Uvod u upravljanje projektima

1. Uvod u upravljanje projektima

2. Projekt • Projekt je skup aktivnosti koji je određen specifičnim ciljevima koje treba postići u zadanom roku i unaprijed definiranim raspoloživim resursima. • Posebna organizacijska forma koja se formira po potrebi, s ciljem postizanja promjene, a uključujući relevantne dionike unutar i izvan organizacije koja vodi projekt 2

3. Projekt • Privremeno nastojanje poduzeto zbog stvaranja jedinstvenog proizvoda, usluge ili rezultata.

4. RESURSI- novac, ljudi CILJ- rezultati, kvaliteta ROK / TRAJANJE- raspored aktivnosti u vremenu Projekt Organiziran skup aktivnosti za postizanje specifičnih ciljeva unutar određenog vremenskog perioda i s određenom količinom resursa.

5. Karakteristike projekta • privremen • jedinstven • nije 100% predvidljiv

6. Klasičan posao i projektni rad • Sličnosti • Posao obavljaju ljudi. • Resursi su određeni i konačni. • Posao se planira, izvodi i kontrolira. • Razlike • Opis radnog mjesta • Kontinuirana aktivnost • Ponavljajuće • Standardiziran i propisan proces • Očekivani „tipični”rezultati • Stručna znanja • Opis uloge u timu • Privremena aktivnost • Ne ponavlja se • Razrađuje se tijekom projekta • Cilj je jedinstven rezultat • Područja znanja upravljanja projektom

7. Upravljanje projektima • Metoda upravljanja kojom se putem projekata ostvaruju potrebe i zahtjevi korisnika. • pet grupa procesa:

8. Upravljanje projektima • Upravljanje projektima je primjena znanja, tj. tehnika i alata, u projektnim aktivnostima kako bi se ispunila traženja od projekta.

9. Načini postizanja cilja • dobro uhodanim definiranim procesima • za ponavljajuće poslove • za kontinuirano ostvarivanje istih rezultata • za kontinuirano ostvarivanje očekivane razine kvalitete • projektno • za poslove kojima se uvode promjene • za ostvarivanje novih jedinstvenih rezultata

10. Procesi upravljanja projektima • Temeljni koncept: • ciklus: planiraj, radi, provjeri, reagiraj

11. Praćenje i kontrola Proces planiranja Proces iniciranja Proces zatvaranja Proces provedbe Pet grupa procesa upravljanja projektima: • Iniciranje/Definiranje okvira • Planiranje • Izvođenje/Provedba • Praćenje ikontrola • Zatvaranje/završavanje

12. Iniciranje • Započinje prepoznavanjem potrebe za projektom i nastavlja razradom ideje. • Razlozi mogu biti raznoliki, npr. • zahtjev klijenta za novom uslugom ili proizvodom • potreba organizacije • za ostvarivanjem novog proizvoda, usluge ili rezultata (istraživanja i sl.) ili • promjene na postojećim (poboljšanja funkcionalnosti, rada sustava i dr.) • Proces vodi predlagatelj, osoba koja je prepoznala potrebu za projektom. • Proces završava izradom formalnog dokumenta.

13. RESURSI- novac, ljudi CILJ- isporuke, kvaliteta ROK / TRAJANJE- raspored aktivnosti u vremenu Početna faza: Definiranje okvira • naručitelj i korisnik: • opisuje svojstva krajnjeg rezultata projekta • određuje ključne rokove • sredstva koja su na raspolaganju za projekt

14. RESURSI- novac, ljudi CILJ- rezultati, kvaliteta ROK / TRAJANJE- raspored aktivnosti u vremenu Balansiranje projektnim ograničenjima • naručitelj projekta određuje relativnu važnost među elementima

15. Početna faza: Definiranje okvira • započinje prepoznavanjem potrebe za projektom i nastavlja razradom ideje. • završava izradom okvira projekta • formalni dokument: • razni nazivi i formati: projektna povelja/The Project Charter projektni sažetak/Concept Note ugovor e-mail poruka • Izdan od strane pokrovitelja/naručitelja • Osigurava ovlasti voditelju projekta da krene u planiranje.

16. Okvir projekta Definira: • svrhu • ciljeve • očekivane ključne isporuke projekta • ključni rokovi • financijski okviri

17. Razlika između svrhe, cilja i isporuke • Svrha: definira pozitivnu promjenu- najčešće rješavamo neki problem, potrebu, ali može biti i inovacija koje će unaprijediti poslovanje ili povećati kvalitetu života • Cilj: definira mjerljivi rezultat • Isporuka: definira novi ili poboljšan proizvod, uslugu, proces, stanje Isporuka je sredstvo postizanja cilja.

