ZAMAN YÖNETİMİ

1. ZAMAN YÖNETİMİ M. Rüştü ARSEVEN Ocak 2001

2. ZAMAN KAVRAMI VE ÖNEMİ : Zaman nedir? Zaman sahip olduğumuz en önemIi ve değerli hazinedir. Her ne kadar; Vakit nakittir , Time is money veya Zeit ist Geld diyerek tüm dünya insanları zamanı parayla eş tutsalar da, aslında zaman paradan önemli ve değerlidir. vZAMAN çok değerli bir sermayedir. vZAMAN mutlak kardır. vZAMAN satın alınmaz. vZAMAN saklanmaz ve depolanmaz. vZAMAN çoğaltılamaz. vZAMAN kesinlikle bir daha geri gelmemek üzere akıp gider. vDoğan her yeni gün, kişi için karşılıksız ve geri ödemesi olmayan yüz milyarlarca kredi değerindedir. YAŞAMIMIZDAKİ BİR SAATLİK ZAMANIN DEĞERİ ACABA NEDİR? Ortalama bir insan ömrü aşağı yukarıiki yüz bin (200.000) planlanabilir saatle sınırlıdır. İktisadi olarak yapılan araştırmaIara göre, bir insan toplam iş görebilme gücünün ancak % 30 - 40 ' nı kullanabilmektedir. Peki geriye kalan %60 civarındaki iş görebilme gücü nereye gidiyor? vNetleşmemiş hedefler, vPlanlamada yapılan hatalar, vPlansızlık, vÖnceliklere gerekli önemi verememe, vSürekli erteleme, vÖze inememe, vDetayla fazla uğraşma,

3. BİR GÜNÜMÜZÜ NASIL HARCARIZ ? Bir günde 24 saat vardır ve bu herkes için aynıdır. Farklı olan ise bu 24 saatin kullanış şeklidir. Aşağıdaki tabloda 24 saatin insanlar tarafından genelde nasıl harcandığı görülmektedir. FAALiYET SÜRE (SAAT) UYKU 8 TEMIZLIK 1 YEMEK 3 SEYAHAT 2 ÇALIŞMA 8 + -------- TOPLAM 22 Yukarıdaki tabloya göre bir gün içinde kendimize ayıracak 2 saat zamanımız kalıyor. Birde çalışma saatlerinin genelde 8 saatin üzerinde olduğu düşünülecek olursa, elimizdeki iki saatin gittiği de görülmektedir. BİR İŞ GÜNÜMÜZÜ NASIL HARCARIZ ? İş ve çaIışma zamanımızın kontroIü genel olarak üç ana noktada toplanır. A - AMİR :ÇaIışma zamanımızın önemli bir kısmı amirimizin kontrolü altındadır. Bu süre içerisinde onun verdiği işleri yapar ve onun direktiflerini yerine getiririz. B-SİSTEM :Çalışma zamanımızın bir bölümünü de çalışma düzenimiz. (Kurum hiyerarşisi ) alır. C-KENDİMİZ : Nihayet, çaIışma zamanımızın bir bölümünü de doğrudan kendimiz kontrol ederiz. Ne yapacağımıza, nasıl yapacağımıza, ne zaman , hangi sürede yapacağımıza kendimiz karar veririz. “ BOŞ DURMAYIP BİR İŞ YAPIYOR OLSANIZ BİLE, O ANDA YAPILACAK DAHA ÖNEMLİ BIR İŞİNİZ VARSA ZAMANINIZI BOŞA HARClYORSUNUZ DEMEKTİR.. “ “ NE YAPTIĞIMIZ DEĞİL , NE İÇİN YAPTIĞlMIZ ÖNEMLİDİR.”

4. PARETO KANUNU : 80:20 olarak bilinen bu teori yalnız rasyonel zaman yönetimi için değil, değişik bilimsel alanlarda da geçerlidir. Bu teoriye göre, örneğin ; vCiromuzun % 80' nini müşterilerimizin % 20' si sağlar. v% 20 üretim hatası % 80 kayba neden olur. vGazetenin % 20 'si haberlerin % 80' nini oIuşturur. vToplantı zamanının % 20 'si kararların % 80' nini doğrudan etkiler. vMasa üstü çaIışmanın % 20' si işteki başarının % 80 ' nini sağlar. 80:20 kuralı ilk defa İtalyan ekonomist ViIfredo Pareto tarafından 19. Y.Y da ortaya atılmıştır. Burada önemli olan mesleki ve özeI alanda hedefleri tespit edip bunlara uIaşabiImek için bu kuralı göz önünde tutarak gerekli çabayı sarf etmektir. ULAŞMAK İSTEDİĞİNİZ HEDEFLER : “ İŞ VE ÖZEL YAŞAMDA BAŞARILI OLMAK İÇİN ERİŞMEK İSTEDİĞİNİZ TÜM MESLEKİ VE ÖZEL HEDEFLERİNİZİ AÇIK VE NET OLARAK BELİRLEYİN ! “ ULAŞMAK İSTEDİĞİNİZ HEDEFLER 1- Mesleki ve kariyer hedefleriniz : ............................................................................................................................................................................................... Bu hedefe ulaşmanız için yapmanız gerekenler ve alınması zorunlu tedbirler : ............................................................................................................................................................................................... 2- Arzuladığınız diğer kişisel ve özel hedefler : ............................................................................................................................................................................................... Bu hedefe ulaşmanız için yapmanız gerekenler ve alınması zorunlu tedbirler : .............................................................................................................................................................................................. 3- Yaşam hedefiniz : ............................................................................................................................................................................................... Bu hedefe ulaşmanız için yapmanız gerekenler ve alınması zorunlu tedbirler : ...............................................................................................................................................................................................

