Fod Fin: Patrimoniale Gegevensbank PATRIS Toegevoegde waarde

1. Fod Fin: Patrimoniale Gegevensbank PATRISToegevoegde waarde 20 juni 2004 v0.4 IBM and Fod Fin confidential

2. Inhoud • Inleiding • Aanpak • Referentiemateriaal andere landen • Coperfin business case • Objectieven van PATRIS • Business • ICT • Overzicht van de toegevoegde waarde elementen (Value driver tree) • Bespreking van de verschillende elementen

3. Inleiding • De bedoeling van dit document is het in kaart brengen van de toegevoegde waarde van de ontwikkeling en implementatie van het systeem van geïntegreerde verwerking voor Patrimoniale Gegevensbank (PATRIS). • Deze toegevoegde waarde wordt in kaart gebracht voor PATRIS in zijn totaliteit. • Hoewel de meeste toegevoegde waarde zal gecreëerd worden door de applicatie in zijn totaliteit en dus omwille van de integratie tussen de verschillende processen, zullen tijdens het implementatietraject incrementeel verbeteringen voor de diverse belanghebbenden zich manifesteren. Dit document is in eerste instantie bedoeld om de verschillende aspecten van de toegevoegde waarde voor de totaliteit te belichten en te illustreren.

4. Aanpak • Omgevingsstudie: Opzoeken en bestuderen gelijkaardige projecten • Verzamelen relevante Coperfin informatie • Opmaken van een ”value driver tree” op basis van de omgevingsstudie, dit is de gestructureerde identificatie van de verschillende elementen van de toegevoegde waarde • Aftoetsing van de validiteit en volledigheid van de value driver tree en verzamelen van concrete voorbeelden op basis de Use Case analyse workshops en architectuur vergaderingen • Mapping van de stakeholders op de value driver tree • Voorstelling van de bevindingen • Presentatie : overzicht van de toegevoegde waarde en meest representatieve voorbeelden

5. Evolutie in andere landen • Uit onze omgevingsanalyse blijkt dat andere landen gelijkaardige trajecten doorlopen, al dan niet met succes. • Typische elementen van toegevoegde waarde die in die landen vermeld worden (1) : • Vermindering van operationele kosten door het vermijden van inputfouten, minder papierwerk • Daling van het aantal klachten van burgers • Verbetering van de efficiëntie van de agentschappen/kantoren • Juistere informatie ter beschikking van de ambtenaren • Verbeterde dienstverlening aan de burgers (1): The World Bank Group : Governance & Public Sector Reform Sites, E*Government, Tax Administration

6. Algemene Context Patris Probleemstelling De Algemene Administratie Patrimoniumdocumentatie, was voor de reorganisatie van de FOD Financiën gekend als de AKRED, de Administratie van het Kadaster, de Registratie en de Domeinen. Ze groepeert de voornaamste houders en beheerders van patrimoniale informatie van de Federale Staat België. Zij is ontstaan uit:de voormalige administratie van het Kadaster;de sector Registratie en Domeinen van de voormalige administratie van de BTW, de Registratie en de Domeinen;de Hypotheekbewaringen. Elk van deze entiteiten gebruikt nog steeds zijn eigen systemen om gegevens te behandelen en op te slaan, het ene al meer geïnformatiseerd dan het andere. Deze systemen vullen elkaar aan, hebben elk hun specificiteit, maar overlappen elkaar ook gedeeltelijk. De systemen zijn niet geïntegreerd waardoor de gegevensuitwisseling dikwijls handmatig verloopt, en waardoor de consistentie van de gegevens en betrouwbaarheid onvoldoende kan gegarandeerd worden. Deze interne organisatie van de patrimoniale informatie wordt anderzijds geconfronteerd met de behoeften van een belangrijk aantal gebruikers, ook buiten de Algemene Administratie Patrimoniumdocumentatie. Dit geldt zowel voor de traditionele klanten van de Algemene Administratie Patrimoniumdocumentatie: het beleid en de beleidsvoerders, de andere federale overheidsdiensten, de gewesten en gemeenschappen, de provincies en gemeenten, de notarissen, de gerechtsdeurwaarders, enz. - maar ook voor talrijke andere sectoren: de universiteiten, de onroerendgoedsector, de studiebureaus, enz. De Algemene Administratie Patrimoniumdocumentatie wil de bestaande systemenintegreren en optimaliseren in een enig informatiesysteem dat zal worden gelinkt aan de gegevensbanken van buiten de Algemene Administratie Patrimonium Documentatie, die eveneens gegevens met een patrimoniaal karakter bevatten, om zo een echte gegevensbank van de patrimoniumdocumentatie in België op te richten. De documentatie dient beschikbaar te zijn en de informatie dient te worden verstrekt via de moderne communicatietechnieken (Internet in e-government) die niet alleen zullen zorgen voor de toegankelijkheid, maar ook voor devertrouwelijkheid in het kader van de regels ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer (PIM: Privacy and Identity Management).

