Leiderschapsontwikkeling Nood aan een geïntegreerde aanpak!

1. LeiderschapsontwikkelingNood aan een geïntegreerde aanpak! Kirsten Wybouw I P&O Adviseur MOD DAR- IV Bruno Claessens I HR-verantwoordelijke JWZ

2. Overzicht • Situering • Leidinggeven binnen Jongerenwelzijn • Leiderschapstrajecten • Lessons learned • Rol van HR • Conclusies

3. 1. Situering • 1.1 Jongerenwelzijn: organisatie & werking1.2 Preventie- en Verwijzersbeleid1.3 Organisatiekenmerken

4. 1.1 Jongerenwelzijn: organisatie & werking

5. Missie • Wij gaan tot het uiterste voor jongeren in een moeilijke leefsituatie. Visie op omgeving In een evoluerend Vlaanderen heeft élke jongere het recht om kansrijk mee te groeien. Visie op Jongerenwelzijn Het agentschap is de stuwende kracht van de hulp aan jongeren in een moeilijke leefsituatie.

6. Gemeenschaps-instellingen Voorzieningen Verwijzers Caseonderzoek Hulpverlening door consulenten door private voorzieningen door gemeenschapsinstellingen Opvolging door consulenten m.n. casemanagement Aan-melding Vordering screening indicatie-stelling principiële beslissing beslissing CBJ-SDJ begin hulpverlening einde (jeugd)hulpverlening • Consulenten van nabij betrokken gedurende hele hulpverleningsproces • Consulenten staan bij aanmelding / vordering in voor • caseonderzoek • hulpverlening en/of toewijzing • casemanagement (opvolging) • Vrijwillige vs. gedwongen hulpverlening • In nauw overleg met cliënt(systeem)

7. Gemeenschaps-instellingen Voorzieningen Verwijzers Caseonderzoek Hulpverlening door consulenten door private voorzieningen door gemeenschapsinstellingen Opvolging door consulenten m.n. casemanagement Aan-melding Vordering screening indicatie-stelling principiële beslissing beslissing CBJ-SDJ begin hulpverlening einde (jeugd)hulpverlening • Publieke sector (georganiseerd door Jongerenwelzijn) • Gemeenschapsinstellingen (De Kempen en De Zande) • Centrum De Grubbe • Federaal detentiecentrum Tongeren • Begeleiding van jongeren en hun gezinnen • Residentieel • In nauw overleg met consulent en cliënt(systeem)

8. Voorzieningen Gemeenschaps-instellingen Verwijzers Caseonderzoek Hulpverlening door consulenten door private voorzieningen door gemeenschapsinstellingen Opvolging door consulenten m.n. casemanagement Aan-melding Vordering screening indicatie-stelling principiële beslissing beslissing CBJ-SDJ begin hulpverlening einde (jeugd)hulpverlening • Private sector (georganiseerd door vzw’s) • 9 regulier erkende categorieën • projecten • Begeleiding van jongeren en hun gezinnen • Residentieel • Ambulant • Mobiel • In nauw overleg met consulent en cliënt(systeem)

9. Gemeenschaps-instellingen Voorzieningen-beleid Preventie- en verwijzersbeleid BJB einde CBJ comité voor bijzondere jeugdzorg POS problematische opvoedings-situatie akkoord private voor-zieningen en projecten private voor-zieningen en projecten akkoord geen akkoord akkoord bij hoogdringendheid einde BC bemiddelings-commissie maatregel HCA geen akkoord gemeen-schaps-instellingen en De Grubbe (geen POS) einde gemeen-schaps-instellingen en De Grubbe JRB jeugd-rechtbank einde parket MOF als misdrijf omschreven feit proces verbaal andere sectoren VAPH, GGZ, K&G, drughulpverlening, ziekenhuizen, MPI van GO!, …

10. Afdeling Gemeenschaps-instellingen 8 personeelsleden Afdeling Voorzieningenbeleid 23 personeelsleden Afdeling Preventie- en Verwijzersbeleid 9 personeelsleden Diensten van de algemeen directeur 20 personeelsleden 1285 Personeelsleden * Diensten van de administrateur-generaal 16 personeelsleden hoofd-bestuur Brussel (76) Buiitendiensten 622 Buiitendiensten 587 zgn. buiten-diensten (1209) * Cijfers 31/12/2010