18. SMART Projektni cilj treba imati/biti • Specific Goal • Measurable • Achievable • Relevant/Resources defined • Time - related • poseban, specifičan cilj • mjerljivi rezultati • izvediv plan • relevantan u odnosu na cilj/s definiranim resursima • određen u vremenu

19. Rad u grupama • Osmislite i razradite primjer projektnog okvira. • npr. • Svrha našeg projekta je ……… za korisnike………. • Cilj je …………….u vremenu od ............(u mjesecima ili godinama) s resursima (koliko kuna ili eura) • Isporuke su ………. • Evaluirat ćemo projektne okvire prema modelu SMART • Od čega ćete krenuti?????

20. Evaluacija rada u grupama • Specific Goal • Measurable • Achievable • Relevant/Resources defined • Time - related • poseban, specifičan cilj • mjerljivi rezultati • izvediv plan • relevantan u odnosu na cilj/s definiranim resursima • određen u vremenu

21. Planiranje • Planiranje određuje što treba napraviti, kako,tko, kada i s kojim resursima kako bi se ispunile prihvaćene i preuzete obaveze. • Planovi su temelj za praćenje i kontrolu. • Pet je osnovnih elemenata procesa planiranja; razrađuju se: • ciljevi i isporuke, WBS, raspodjela odgovornosti, vremenski plan i temeljna osnova (budžet)

22. Koraci u planiranju • Razrađuju se: • Ciljevi i opseg isporuke • Dijagram poslova/aktivnosti - WBS • Raspodjela odgovornosti • Raspored aktivnosti u vremenu – Gantogram • Budžet Napomena:Redoslijed koraka je ključan.

23. Rad u grupama CILJEVI I OPSEG ISPORUKE: Opišite isporuke vašeg projekta. Što ulazi, a što ne u opseg isporuka projekta. SMART

24. Koraci u planiranju • Razrađuju se: • Ciljevi i opseg isporuke • Dijagram poslova/aktivnosti - WBS • Raspodjela odgovornosti • Raspored aktivnosti u vremenu – Gantogram • Budžet Napomena:Redoslijed koraka je ključan.

25. Iz WBS-a mora biti jasno koje su projektne isporuke, te kojim aktivnostima se realizira isporuka dekompozicija podijeliti ukupan posao na projektu u glavne cjeline – elemente/radne pakete/aktivnosti glavne cjeline u podcjeline (glagol radnje i rezultat) - aktivnosti/zadatke/podaktivnosti dalje u manje cjeline ... Najmanja cjelina u raspodjeli posla mora biti dovoljno mala da omogući kontrolu i preglednost. Dijagram poslova/aktivnosti WBS - Work Breakdown Structure

26. Primjer

27. Rad u grupama Razradite dijagram poslova za Vaš projekt. • Popišite sve poslove kojih se možete sjetiti • Grupirajte ih u radne pakete • Razradite strukturu poslova/aktivnosti • Upotpunite strukturu zadacima kojih se možete sjetiti Napomena: Razrada poslova nema poveznicu s vremenskom dimenzijom projekta!

28. Koraci u planiranju • Razrađuju se: • Ciljevi i opseg isporuke • Dijagram poslova/aktivnosti - WBS • Raspodjela odgovornosti • Raspored aktivnosti u vremenu – Gantogram • Budžet • Napomena:Redoslijed koraka je ključan.

29. shema raspodjele odgovornosti mora odgovarati dijagramu poslova - WBS-u svakoj, i najmanjoj, jedinici posla dodjeljujemo osobu koja je odgovorna za ostvarivanje plana Raspodjela odgovornosti za radne zadatke

30. Rad u grupama Svakom elementu dijagrama WBS dodijelite osobu koja će biti odgovorna za organizaciju provedbe. Napomena: Raspodjela odgovornosti u timu na projektu nema hijerarhijsku strukturu!

31. Koraci u planiranju • Ciljeviiopsegisporuke • Dijagramposlova/aktivnosti - WBS • Raspodjelaodgovornosti • Rasporedaktivnosti u vremenu – Gantogram • Budžet Napomena:Redoslijedkoraka je ključan.

