Fagbibliotekar i praksis: Kvalitetsledelse

1. Fagbibliotekar i praksis:Kvalitetsledelse av Lars Egeland, Høgskolen i Vestfold Høgskolen i Oslo, JBI, 14.4.99

2. Kort om HVE: • Ca 2500 studenter • 4 bibliotekenheter: • HVE/BOR, HVE/EIK, HVE/TBG og HVE/DIG • 10 heltidsstillinger

3. Begreper • Kvalitetsledelse :filosofi basert på kvalitet i alle ledd og på medarbeidernes deltakelse og engasjement for å oppnå resultater • (RBT skrifter 81: praktisk veiledning i kvalitetssikring i fag- og forskningsbibliotek, Oslo 1997)

4. Innledning Hva omfatter høgskolene Hvordan er høgskolene organisert Føringer for administrasjon av bibliotekene Hva er hovedutfordringene for høgskolene i dag ? Hva kjennetegner hovedutfordringene for høgskolebibliotekene ?

5. Høgskoler i Norge • Pr 1. januar 1991 var det 109 regionale høgskoler i Norge. I tillegg fantes 8 høgskoler for kunst, kunsthåndverk og scenekunst som ikke inngikk i det regionale høgskolesystemet.

6. : • Både i NOU 1988:28 Med viten og vilje og i St.meld. 40 (1990-91) Fra visjon til virke ble det slått til orde for at antallet burde reduseres.Det ble foretatt enkelte sammenslåinger i perioden 1991-93, slik at man etter hvert fikk 98 regionale høgskoler.

7. Fra 98 til 26 • Ved kongelig resolusjon av 7. mai 1993 ble det gjort vedtak om at disse 98 statlige regionale høgskolene skulle omorganiseres til 26 nye institusjoner i høgskolesektoren. • Dette ble gjennomført med virkning fra 1. august 1994.

8. Effektive høgskole-enheter - ressurssparing • Departementet så for seg at sammenslåingen ville gi bedre ressursutnyttelse på mange områder, bl.a. for bibliotekene: • St. meld. 40 ( 1990-91) s. 32: “Sammenslåing og integrering i høgskolemiljøene vil bety en nødvendig styrking av lærestedenes biblioteker, gjennom samling av ressurser og fagpersonell. Bibliotekene har en sentral og selvfølgelig plass i miljøene, men skal også være tilgjengelige og anvendbare for brukere utenfor institusjonene. En styrking og samling på dette området tillegges stor betydning, og vil gi klare fordeler både av faglig og administrativ karakter.”

9. Hvordan bibliotekene skal organiseres i høgskolene: • “Departementet legger til grunn at biblioteket ved de nye høgskolene skal underlegges høgskoledirektøren og ledes av en hovedbibliotekar. Uansett spredning avhøgskolebibliotekets samlinger og de enkelte enhetenes forhold til fagavdelingene, vil departementet understreke at biblioteket er å betrakte som en enhet ledet av hovedbibliotekaren.” (KUF, brev av 13.05.94)

10. Bibliotekenes innhold, hvilke oppgaver de skal utføre og hvilke ressurser dette krever, avgjør høgskolen. • Høgskolene får sine tildelinger som rammebevilgninger, og er forutsatt selv å fordele ressursene internt.

11. Det viktigste er nye oppgaver: • “En sammenslåing/samlokalisering av høgskoler antas på kort sikt ikke å føre til vesentlige innsparinger, da administrasjonen ved mange av institusjonene er så liten at det først ved sammenslåing med andre institusjoner vil være mulig å få etablert strukturer som er faglig rustet til å ta seg av de oppgaver de er pålagt å utføre. Det er nødvendig med en slik administrativ styrking for at departementet skal kunne delegere og legge myndighet til institusjonene. (St. meld. 40 (1990-91)) • Styrking av høgskolebibliotekene er en annen nødvendig oppgave.” (St.meld. 40(1990-91), s. 176-177)

12. Lars Egeland: • Stor forskjell på sammenslåing og samlokalisering.

13. Felles universitets- og høgskolelov • Stortinget ønsket én felles lov innen høgre utdanning, og Bernt-utvalget la frem forslag til en slik lov i NOU 93:24. • Lov om universiteter og høgskoler ble vedtatt 12. mai 1995, og trådte i kraft fra 1. januar 1996. Den erstattet Lov om universiteter og vitenskapelige høgskoler (universitetsloven), og medførte endringer i en del lover som gjelder profesjonsrettede høgskoleutdanninger.

14. Bibliotekets plass i organisasjonen: • “Bibliotek, vitenskapelige samlinger e.l. ved institusjonen som ikke er organisert som egen avdeling eller grunnenhet, eller som del av slike, skal enten ledes av et eget styre som er direkte underlagt institusjonsstyret eller være underlagt direktøren som en del av administrasjonen.” (§12, pkt. 6) • Loven åpner for at alle har rett til å følge forelesninger og også ta eksamen. Hva betyr dette for almennhetens rett til bruk av høgskolebiblioteket ?

15. Styrer og råd • Regjeringen fastsatte ved resolusjon av 28. april 1994 et reglement for styre, styringsorganer, råd og utvalg ved de nye høgskolene.

16. Styret • Høgskolen ledes av et styre, som skal ha 9, 11 eller 13 medlemmer: rektor, prorektor, 2-5 faglig tilsatte, 1-2 teknisk/administrativt tilsatte, 2-3 studentrepr. og 2-4 eksterne medlemmer. Rektor er styrets leder. • Styret er det øverste organ ved høgskolen, med ansvar både for den faglige virksomheten og for at høgskolens økonomi. Alle beslutninger ved høgskolen som blir tatt i andre organer enn styret, treffes etter delegasjon på styrets vegne og ansvar.