7. Het probleem van de verspreiding van de patrimoniale documentatie over verschillende niet-geïntegreerde systemen heeft gevolgen voor de medewerkers van de FOD Financiën zelf en voor de externe klanten de impact hiervan is dat het bijwerken van de patrimoniale documentatie in verschillende systemen dient te gebeuren, waardoor de consistentie van de gegevens niet gewaarborgd is. Hierdoor kunnen achterstanden ontstaan in het bijwerken van de gegevens, waardoor de betrouwbaarheid van de beschikbare documentatie en informatie niet gegarandeerd kan worden. Een even belangrijke impact is dat het opvragen van de informatie of het ter beschikking stellen aan derden slechts beperkt kan geoptimaliseerd worden. een succesvolle oplossing daarentegen zorgt ervoor dat de documentatie op slechts één plaats wordt bijgehouden en geïntegreerd is, waardoor de Algemene Administratie Patrimoniumdocumentatie haar opdrachten efficiënter kan uitvoeren en een betere dienstverlening kan aanbieden aan haar klanten. Algemene Context Patris

8. Algemene Context Patris De voornaamste doelstelling van de patrimoniale gegevensbank is het verbeterde beheer van de patrimoniale documentatie met alle gegevens over de samenstelling (activa en passiva, roerend en onroerend) en de waarde van het patrimonium van alle Belgische natuurlijke personen en rechtspersonen. Dit opzet moet de Algemene Administratie Patrimoniumdocumentatie in staat stellen om meerdere objectieven te bereiken: ·Functionele Objectieven : 1.Het verbeteren van de dienstverlening wat betreft de kwaliteit, de snelheid en de toegankelijkheid :  -Raadplegen van gegevens -Leveren van informatie -Verzekeren van de betrouwbaarheid van de gegevens (rechtszekerheid) 2.Het aanpassen van de werkomgeving van de ambtenaren aan de nieuwe technologie :   -Verbeteren van het bijwerken van gegevens wat betreft kwaliteit, snelheid en waarheidsgetrouwheid -Rationalisatie en simplificatie in het bijwerken van gegevens 3.Het in gang zetten van de actieve samenwerking met de partners van de Patrimoniumdocumentatie ·Technische Objectieven : 1.Informatisering van de gegevens 2.Centralisering van de gegevens 3.Rationalisatie en integratie van de gegevens 4.Automatisering van de processen

