2. Menaxhimi strategjik i OSHC-ve

1. 2.Menaxhimi strategjik i OSHC-ve Objektivat e këtij kapitulli: . Kuptimi i konceptit të menaxhimit strategjik dhe planifikimit strategjik . Kuptimi ikonceptit të vetë-vlerësimit organizativ në mënyrë që të përcaktojnë gjendjen aktuale dhe mangësitë . Fitimi i njohurisë të planifikimit strategjik për OShC-të për të kuptuar ku duam të shkojnë dhe se si kemi arritur atje Kjo njohuri është e domosdoshme që për të ju ndihmuar me mbledhjen domethenese te fondeve ju te keni më lehtë për të përmbushur qëllimet tuaja

2. Menaxhimi strategjik i OSHC-ve Organizatat e shoqërisë civile punojnë për të arritur misionin e saj nepermes kornizes sistematike te zhvillimit organizativ që përfshin: 1. Kryerja e një vlerësimi organizativ -. Analiza e aktiviteteve aktuale, strukturat, resurset dhe kapacitetet e organizatave individuale 2 Vendosjen e prioriteteve për zhvillim të kapaciteteve - zhvillimin e një plani të perparimit organizativ. 3. Duke u ndalur në planifikimin strategjik afatgjatë - duke përcaktuar ku në mënyrë ideale e shihni organizatën e juaj në të ardhmen. Ekspertiza teknike, zhvillimi organizativ dhe programimi cilësor nuk mund të arrihet automatikisht. Ketu do të behet fjale rreth mjeteve që, nese zbatohen siç duhet, mund të ju ndihmojë për të arritur këto qëllime.

3. 2.1 Analiza organizative • Edhe pse një analizë e tillë nuk është e nevojshme, shumë organizata të shoqërisë civile rregullisht e aplikojnë këtë. Ky kapitull ofron modele të veçanta dhe mjete që mund të ndihmojnë në vlerësimin e aspekteve të ndryshme të disa organizatave . Qellimi eshte për të ndihmuar në krijimin e një plan veprimi për ngritjen e kapaciteteve, i cili do të ndihmojë organizatën tuaj në mënyrë efektive të zbatojë programet e veta dhe të veprojë në komunitet. Ndërtimi i kapaciteteve është një proces i strukturuar për të përmirësuar efikasitetin dhe efektivitetin e çdo organizate për të arritur qëllimin apo misionin e saj dhe të ofrojë shërbime cilësore për të forcuar aftësitë e tyre organizative dhe teknike

4. Pse është i rëndësishem forcimi i kapaciteteve? Forcimiikapacitetevesynontë: • Ndërtoje organizatëmëtëfortëdhemëtëqëndrueshëme, e cilapërfshinkrijimin e strukturaveformaleosestrukturaveperbereseorganizativedhezhvillimindhezbatimin e planevedhestrategjiveafatgjata; 2. Përmirësojsistemetdhekapacitete, sidheperberjendhekapacitettëmenaxhimitteprojekteve , qëpërfshinëngritjen e njëstrukturetëfortëfinanciaredhepërtëpërmirësuarprocesin e planifikimitdhemenaxhimin e projekteve; 3. Forcimiiekspertizësteknikenëpërmjetpunesimitapotrajnimi t testafitpërproceset e planifikimitdheprogramimit, mbledhjen e praktikavemëtëmira, dhefushatëtjeratënderlidhurateknike.

5. Komponentët e planit të veprimit për të forcuar kapacitetet Ekzistojne tri mënyranëtëcilatjumundtëshikoniorganizatën: 1. Nëpërmjetanalizëssësistemeve, politikavedheprocedurave, 2.Duke u fokusuarnëpronën (jovetëmnëparatë); dhe3. Shqyrtmin e aktivitetevedhe / oseshërbimeve Çdopikëveshtrimofronnjëshumëllojshmëritënjohurivenëpikat e fortadhesfidat e organizatës. Këtonjohurijanëkomponentëperbereseqëndihmojnënëkrijimin e një plan veprimipërngritjen e kapaciteteve. (Shtojca 1)

6. VlerësimiikapacitetittëorganizatesPërberjasistemevetëPolitikatVeprimetVlerësimiikapacitetittëorganizatesPërberjasistemevetëPolitikatVeprimet Tre pikeveshtrime që dergojnë në një plani veprimi për të forcuar kapacitetet Plani I veprimit per forcimin e kapaciteteve AsetetMateriiale-financat, hapesira,etj. Jo -materiale– aftesite, dituria ,etj. Aktivitetet – sherbimet per perdoruesit

