Retours sur la 1ére journée nationale de L’IDENTITOVIGILANCE à Besançon le 27 janvier 2009

1. Retours sur la 1ére journée nationale de L’IDENTITOVIGILANCEà Besançon le 27 janvier 2009 BREST le 30 avril 2009 Rozenn REBOUR Solange KERMARREC

2. Définition • Système de surveillance et de prévention des erreurs et des risques liés à l’identification des patients : • pour fiabiliser l’identification du patient et les documents le concernant • pour contribuer à la qualité de la prise en charge du patient • Vigilance non réglementaire

3. Les objectifs de la journée • Présenter un large panorama des connaissances sur les questions d’identité et règles en vigueur • Favoriser le dialogue autour des pratiques et des organisations • Faire émerger les attentes pour une démarche qualité par l’ensemble des acteurs concernés • Dans un contexte de certification V2010 (Pratique Exigible Prioritaire)

4. Organisation de la journée • 330 participants • Matinée: conférences plénières: • identification du patient/ état civil, projet INS, carte vitale 2, le registre de l’assurance maladie • Le point de vue de la CNIL • Les recommandations de bonnes pratiques (HAS/GMSIH)

5. Organisation de la journée • Après Midi • 2 Ateliers thématiques: • Organiser les processus d’IDTV: • Le point de vue des patients • Définir une charte régionale et la décliner localement • Un panorama des pratiques en IDV(GMSIH) • Les outils de l’IDTV: • Comment mettre en place une politique IDTV • Présentation d’un logiciel de repérage des anomalies

6. Le contexte • La certification met l’Identitovigilance au rang des PEP • Les erreurs d’identité représenteraient 10% des évènements indésirables liés à l’activité de soins • Un manque de sensibilisation du personnel et des patients? • Dans un contexte d’informatisation des données de plus en plus complexe

7. Gestion des risques, Qualité, Vigilance Sécurité des soins Droits du patient Qualité des soins Identification fiable du patient Sécurité des échanges Continuité des soins Informatisation Intégration des SI Coopération entre professionnels de santé Sécurité des échanges d’informations patients Coordination des soins intra/inter réseaux Nouvelles opportunités : les dossiers partagés

8. 2 facettes dans l’Identitovigilance • Donner la bonne identité au patient • Recueil des identités • Gestion des anomalies ( doublons/collisions) • Le bon geste au bon patient • Vérification de l’identité à toutes les étapes de la prise en charge

9. Identitovigilance Réglementation et recommandations

10. L’Identitovigilance: une Pratique Exigible Prioritaire • Les enjeux: • Qualité, sécurité et continuité des soins. • Acte à risques: • Conséquences potentiellement graves (voire décès) des identifications • Une PEP: • Thématique jugée essentielle • Positionnement des EV systématique • Non atteinte du niveau de conformité = décision de certification péjorative voire non certification.

11. De la V1 à la V2007 • La V1(1998-2005) • Référence OPC 7a: l’identification du patient est assurée aux différentes étapes de la PEC • La V2 (2005-2008) • Référence 22 : une identification fiable et unique du patient est assurée • a,b,c :Une politique d’identification, des procédures de contrôle, rapprochement des données entre établissement • V2007(2008-2012) • Critère 18b: 3 éléments d’appréciation: politique formalisée, organisation en vue de la diffusion et mise en œuvre des procédures, information et formation des professionnels

12. Critère 15a: PEP Identification du patient à toutes les étapes de sa prise en charge

13. Le niveau E1: prévoir • Fiabiliser à toutes les étapes: • Une politique d’identification et de rapprochement d’identités (moyens techniques, chartes. • Des rôles, des responsabilités ( une cellule IDV identifiée • Des procédures (contrôle de l’identité dans la base) • Formalisation du fonctionnement en mode dégradé

14. Le niveau E1 (suite) • Protocole standard de vérification systématique dans les unités de soins, avant la réalisation d’actes à risque. • Modalités d’implication du patient (support de sensibilisation) • Outil de suivi et d’évaluation: tableau de bord d’indicateurs de signalement et gestion des erreurs d’identification, audit des pratiques.