9. Patris Architectuur Momenteel worden de roerende goederen eerst georganiseerd per Registratie kantoor en dan pas per eigenaar, een geïntegreerd gegevensmodel met nationale scope zal ervoor zorgen dat er een overzicht wordt verkregen per eigenaar van al zijn goederen zelfs indien deze onder verschillende registratiekantoren vallen. De betrouwbaarheid en de volledigheid van de gegevens zal toenemen door de integratie en reconciliatie van de gegevens beheerd door enerzijds Cadnet en anderzijds Loco. Verhoging van de consistentie van de schattingen zal verkregen worden door het uitbouwen van schatting referenties. Door de integratie met en in het Uniek Dossier en het Uniek Patrimoniaal Dossier zal men de correctheid van de referenties naar de percelen en eigenaars (naast de andere mogelijke rechthebbenden) kunnen verifiëren en garanderen. Door de behoeften aan performantie data mee in beschouwing te nemen bij het ontwerp van het systeem zal manuele input van deze gegevens vermeden worden aangezien deze automatisch gedurende de verwerking zullen gegenereerd worden. Door de verregaande integratie tussen de verschillende gegevensbronnen zal een overzicht verkregen worden van het patrimonium van de burger hetgeen zal helpen bij het nagaan van de mogelijkheden tot invordering en het vlot afhandelen van successies. Door het gestructureerd en elektronisch aanleveren van de informatie zal de patrimoniale gegevensbank veel sneller de huidige situatie weerspiegelen hetgeen de rechtszekerheid zal doen toenemen.

10. Programma Toegevoegde waarde Drivers Informatie ook beschikbaar buiten de kantooruren Snellere beschikbaarheid van informatie zodat ambtenaren sneller vragen kunnen beantwoorden Daling van het aantal fouten in de geleverde informatie Verbetering van de dienstverlening aan de klanten Verbeterde transparantie van informatie over de processen heen Verbeterde transparantie van informatie over de processen heen Meer automatische berekeningen dus meer tijd voor controles Minder onenigheden door juistere informatie Meer opbrengsten Betere en snellere opvolging van openstaande vorderingen Geïntegreerd systeem voor Patrimoniale Gegevensbank Minder manuele activiteiten Integratie tussen verschillende processen Elektronische informatie is sneller beschikbaar dan hardcopies Verbeterde efficiëntie Daling aantal VTE’s Betere werkplanning en opvolging * BP: belastingplichtige

11. Programma Toegevoegde waarde Drivers Verbeterde effectiviteit Dankzij automatische controles, kunnen onregelmatigheden sneller gemeld worden om zo problemen in een later stadium te vermijden Snellere en extra services Gestandaardiseerde communicatie Meer gerichte controles Verbetering van het imago van de FOD Fin Minder langdurige onenigheden Geïntegreerd systeem voor Patrimoniale Gegevensbank Verbeterde rapportering mogelijk aan de verschillende overheidsorganen Beter beheer en toewijzingen van werkvolumes Betere management informatie Snellere beheersinformatie mbt de werking van de FOD Snellere informatie mbt begrotingsopmaak en opvolging

12. Toegevoegde waarde (business) en Stakeholders: Programma Toegevoegde waarde Stakeholders Natuurlijke per- sonen (Particulieren) Verbetering van de dienstverlening aan de interne/externe gebruikers Rechts personen (Bedrijven) Politiek overheid Geïntegreerd systeem voor Patrimoniale Gegevensbank Politiek (overheid) Meer opbrengsten Staat Staat Ambtenaren Verbeterde efficiëntie FOD Fin Management Politiek ( overheid)

13. Toegevoegde waarde (business) en Stakeholders: Toegevoegde waarde Programma Stakeholders Staat Verbeterde effectiviteit FOD Fin Management Politiek overheid) Geïntegreerd systeem voor Patrimoniale Gegevensbank Staat FOD Fin Management Verbetering van het imago van de FOD Fin Politiek overheid) Staat Betere management informatie FOD Fin Management Politiek overheid)

14. Overzicht van de toegevoegde waarde (technologie) : Programma Toegevoegde waarde Drivers Vertaling van aanpassing aan wetgeving in systemen verloopt efficiënter en sneller Betere integreerbaarheid met externe applicaties Verbeterde uitbreidbaarheid en exploitatiemogelijkheden van gegevens (nu verhinderd door actuele datastructuur) Verbeterde flexibiliteit van IT systemen Geïntegreerd systeem voor Patrimoniale Gegevensbank Laat mogelijks uitbesteding toe Verzekering beschikbaarheid technologische support Onderhoudscapaciteit kan gemakkelijker ingekocht worden Moderne technologie Beperking van de onderhoudsinspan-ning In de toekomstige architectuur worden vermeden dat meerdere applicaties bestaan voor dezelfde functionaliteit. Betere structuur van de programma’s laat een gemakkelijker onderhoud toe.

