Subastas, Compras, Cuentas por Pagar y Desembolsos

1. Estado Libre Asociado de Puerto RicoOFICINA DEL CONTRALOR Subastas, Compras, Cuentas por Pagar y Desembolsos Waleska I. Rolón Osorio Auditora Senior Adiestramiento Auditores Internos del Gobierno 7 de mayo de 2008 Autorizado por la Comisión Estatal de Elecciones, CEE-SA-08-8173

2. OBJETIVOS • Conocer el proceso de compras • Conocer el proceso de subastas • Repasar la reglamentación aplicable • Discutir los hallazgos más frecuentes • Aclarar dudas relacionadas con la reglamentación y los hallazgos

3. BASE LEGAL • Constitución del Estado Libre Asociado de Puerto Rico • Leyes • Código Penal de Puerto Rico • Reglamentos • Cartas y Memorandos Circulares • Reglamentación Federal

4. Proceso deCompras, Subastas y Desembolsos

5. Proceso deCompras y Desembolsos

6. EL PROCESO DE COMPRAS Y LOS DESEMBOLSOS Factura Asignaciones Presupuestarias Requisición Desembolso Proceso de Adjudicación Registros Contables Orden de Compra o Contratos Archivo de Documentos Recibo de inspección o certificación del trabajo realizado

7. Asignaciones Presupuestarias

8. ASIGNACIONES PRESUPUESTARIAS • Presupuesto del Municipio (art. 7.001) • Aprobado por la Legislatura Municipal • Por dependencia y partidas presupuestarias • Responsabilidad • Jefes de Dependencia (preparan) • Alcalde (presenta) • Legislatura Municipal (aprueba)

9. Asignaciones Presupuestarias Requisición Requisición

10. REQUISICIÓN • Necesidad • Propósito • Cumplimentada en todas sus partes • Asignación de Número • Descripción adecuada de los suministros o servicios • Aprobada por los funcionarios autorizados • Jefe de Dependencia • Oficial de Compras

11. Compras por subasta y Junta de Subastas Asignaciones Presupuestarias Requisición Proceso de Subasta

12. COMPRAS MEDIANTE SUBASTA PÚBLICA(Art. 10.001) • Compras > $40,000 • Obras o mejoras públicas >$100,000 • Cualquier venta de propiedad mueble e inmueble • Anuncio en periódico • Reglamentación Interna

13. COMPRAS EXCLUÍDAS DE SUBASTA PÚBLICA (Art. 10.002) • Compras a otros municipios, al gobierno de P.R. ó al gobierno federal • Compras anuales < $40,000 • Compras ó servicios en cualquier caso de emergencia. • Compras que solamente exista un suplidor de ese bien ó servicio • Cuando no concurran licitadores y exista el peligro de perder la oportunidad de adquirir los bienes o servicios (mercado abierto debe aprobar Legislatura Municipal)

14. COMPRAS EXCLUÍDAS DE SUBASTA PÚBLICA(Art. 10.002) • Contratos de construcción de obras, reparación, o mejora < $100,000 • Alteraciones o adiciones < 30% del total del costo de la obra • Obras realizadas por administración • Adquisición de equipo pesado fuera de Puerto Rico • Contratación de servicios de mecánica para reparación de vehículos, equipos municipales y la reparación de equipo computarizado < $25,000

15. JUNTA DE SUBASTAS • Constitución de la Junta de Subastas (Art. 10.004) • Funcionamiento de la Junta de Subasta • Quórum • Actas • Funciones y deberes de la Junta de Subasta (Art. 10.006) • Criterios de adjudicación • Rechazar pliegos • Garantías y Fianzas • Declarar Subasta Desierta

16. Proceso de Adjudicación Asignaciones Presupuestarias Requisición Proceso de Subasta/Adjudicación

17. PROCESO DE ADJUDICACIÓN • Subasta Formal • Excepciones • Subastas Informales [Cotizaciones] • Responsabilidad de los funcionarios que solicita, recibe, acepta, y adjudica la cotización • Mercado Abierto • Único Proveedor • Emergencia

