1 / 38

Elektronisk fakturering b2b Erfaringer fra ISS Facility Services AS

Elektronisk fakturering b2b Erfaringer fra ISS Facility Services AS. 11. mars 2009 Lars Olavesen. Agenda. Litt om EBS Consulting Generelt om elektronisk fakturering Om e2b Forum Om markedet Erfaringer fra ISS Facility Services (utgående fakturaer)

jean
Download Presentation

Elektronisk fakturering b2b Erfaringer fra ISS Facility Services AS

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. Elektronisk fakturering b2bErfaringer fra ISS Facility Services AS 11. mars 2009Lars Olavesen

  2. Agenda • Litt om EBS Consulting • Generelt om elektronisk fakturering • Om e2b Forum • Om markedet • Erfaringer fra ISS Facility Services (utgående fakturaer) • Forslag til et prosjekt (utgående fakturaer)

  3. Om EBS Consulting • Opprettet i 2005 • 12 ansatte som kun fokuserer på Oracle • DBA, Appstech, utvikling, Financials, Logistics, Manufacturing, HR, rapportering, testledelse, prosjektledelse, forvaltning. • Gjennomsnittlig 10 års erfaring • Heleid av ansatte (8 eiere)

  4. Om EBS Consulting • Vi skal være det mest kompetente Oracle E-Business Suite miljøet i Norge • Funksjonelt, teknisk og prosjektledelse • Attraktivt miljø for kompetente konsulenter • Fokus på kompetanse • Bidra til å sikre vellykket bruk av Oracle E-Business Suite • Oppdrag på kundesiden • Helsesjekk av løsninger som er i produksjon • Bistand på kunde- eller leverandørsiden i store innføringsprosjekt

  5. Elektronisk fakturering • Hvorfor sende/motta fakturaer elektronisk? • Mottaker får fakturaen raskt • Fakturaen kommer til rett mottaker • Ingen portokostnader • Slipper skanning og tolking • Datakvaliteten blir ikke forringet • Korrekt referanser gjør videre distribusjon hos mottaker enkelt • Utsteder sparer kostnader • Mottaker sparer kostnader

  6. Elektronisk fakturering • Elektronisk fakturering er overføring av en faktura fra leverandør til kunde på et digitalt format. • Det finnes flere måter å overføre fakturaer elektronisk fra en leverandør til en kunde. • Faktura som PDF/TIFF (overføres via mail eller FTP). • Faktura som flatfil (overføres via mail eller FTP). • Faktura som XML (overføres via FTP). • Faktura som EDIFACT (overføres via FTP). • Faktura i webportal hos kunde. • Faktura i nettbank (gjelder b2c)

  7. Elektronisk fakturering • Hva skal til for å at elektronisk fakturering tar over for papir fakturaer? • Markedet må samles om ét format og én standard • Distribusjon må gjøres effektivt, infrastruktur må på plass • Avsender og mottaker må være enige i innholdet • Det må være kostnadseffektivt å utveksle elektronisk

  8. Hva er XML? • XML (Extensible Markup Language) er en W3C-anbefaling for å strukturere data eller beskrivelser av data (metadata) i elementer ved å bruke tekstkoding eller markeringskoder kalt tagger. Det er en enkel, men svært fleksibel og utbredt standard. • e2b Formatet er en norsk standard for elektronisk fakturering. • En annen standard er NESUBL.

  9. e2b Forum • e2b Forum er en konstellasjon av selskaper som ønsker å være pådriver for elektronisk fakturering i det norske markedet.