15. Toegevoegde waarde (technologie) en Stakeholders: Programma Toegevoegde waarde Stakeholders Verbeterde flexibiliteit van IT systemen Geïntegreerd systeem voor Patrimoniale Gegevensbank Moderne technologie ICT Beperking van de onderhoudsinspan-ning

16. Toegevoegde waarde van processen Algemeen: - Documentatie wordt slecht op één gecentraliseerde plaats bijgehouden - Snelle en makkelijke consultatie van de documentatie - Een groot deel van de documentatie op papier zal verdwijnen - Een betere dienstverlening aan de klanten - Minder, maar gespecialiseerd personeel nodig - Een historiek van mutaties of veranderingen wordt bijgehouden (niet van het verleden) - De benodigde tijd voor het afwerken van de documentatie wordt gereduceerd - Een hogere coherentie en de volledigheid van de verschillende gegevens garanderen - Een betere toegankelijkheid (aantal toegangskanalen en snelheid) van de documentatie voor de interne en externe gebruiker - Reduceren van het aantal klachten/betwistingen - Verbeteren van de verhouding tussen de kosten van de geleverde informatie en hun belang voor de klant - Vermindering van de benodigde tijd voor het leveren van diensten - Verhoging van de klanttevredenheid ten opzichte van de gepresteerde dienst (met betrekking tot ontvangst, transparantie, verstaanbaarheid) - De naamsbekendheid en het imago van de entiteit verbeteren. - Een complete documentatie voorzien, met inbegrip van externe gegevens ( urbanisme, milieu…) - Verbetering van de productiviteit (kwantitatief en kwalitatief)

17. Toegevoegde waarde van processen Proces 10 : Vorderen van rechten Proces 10.1 : Vorderen van onmiddellijk geïnde griffierechten - Registratie van een griffieverklaring - Het controleren of het geld is aangekomen zal gemakkelijker verlopen Proces 10.2 : Vorderen van registratie-, hypotheekrechten en bijdragen - Bij het inbrengen van de informatie in het systeem gebeurt de eerste controle automatisch - Dit is een waardevolle input voor proces 14.1 - Er wordt een elektronisch toezichtsbestand opgemaakt - Juistere expertises doordat de fiscale gegevens in het systeem zitten Proces 10.3 : Vorderen van successierechten, recht van overgang bij overlijden, ongenoegzaamheden, rechten in opschorting - De registratie van de verklaring wordt vereenvoudigd door over te gaan tot het verzenden van een vooraf ingevulde verklaring van successierechten. - De kans op een foutieve verklaring wordt beperkt door de centralisatie van de gegevens, de traceerbaarheid van de instructieacties die door de potentiële erfgenaam worden ondernomen, het beheer van de geautomatiseerde vervaldatums en de integratie van de berekening en controle van de resultaten van de berekeningen van de rechten binnen een uniek dossier dat toegankelijk is voor verschillende functies. - Optimalisatie van de relaties en interacties met interne en externe klanten door het geautomatiseerde en gestandaardiseerde beheer van de communicatie naar interne en externe klanten (erfgenamen, externe partners, andere interne functies van punten die kunnen tussenkomen in de verschillende instructiefasen). - Efficiëntie van de berekening van de rechten door het ter beschikking stellen van complete gegevens, die in een werkmap zijn gecentraliseerd en toegankelijk zijn voor controle. - Reële controle van de inning door de verantwoordelijke beheerder van het dossier, door de update van de gegevens met betrekking tot de incassering via de toegankelijkheid die bijvoorbeeld aan de procedure van de schatkist wordt verleend. - De behandeling van de dossiers wordt geoptimaliseerd door het beheer van de werkplanning

