Kapittel 3 Økonomisk styring og økonomifunksjonens rolle i bedriften

1. Kapittel 3Økonomisk styring og økonomifunksjonens rolle i bedriften • Læringsmål: • Bedriftsøkonomiens sentrale fagområder • Økonomiavdelingens plass i organisasjonen • De viktigste stillingene og deres sentrale arbeidsoppgaver • Den eksterne revisor BØK100 Bedriftsøkonomi 1

2. Bedriftens styringssløyfe • Bedriftens målsetting er profittmaksimering. • Forutsetning for måloppnåelse er konkrete mål, planer, gjennomføringsvilje og –evne. • Forutsetning for riktige valg og gode beslutninger er informasjon. = Den økonomiske informasjonen må tallfestes og presenteres i en form som muliggjør styringsmessige vurderinger og beslutninger av brukerne. BØK100 Bedriftsøkonomi 1

3. Bedriftens styringssløyfe Strategier Budsjetter og handlingsplaner Oppfølging og kontroll Gjennomføring Avviksanalyser Spesialanalyser Tiltaksplaner Registrering og rapportering Driftsregnskap Driftsrapporter A. styringsparam. BØK100 Bedriftsøkonomi 1

4. Økonomistyringssystemet • Økonomistyringssystemet består normalt av flere delsystemer som har til formål å: • Samle inn • Registrere • Behandle info om øk. hendelser • Analysere og • strukturere Slik at den kan formidles til økonomistyringssystemets brukere i et egnet format. BØK100 Bedriftsøkonomi 1

5. Oppdelingen av bedriftsøkonomiens sentrale deler Bilagsregistrering Lønnsomhetsberegninger Bedrifts- Investering Intern- Finans- økonomisk og (Drifts-) regnskap analyse finansiering regnskap Budsjettering Økonomisk styring og kontroll BØK100 Bedriftsøkonomi 1

6. Øk.styringssystemet • Økonomistyringssystemet er en del av virksomhetens totale infosystem og skal: • Ivareta intern kontroll med den økonomiske utviklingen • Fremskaffe ulik økonomisk informasjon som beslutningsgrunnlag • Tilfredsstille lovpålagte oppgaver i regnskapslov og skattelov BØK100 Bedriftsøkonomi 1

7. Kontoplanen • Helt grunnleggende i ethvert øk.st.system er kontoplanen som er en systematisk ordnet oppstilling av samtlige kontoer i et regnskap. • Skal øk.st.systemet muliggjøre styring, må utformingen av kontoplanen være slik at den gir den info som ønskes = veldig viktig å sette klare krav til utformingen av kontoplanen. • Dermed vil kontoplanen ha forskjellige nivåer; ett nivå som skal tilfredsstille lovpålagte oppgaver og flere nivåer som skal tilfredsstille intern info. BØK100 Bedriftsøkonomi 1

8. Kontoplanen forts. • Hver konto i kontoplanen identifiseres med en kode (kontokode). • Koden består av en rekke tall (kodestrenger). Tallene identifiserer til hvilke kontoer og til hvilke nivåer de øk.trans. skal registreres på. • Virksomhetens øk.transaksjoner som lar seg måle (tallfeste) og dokumentere, gir input til systemet. • Dokumentasjoner kaller vi bilag; eksterne og interne bilag. • I IT-baserte system registreres bilagene kun 1 gang gjennom påføring av en kontokode. BØK100 Bedriftsøkonomi 1

9. Regnskapssystemet • Alle regnskapssystem består av noen faste transaksjonssystemer som inngår i finansregnskapet: • Kassedagbok = her skal alle transaksjoner bli registrert. • Kunde- og leverandørreskontro = viser hva kundene til enhver tid skylder bedriften og hva bedriften skylder sine leverandører = mellomværende. • Hovedbok = alle transaksjonene blir summert eller aggregert på sine respektive kontoer. BØK100 Bedriftsøkonomi 1

10. IT-baserte øk.løsninger • Dagens IT-baserte økonomiløsninger gir i tillegg virksomheten muligheter for å intergrere: • Budsjettene som danner grunnlag for oppfølging og kontroll med utviklingen • Driftsregnskap • Betalingsstyring / likviditetsstyring • Registrering av innkommende ordre • Planleggingssystemer • Systemer for fakturering • Lagerstyring • Lønn = Et helhetlig og integrert økonomisystem som dessuten har en stor oppgave i å fremskaffe god og relevant info til støtte for ledelsens beslutninger BØK100 Bedriftsøkonomi 1

