanmak için motivasyon sağlaması, • Kamuoyunun saygınlığının ve güveninin kazanılması gibi yararlar sağlar.

34. Eğitim İhtiyacı Analizi • Personel açısından, • Personelin yetersizliğinin giderilmesi, • Daha iyi ve cazip bir işin hazırlanması, • Planlı bir kariyer yolunun takip edilmesi, • Personelin işletme ile bütünleştirilmesi, • İlişkilerin iyileştirilmesi gibi yararları mevcuttur.

35. Personelin Eğitim İhtiyacı

36. Eğitim İhtiyacı Analizi Süreci

37. Eğitim İhtiyacı Analizi Süreci

38. Personel İçin Performans Standardı Eğitim İhtiyacı Analizi Süreci Personelin Performans Açığı Personelin Mevcut Performansı Eğitimle Kazanılacak Bilgi ve Beceri Eğitimle Kazanılamayacak Bilgi ve Beceri Eğitimin Odaklandığı Kısım

39. Eğitim İhtiyacı Analizi Süreci Eğitim İhtiyacı Şimdi Olması Gereken Performans + Gelecekte Olması Gereken Performans + Gelecekteki Yatırımlarla İlgili İhtiyaçlar - Mevcut Performans = • MEVCUT DURUM • İşletme performansı • İşlerin gerçekleşme düzeyi • Personelin performansı • OLMASI GEREKEN DURUM • İşletmenin hedeflediği standartlar • İşlerin başarı standardı • Personel için başarı standardı Eğitim Açığı

40. Eğitim İhtiyacı Analizi Süreci

41. Eğitim İhtiyacı Analizi • Eğitim ihtiyacı analizine ön hazırlık aşamasında, • Muhtemel sorunların farkında olunmalıdır. • Bilgi edinimi esnasında birden çok yöntem kullanılmalıdır. • Bir iş hakkında bilgi toplanırken mümkün olduğunca farklı gruplardan görüş alınmalıdır. • Elde edilen bilgiler kaydedilerek sonraki eğitim uygulamaları için saklanmalıdır.

42. Eğitim İhtiyacı Analizi • Eğitim ihtiyacı analizinde kullanılacak ölçütler, • Tepe yönetimin katılması, • Personelin katılması, • Yeterli zamanın ayrılması, • Mali destek sağlanması, • İlgili ve ölçülebilir bilgi edinilmesi, • Ön analiz planının hazırlanması, • Ön analiz sonrası geribildirim yapılması biçimindedir.

43. Eğitim İhtiyacı Analizi • Ön araştırmalar kısmında, • İşletmenin stratejik planları gözden geçirilir. • Gelecekteki ihtiyaçları analiz edilir. • Mevcut başlıca sorunları tespit edilir. • Analiz düzeyine karar verilir.

44. İşletme Düzeyinde Analiz • İşletme düzeyinde analiz aşamasında, • Çevre faktörlerinin değişim durumu, • Değişen çevre faktörlerinin işletme ve çalışanların bilgi, beceri ve tutumlarına etkisi, • Genel kârlılık düzeyi, • İyileştirme ve geliştirme alanları, • Kâr, gelir ve maliyet unsurları, • Kaynakların, strateji, yapı ve kültürle uyumu, • Çevreyle uyum düzeyi, • Bilgi ve beceri yönünden işletmenin güçlü ve zayıf yönleri, • Yönetim becerileri, kariyer planları ve eğitim sistemleri incelenir.

45. İşletme Düzeyinde Analiz • İşletme düzeyinde analiz aşamasında, • Misyon, vizyon, strateji ve amaçları analiz edilir. • Politik, yasal, ekonomik, teknolojik, demografik, uluslar arası, sosyokültürel, ekolojik çevre unsurları incelenir. • İşletmenin etkinlik ve verimlilik düzeyleri analiz edilir. • İşgücü maliyetleri, üretim, satış, kalite, esneklik, tatmin, yenilik, vb. • İşletme kültürü ve iklimi analiz edilir. • Devamsızlık, işgücü devir oranı, şikayet oranı, kaza sıklığı, öneri sisteminin etkinliği, vb. • İnsan kaynakları sistemi incelenir.

46. İş Düzeyinde Analiz • İş düzeyinde analiz aşamasında, • İş analizleri gerçekleştirilir. • Soru formu, (göz, video, vb. aracılığıyla) gözlem, görüşme gibi tekniklerinden bir ve/veya birkaçından yararlanılarak iş analizi yapılır. • İş tanımları ortaya çıkarılır. • İş gerekleri belirlenir. • Kişisel, bedensel, zihinsel, yönetsel yetenekler ortaya konur. • Deneyim, sorumluluk ve çalışma koşulları tespit edilir. • İş tanımlarından ve/veya iş gereklerinden eğitim ihtiyaçları belirlenir.

47. İş Düzeyinde Analiz • İş düzeyinde analiz aşamasında, • İş analizleri gerçekleştirilir. • Yerine getirilmesi gereken görevler, • Görevler yerine getirilirken içinde bulunulan koşullar, • Hangi sıklık ve zamanlarda görevlerin yapıldığı, • Nitelik ve nicelik bağlamında gerekli performans düzeyi, • Görevleri yerine getirebilmek için gerekli bilgi ve beceri, • Söz konusu becerilerin en iyi nerede ve nasıl kullanılacağı incelenir.

48. Bölümler Düzeyinde Analiz • Bölümler düzeyinde analiz aşamasında, • Personelin eğitimleri, mesleki bilgi, yetenek ve beceri durumları, • Mevzuata hakim olma dereceleri, özellikle hangi mevzuat konularını yakından bilmeleri gerektiği, • Sık yapılan yanlışlar ve hatalar, • Personelin istatistik ve raporlama sistemleri konusundaki yeterlilikleri, • Mesleki açıdan hangi bilgilerin kendilerine sürekli olarak verilmesi gerektiği soruşturulur.

49. Unvan Grupları Düzeyinde Analiz • Unvan grupları düzeyinde bakıldığında, • Yöneticilerin, yönetim becerilerini geliştirme, mesleki ve teknik gelişme, sosyal ve kültürel gelişme ve kişisel gelişme ilgili eksikleri olabilir. • Bu konudaki ihtiyaç belirtileri, • Aldığı ve beklediği sonuçlardan tatmin olmama, • Akran ve meslektaş eleştirileri, • Akran ve meslektaşların öne geçmesi ve bu konuda pasif kalma, • Meslektaşları ile rekabet ve arayı açma isteği, • Sektörde ve piyasada lider olma isteği biçiminde gözükür.

50. Unvan Grupları Düzeyinde Analiz • Unvan grupları düzeyinde bakıldığında, • Profesyonellerin ve teknik uzmanların eğitim ihtiyacı da yöneticilere benzer bir yapı arz eder. • Hangi grup daha öncelikli? • Hangi tür eğitim biçimi uygun? • Büro personeli ise başarı gerekleriyle doğru orantılı biçimde eğitim almalıdır. • Okuma, yazma, konuşma/dinleme, matematik, sayı algısı, klavye kullanma, kelime işlemci, tablolama yazılımlarının kullanımı, vb.