11. Stefaan Van Mulders Diensten van de administrateur-generaal centrale administratie team centrale administratie r a a d g e v e n d c om i t é Karel Henderickx (a.i.) Diensten van de algemeen directeur Frank Mulier (wnd.) Afdeling Gemeenschaps-instellingen David Debrouwere Afdeling Voorzieningen- beleid Lucien Rahoens Afdeling Preventie- en Verwijzersbeleid team centrale administratie team voor-zieningen en projecten team subsi-diëring team globaal plan jeugdzorg team boek-houding en financieel beheer team invordering team personeel team centrale administratie Tongeren L. Vancraenenbroeck GI De Zande P. Defoor De Grubbe E. Gysen GI De Kempen M. Massoels regio West-Vlaanderen H. Gheyssens regio Oost-Vlaanderen I. Quintens regio Antwerpen I. Van Eetvelt regio Vl-Brabant Brussel V. Vanhoutryve regio Limburg E. Berx buiten-diensten team vrijwillige hulpverlening team gerechtelijke hulpverlening multi-discipliniair team team preventie team administratie

12. 1.2 Preventie- en Verwijzersbeleid

13. Preventie- en verwijzersbeleid centrale administratie Afdelingshoofd preventie- en verwijzersbeleid Lucien Rahoens team centrale administratie regionaal regioverantwoordelijken West-Vlaanderen – Oost-Vlaanderen – Limburg – Vlaams-Brabant en Brussel– Antwerpen team administratie team preventie Vlaamse coördinatoren opvoedingsondersteuning multidisciplinair team team vrijwillige hulpverlening CBJ - comité voor bijzondere jeugdzorg team gerechtelijke hulpverlening SDJ - sociale dienst bij de jeugdrechtbank lokaal BC - bemiddelingscommissie

14. Niveau Contractueel Vastbenoemd Eindtotaal A 4 11 15 B 153 345 498 C 19 42 61 D  0 13 13 Eindtotaal 176 411 587

17. 1.3 Organisatiekenmerken

18. FLEXIBILITEIT Ondersteunend Innovatie Familie: wederzijds vertrouwen, samenwerking, groepssamenhang Leider: relatiegericht (mentor/stimulator) Gevaar: anarchie Adhocratie: creativiteit, toekomstgericht, risico’s nemen, tijdelijkheid Leider: taak- & relatiegericht (innovator/bemiddelaar) Gevaar: hobbyisme INTERN EXTERN Regel Doel Hiërarchie: stabiliteit, procedures, formalisatie Leider: proceduregericht (controleur/ Coördinator) Gevaar: bureaucratie Markt: Management by objectives, productiviteit, efficiëntie Leider: taakgericht (bestuurder/producent) Gevaar: verkokering CONTROLE

19. Cultuuronderzoek (Focus-vragenlijst)

20. FLEXIBILITEIT Ondersteunend Innovatie Huidige vs. gewenste situatie: Leidinggevenden steunen medewerkers die vooruit willen komen Onderlinge conflicten worden aangepakt Opbouwende kritiek wordt gegeven/aanvaard Huidige vs. gewenste situatie: Organisatie benut optimaal vaardigheden medewerkers Verregaande investeringen in nieuwe diensten Onvoorspelbare elementen in de omgeving zijn kansen voor de organisatie INTERN EXTERN Regel Doel Huidige vs. gewenste situatie: Instructies zijn schriftelijk vastgelegd De leidinggevenden volgen de regels zelf op Top legt de nadruk op stabiliteit in de werkzaam- heden Huidige vs.gewenste situatie: Beloning is afhankelijk van de prestaties Medewerkers ontvangen taakgerichte informatie Overeenstemming over de richting waarin gewerkt wordt CONTROLE