18. Toegevoegde waarde van processen Proces 11 : Verwerven, beheren en vervreemden van goederen Link tussen workflow CA en PATRIS : - Duidelijk overzicht van de bestaande dossiers - Gemakkelijke consultatie van de db Proces 11.1 : Verwerving van onroerende goederen Proces 11.2 : Vervreemding en verkoop van onroerende goederen Proces 11.3 : Realisatie van roerende goederen Proces 12 : Waarderen van goederen - Makkelijk statistieken opvragen - Link met 16, 10.3 en de boekhouding - Ambtenaar kan gemakkelijk gecontroleerd worden Proces 12.1 : Waarderen van roerende goederen Proces 12.2 : Waarderen van onroerende goederen Proces 13 : Opstellen en verlijden van een authentieke akte Link tussen workflow CA en PATRIS : - Duidelijk overzicht van de bestaande dossiers - Gemakkelijke consultatie van de db

19. Toegevoegde waarde van processen Proces 14 : Bewaren en bijwerken van patrimoniumdocumentatie Proces 14.1 : Bewaren en bijwerken van Patrimonium Documentatie - Snellere verwerking van een akte - Automatische controle waardoor sneller onregelmatigheden gemeld worden aan de gebruiker - Betere opvolging van de betalingen - Hypotheken en rechtszekerheid worden samen genomen wat leidt tot een betere rechtszekerheid - Het repertorium wordt automatisch verwerkt dus het patrimoniumdossier wordt beter up-to-date gehouden Proces 14.2 : Beheer van het kadastraal plan - Voorafgaandelijke kadastratie ondersteunen - Extra service naar de particulieren mogelijk (grensafpaling, enz...) - De link met 14.1 wordt nauwer. bv : resultaten van controles worden automatisch gemeld Proces 15 : Leveren van patrimonium informatie - Aanvragen worden vlugger behandeld - Gebruik van verschillende kanalen voor aanvraag van informatie (fax, e-mail, briefwisseling) - Vragen kunnen on-line beantwoord worden. De gebruiker zal hiervoor een bijdrage moeten betalen. Dit alles zal automatisch gebeuren zonder tussenkomst van een ambtenaar. - Het berekenen van de te betalen bijdrage voor de informatie zal automatisch gebeuren - Elektronisch dossier ipv fysisch dossier - De verantwoordelijke van de entiteit heeft steeds een zicht op de status van het dossier - Interne controle van de ambtenaar is mogelijk

20. Toegevoegde waarde van processen Proces 16 : Behandelen van onenigheden - De juridische veiligheid en de transparantie voor de klant wordt gegarandeerd door de centralisatie van de gegevens van de behandeling - Het beheer van een uniek dossier per aanvraag voor evaluatie van onenigheid vergemakkelijkt en vereenvoudigt de behandeling. - Hetzelfde geldt voor de directe toegankelijkheid tot de databases die nodig zijn voor de instructies en analyse van de elementen van het dossier - De beheerder van het dossier is van begin tot einde verantwoordelijk voor de behandeling => verantwoordelijkheid van de beroepsfunctie - Beheer van de kennis, gecentraliseerd in de fodfin voor de behandeling van onenigheden door de mogelijkheid gebruik te maken van de opgedane ervaring (feedbackdossier, update van de juridische DB) teneinde de dossiers met betrekking tot onenigheden optimaal te behandelen. - Stijgende proactiviteit bij de behandeling van onenigheden => tijdwinst => optimalisatie van de workflow