15. Le niveau E2: mettre en oeuvre • Les personnels de l’accueil…et professionnels de santé sont formés… • Programme validé de formation aux procédures et protocoles, taux de formation des personnels administratifs et cadres de santé • Sensibilisation par journal interne, campagne d’information…

16. Le niveau E3: Évaluer, analyser, améliorer • La fiabilité de l’identification…. est évaluée à périodicité définie…les erreurs analysées… • Rapport annuel de la cellule IDV • Rapport d’audit des pratiques (administratifs et professionnels de santé) • Support de recueil des erreurs ou presqu’erreurs d’identification dans les secteurs de soins ( activités cliniques et médico technique) • Documents d’analyse des écarts • Actions d’amélioration, supports du retour d’expérience, impact • Documents de benchmark

17. Le bloc opératoire: Une PEP • La HAS adopte la check-list adaptée du programme OMS (Safe surgery safes lives)dans la V2010. • Un critère exigible à partir du 1er janvier 2010 • Validation de procédures au cours des 3 étapes critiques de l’anesthésie • Identification pré opératoire du patient par l’équipe chirurgicale en charge de l’intervention.

18. Concrètement …..comment

19. Définir une démarche d’amélioration • Un volet organisationnel (pilotage)AGI • Un volet technique (opérationnel)CIV • Un état des lieux (GMSIH) • Une politique d’identification déclinée en charte, dans une organisation donnée. • Un suivi par des indicateurs, signalement et analyse des dysfonctionnements • Formation/information des personnels

20. Un état des lieux: le GMSIH • L’évaluation BREC(bilan retour expériences et conseil) • Un audit hospitalier • Bilan du SIH et préconisations d’amélioration • Le référentiel: 7 thématiques dont l’identification du patient

21. Les résultats des ES • 44 établissements audités (20 en 2008) • Le référentiel version 2008: • Tout patient a un identifiant unique • Une autorité de gestion de l’identification est active et pérenne • La politique de l’identification est gérée à l’échelle de l’établissement • La politique de rapprochement est gérée à l’échelle de l’établissement • Une cellule d’IDV est active et pérenne • L’identification du patient est gérée au quotidien

22. Les résultats qualitatifs 2008 • La gestion de l’identité se fait mais pas toujours de manière systématique • Une majorité de personnes sensibilisées à la question de l’Identitovigilance • Très souvent les processus sont dépendants des personnes (« bonnes volontés » • De nombreux cas de CIV ayant existé mais actuellement « dormantes » • Ou de CIV crées mais non actives • Absence fréquente de formalisation

23. Une cellule d’Identitovigilance Pourquoi? Comment? Les outils?

24. Une Identité Traits stricts nom de naissance nom marital prénom date de naissance sexe carte d’identité +++ Article L162-21 du CSS Traits étendus lieu de naissance (code postal et ville) noms des parents (mineurs) Traits complémentaires adresse n° téléphone médecin traitant personne à prévenir adresse de vacances n° de SS situation familiale médecin qui adresse... • Recueillir un minimum d’informations sur le patient • Utiliser ces informations comme critères pour toutes activités de soins autour du patient • En étant sûre de la fiabilité et la qualité de cette identité

25. Les Anomalies TOUT DOIT ETRE TRACE Traitement médical manuel Utopique de tout faire en automatique 2 identifiants (ou plus) concernent une même personne 1 identifiant unique est attribué à 2 personnes (minimum)

26. Les acteurs • L’Autorité de Gestion de l’Identification (AGI) • Instance décisionnelle, se réunit 2 fois par an • Valide la politique d’identification et ses modifications • La Cellule d’Identito-Vigilance (CIV) • Groupe opérationnel, échange direct entre acteurs • Applique au quotidien la politique, utilise des outils de gestion des identités

27. L’Autorité de gestion (AGI) • Détermine la politique d’identification au sein de l’Etablissement • Définit et alloue les moyens à mettre en œuvre • Adapte l’organisation • Contrôle la conformité de la mise en œuvre de la politique par la cellule d’identitovigilance • Décide des évolutions à apporter à la politique d’identification

28. L’Autorité de Gestion (AGI) • Composée de représentants de : • Direction de l’établissement • Médecin du DIM • Collège du DIM • Commission mixte d’établissement • Direction des systèmes d’information • Représentants de la cellule d’identitovigilance • Toute autre personne qualifiée • Fonctionnement : • Réunion trimestrielle • Tableaux de bord de suivi de la qualité de l’identification

29. La Cellule d’Identitovigilance • Met œuvre la politique d’identification définie par l’AGI • Gère au quotidien les problèmes liés aux actions d’identification du patient • Alerte l’AGI sur les éventuels dysfonctionnements dans la mise en œuvre de la politique d’identification • Elabore les indicateurs qualités pour l’AGI • Elabore les règles de gestion concernant les services • Rédige les manuels de procédure • Traite les doublons et les collisions • Seule compétente pour établir avec certitude l’identité d’une personne physique