21. Loopbaanelixir • Focuszin: • ‘Jongerenwelzijn is een organisatie waar mensen fier zijn om er te werken, zich verbonden voelen met het gezamenlijke project, zich gezien en erkend voelen, én kansen krijgen en kunnen nemen.’ • Uitgangspunten: • Werken vanuit een waarderende benadering • We gebruiken het netwerk i.p.v. de hiërarchische cascade • De brug bouwen terwijl je er over loopt

22. Loopbaanelixir (2)

23. 2. Leidinggeven binnen Jongerenwelzijn

24. Implicaties voor het leidinggeven • Relatiegericht vs. taakgericht leidinggeven • Positie leidinggevende • Ex-collega • Lokaal eiland • Tussen hamer en aambeeld • Gouden kooi (beperkte doorgroeimogelijkheden/eis regionale tewerkstelling) • Werklast: werkdruk & (beleids)veranderingen • Leidinggevende als “change agent” • Omgaan met diversiteit • Wisselende Teams

25. Surveyresultaten • Tevredenheidsenquête 2006/2008 • Bottom Up Evaluaties

26. Quotes interviews loopaanelixir • Talentontwikkeling • Principes die we hanteren voor jongeren ook op personeel toepassen. Mensen krijgen kansen, op positieve dingen focussen, daarop verder werken, kwaliteiten capaciteiten naar boven halen zowel bij personeel als bij de jongeren • ... • Ondersteuning leidinggevenden • Er is heel weinig ondersteuning voor teamverantwoordelijke vanuit centraal bestuur, je staat er wel een beetje alleen voor, je moet je team ondersteunen maar wie ondersteunt ons ? De arbeidstevredenheid is daarom beperkt, er treedt een soort vervreemding op van je werkveld • Als leidinggevende ben je ook erg individueel bezig: je ziet je collega’s niet. Eigenlijk is het eenzaam werk met weinig ervaring van ondersteuning. Vroeger kon ik een collega-consulent om raad vragen maar in mijn nieuwe rol kan ik dit niet meer. • …

27. Quotes Interviews Loopbaanelixir (2) • Aanpak disfunctioneren • De leidinggevenden moeten meer moed hebben. Kordaat leiderschap wordt hier gemist. Waardering mag ook beter, want vaak worden meningen of voorstellen van de collega’s door het beleid de grond in geboord. Ze zeggen dat de opvoeders niet gemotiveerd zijn, maar de moeite om ze gemotiveerd te maken is er ook niet. Het moet van beide kanten komen, zowel van het individu als van het beleid. • Je moet echt iets gaan doen met het disfunctioneren van mensen. Als mensen disfunctioneren en niet functioneren en als je een open confrontatie aangaat, en hen ondersteunt bij het zoeken naar een goeie oplossing. dan help je ze veel beter. Niets demotiverender dan te zien dat disfunctioneren niet wordt aangepakt. • …

28. 3. Leiderschapstrajecten • 3.1 Doelgroep • 3.2 Traject I • 3.3 Bevorderingsprocedure B3 • 3.4. Traject II

29. 3.1 Doelgroep

30. (Potentiële) teamverantwoordelijken Hulpverlening & Preventie (B3) • Functiefamilie: Operationeel Leidinggevende • Resultaatsgebieden • Organiseren en coördineren van het team • Aansturen en evalueren medewerkers • Beleidsimplementatie en –opvolging in samenwerking met regioverantwoordelijke • Competenties • Voortdurend verbeteren niveau II • Klantgerichtheid niveau II • Samenwerken niveau III • Betrouwbaarheid niveau III • Initiatief niveau II • Voortgangscontrole niveau II • Plannen niveau II • Richting geven niveau I • Ontwikkelen van anderen niveau I

31. 3.2 Traject I

32. Waarom? 32

33. Tijdslijn Mei 2007 – Nov. 2007: Workshops deelnemers (4) Coaching-on-the-job (4) Leeropportuniteiten Jan 2007: Stuurgroep Projectplan Communicatieplan Maart 2007: Development Centers April 2007: Workshop coaches Dec 2007 – Jan 2008: Leergesprek coach en RV Evaluatie April 2007: Individueel rapport DC Motivatiegesprek RV Februari 2007: Infosessie intake April - Mei 2007: IOP-gesprek 33