21. Illustratie en fundamenten van de toegevoegde waarde van PATRIS • Verbetering van de dienstverlening aan de klanten : • Informatie ook beschikbaar buiten de kantooruren : • De klanten kunnen een antwoord krijgen op hun vragen via verschillende kanalen zoals online via het generische systeem CCFF en dit 24u op 24u. • Vb1 : bij het behandelen van een aanvraag van patrimonium informatie is in de meeste gevallen geen tussenkomst van een ambtenaar meer nodig. Dit soort vragen kunnen dus op elke moment van de dag beantwoord worden. • Daling van het aantal fouten in de geleverde informatie : • De patrimoniale documentatie, met alle gegevens over de samenstelling (activa en passiva, roerend en onroerend) en de waarde van het patrimonium van alle Belgische natuurlijke personen en rechtspersonen, wordt beter beheerd via de patrimoniale gegevensbank. • Vb1 : de waarde van roerende en onroerende goederen worden centraal bijgehouden, zodat een vraag van waardering van goederen in een correctere schatting resulteert. • Meer opbrengsten: • Meer automatische berekeningen : • Het werken via workflow is de basis van het geïntegreerde systeem. Om specifieke acties te starten zal het systeem signalen geven. De automatische controles die door het systeem worden uitgevoerd beperken het risico op gebruiks- of coderingsfouten. • Vb1 : als de klant on-line informatie vraagt over een patrimonium, zal de prijs die hij daarvoor moet betalen automatisch worden berekend op basis van de gevraagde informatie. • Vb2 : de waarde van roerende en onroerende goederen worden centraal bijgehouden, zodat een vraag van waardering van goederen in een correctere schatting resulteert.

22. Illustratie en fundamenten van de toegevoegde waarde van PATRIS • Minder onenigheden door juistere informatie: • Een daling van het aantal onenigheden heeft tot gevolg dat een groter aantal processen uitvoerbaar zijn. • Vb1: Het beheer van een uniek dossier per aanvraag voor de evaluatie van een onenigheid vergemakkelijkt en vereenvoudigt de behandeling. • Betere en snellere opvolgingen van openstaande vorderingen: • Vb1: Doordat de vervaldatums bij het vorderen van successierechten duidelijk blijken uit de overzichten, kunnen ze beter gerespecteerd worden en zal de staat minder geld mislopen wegens verjaring. • Verbeterde transparantie van informatie over de processen heen: • Vb1: Momenteel gebruikt elk proces zijn eigen systemen om gegevens te behandelen en op te slaan, het ene al meer geïnformatiseerd dan het andere. Deze systemen vullen elkaar aan, hebben elk hun specificiteit, maar overlappen elkaar ook gedeeltelijk. De systemen zijn niet geïntegreerd waardoor de gegevensuitwisseling dikwijls manueel verloopt, en waardoor de consistentie van de gegevens en betrouwbaarheid onvoldoende kan gegarandeerd worden. Met systeem van Patrimoniale Gegevensbank zal alle informatie gecentraliseerd zijn en zal het mogelijk zijn voor een proces om deze op elk moment te consulteren en om de status van een dossier op de voet te volgen over de processen heen.

23. Illustratie en fundamenten van de toegevoegde waarde van PATRIS • Verbeterde efficiëntie: • Minder manuele activiteiten: • PATRIS gaat een aantal activiteiten die nu manueel uitgevoerd worden, automatiseren zodat deze op een efficiëntere en minder arbeidsintensieve manier uitgevoerd kunnen worden. • Vb1: Het ingeven van de gegevens voor de registratie- en hypotheekrechten zal door notarissen zelf rechtstreeks in het systeem gebracht worden. • Vb2: De registratie van de verklaring wordt vereenvoudigd door over te gaan tot het verzenden van een vooraf ingevulde verklaring van successierechten. • Integratie tussen verschillende applicaties: • De elektronische informatieuitwisseling tussen PATRIS en ingebrachte randsystemen leidt tot een betere ondersteuning van de betrokken processen en verbeterde consistentie van de informatie. • Vb1: Uitwisseling van elektronische gegevens tussen het geïntegreerd systeem en de gebruikers (notarissen,…) ipv per post of per fax. • Vb2: Momenteel heeft elke administratie zijn eigen versie van de patrimoniale documentatie. Deze redundanties - en mogelijke discrepanties - zullen verdwijnen, aangezien dezelfde gegevens maar één maal geregistreerd zullen worden.

