Cilji organizacije VI. EYOF 2003

1. 5. konferencaVODENJE IN ORGANIZACIJA DOGODKOVTuristične, kulturne in zgodovinske prireditve*Športni in rekreacijski dogodkiVI. EYOF Olimpijski festival evropske mladine, Bled 2003Pripravil: Tim Farčnik, SI SPORT d.o.o.Event management 2006Bled, hotel Park15. junij 2006

3. Cilji organizacije VI. EYOF 2003 • razvoj vseh športnih panog, ki so na programu EYOF 2003; • razvoj drugih športov, ki so vezani na centre, kjer se bodo vršila tekmovanja; • turistično ponudbo Bleda, Gorenjske in Slovenije; • večjo prepoznavnost Gorenjske in Slovenije; • prepoznavnost in ugled OKS - ZŠZ in vladnih institucij pred EOC; • dobro spremljanje gledalcev, predvsem mladine in s tem pozitiven odnos mladine do športa.

4. Posebnosti organizacije VI. EYOF • bližina namestitev vseh udeležencev; • bližina tekmovališč in organizacija prevozov; • upoštevanje protokolov pri komunikaciji z nacionalnimi olimpijskimi komiteji, ki se nanašajo predvsem na izbiro kandidatov, prijavo udeležencev ter logistiko na prireditvi; • upoštevanje olimpijskih protokolov pri organizaciji in izvedbi otvoritvene in zaključne slovesnosti; • olimpijski simboli; izvedba potovanja olimpijskega ognja, posebej za to priložnost prižganega v Atenah; • poudarek je na druženju mladih, zato je potrebno pripraviti vrsto aktivnosti v okviru spremljevalnih aktivnosti.

5. Izzivi organizacije VI. EYOF • zagotovitev finančnih sredstev za organizacijo; • izvedba prireditve z omejenimi finančnimi sredstvi, kar od organizatorjev zahteva precejšnje angažiranje na področju racionalizacije sredstev; • racionalizacija sredstev posledično zahteva večjo angažiranost na vseh organizacijskih področjih, prevzemanju nalog, ki bi jih lahko opravili pogodbeni partnerji ter dobro načrtovanje organizacije s kar najmanj presežki.

6. Potek pridobitve organizacije • Olimpijski komite Slovenije - Združenje športnih zvez in Občina Bled sta na Evropski olimpijski komite vložila kandidaturo za izvedbo zimskega OLIMPIJSKEGA FESTIVALA EVROPSKE MLADINE (EYOF) 2003 v Sloveniji. Medsebojne obveznosti sta opredelila s sporazumom (6 in 7.10.1999), pridobila ustrezno predhodno soglasje Ministrstva za šolstvo, znanost in šport. • Evropski Olimpijski komite (EOC) je 13. novembra 1999 na generalni skupščini v Pragi Sloveniji zaupal organizacijo VI. EYOF - Olimpijskega festivala evropske mladine. • Po uspešno izvedeni kandidaturi je bilo na podlagi 52. in 53. člena ZAKONA o športu in SKLEPA o postopku za kandidiranje in organiziranje velikih športnih prireditev v Republiki Sloveniji (UL št. 64 z dne 26.11.1993), pridobljeno soglasje Ministrstva za šolstvo in šport k izvedbi prireditve. • Olimpijski komite Slovenije – Združenje športnih zvez, Občina Bled in Evropski olimpijski komite so 29. junija 2001 v Portorožu podpisali Pogodbo o medsebojnih pravicah in obveznostih pri organizaciji in izvedbi EYOF 2003.

7. Organizacija • Organizacijski odbor VI. Olimpijskega festivala evropske mladine, v katerem so svoje interese združevali naslednji partnerji: • Olimpijski komite Slovenije z nacionalnimi panožnimi športnimi zvezami, katerih športi so na programu iger • občina Bled • Ministrstvo za šolstvo, znanost in šport • občine gostiteljice EYOF 2003 • Izvršni odbor (Predstavniki lokalnih skupnosti in športni pododbori) • Koordinacijska skupina EYOF 2003, ki je projekt usmerjala in tudi operativno vodila. • Skupaj pa je bilo v organizacijo vpetih 755 delavcev. • Organizacija je potekala na podlagi sprejetega Poslovnika in nalog različni delovnih področij.