34. Achter de schermen • Stuurgroep: • Externe partner • Adviseur Loopbaanontwikkelcentrum VO • Preventie- en Verwijzersbeleid • Afdelingshoofd • Staflid • Regioverantwoordelijke • MOD WVG

35. Development Centers • Basis = competentieprofiel B3 • Inhoud • Roos van Leary • Postbakoefening • Groepsdiscussie • Rollenspel: functioneringsgesprek medewerker

36. Workshops Deelnemers

37. Coaching-on-the-job: Interne coach • Wie? • Eigen leidinggevenden (B3) OF • Andere ervaren teamverantwoordelijken (B3) OF • Externe coach (3-tal) • Rol? • IOP-gesprek • Ondersteuning leeropportuniteiten • Inhoudelijke ondersteuning • Mentor • Afsluitend leergesprek met RV

38. Leeropportuniteiten • Leiden van een groepsgesprek (bv. teamvergadering, rondetafelbespreking, …) • Implementatie van een welomlijnd project (bv. Domino) • Zelf voorstellen doen om leeropportuniteiten te creëren (bv. een verbetervoorstel doen en uitvoeren) • Praktische aspecten van leidinggeven (bv. werkregeling opstellen, permanentie organiseren, caseloadverdeling, inwerken van nieuwe werknemers, …) • Externe dienstvertegenwoordiging • Tijdelijke vacatures van TV invullen • …

39. 3.2 Bevorderingsprocedure

41. Tijdslijn Dec. 2009: Standplaatsbevraging Benoeming April 2009: IP EP Juli- Sept 2009: selectiegesprekken Jan. 2009: Selectiereglement Jun. 2009: Beslissing Generieke geschiktheid Maart 2009: Einde kandid- aatstelling Okt. 2009: Beslissing Functiespecifieke geschiktheid 41

42. 3.3 Traject II

43. Waarom?

44. Tijdslijn Juni 2010: Stuurgroep Projectplan Communicatieplan Feb 2011: Terugkomstmoment Afsluitend gesprek/contact mentoren Sep- Okt. 2010: Workshops (4) Sep. 2010: Kick off deelnemers Kick off mentoren Intake Okt.2010 – Jan. 2011: Leergesprek RV Coaching-on-the-job Maart 2011: Evaluatie PLOEG/vastleggen IOP Opstart intervisiegroepjes 44

45. Achter de schermen • Stuurgroep: • Directieraad Jongerenwelzijn • Klankbordgroep • AgO • MOD WVG • Jongerenwelzijn: • Regioverantwoordelijke • Ervaren Teamverantwoordelijke • Procesdirecteur GI • Stafmedewerker GI

46. Workshops Deelnemers 46

47. Coaching-on-the-job 47

48. Coaching-on-the-job: Externe coach • 4 gesprekken van 2 uur op plaats van tewerkstelling • Stappenplan: • Focusgebieden <= leergesprek RV, ervaringen workshops & intake • Kennismaking • Coaching • Individueel gesprek • Deelname teamvergadering(en) • Voorbereiding veranderinitiatieven • … • Finaliseren IOP • Persoonlijke leiderschapsagenda

49. Coaching-on-the-job: Interne mentor • Aanduiding en toewijzing mentor door regioverantwoordelijke op basis van rolbeschrijving • Uitgewerkte rolbeschrijving • Taken • Expert-Informatieverstrekker • Klankbord – Ondersteuner • Leerprocesbegeleider • Randvoorwaarden • Tijd/ruimte • Reguliere functie is combineerbaar met mentorrol • Geen hiërarchische functie noch een evaluatieve bevoegdheid • Vrijwilligheid • Mentor krijgt ondersteuning: • De mentor kan met één of met meerdere beginnende werknemers tegelijkertijd werken • Minstens 3 contactnames • Tussen einde workshops en start coachingsessies • Tussen laatste sessie en de terugkomstdag • Na de terugkomstdag

50. 4. Lessons Learned