24. Illustratie en fundamenten van de toegevoegde waarde van PATRIS • Elektronische informatie is sneller beschikbaar dan hardcopies: • Vb1: Courante informatie zal on-line opgevraagd kunnen worden zonder tussenkomst van een ambtenaar. • Daling van het aantal VTE's: • PATRIS ondersteunt de verbetering van de kwaliteit van de informatie, de beschikbaarheid en consistentie van informatie, de reductie van het manuele werk. Hierdoor kan verwacht worden dat het benodigd aantal VTE’s bij een gelijkblijvend volume werk aanzienlijk verminderd zal kunnen worden. • Vb1: De functie van gegevensbeheerder zal niet meer nodig zijn omdat de professionele gebruikers (notarissen, enz…) zelf de gestructureerde inbreng van gegevens voor zich zal nemen. • Betere werkplanning en opvolging: • Aangezien quasi alle kernprocessen van Patris zullen ondersteund worden door het TIPD, kan informatie gecapteerd en ter beschikking gesteld worden met betrekking tot het volume te behandelen dossiers, de status ervan en het nog uit te voeren werk. • Vb1: Overzichten van de status van controleopdrachten, opsporingsopdrachten en opsporingstaken zijn steeds beschikbaar voor alle betrokken ambtenaren. Deze overzichten, worden door het systeem actueel gehouden en zijn beschikbaar op elk niveau. Ze laten toe om in één oogopslag te besluiten welke dossiers actie vereisen en om welke redenen. Door de beschikbaarheid van deze informatie kunnen sneller en beter onderbouwde beslissingen genomen worden m.b.t. het uit te voeren werk en zullen de dossiers vlotter en sneller tot een voor de staat mogelijk gunstig resultaat leiden.

25. Illustratie en fundamenten van de toegevoegde waarde van PATRIS • Verbeterde effectiviteit: • Dankzij automatische controles, kunnen onregelmatigheden sneller gemeld worden om zo problemen in een later stadium te vermijden : • Vb1: Indien een verkoop van een onroerend goed niet mogelijk is, omdat er voor dit goed al een verkoopsprocedure werd gestart, zal dit onmiddellijk gekend zijn en kan deze verkoop geschorst worden. • Verbetering van het imago van de FOD Fin: Daar de klanten sneller antwoord kunnen krijgen op mogelijke vragen en minder geconfronteerd zullen worden met allerhande fouten, zal het imago van de FOD Fin aanzienlijk verbeteren. Het is echter duidelijk dat de realisatie van deze toegevoegde waarde maar na een bepaalde tijd zichtbaar zal worden. • Snellere en extra services : • Dankzij de centralisatie van de patrimoniumdocumentatie en de automatisering van verschillende onderdelen van processen, zal er meer tijd voor extra diensten aan de klanten • Vb1 : Het beheer van het kadastraal plan zal worden uitgetekend en op digitale wijze bijgewerkt en verbeterd worden zodat ambtenaren tijd zullen hebben voor extra diensten zoals grensafpaling, enz… • Gestandaardiseerde communicatie : • Optimalisatie van de relaties en interacties met interne en externe klanten door het geautomatiseerde en gestandaardiseerde beheer van de communicatie naar interne en externe klanten (erfgenamen, externe partners, andere interne functies van punten die kunnen tussenkomen in de verschillende instructiefasen)