  10. e2b Forum • e2b Forum har utarbeidet: • e2b Standard format (siste versjon er 3.4) • Meldingsbeskrivelse • XML Schema • e2b Bransjetillegg • Dagligvare • Kort • Telecom • Reise • Forsikring • Transport • Energi • Bygg/Elektro/VVS • e2b Basis Profil (siste versjon er 1.1) • Standard utvekslingsavtale for elektroniske meldinger

  11. Hvordan ser en e2b faktura ut? • <?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?> • <Interchangexmlns="http://www.e2b.no/XMLSchema"xmlns:xsi="http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance"si:schemaLocation="http://www.e2b.no/XMLSchema e2b_Invoice_Interchange_v3p4.xsd"> • <InvoiceMessageVersion="3.4"MessageOwner="e2b"MessageType="Invoice"> • <MessageNumber>1</MessageNumber> • <MessageTimestamp>2007-07-01T09:30:47</MessageTimestamp> • <InvoiceHeader> • <InvoiceType>380</InvoiceType> • <InvoiceStatus>9</InvoiceStatus> • <InvoiceNumber>1212121</InvoiceNumber> • <InvoiceDate>2007-07-01</InvoiceDate> • <Supplier> • <LocationId>767676767</LocationId> • <Name>Leverandør1</Name> • <PostalAddress> • <Address1>Postboks 5</Address1> • <PostalCode>0101</PostalCode> • <PostalDistrict>Oslo</PostalDistrict> • <CountryCode>NO</CountryCode> • </PostalAddress> • <OrgNumber>987654321</OrgNumber> • <VatId>MVA987654321NO</VatId> • <AccountInformation> • <AccountNumber>5005050000</AccountNumber> • <IbanNumber>NO8750050500000</IbanNumber> • <SwiftNumber>ABCDNOKKXXX</SwiftNumber> • </AccountInformation> • </Supplier>

  12. e2b Basis Profil • Basis profilen er en presisering og innsnevring av standardformatet • Ønsket situasjon => Avsender og mottaker er enige om innholdet e2b Fakturamelding v. 3.4 e2b Fakturamelding v. 3.4 Faktura avsender Faktura mottaker e2b Basis Profil

  13. Utvekslingsavtale • Det har vært et økende behov mellom aktører som utveksler eHandelsmeldinger om å klargjøre ansvarsdelingen. Dette gjelder både seg imellom og ovenfor eventuelle meldingssentraler (tredjepart). • Avtalen tar for seg: • Hvem som skal utveksle meldinger • Hva slag type meldinger som skal utveksles (format og innhold) • Utvekslingsmekanismer • Gjensidige forpliktelser og ansvarsfordeling • Økonomiske forhold og tvistebehandling • Varighet og oppsigelse

  14. Juridisk avsender og juridisk mottaker er ikke nødvendigvis de som overfører de elektroniske dokumentene. Hvem er involvert i meldingsutvekslingen?

  15. Hvordan ser markedet ut? • Det er flere type aktører som er involvert i utvekslingen av elektroniske fakturaer: • Utsteder / Mottaker • Selger / Kjøper • Leverandører av fakturaflytsystemer og bestillingsportaler • Basware, IBX (eHandel.no), Progator m.f. • Leverandører av ERP systemer • Enkelte har laget egne moduler for å sende/motta e2b. Her er de minste først ute, for eksempel Uni Micro AS. • Meldingssentraler • 3 samtrafikkgrupper i Norge

  16. b2bConnect Basware eInvoices OY Client Computing EDB ASA ErgoGroup AS Integrasjonssystemer AS EDB / DnB NOR DnB NOR eFaktura Total BBS / Nordea Itella Information AS Logiq AS Progrator AS Strålfors Logica Visma Software AS Hvem er meldingssentralene?

  17. Hvordan fungerer markedet i 2009? • Fremdeles er det svært mange utstedere og mottakere som ikke benytter en meldingssentral. • Selv ved bruk av meldingssentraler er ikke samtrafikk aktivt i bruk. • Oppkobling mellom avsender og mottaker et tidkrevende.

  18. Hvordan bør markedet fungere? • Ved et fungerende nettverk vil oppkobling mellom to aktører gå raskt. Kommunikasjonslinjene er allerede på plass.