11. De bedriftsøkonomiske hoveddisipliner Vi skiller mellom: • Finansregnskapet / Eksternregnskapet på den ene siden og • Budsjettering, • Driftsregnskap / Internregnskapet • Investering og • Finansiering på den andre siden. BØK100 Bedriftsøkonomi 1

12. Finansregnskapet • Finansregnskapetskal utarbeides iht en rekke prosedyrer, regler og lovpålagte krav. • Hovedformålet med finansregnskapet er på en så objektiv måte som mulig å vise bedriftens fortjeneste for perioden; resultatmåling, og å vise bedriftens finansielle stilling ved regnskapsårets slutt. • Når en avslutter finansregnskapet for året – gjennom årsoppgjøret – blir finansregnskapet til årsregnskapet, som er bedriftens offisielle regnskapsrapport. BØK100 Bedriftsøkonomi 1

13. Årsregnskapet • Årsregnskapet danner grunnlag for beregning av skatt til staten. • Årsregnskapet blir gjenstand for regnskapsanalyse. Nøkkeltall utarbeides som gir grunnlag for å sammenligne utviklingen ift tidligere år og ift andre virksomheter. • Alle AS/ASA og andre som er pliktige til å registrere seg i Foretaksregisteret, plikter å sende inn årsregnskapet dit = regnskapene er offentlig tilgjengelige. BØK100 Bedriftsøkonomi 1

14. Eksternregnskapet • Brukerne av årsregnskapet er interessentene og ledelsen i virksomheten ved at tallene gir input til mange ulike lønnsomhets- likviditets- og soliditetsanalyser som benyttes som beslutningsgrunnlag. • Finans / Ekstern / Årsregnskapet har et historisk perspektiv ved at det tegner det økonomiske bildet av driften i en tidligere periode. BØK100 Bedriftsøkonomi 1

15. Budsjettering • Budsjettene er identiske med bedriftens målsettinger og planer for året. • En har normalt 3 hovedbudsjetter: • Resultatbudsjettet som viser forventet inntekter, kostnader og resultatet for perioden. • Balansebudsjettet som viser forventet beholdning av eiendeler, gjeld og EK ved periodens slutt. • Likviditetsbudsjettet som viser forventet inn-og utbetalinger i perioden. BØK100 Bedriftsøkonomi 1

16. Driftsregnskapet • Kanskje det mest sentrale verktøyet innen bedriftsøkonomisk analyse. • Omhandler bedriftens interne kostnadsforhold og hvordan en kan påvirke kostnads- og inntektsforhold for å forbedre drift og lønnsomhet = fokus på de interne brukerne. • Driftsregnskapet vektlegger fremtiden. • Det er ingen eksterne krav til utformingen = ledelsen som setter krav til utforming og innhold (subjektivt). BØK100 Bedriftsøkonomi 1

17. Internregnskapet • Driftsregnskapet skal ideelt fremskaffe økonomisk informasjon for: • Å kunne kalkulere kostnadene for v/t og aktiviteter: • Grunnlag for prisfastsetting. • Grunnlag for lønnsomhetsanalyse av den enkelte v/t. • Hvor mye bidrar de ulike avdelingene til verdiskaping. • Hvordan kan ny produktdesign påvirke salget. BØK100 Bedriftsøkonomi 1

18. Internregnskapet forts. 2. Planlegging og kontroll: • Informasjon om kostnader og kostnadssammenhenger er uunnværlig når budsjettene skal utarbeides. • Det hjelper ledelsen til å beslutte hva som skal gjøres, hvorfor og hvordan. • En ser om utviklinger skjer som planlagt. • Den løpende oppfølging og kontroll med driften skjer mot budsjettene, hvor avvik i forhold til budsjettet bli gjenstand for analyse og evt. korrigerende tiltak. BØK100 Bedriftsøkonomi 1

19. Internregnskapet forts. • Å understøtte bedriftens beslutningsprosesser med økonomisk info og vise de økonomiske konsekvensene av alternative valg. = Driftregnskapet utarbeides derfor hyppig; ofte hver måned og når det behøves og med stor detaljeringsgrad. BØK100 Bedriftsøkonomi 1

20. Finans- og drifts(intern)regnskapet sett i et tidsperspektiv • Finansregnskapet har et historisk perspektiv • tegner et bilde av driften i en tidligere periode. • Driftsregnskapet vektlegger fremtiden • skal hjelpe oss til å ta best mulige beslutninger. BØK100 Bedriftsøkonomi 1