7. Zhvillimi i planit të veprimit për të forcuar kapacitetet 1 • Fillojme me rishikim te plotë te sistemeve, burimeve dhe aktivitetet e organizatës dhe të bëni pyetjen: "Ku jemi tani?". Ekzistoojne shumë aktivitete dhe modele te vlerësimit që organizatat mund të përdorin për t'u përgjigjur në këtë pyetje. Shumë shpesh ky është një proces që është më sfidues se sa duket ne fillim. • Kjo sfidë tejkalohet me hartimin e një liste të kërkesave apo pyetjeve (një-Fletë formuesit 2) dhe duke përdorur vlerësime të sistemit me ndihmën e kësaj liste. Ka dhjetra pyetjeve që duhet të merren plotësisht në konsideratë dhe që duhet të shpërndahen në tri pikeveshtrime të ndryshme, siç do diskutohet më poshtë.

8. Zhvillimi i planit të veprimit për të forcuar kapacitetet 2 – vazhdimi • Ekzistojneshumëmjeteqëjumundtëpërdorni, dheshumica e tyreështë e pershtateshmepërnevojattuaja. • Ështe me se miripërtëpërdorurnjëqasjepjesëmarrëse, ndërsavlerësimetpunohensinjëaktivitetekipor. Është e rëndësishmepërtëpërfshirënjëgamëtëgjerëtëopinioneve, e cila do tëçojënëzhvillimin e njëplaniveprimitecilintëgjithë do tambështetesin. • Rekomandimetedobishme: • Percaktonigrupetpunues per forcimin e kapaciteteve. • Caktoniprioritetetdhecaqet e arritshme, ndersagjerat e thjeshtakryenimenjehere. • Caktpniafatinkohor per procesin e forcimittekapaciteteve. • Kyçenitereorganizaten ​ • Perdoreniresurset e lira dhemundesite e financimit.

9. Zhvillimiiplanittëveprimitpërtëforcuarkapacitetet 3 – vazhdimi • Komponentiiparëpërfshinsistemet, politikatdheproceduratose, me fjalëtëtjera, menaxhimin, iciliështëpërgjegjëspërzbatimin e përditshëmtëpolitikave, proceduravedheaktivitetevepërarritjen e objektivavetëorganizatës. Këtopërfshijnë : • Shprehja e pritjeve - misioni, strategjia, politika – I tereekipit; • Drejtimi I punevetepërditshmedhezbatimi i programitnëmënyrëqëtëpërmbushë • Raportimeborditpërrezultatet.

10. Zhvillimi i planit të veprimit për të forcuar kapacitetet 4 – vazhdimi • Komponentiidytëjanenjerëzitdheasetet. Qëllimi I punimittelistëssëasetevetëçdoorganizateështëqëtëarrihetnjëpasqyrëmëtëmirënëburimetekzistueseorganizative, respektivishtshtyllatqëmbështesinaftësinë e organizatëspërtëpërmbushurmisionin e saj. • Keni ne konsiderateketokategori: • Njerëzit • Pajisjet • Hapesira • Aftesite • Financimi dheteardhurat • Marredhenietdhereputacioni • Dituriadhepervojai iskustvo • Misioni(motivimi)

11. Zhvillimi i planit të veprimit për të forcuar kapacitetet 5 – vazhdimi • Komponentiitretëjaneaktivitetet e OShC. Gjërsadykomponentët e parakanëtëbëjnë me vetëorganizatën, planistrategjikështëaiqëdrejtondrejtimin e përgjithshëmtëprogramit. Gjatezhvillimittënjëplanistrategjik, organizataanalizonatëqëpunontani, dheparashtronpyetjaqëçkatëdonteqëtëbëjënëtëardhmen. Parashtrimiikësajçështje ka njëndikimtëmadhnëprocesin e ndërtimittëkapaciteteve. • Filloni me njëlistëtëthjeshtë e aktiviteteveaktuale; përshembull, përçdoaktivitet, jumundtëspecifikonikushështëipërfshirë, sashpeshaktivitetindodh, sakërkonkohë, fondet e nevojshme, dhematja e rezultatitteaktivtitetit • Pastajpërpiloninjëlistëtëngjashëmetëaktiviteteveqëjanetenevojshmeapodëshironipërtëibërë, por per momentinnukkenikohëapoburime.