  19. Elektronisk fakturering i det offentlige • Fornyings- og administrasjonsdepartementet sende i mars 2008 ut et høringsnotat vedrørende elektronisk fakturering i det offentlige. • Sitat: • Gruppen anbefaler at det innføres et krav om elektronisk faktura til staten. Staten, dvs. statsforvaltningen og helseforetakene, pålegges fra 2010 å kunne motta elektronisk faktura fra sine leverandører. Fra 2012 avløses dette interne statlige påbudet om å kunne ta i mot elektronisk faktura av et påbud som vil gjøre det obligatorisk for leverandører til statsforvaltningen og helseforetakene å utstede og sende elektronisk faktura til disse. Leverandørene må da dekke kostnaden forbundet med eventuell konvertering til statens standardformat for elektronisk faktura. • NESUBL er anbefalt standard. En egen overgangsordning for brukere av e2b formatet vurderes. • En lov forventes vedtatt i løpet av 2009.

  20. ISS i Norge Fakta om ISS Facility Services AS: • 70 regions- og avdelingskontorer • 15.000 ansatte • Hovedkontoret: Sjølyst plass 2, Oslo • Omsetning 2007: 5,7 milliarder kroner • Budsjett 2008: 6,1 milliarder kroner

  21. Elektronisk fakturering - ISS • ISS benytter ItellaInformation som leverandør av fakturaproduksjon (papir, elektronisk, arkiv) • Selve faktureringen skjer desentralthos lokalavdelinger og på regionskontor • ISS sendte i 2008 ut ca. 320.000 fakturaer, noe som tilsvarer en omsetning på 6 milliarder (gjennom Shared Services) • Over 90% av fakturamengden går til bedriftsmarkedet (b2b).

  22. Hvor langt har ISS kommet med eFakturaidag? • Første kunde gikk i produksjon i 2005. I februar 2006 ble e2b formatet tatt i bruk. • I 2008 var 3,9 % av fakturaene en xml faktura, mens 6,3 % av fakturaene som pdf på mail • I forhold til omsetning sendes 11,1 % av fakturaene elektronisk. • Totalt 200 kunder mottar fakturaer på XML og 520 på mail. • ISS har kun det siste halvåret aktivt tilbudt elektronisk faktura til kunder. • ISS benytter e2b versjon 3.3 som sin standard.

  23. Strategi • ISS ønsker å tilby elektroniske fakturaer til alle kunder som ønsker dette. • Gir kostnadsbesparelser i form av redusert porto og mindre papir. Miljøet blir spart. • På sikt er målet at flest mulige fakturaer produseres elektronisk. • Dette stiller krav til løsningen: • Enkel løsning som de fleste kunder kan bruke • Unngå tilpasninger mot enkelte kunder • Smidige rutiner for oppsett, test og produksjonssetting • Minst mulig vedlikehold • Må kunne håndtere fakturavedlegg

  24. Beskrivelse av løsningen • Fakturagenerering • Kommunikasjon • Distribusjon

  25. Løsningen - fakturagenerering • Fakturagrunnlag produseres av forsystemer: • Oracle Ordre Management (logistikk) • Oracle Projects (prosjektregnskap) • mSolution (renhold, routebased) • POS (kassasystem for catering) • Visma (tilpasset elektro tjenester) • ISS Landscaping (egenutviklet system) • ...samt direkte i Oracle Recivables • Grunnlagene overføres elektronisk til én fakturamal i ERP systemet (Oracle Recivables)

  26. Løsningen - fakturagenerering • Oracle Receivables ble tilpasset for å produsere elektroniske fakturaer. • Organisasjonsnummer på alle foretak • e-Kode for å identifisere elektroniske mottakere • Mulighet for GLN nummer på adressenivå • Alle fakturaer blir generert sentralt. Flatfil ble sendt til printleverandør / meldingssentral for produksjon og utsendelse (ItellaInformations AS). • ISS eVedlegg ble utviklet for å håndtere elektroniske fakturavedlegg.