5. ZAMANI PLANLAMANIN KAZANDIRDIĞI AVANTAJLAR : vMesleki ve özel hedeflere daha sağlam ve çabuk ulaşma vGerçekten önemli işlerimiz ve hedeflerimiz için zaman kazanma vDaha az telaş ve stres, günlük iş akışına sağlıklı bakma vUnutmayalım ki en önemli planlama prensibi yazılı faaliyetlerdir. vYalnız akılda kalan planın ana hatları ve hatta tamamı unutulabilir. vYazılı planlar zihnin yükünü hafifletir. vYazılı bir plan kişinin işe karşı olan motivasyonunu yükseltir. Onu işinde daha etkin kılar. vYazılı plan sayesinde, belirlenen hedeflerde daha az sapmalar olur, vKonsantrasyon artar, güç görünen işler zamanında biter. vGün bitiminde halledilmemiş işler gözümüzden kaçmaz, kontrol kolaylaşır. vYapacağınız günlük planlar sayesinde başarı artar, önemli işlerinizi engelleyen ıvır zıvır işleri ikinci plana atabilirsiniz. vYazılı yapılan günlük planlarınız, önce veya sonra yapılan ya da bitmemiş işlerinizi takip etmenizi kolaylaştırır, gerekli tedbirleri almanızı sağlar.  KISSADAN HİSSE : Adamın biri ormanda doIaşırken bir ormancıya rastlar. Ormancı bütün gücüyle henüz yeni kesiImiş olan bir ağaç kütüğünü parçalarına ayırmakla meşguIdür. Adam ormancıya yaklaşır ve ormancının kan ter içinde, kör bir testere ile işini yapmaya çalıştığını görür ve dayanamaz: “Afedersiniz, testereniz kör ve siz hala kütüğü kesmeye, parçalamaya çaIışıyorsunuz. HİÇ TESTERENİZİ BİLEMEYİ DÜŞÜNDÜNÜZ MÜ?” Bunun üzerine ormancı sinirlenerek adama döner ve “Bunun için hiç zamanım yok, bir an önce işimi bitirmek zorundayım, lütfen bana engel olmayın .” diye söylenir. TESTERENİZİ NE ZAMAN BİLEMEK İSTİYORSUNUZ ?

6. ZAMAN BÜTÇESİ : Etkili bir zaman bütçesi yapabilmek için en azından aşağıdaki hususlara dikkat etmek gerekir. vZamanınızı bütçeleyin fakat belirli ölçülerde toleranslı olsun. vOlmayacak işlere vakit harcamayın vYardımcılarınızdan ve elemanlarınızdan etkin bir şekilde yararlanmayı bilin vKendiniz ve birlikte çalıştığınız insanların özel sorunlarına gereğinden fazla zaman ayırmayın vAçık kapı politikanızı sınırlandırın vİşi bitirdiğinizde bırakmayı bilin vMali bütçede olduğu gibi zaman bütçesinde de kayıt tutun.  YEDEK ZAMANINIZ OLSUN Hiç bir zaman herşey planladığımız gibi aynen gerçekleşmez. Bu nedenle çalışma süremizin, ortalama % 60 kadar kısmını planlamamız doğru olacaktır. Zamanımızın % 100 'ünü veya buna yakın oranını planlamamız önceden tahmin edilemeyen, süreleri bilinmeyen durumlar nedeniyle imkansızdır. Bu nedenle bu durumlar için yedek zaman ayırmalıyız. Zamanımızı planlarken 3 ana kategoride değerlendirmeliyiz. A- % 60 planIanmış işIer için, B- % 20 pIanIanmamış aniden çıkan, zaman çaIan durumlar için, C- % 20 sosyal faaliyetler ( çeşitli özeI durumlar) "DOĞRU İŞİ YAPMAK, İŞİ DOĞRU YAPMAKTAN İYİDİR." ABC ANALİZİ : Bu analiz öncelikIerin tespitinde kullanılan bir metottur. ABC analizi zaman kullanımında değer analizi yapıIması ile olur. Yapılması gereken tüm işler aynı öneme sahip değillerdir. İşimizi taşıdıkları değerlere göre belli kategorilere ayırmak mümkündür. Örneğin: A grubundaki işler çok önemIi, B grubundaki işleri önemli, C grubundaki işleri daha az önemli. rutin v.s.olarak sınıflandırabiliriz.