30. La Cellule d’Identitovigilance • Composée de représentants de : • Médecin du DIM • Direction des systèmes d’information • Représentant du bureau des entrées • Représentant de chaque service concerné par l’identification • Toute autre personne qualifiée • Fonctionnement : • Réunion hebdomadaire • Système de permanence par un ou deux membres

31. une CIV : Comment ? • Groupe projet = cœur de la réussite du projet • Choisir le chef de projet • Ajouter des acteurs de toutes les fonctions (pas plus de 15 personnes), même qq réticents • Avoir une idée du futur responsable de la CIV et l’inclure • La motivation • Utilisation des outils du GMSIH • Communiquer : DG + CME • Calendrier du projet • Serré mais réaliste, 6 mois avec environ 10 réunions • Temps dédié pour le chef de projet

32. Missions d’une CIV • Correctives : problème d’identification répétés, gênants (doublons non corrigés …) • Préventives : bonnes pratiques, certification … • Mise en place d’une CIV souvent car l’Établissement s’aperçoit de l’ampleur des « dégâts »

33. Les outils de la CIV Pour les doublons et les collisions : DETECTION FUSION OUTILS ORGANISATION Moyens humains Requêtes/logiciel

34. Les outils de la CIV • PREVENIR • Sur les erreurs de saisie • Élaboration de procédures • Charte d’identification du patient

35. La charte d’identification Elle comprend: • Le périmètre de la politique : • L’entité juridique responsable • Les modes de prise en charge • Les acteurs concernés • Le système d’information • Les instances à mettre en place • La responsabilté des acteurs • L’identité au sein du domaine • Les procédures • Les services d’identification • La distribution des droits d’accès • La sécurité des données • Les indicateurs qualité • Les actions de formation

36. Les outils de la CIV • GUERIR • Au coup par coup : ce n’est pas efficace • Au quotidien : traitement automatique régulier • Ex : contrôler les créations d’identité de la veille par rapport à la toute la base (prendre toute la base et ne pas exclure les décédés) • 2 types de doublons : • Potentiels • Avérés • Gérer les candidats exclus (homonymes)

37. En synthèse • Un niveau institutionnel/ pilotage • Impulser la démarche • Mise en place de la CIV (définition d’une charte, audits, analyse des dysfonctionnements, suivi des indicateurs…) • Lien avec le territoire, la région… • Un niveau opérationnel: • 2 axes de travail: • Une approche administrative:détection et correction des anomalies,formation du personnel administratif en place et nouveaux arrivants • Une approche soignante:vérification de l’identité, le signalement des EI, la sensibilisation et formation au personnel, l’information au patient)

38. Pour que ça fonctionne…. • Un travail au quotidien (dépister de manière systématique et très tôt dans la chaîne) • L’identification: un métier (les identités crées aux urgences devraient être validées le lendemain) • Pérenniser les dispositifs (CIV, procédures) • Appui de la direction (une politique sur le présent et le court terme à réviser régulièrement)

39. Mais…. Ne pas oublier • Les données du patient sont des données sensibles CNIL/INS/DMP • Aspect éthique et attentes du patient à prendre en compte

40. Les attentes des patients • Un représentant des usagers: • Crainte que l’identitovigilance soit considérée comme une problématique mineure: Elle est prioritaire et transversale pour toutes les vigilances • Pour tous les ES: • Développement d’une culture de l’IDV • Utilisation de tous les outils validés. • Respect de l’enveloppe budgétaire allouée à la confidentialité et sécurité des données. • Souhait que la HAS impose des EPP sur identitovigilance

41. Sur le territoire sanitaire 1

42. IDENTITOVIGILANCE SUR LE TERRITOIRE 1

43. Sous groupe « services de soins » • Actuellement une prévention qui s’appuie le plus souvent sur des recommandations informelles basées sur le bon sens des soignants et leur sens des responsabilités. • Des situations à risque qui nécessitent d’être bien identifiées, des CAT à formaliser: • Règles de base pour tous les patients • Procédure pour les patients non communicants

44. Sous groupe « doublons » • Listing de toutes les procédures existantes ou à formaliser • Mutualisation sur cette base mais difficulté de mettre en place une procédure commune d’identification (logiciels différents) • Une manière unique de demander une identité (création d’un mémo pour le territoire)

45. Adresses utiles • Journée de Besançon: www.identitovigilance.org • HAS: www.has-sante.fr • Etudes du GMSIH 2002: http://gmsih.fr • AFNOR : Bonnes pratiques de référence pour l’identification du patient BP S97-723, AFNOR