21. En sammenligning av finansregnskapet og drifts(intern)regnskapet Kjerneområder Finansregnskapet Drifts/internregnskapet Brukere Interessentene Virkosmhetems ledelse og øvrige medarbeidere. Bedriftens styre Regnskapssystem Det dobbelte bokholderi Ingen restriksjoner Krav/retningslinjer Regnskapsloven av 1998 Ingen. Formålet er å skaffe Aksjelovene av 1997 riktigst mulig informasjon for Skatteloven av 1991 best mulige beslutninger Norsk Standard NS 4101 Norsk Standard 4102 «God regnskapssikk» Ofte subjektive for Objektivitet planleggingsformål Alle kostnader, også ekstraord. Kun ordinære, driftsrelaterte Regskapsprinsipp Historisk kost-prinsippet I prinsippet ingen. Fokus for regnskapet Bedriften som helhet De enkelte avdelinger, produkter, produktgrupper, etc. Hyppighet Valigvis hvert halvår Ofte hver måned Detaljeringsgrad Liten Stor BØK100 Bedriftsøkonomi 1

22. Investering og finansiering • Formålet med investeringskalkyler er å vurdere lønnsomheten til og risikoen og usikkerheten ved de ulike investeringsalternativene en kan velge blant. • Finansiering er læren om de kapitalkilder virksomheten har tilgjengelig og deres kostnader og egnethet for de ulike investeringer eller tiltak som krev tilførsel av kapital. • Ved lønnsomhetsberegninger av både investerings- og finansieringsprosjekter er det en viktig oppgave å fastsette den rente som skal benyttes i beregningene. BØK100 Bedriftsøkonomi 1

23. Økonomiavdelingen og dens plass • Det er økonomiavdelingens medarbeidere som har ansvaret for å utarbeide alle de ulike momentene vi nå har vært igjennom; dvs ansvaret for det økonomiske styringssystemet. • Ettersom økonomiavdelingen som regel er en stabsavdeling har avdelingslederen ingen ordregivende myndighet. • Hvordan får så øk.avd.leder den autoritet i org. som normalt følger med en slik stilling? BØK100 Bedriftsøkonomi 1

24. Økonomiavdelingen Virksomhetens toppleder delegerer til økonomiavdelingen myndighet til å velge økonomistyringssystem, sette interne regnskapsstandarder og økonomiprosedyrer og å iverksette oppfølgingsrutiner gjennom avkreving a rapporter og lignende fra linjeorganisasjonen. Økonomiavdelingen opptrer på vegne av virksomhetens toppleder i de fleste spørsmål, og de er mange!! BØK100 Bedriftsøkonomi 1

25. Økonomisjefen(direktøren) • Fem hovedansvarsområder: • Regnskapsførselen • Ledelse og koordinering av budsjettarbeidet • Økonomisk oppfølging og kontroll, inkl. Styringssystemer • Finansforvaltning • Økonomiske analyser BØK100 Bedriftsøkonomi 1

26. Regnskapssjefen • Ansvaret for bedriftens regnskapsførsel • Bokføring • Fakturering og faktureringsrutiner • Kunde-og leverandørreskontro, mva, arbeidsgiveravgift og andre offentlige avregninger/rapporter • Bankavstemninger • Regnskapsavslutninger • Utarbeidelse av årsregnskap og ligningspapirer • Deltagelse i løpende endrings-og forbedringsarbeider av IT-systemer, regnskapsrutiner, o.l BØK100 Bedriftsøkonomi 1

27. Controller • Normalt budsjettkoordinator og ansvarlig for økonomisk oppfølging og kontroll: • Koordinering av budsjettprosessen • Kostnads-og lønnsomhetskontroll • Utarbeidelse av analyser • Økonomisk rådgivning internt • Utvikling av nye og forbedrede styringsrutiner • Controller = skipsnavigatør som assisterer kapteinen (adm.dir) ved hjelp av sin spesialkunnskap. Kapteinen har suveren myndighet over skipet, men får råd av navigatøren med hensyn til kursen for å komme til bestemmelsesstedet på den beste måten. BØK100 Bedriftsøkonomi 1

28. Nye utfordringer for øk.avd • Tradisjonelt har øk.avdelinger hatt fokus mot transaksjonsbehandling av historisk data. • Pga raske endringer i markedet og på produkter blir bedriftens konkurransebilde mindre forutsigbart.  ledelsen må derfor på et tidlig tidspunkt ta en rekke beslutninger med høy grad av usikkerhet knyttet til fremtidig investering.  som beslutningsgrunnlag for dette kreves rask og pålitelig informasjon som kan benyttes til analyse av fremtiden. BØK100 Bedriftsøkonomi 1