7. ZAMAN KULLANIMINDA DEĞER ANALİZİ : FAALİYETİN DEĞERİ % 65% 20% 15 A- ÇOK ÖNEMLİ İŞLERB- ÖNEMLİ İŞLERC- AZ ÖNEMLİ (RUTİN) İŞLER % 15%20%65 GERÇEK ZAMAN KULLANIMI Görüldüğü gibi zamanın büyük böIümü C grubundaki işleri halletmekle geçiyor. A- Bu Gruptaki işler en önemli işlerdir. Bunlar yalnızca o işin sahibi sorumlu kişi ya da grup tarafından yapılır, bir başka kişi ya da gruba devredilemez. B- Bu Gruptaki işlerin önemi orta ya da vasat düzeydedir. Bir başka elemana devredilebilir. C- En az değere sahip işler bu grupta bulunmaktadır. ( Rutin işler, okumak, telefon, haberIeşme, günlük idari işler, önemsiz toplanı, ani ziyaretler vs..) ABC analizi yalnızca A şıkkındaki işlerin halledilmesini ve C şıkkındaki işIerin de bir kenara bırakılmasını öngörmüyor. Aksine tüm bu işIeri taşıdıkIarı öneme göre belirli bir öncelik sırasına koyarak bir işgünü içinde en verimli şekiIde halledilmeleri için gerekli ortamı hazırlamayı öngörüyor. Peki bu işIeri günIük plana nasıl oturtabiliriz? A grubu işIerinden yaInızca bir veya ikisini planımıza alabiliriz. ( Örneğin; ortalama 3 saat süre için) B grubu işIerinden iki yada üçünü ortalama 1 saat süre iIe günlük planımızda öngörebiIiriz. C grubu işIer içinde ortalama 45 dakika ya da 1 saat süre ayırabiliriz.

8. A ve B GRUBUNA GiREN İŞLERİN TESPİTİ VE HALLEDİLMESİ : Bulunduğunuz görev ve pozisyon gereği A grubuna giren işIerinizi yazar mısınız? ......................................................................................................................................................................... Her gün en az bir veya iki A grubu işini, zaman faktörünü de göz önünde tutarak halletmeniz için yapmanız gerekenleri yazın! ......................................................................................................................................................................... Bulunduğunuz görev ve pozisyon gereği B grubuna giren işIerinizi yazar mısınız? ......................................................................................................................................................................... Her gün en az iki veya üç B grubu işini zaman faktörünü de göz önünde tutarak yapmanız gerekenleri yazın! ......................................................................................................................................................................... KİŞİNİN GÜN BOYUNCA SAHİP OLDUĞU İŞ GÖRME GÜCÜ : Her insanın kendine özgü yaşam alışkanIıkIarı vardır; beslenme sosyal iIişkiIer, uyku düzeni, çaIışma koşulları vs. gibi.Bütün bu bireysel farklara rağmen her insanın doğal yaşam ritminde ortak olan teme! özellikler vardır. Bu özelliklerden biride bilim adamlarınca yapılan araştırmalara göre, bir insanın 24 saat boyunca iş görme güçlerinin yani randımanlarının ortak bir ortalama grafiğe sahip olmalarıdır. ÖĞLE ÖNCESİÖĞLE ÖĞLE SONRASIAKŞAM GECE +50 İ Ş G Ö R M 0 E G Ü C Ü -50 • 8 10 1214 16 18 20 22 24 2 4 • 24 SAATİN DAĞILIMI / BİR GÜN

9. 24 SAATİN DAĞILIMI / BİR GÜN Grafikte görüIdüğü gibi iş görme gücü yada kişisel randıman en yüksek olduğu zaman öğle öncesidir, bu öğleden sonra düşüş gösterir ve akşam üstüne doğru tekrar yükselir, daha sonra düşme başlar, gece yarısından birkaç saat sonra en düşük seviyeye iner. Her ne kadar grafik genel bir özeIIik taşısa da, yine de önemIi olan kişinin kendi günIük biyolojik ritmini bulabilmesidir. Muhtelif düzeyde önem ve aciliyete sahip işIeri grafiği gözönünde tutarak günIük planınıza yerleştirebilirsiniz. Aşağıdaki grafiği kendi özeIIikIerinize göre doldurun! ÖĞLE ÖNCESİ ÖĞLE ÖĞLE SONRASIAKŞAM GECE +50 İ Ş G Ö R M 0 E G Ü C Ü -50 • 8 10 1214 16 18 20 22 24 2 4 • 24 SAATİN DAĞILIMI / BİR GÜN