  27. Løsninger ISS har beskrevet den elektroniske fakturaen i detalj i en egen Implementasjonsguide.

  28. Løsninger

  29. Løsninger – ISS eVedlegg

  30. Løsninger – ISS eVedlegg

  31. Løsninger – kommunikasjon • Kunder har fått informasjon om elektronisk fakturering på papirfakturaen. • Kunder som tar kontakt får oversendt en informasjonspakke som inneholder: • Implementasjonsguide • Standard testfiler • Bestillingsskjema (Tips: e2b Forum har lansert utvekslingsavtale) • Generell kommunikasjon mot kunde gjøres sentralt av ISS Kundeadministrasjonen. Teknisk kommunikasjon gjøres av meldingssentral (ItellaInformation).

  32. Løsninger – Distribusjon • ISS valgte en leverandør for produksjon av utgående fakturaer. Dette inkludere fakturaer på papir, på e2b XML og e-post (PDF). • ISS gav tydelige føringer for utseende på e2b fakturaen, rutiner for bestilling og kommunikasjon. • Meldingssentralen ble utfordret på å effektivisere sine rutiner for oppsett og testing. • Meldingssentralen har inngått samtrafikkavtaler med flere aktører og er en del av b2bConnect.

  33. Utfordringer Mindre utfordringer • Noen tilpasninger av ERP systemet for å få løsningen på plass • Noe arbeid med å lage god dokumentasjon på eFaktura fra ISS Større utfordringer • Manglende kommunikasjon mellom ulike meldingsformidlere • Lang tid for oppsett av enkelte kunder • Noe ustabil overføring av eFaktura i starten • Håndtering av vedlegg • Urealistiske forventninger hos enkelte mottakere

  34. Hvordan kan et typisk e-faktura prosjekt se ut? • Legge en strategi og mål for et e-faktura prosjekt. • Analysere dagens papirfakturaer og mappe disse opp mot et elektronisk format (e2b). • Avklare og eventuelt finne leverandør (meldingssentral) for de elektroniske fakturaene. • Gå i dialog med meldingssentral for å sette opp ansvarsdeling, strategi og mål. • Programmere, samt teste, løsning for elektroniske fakturaer. Dette må gjøres både internt og eksternt (hos meldingssentral). • Identifisere første pilotkunde og de neste X antall kunder som må settes opp for at prosjektet kan avsluttes (gå over i vanlig drift). • Kommunisere mot pilotkunde og de neste X antall prosjektkundene fra initiell kontakt fram til produksjonsstart.

  35. Hvordan kan et typisk e-faktura prosjekt se ut? • Dokumentasjon av løsningen må produseres. Det kan være lurt å lage en implementasjonsguide, samt ferdige testfiler som kan sendes til potensiell e-fakturakunder. • Det må vurderes hvorvidt det er behov for en utvekslingsavtale i forbindelse med utsendelse av elektroniske fakturaer til kunder. • Rutiner for vanlig drift må avklares. Dette gjelder ansvar for: • Kommunikasjon med kunder • Kommunikasjon med meldingssentral • Oppsett/utvikling for nye kunder • Vedlikehold av løsning/dokumentasjon • Når rutiner er avklart må nøkkelpersoner få opplæring i løsningen. • Når alle punkter er gjennomført kan prosjektet avsluttes og løsningen bli overført til vanlig drift. En evaluering kan anbefales.

  36. Veien til suksess! • Utsteder av eFaktura må engasjere seg. • Teknisk løsning • Dokumentasjon • Kommunikasjon • Grad av tilpasninger mot enkelt kunder må holdes på et minimum. • Still krav til meldingsformidler. • Samarbeid og tilpasningsdyktighet • Kvalitet • Hastighet

  37. Spørsmål?

  38. Kontaktinformasjon Lars Olavesen • Tlf. 986 25 673 • lo@ebs-consulting.no EBS Consulting AS Olaf Helsetsvei 6 0694 Oslo www.ebs-consulting.no

More Related