29. Økonomifunksjonens nye rolle • Informasjonen må kunne gjøre ledelsen i stand til å handle proaktivt (fremovervirkende handlinger) i forhold til endringer i omgivelsene. • Oppgaven blir dermed å opprettholde sine konkurransefortrinn innen sitt marked gjennom å skape større verdier for sine kunder og det med stadig lavere ressursbruk pr enhet eller pr oppgave utført. • Øk.medarbeider må derfor ikke bare ha god forståelse for de rent tallmessigesammenhengene, men også gode kunnskaper om sin bedrifts verdikjede og hvilken informasjon som er nyttig. BØK100 Bedriftsøkonomi 1

30. Hva karakteriserer nyttig styringsinformasjon • Relevant i forhold til det formålet • Forståelig for de som skal bruke infoen • Til rett tid raskt kunne snu en negativ utvikling • Gi muligheter for sammenligninger • Objektiv skjønn eller vurderinger må klart komme frem • Grunnlag for læring lære av det vi har gjort tidligere Det koster ressurser å fremskaffe informasjon. Prioriter derfor hva som er vesentlig slik at kostnad/nytte-forholdet blir positivt! BØK100 Bedriftsøkonomi 1

31. Ekstern revisjon • Den eksterne revisjonen er lovpålagt for alle regnskapspliktige og næringsvirksomheter over kr 5 mill i årlige driftsinntekter. • Gransker om årsoppgjøret er gjennomført iht. det som kreves etter lover og forskrifter og at det ikke inneholder vesentlige feil. • Fører kontroll med ledelsen og regnskapsførselen. • Revisor arbeider selvstendig og uavhengig. • Revisor velges av den årlige generalforsamlingen. BØK100 Bedriftsøkonomi 1

32. Revisjon • Ekstern revisjon er ikke en del av bedriftens øk.avdeling, men utgjør både en lovpålagt og viktig funksjon i arbeidet med å få frem så riktige regnskaper som mulig. • Større virksomheter har også etabler egen internrevisjon som har mange av de samme oppgavene som den eksterne, men har størst fokus på oppfølgingen av bedriftens egne rutiner og regler. BØK100 Bedriftsøkonomi 1

33. Ekstern revisjon • Å revidere betyr å granske en bedrifts årsregnskap og årsberetning, og deretter avgi en rapport om årsoppgjøret til GF = revisors beretning. • I revisors beretning redegjør revisor for om ÅO etter hans eller hennes mening er iht det som kreves etter loven, og at det ikke inneholder vesentlige feil. • Revisor må være selvstendig og uavhengig av alle brukere av regnskapet, men velges av GF. BØK100 Bedriftsøkonomi 1

34. Ekstern revisor • Revisorloven av 15.01.1999 og Den norske Revisorforening med ”God revisjonsskikk”. • Dersom revisor finner feil / mangler ved regnskapsføringen, plikter revisor å skrive dette i sin beretning. Dersom revisor finner mangler / feil ved organiseringen av og kontrollen med de verdier som ligger i organisasjonen og som ledelsen forvalter, plikter revisor å si ifra til GF. BØK100 Bedriftsøkonomi 1

35. Revisjonsberetningen • Det lovpålagte årsregnskap som revisor avgir sin beretning om, består av: • Resultatregnskapet som viser inntekter og kostnader for regnskapsåret. • Balanseoppstillingen som viser virksomhetens beholdninger av eiendeler, gjeld og egenkapital på regnskapsårets siste dag. • Noter til regnskapet som gir utfyllende opplysninger om regnskapstallene. • Kontantstrømoppstillingen. BØK100 Bedriftsøkonomi 1

36. Revisors beretning • I tillegg skal revisor påse at styrets beretning møter lovens krav til innhold. • Styretsberetning har som hovedformål å formidle styrets syn på virksomheten og dens utsikter, samt å gi informasjon som ikke fremkommer i årsregnskapet, herunder forhold som er spesifisert i aksje- og selskapslovene. • Revisorer brukes også som rådgivere for virksomhetene, spesielt innenfor skatte- og selskapsrettslige forhold og ikke minst vedrørende forbedringer av deres regnskapsrutiner og systemer. BØK100 Bedriftsøkonomi 1

37. Flere sorter ”revisorer” • En skatterevisor jobber for Skattetaten / staten og gransker bedriftens regnskaper for å påse at gjeldende lover og regler blir fulgt og at det blir beregnet korrekte skatter og avgifter. En spesialrevisor utfører tilsvarende oppgaver, men kan være mer komplekse. • Andre revisorer er ligningsrevisor, kommunerevisor, fylkesrevisor, Riksrevisjon. BØK100 Bedriftsøkonomi 1