8. Delovanje organizacije • Organizacijske odbor združuje predstavnike partnerjev, ki formalno potrjujejo sklepe Izvršnega odbora. • Operativno je projekt vodila Koordinacijska skupina, ki je usmerjala delo Izvršnega odbora: • Izvršni odbor je sestavljen iz dveh delov Pododborov, ki so zadolženi za izvedbo posameznih tekmovanj ter centralnih logsitičnih služb: akreditacij, namestitev, transporta, prehrane, protokola in slovesnosti, kulturnih dejavnosti, NOC asistentov, programov in urnikov, tehnične podpore in varnosti združena v okviru Pododbora za logistiko.

9. Komunikacija z udeleženci • EYOF IAS • Osnovne funkcije EYOF IAS: • Informacije nacionalnim olimpijskim komitejem, • številčna prijava delegacije (Entry by number), • prijava na seminar šefov misij, • akreditacijski obrazec, • imenska prijava delegacije (Entry by name), • podatki o transportu, • obrazec o frekvencah in obrazec o orožju. • Vstop je bil omogočen preko Extraneta

10. Izzivi organizacije: • pridobitev pravočasnih informacij o skupnem številu udeležencev in spremljevalcev, o datumu in načinu prihoda (z vidika prevoza številčne športne opreme na prizorišča), plana prevozov do prizorišč, rezervacije hotelov, plana treningov, … • ureditev formalnosti za udeležence, ki so potrebovali vstopne vize • vnos orožja za biatlon • sprejem udeležencev in priprava akreditacij • prevoz športne opreme na prizorišča • priprava štartnih list in posredovanje rezultatov • pridobitev podatkov o uporabi frekvenc za radijske zveze in njihova uskladitev na posameznih prizoriščih

11. Sestanek vodij misij • NOC asistenti: • Razdeljeni v tri skupine: • (1.) študentje gostinstva so pomagali pri zagotavljanju prehrane na prizoriščih in oskrbi VIP prostorov • (2.) študentje turizma, so delali kot asistenti vodij delegacij in so skrbeli za pretok informacij med Glavno pisarno in ekipami • (3.) ostali pa so pomagali v različnih področjih logistike. • Informacijski centri v vseh hotelih.

12. Vključenih 128 študentov in sicer: • 46 jih je bilo vključenih v pripravo prehrane, skupaj opravili 2760 delovnih ur; • 82 pa jih je opravljalo delo asistentov in so skupaj opravili 7360 delovnih ur. • Delo je nadziralo in koordiniralo 10 predavateljev. Izzivi organizacije: • medsebojna povezanost posameznih področij organizacije • usklajenost delovanja pododborov za izvedbo tekmovanj, zlasti v enotnem nivoju organizacije, informacijskem sistemu, napovedovalcih, dostopih, prehrani in podelitvah cvetja • ustrezna usposobljenost NOC asistentov

13. Finance in marketing • Tržno manj zanimiv dogodek • Sponzorji OKS – ZŠZ • Povečanje marketinških možnosti s pomočjo sponzorjev OKS – ZŠZ • Skupni prihodki so 243.375,134,99, skupni odhodki pa 243.280.215,44, ostanek je torej + 94.919,55.

14. Akreditacije • Skupaj je bilo izdelano 2939 akreditacij: • 1338 akreditacij za športnike in spremljevalce, • 182 akreditacij za novinarje in fotografe, • 75 akreditacij za tehnične delegate in sodnike, • 138 akreditacij za visoke goste, • 17 akreditacij za visoke predstavnike EOC, • 5 za predstavnike Mednarodnega olimpijskega komiteja ter • 1184 za potrebe Organizacijskega odbora in pododborov. Eyof 2003 se je udeležilo 1242 udeležencev iz 41 evropskih držav. Skupaj je bilo podeljenih 64 kompletov medalj, katere so osvojili predstavniki devetih držav.

15. Transport • a. letalo 15 držav • b. lastno prevozno sredstvo 26 držav Njihova oprema se je na letališču razdelila v tri sklope: • oprema biatloncev in tekačev, ki je bila odpeljana direktno na Pokljuko, kjer je imela vsaka reprezentanca svoj prostor za shranjevanje in pripravo smuči • oprema hokejistov je bila dostavljena v Športno dvorano na Bledu in sicer v garderobo, ki so jo udeleženci uporabljali do zaključka tekmovanja • oprema alpskih smučarjev, skakalcev ter nordijskih kombinatorcev je bila dostavljena do prostora za shranjevanje in pripravo smuči na Bledu (bodisi v hotelski prostor bodisi v kontejnerje ob Športni dvorani)

16. Gostje Za potrebe prevozov gostov, ki so imeli pravico do individualnega prevoza (oznaka T na akreditaciji) je bilo angažiranih: 22 osebnih vozil, ki so skupaj opravili 196 prevozov.