32. Vremenski plan ili kalendar aktivnosti • vremenski plan projekta mora sadržavati: • - redoslijed po kojem se događaji odvijaju • - koliko će trajati • vremenski plan je nužan za kontroliranje projekta

33. grafički prikaz informacija o rasporedu aktivnosti (elementi iz WBS-a) u vremenu aktivnosti su navedene jedna ispod druge, a linija pored aktivnosti predstavlja trajanje i smještena je u gantogram na način da je vidljivo vrijeme početka i kraja aktivnosti olakšava planiranje raspodjele resursa pomaže prilikom praćenja realizacije Gantogram (Ghantt Chart/Bar Chart)

34. Primjer

35. Tijek izrade gantograma • polazni dokument: popis svih aktivnosti (elementi WBS-a) • Koraci u izradi: • procjena trajanja pojedine aktivnosti • raspoređivanje u vremenu prema redoslijedu odvijanja (međuzavisnosti) • izrada završnog prikaza

36. Životni ciklus projektaProject Life Cycle • Projekt može biti podijeljen u faze kako bi se lakše pratio. • Faze projekta zajednički čine životni ciklus projekta. • Faze uglavnom slijede jedna drugu i rezultat jedne faze ulazni su podaci za sljedeću. • Iznimno, faze se mogu preklapati(fast tracking). • Troškovi i angažirano osoblje je malo na početku, doseže vrhunac u sredini i naglo opada pred kraj projekta.

37. Životni ciklus projekta i životni ciklus upravljanja projektom: • Cijelim projektom, ali i svakom njegovom fazom,se može upravljati primjenom pet grupa procesa upravljanja: • kontinuirana razrada detalja tijekom projekta(progressiveelaboration)

38. Područja definiranja projekta • Opseg proizvoda (Product Scope) – karakteristike i funkcionalnosti projektne isporuke (proizvod, usluga ili bilo koji drugi rezultat) • Opseg projekta (Project Scope) – opseg posla izvršavanjem kojeg će se realizirati željeni proizvodi, usluge ili rezultati i postići definirani cilj • Opseg upravljanja projektom (Project Management Scope) – aktivnosti upravljanja projektom koje imaju za cilj osigurati uspješnost realizacije projekta

39. Praćenje i kontrola Proces planiranja Proces iniciranja Proces zatvaranja Proces izvedbe Pet grupa procesa upravljanja projektima: • Iniciranje • Planiranje • Izvođenje • Praćenje ikontrola • Zatvaranje/završavanje

40. Kontrolna točka predstavlja značajan događaj u tijeku projekta, npr. prepreka za odvijanje budućih aktivnosti ili oznaka za ostvarenje važnog rezultata. Kontrolna točka nema trajanje (zero duration). Osnova kojom se prati uspješnost provedbe projekta. Kontrolne točke / Milestones

41. Koraci u planiranju • Ciljevi i opseg isporuke • Dijagram poslova/aktivnosti - WBS • Raspodjela odgovornosti • Raspored aktivnosti u vremenu – Gantogram • Budžet • Napomena:Redoslijed koraka je ključan.

42. Budžet - temeljna osnova projekta • temeljna osnova može biti izražena u količini novca ili nekom mjerljivom jedinicom rada • sredstvo kontrole • omogućuje voditelju i članovima tima ocjenu uspješnosti

43. Financijski plan: • aktivnost kojoj pripada trošak • naziv troška • mjera za trošak / jedinica • jedinična cijena • količina • iznos troška • obrazloženje

44. Primjer

45. Izradite proračune vaših projekata Dovoljno je 3 primjera Rad u grupama

46. Sažetak projekta • Svrha - opisuje problem i ciljne skupine • Cilj/evi - opisuju specfično kako naš projekt doprinosi pozitivnoj promjeni koja rješava/sprječava problem • Isporuke - što ćemo realizirati da postignemo cilj (mjerljiv pokazatelj aktivnosti) • Aktivnosti - kako ćemo doći do isporuka kojima postižemo cilj (opseg našeg projekta)

47. Očekivani rezultati Indikatori ili mjerljivi pokazatelji se mogu odnositi na sve razine: Ciljevi programa na kojem se temelji natječaj Opći cilj(evi) projekta Specifični cilj(evi) projekta Aktivnosti

48. Rezultati Pokazuju: • da je ostvaren cilj • da je realizirana konkretna isporuka • da su implementirane sve aktivnosti Razni natječaji, razne interpretacije rezultata.

49. Primjer • održane četiri dvodnevne radionice • 20 kamenoklesaca prošlo obuku o marketingu i izvoznim strategijama • opremljene 4 radionice s 6 suvremenih strojeva za obradu kamena • povećana znanja i kompetencije obrtnika u poduzetništvu • ostvareni preduvjeti za povećanje izvoza tradicionalnih hrvatskih prozivoda od kamena

50. Projekti • Projekti su organizacijski oblik realizacije poslova kojima se • unaprijed planiranim aktivnostima • u zadanom roku i • s definiranim resursima treba postići • specifičan cilj kojim se ostvaruje • POZITIVNA PROMJENA!