10. KİŞİNİN 1 SAAT BOYUNCA SAHİP OLDUĞU İŞ GÖRME GÜCÜ: Peki bir insanın bir saat içindeki iş görme gücü ve konsantrasyon kapasitesi nasıldır?. Tıbbi araştırmalar en uygun dinIenme zamanının 1 saatlik çalışma sonunda olduğunu ortaya koyuyor. Bu dinlenme süresinin ise azami olarak 10 dakika olması gerektiğini, çünkü en verimli ve etkili dinlenmenin ilk on dakika içinde gerçekIeştiğini, bu süre aşıldığında dinlenmenin etki ve verimliliğinin süratle azaldığını belirtiyorlar. 1 saatlik çalışma sonunda en fazla 10 dakika ara verin.Verimli ve etkin çalışabilmek için düzenli ve kısa aralar vermelisiniz. Bu sizi işinizde daha başarılı kılar. Günlük planınızda düzenli ve kısa aralar öngörebilirsiniz. “ ZAMANIMIZI, ÖNCE BAŞKALARININ ONA OLAN İHTİYACINI KARŞILADIKTAN SONRA SIRANIN BİZE GELDİĞİNİ DÜŞÜNEREK KULLANMAYA ÇALIŞMIŞIZDlR. AMA SIRA BİZE HİÇGELMEZ. “ İşimizi engelleyen faktörler en çok 10-12ve14-16 saatleri arasında doruk noktasına ulaşıyorlar. Örneğin; en az engellendiğimiz saatlerde önemli işIerimizi halledebiliriz. En çok rahatsız edildiğimiz saatlerde en az önemli işlerimizi halledebiliriz. En çok engellendiğiniz saatleri grafikte olduğu gibi çıkarın ve kendinize ayıracak zamanı tespit edin. A ve C grubundaki işlerinizi buna göre planlayın.

11. ERTELEME Erteleme, insanı güçsüz düşüren, aciz bırakan bulaşıcı bir hastalıktır. En kötüsü, bir alışkanlığa ve yaşam biçimine dönüştürülmesidir. Bir işi ertelemenin nedenleri pek çok ve çeşitlidir. Bazıları şunlardır: vBu iş çok büyük, nereden başlayacağımı bilemiyorum? vBu iş, çok güç bir karar vermemi gerektiriyor, ne yapacağımı bilemiyorum!? vBu iş hiç hoş olmayan bir şey yapmamı gerektiriyor! vKendimi pek iyi hissetmiyorum ve bu iş için yeterli enerjim yok vSabah/öğleden sonra ilk saatlerde işe başlamakta güçlük çekiyorum vİşlerimi kolay kolay bitiremiyorum! vErteleme krizinden sonra, kendinizi sorgulayın. MASANIZ VE ÇALIŞMA ALANI Yöneticilerin üçte birinin, düzensizlik sorunu bulunmaktadır; bunun bir belirtisi de karışık bir masadır. vGelen belgelerle başa çıkmak vAsıl sorunu bulmak vHer şeyi niye masanın üstüne koyuyorsunuz? vDosyalama sistemleri vYetersiz destek

12. ALIŞKANLIKLAR Alışkanlıklar yaşamın yapı taşlarıdır. Alışkanlıklarımız olmaksızın bu biçimde yaşayamayız. Fakat bize zamanı harcatan alışkanlıklarımızı değiştirmeli yada terk etmeliyiz. Alışkanlıklarınızı nasıl değiştirebiliriz; ·Nasıl bir değişiklik yapmak istediğinize karar verin ve hemen bu değişikliği yapın. ·Bir anda çok şey değiştirmeye kalkmayın. İlk değişiklikte ustalaştıktan sonra ikincisine geçin. ·Yeni davranışınız için kendinize net ve ölçülebilir başarı standartları belirleyin. ·Asla ve asla istisna kabul etmeyin. ·Sonuçların aniden düzelmesini beklemeyin hayal kırıklığı olur. Bu iş zaman ve çaba gerektirebilir. Başarı için planlama ·Bize yön vermesi için hedeflere, bu hedeflere ulaşmak için plan yapmaya gereksinimimiz vardır ve kat ettiğimiz yolu bu planla düzenli olarak karşılaştırmalıyız. ·Planlamada, ani ve acil işler için zaman toleransı bırakın ama bu boşluğu rezerv işlerle besleyin.