26. Illustratie en fundamenten van de toegevoegde waarde van PATRIS • Minder langdurige onenigheden : • Beheer van de kennis, gecentraliseerd in de fodfin voor de behandeling van onenigheden door de mogelijkheid gebruik te maken van de opgedane ervaring (feedbackdossier, update van de juridische DB) teneinde de dossiers met betrekking tot onenigheden optimaal te behandelen. Stijgende proactiviteit bij de behandeling van onenigheden => tijdwinst => optimalisatie van de workflow. • Meer gerichte controles : • PATRIS zal leiden tot een verhoging van het aantal controles en tot een kwaliteitsverbetering van de uitgevoerde controles. Volgende elementen zullen hier aan bijdragen : - Meer geautomatiseerde (input, validatie,…) controles - juistere, transparantere en meer up-to-date informatie beschikbaar voor de ambtenaar - Een verhoogde efficiëntie van processen zoals aangifte, berekening,…laat mogelijk een verschuiving toe van de ingezette middelen naar de controlewerkzaamheden. • Vb1: bij het vorderen van successierechten zullen controles efficiënter verlopen en conflicten vermeden worden dankzij de betrouwbaarheid en beschikbaarheid van de gecentraliseerde informatie. • Betere management informatie: • Verbeterde rapportering mogelijk aan de verschillende overheidsorganen (bv Rekenhof, regering): • Vb1: De in het geding geroepen dossiers van de verantwoordelijkheid van boekhouders die onder het Rekenhof vallen, zullen via workflow worden behandeld. Ze zullen worden samengesteld door de automatische extractie van het systeem (verjaarde schulden). De betrokken schulden zullen onmiddellijk voor onbepaalde tijd worden geschorst. Het definitieve rapport bij het Rekenhof zal sneller beschikbaar zijn. • Beter beheer en toewijzing van werkvolumes: • Vb1: Overzicht van de nog af te werken taken binnen een bepaalde tijdslimiet : de teamchef Er kan op elk moment een overzicht verkregen worden van de status van een dossier en van de taken die door een bepaald teamlid/team/afdeling moeten worden behandeld.

27. Conclusie PATRIS zal een databank zijn die alle patrimoniale informatie (waarvoor FOD-financiën bevoegd is) groepeert, omringd door talrijke toepassingen (die de processen realiseren) waarmee men: - Alle informatie met betrekking tot het patrimonium van een natuurlijk of rechtspersoon (actief en passief) kan verzamelen, beheren, bijwerken en communiceren. - De juridische veiligheid van de transacties kan garanderen door ze te bewaren.

28. Conclusie • Uit een recent onderzoek (1) van IBM in samenwerking met de Robert H. Smith School of Business (University of Mariland, US) is gebleken dat investeringen in IT infrastructuur en Applicatie architectuur het meeste toegevoegde waarde genereren in vergelijking met investeringen in andere initiatieven. (1): IBM Business Consulting Services in samenwerking met de Robert H. Smith School of Business, Operationele efficiëntie en organisatorische doeltreffendheid: hoe beantwoorden de initiatieven van nationale en lokale regeringen hieraan?

29. Conclusie : Deze implementaties zijn een combinatie van een aantal verschillende waardevoorstellen Eén merk promoten, consistent communiceren Samenwerking tussen functionele teams mogelijk maken Zorgen voor een sterker gevoel dat men erbij hoort – “Global Glue” Samenwerken om de cyclustijden te verkorten en producten sneller te commercialiseren Inkomsten-generering Bedrijfs- integratie Rechtstreeks communiceren, via 1 kanaal met veel impact De klant beter tot dienst zijn en meer verkopen Werkings-efficiëntie Productiviteit-verbetering Administratieve kosten drukken en bureaucratie beperken Relevante informatie sneller vinden Technologie-afstelling Vereenvoudigen en standaardiseren, de complexiteit beperken Samenwerkenenleren uit collectieve ervaringen Eén infrastructuur gezamenlijk gebruiken en schaalvoordelen realiseren De accuraatheid van gegevens verbeteren en fouten minimaliseren Informatie zoeken via één kanaal... geen duizenden websites De aankoop van hardware en software consolideren Het maximum halen uit vroegere technologie-investeringen