17. Departementet om bibliotekets forhold til høgskolestyret: • Departementet om bibliotekets forhold til høgskolestyret: • “Hovedbibliotekaren skal i samråd med høgskoledirektøren forberede bibliotekfaglige saker for behandling i høgskolens styre og skal videre sørge for at styrets vedtak når det gjelder biblioteket blir effektuert. Det er naturlig av hovedbibliotekaren møter i styret sammen med direktøren når bibliotekspørsmål eller saker av relevans for biblioteket skal behandles.” (KUF, brev av 13.05.94)

18. Høgskolerådet • Høgskolerådet skal ha minst 15 medlemmer valgt fra de tilsatte og studentene etter en gitt fordeling som sikrer de faglig tilsatte flertall i rådet (51-70 %). Styremedlemmer kan ikke velges til rådsmedlemmer. De valgte avdelingslederne er medlemmer av høgskolerådet i kraft av dette vervet, og regnes med blant de faglig tilsatte. Leder og nestleder velges blant rådets medlemmer.

19. Høgskolerådet er rådgivende organ for styret i saker som vedrører hovedlinjene for høgskolens virksomhet eller som er av stor prinsipiell betydning for denne. Rådet skal fungere som informasjons- og kontaktorgan mellom styret og fagmiljøene, og mellom fagmiljøene.

20. I praksis velger bibliotekansatte en repr. til Høgskolerådet. I bibliotekene har det vært en diskusjon om lederens rolle. Viktig å skille mellom tilsatt og valgt.

21. Avdelingsstyrene • Høgskolens faglige virksomhet er organisert i avdelinger. Departementet fastsetter avdelingsinndelingen. • Hver avdeling ledes av et avdelingsstyre (tidligere avdelingsråd), som består av representanter fra faglig tilsatte, teknisk/administrativt tilsatte, studentene, representanter for evt. praksisopplæring og andre eksterne medlemmer. Også her er de faglig tilsatte sikret flertall (51-70 %). • Avdelingsstyrene får sin avgjørelsesmyndighet delegert fra høgskolens styre.

22. Bibliotekpersonalet er ikke ansatt ved fagavdeling. • Dermed kan de heller ikke velges til avdelingsstyrene. • Departementet harimidlertid understreket at det er viktig å finne et tjenlig samspill med fagavdelingene, ettersom det er her vi finner bibliotekets brukere: • “For å sikre et godt samspill mellom primærbrukere og høgskolebiblioteket bør hovedbibliotekar eller en bibliotekansvarlig ved den involverte biblioteksenhet delta i møter i avdelingsråd sammen med administrativ leder ved avdelingsadministrasjonen når bibliotekspørsmål eller saker av relevans for biblioteket skal behandles.” (KUF, brev av 13.05.95)

23. Andre råd/Styrer: • Bibliotekutvalg • IT-utvalg • FoU-utvalg

24. OMORGANISERINGENS BETYDNING FOR BIBLIOTEKENE • Det var en del stor motstand mot høgskolesammenslåingen. Motstanden i bibliotekene var mindre - bibliotekene var vant til å samarbeide, og var i større grad enn høgskolene ellers, bærere av en felles identitet og kultur. • Evaluering av reformen: Bibliotekene kom ut best blant personalet!

25. Ingen kjemper for biblioteket • som ikke lenger hører til noen fagavdeling. Biblioteket er en del av “administrasjonen”.. • Positivt at høgskolebibliotekene nå har fått en klar plass i organisasjonen, og at det er plassert høyt - rett under direktøren. Men kjemper han for biblioteket ?

26. Faglig eller administrativ ? • Det var diskusjon i bibliotekmiljøet hvor mange har ment at bibliotekpersonalet burde defineres som faglig ansatte, ikke som teknisk-administrative. • Bibliotek og IT som faglige støttefunksjoner.

27. Hovedutfordringer for høgskolene • Institusjonsbygging / integrering • Eksplosjon i høgere utdanning: Ressursøkonomisering. • Mindre undervisning - mere studier • Etterutdanning - livslang læring

28. Høgskolens plandokumenter • Strategiplan : Perspektiv 4 år • Årsbudsjett-forslag til KUF • Årsbudsjett • Div. andre planer: Personalplan etc.

29. Høgskolebibliotekene • Varierende størrelse - fra en person til Oslo • Varierer mht geografiske enheter - fra 1 til 5

30. Bibliotekenes tilliggende herligheter • Fou-rapportering • Skriftserie • Annen publisering

31. Hovedutfordringer for bibliotekene • Faglig integrering • Brukeropplæring • Kvalitetssikring • Biblioteket sprenger grensene for rommet. • Tilbake til bibliotekrommet

32. Arbeidsplass i den elektroniske tidsalder • Bibliotekrommet som et sted for læring • Bibliotekrommet som et sted for vegledning • Bibliotekrommet som et menneskelig møtested • Bibliotekrommet som et møtested mellom fag • Bibliotekrommet som et sted for ettertanke.

33. Hva kjennetegner brukerne • Brukerne er en begrenset gruppe • Stort spenn i bibliotekserfaring

34. Hva kjennetegner biblioteksarbeidet • Hektisk - stress • Stort produktivitetspress • Stort oppdateringspress - særlig på IT-sida

35. Ledelse i høgskolebibliotek: • Plandokumenter og målsettinger • Personalmøter • Medarbeidersamtaler

36. Mine arbeidsoppgaver: • Økonomiansvar : Budsjett/ regnskap • Personalansvar • Saksbehandler for direktøren i biblioteksaker mm. • Leder av høgskolens vev-redaksjon • Leder av høgskolens IT-utvalg • Redaktør av Høgskolens skriftserie • Ansvarlig for FoU-dokumentasjon - rapport til FoU-utvalg