17. Transportni sistem med festivalom Transport EYOF 2003 je potekal v dveh nivojih in je bil razdeljen v dve glavni skupini: • Transport udeležencev – tekmovalcev in spremljevalcev imenovan A- Athlets system • Transport ostalih udeležencev, gostov in novinarjev Shuttle system • Transportne linije so bile označene po prizoriščih in sicer: • Kranjska Gora in Stari Vrh rdeča • Pokljuka zelena • Planica oranžna • Jesenice modra V ta segment prevozov je bilo vključenih naslednje število avtobusov: Za transport je skrbelo 27 avtobusov dnevno.

18. Izzivi organizacije: • predvidevanje potreb po prevozih na prizorišča v obeh sistemih prevozov • predvidevanje in usklajevanje potreb prevozov z ostale goste • logistika prihodov • prevoz opreme • racionalizacija dnevnih potreb po prevozih glede na dejstva, da so nekateri udeleženci za prevoz uporabljali tudi lastna prevozna sredstva

19. Namestitve in prehrana Vsi udeleženci in gostje povezani z festivalom so bili nastanjeni v devetih hotelih na Bledu v radiju 500 metrov. • EYOF vas Aktivni udeleženci in spremljevalci, teh je bilo 1242 je bilo nameščenih v osmih hotelih na Bledu. Skupaj so med med 25. in 31. januarjem ustvarili 8037 nočitev, s povprečno dobo bivanja 6,471 dni.

20. Izzivi organizacije: • ker udeleženci plačajo kotizacijo pod dnevih (70 USD /dan) izziv predstavlja tudi takšna izvedba programa, da delegacije držav v celoti bivajo na prizorišču ves čas festivala • udeleženci lahko obidejo uradno službo za namestitve in si sami poiščejo namestitve. Izziv tako predstavlja udeležencem ponuditi sprejemljivo ceno, ustvariti zadovoljivo razliko v ceni, kot pomemben del prihodkov ter rezervirati ustrezno število namestitev. • uskladitev časov obrokov s programom tekmovanj ter upoštevanjem posebnih potreb zgodnjih zajtrkov tehničnega osebja (serviserjev) in poznih večerij hokejistov in umetnostnih drsalcev.

21. udeleženci so imeli v času treningov in tekmovanj kosila na prizoriščih. Izziv organizacije predstavlja organizacija kosil na prizoriščih - kosila so se pripravljala v Hotelu Astoria in vozila na prizorišča. Izjemnega pomena je ocena o potrebnem številu obrokov. Pri pripravi in postrežbi je sodelovalo 5 predavateljev in 46 študentov, ki so skupaj pripravili 3180 obrokov. • Menuji so bili v vseh hotelih enaki, pripravljeni na podlagi diplomskih nalog dveh študentov gostinstva na Višji šoli za gostinstvo in turizem na Bledu ter preverjenih na skupnih pripravah slovenskih športnikov kandidatov za nastop na EYOF 2003 na Bledu.

22. Olimpizem in kultura • Popotovanje EYOF ognja (Torch Relay) • Spremljevalni program: • EYOF klub • Razstave • Mini olimpijska vas • Drsališče na prostem • Mini sankališče in smučišče • Dvig za balonom pokrovitelja podjetja BTC d.d. • Polhov brlog: polhova okrepčevalnica s hrano in pijačo, olimpijsko obarvana suvernirnica • Foto time fotograf je udeležence v posebnem ambientu slikal skupaj z maskotami • Olimpijska knjiga vtisov vpis in zapis v olimpijsko zgodovino

23. Zabavni program • Pozdrav in sprejem olimpijskega ognja • Krompirjeva in Poštna točka • Tv EYOF • EYOF kino • Polhov frizerski salon • Internet caffe

24. Ostala področja organizacije • Protokol • Zdravstvo • Anti-doping testi • Varovanje

25. Mediji • Tiskovno središče • Časopis EYOF 2003 • Televizije in produkcija • Sodelovanje z mrežo lokalnih TV postaj • Sodelovanje s TV Slovenija

26. Promocija • na generalnih skupščinah EOC • na velikih športnih tekmovanjih • Na turističnih borzah • Partnerskih medijih OKS • Akcija 50 jumbo plakatov

27. 5. konferencaVODENJE IN ORGANIZACIJA DOGODKOVTuristične, kulturne in zgodovinske prireditve*Športni in rekreacijski dogodkiVI. EYOF Olimpijski festival evropske mladine, Bled 2003Pripravil: Tim Farčnik, SI SPORT d.o.o.Event management 2006Bled, hotel Park15. junij 2006