18. Asignaciones Presupuestarias Requisición Proceso de Adjudicación Orden de Compra Orden de Compra

19. ORDEN DE COMPRA • Disponibilidad de fondos • Cumplimentada en todas sus partes • Registrada en los libros • Contratos registrados en la OCPR • Aprobada por los funcionarios que participan del proceso

20. Asignaciones Presupuestarias Requisición Proceso de Adjudicación Orden de Compra Recibo de Inspección Inspección RecibodeInspección Recibido

21. RECIBO DE BIENES Y SERVICIOS • Cumplimentado en todas sus partes • Verificación de los bienes y servicios • Corrección • Exactitud • Firmado por el personal autorizado • Envío a los departamentos concernientes

22. Asignaciones Presupuestarias Factura Requisición Proceso de Adjudicación Orden de Compra Recibo de Inspección Factura Factura

23. FACTURA • Original • Corrección y exactitud • Certificada por el funcionario o empleado que recibió los bienes • Aprobada por el funcionario autorizado • Contiene la Certificación de falta de interés del suplidor

24. Asignaciones Presupuestarias Requisición Proceso de Adjudicación Orden de Compra Recibo de Inspección Factura Desembolso Desembolso

25. DESEMBOLSO • Corrección y Exactitud • Corresponde a la necesidad e interés del Pueblo • Extravagante, excesivo e innecesario • Aprobado por los funcionarios autorizados • Justificantes del desembolso y cheque

26. Asignaciones Presupuestarias Registros Contables Requisición Proceso de Adjudicación Orden de Compra Recibo de Inspección Factura Desembolso Registros Contables

27. REGISTROS CONTABLES • Se anotó en los registros todas las transacciones hasta liquidar la Orden de Compra o el Contrato • Se anotó en la partida correspondiente • Se anotó en el año económico correspondiente • Se concilia mensualmente el Mayor de Cuentas por Pagar

28. Asignaciones Presupuestarias Requisición Proceso de Adjudicación Orden de Compra Recibo de Inspección Factura Desembolso Registros Contables Archivo de documentos Archivodedocumentos

29. ARCHIVO DE DOCUMENTOS • Personal Autorizado • Documentos Activos e Inactivos • Organizado • Números consecutivos y año fiscal • Por suplidor o contratista, si aplica • Área segura • Libre de inundaciones y de humedad • Control de acceso

30. HALLAZGOS MÁS FRECUENTES • Cotizaciones falsas • Fraccionamiento de las compras • Compras y arrendamientos de equipos sin subastas • Adquisición de bienes y servicios sin obtener cotizaciones • Contratación de obras sin celebrar subasta pública alegando estado de emergencia • Especificaciones que incluían las características de una marca en particular

31. Cont. HALLAZGOS MÁS FRECUENTES • Deficiencia en la solicitud y el trámite de cotizaciones • Pagos ilegales, indebidos, duplicados, y por adelantado • Pagos de deudas incurridas ilegalmente • Deficiencias en los comprobantes de desembolso y sus justificantes • Comprobantes de desembolso y cheques no encontrados para examen

32. Cont. HALLAZGOS MÁS FRECUENTES • Las subasta fueron adjudicadas a un proveedor que no era el mejor postor • Los expedientes de subastas estaban incompletos • Deficiencias en las Actas de la Junta de Subastas • Compras sin celebrar subastas públicas alegando estado de emergencia y sin el consentimiento de la Legislatura Municipal

33. Cont. HALLAZGOS MÁS FRECUENTES • No se requería en las subastas las fianzas que garantiza la entrega de los bienes y servicios • Órdenes de cambio relacionadas con la construcción de una obra sin someterse a la aprobación de la Junta de Subastas • Constitución de la Junta de Subasta sin el ciudadano particular y presidida por el Alcalde

34. Información adicional División de Auditorías de Municipios • Myriam Rivera Pérez Directora 787-200-7251, ext. 561 PO Box 366069 San Juan, PR 00936-6069

35. Contraloría a sus órdenes...