12. Zhvillimi i planit të veprimit për të forcuar kapacitetet 6 – vazhdimi • Hapi i fundit në vlerësimin është marrja parasysh e funksionimit të përgjithshëm të organizatës. Rezultati duhet të jetë përpilimi i një Plan Veprimi për të forcuar kapacitetet e organizatës. • Detyra më e vështirë në zhvillimin e këtij plani, është caktimi I prioriteteve. Mënyra më e mirë për të ndihmuar në tejkalimin e dallimeve të mendimit është që ekipi të përqëndrohet në misionin e organizatës. Një vizion dhe mision i zhvilluar mirë mund të ndihmojë të gjithë në organizatë për të kuptuar prioritetet dhe shpjegoni përse janë duke investuar burime në avansimin e këtyre prioriteteve.

13. Zhvillimi i planit të veprimit për të forcuar kapacitetet 7 – vazhdimi Përtëvendosurobjektivat e planittëveprimitështë e nevojshmepërtëdiskutuarçështjetnëvijim: • Duke pasurparasyshpunënqëjeni duke bërëtani, çkanukjeni duke bërëmirë? Çfarëjupengonnëkryerjen e disaaktivitetevetëcaktuaramëmirë? A ështëmungesa e mjetevefinanciare, aftësive, punonjësve , apodiçkatjetër? 2. A janëaktivitetet e listuaranëlistëntuajtëaktiviteteveqëkanënevojëosetëdëshironitëbënijanëprioriteteafat-shkurtëraapoafat-gjata? Çfarëështë e nevojshmepërtëpërmbushurkëtoprioritete 3. Duke pasurparasyshiinventarittëpasurisë, sijanëburimet e juajatëtanishmedheaftësitënëvijë me nevojat e programittuaj? A mundenitëarriniqëllimet e juaja duke përdorurburimetekzistuese, apo se pariështëpenevojshmepërtëplotësuarmungesën e burimeve?

14. Zhvillimi i planit të veprimit për të forcuar kapacitetet 8 – vazhdimi • Përtëpërfunduarnjë plan veprimipërtëforcuarkapacitetet: • Merrniçdoprioritetdhetëformuloninjëdeklaratëtëobjektivavekonkreteqëtregon se çfarëjudonitëbënidhenëçfareafati, • Identifikonipersoninpërgjegjëspërçdoobjektiv, pormosprisniqëky person tëibëjëtëgjitha, • Zbertheniobjektivatnëdetyratëveçanta. Cilatjanëhapat e nevojshëmpërtëarriturçdoobjektiv? • përçdo hap apodetyrë, mendojnërrethburimeve (para, njerëz, etj) qejuduhentëipërfundoni • vlerësonikohën e nevojshmepërtëpërfunduarnjëdetyrëapo hap. • Sëfundi, shkruaniplanintuajtëveprimitnëformën e njëdokumenti, tabeleperllogariteseoseplaniteprojektit.

15. Zhvillimi i planit të veprimit për të forcuar kapacitetet – përmbledhja • Nuk është e nevojshme që organizata të jetë e përkryer para se ju mund të filloni për të zbatuar programin. Por për të qenë efektive, ajo duhet të kuptoj se janë pikat e forta dhe dobësitë e saj organizative dhe të përcaktojë programet për të adresuar të gjitha mungesta kritike. • Është e rëndësishme për të ndërtuar organizatën tuaj në bazë të aftësive të saj unike dhe aseteve. Duke u fokusuar në anën e mirë të organizatës ka shumë më shumë gjasa për të gjetur fonde dhe për të fuqizuar kapacitetet për të zbatuar dhe për të mirembajtur programet.. • Pasi që organizata është gati, ju mund të bëni pyetjen: "Ku dëshirojmë të shkojmë më tej?"

16. Vlerësimi i organizatës përmes një analize SWOT • Aktivitetet vlerësimit organizativ shpeshere jane në lidhje me pikat e forta dhe të dobëta organizative. Gjithashtu merren në konsideratë faktorë të jashtëm - mundësitë dhe kërcënimet. Këto janë katër elementet e analizës SWOT. • Vlerësimi organizativ mund të kryhet nëpërmjet një analize SWOT, në qoftë se ajo punohet në një mënyrë të tillë që të merren në konsideratë aspektet e ndryshme organizative te përshkruara në modelin që kemi diskutuar më parë. • Me qëllim të vazhdimit të punës, ne do të shpërndajmë shtojcën që përshkruan një model të thjeshtë të vlerësimit organizativ bazuar në metodologjinë e SWOT (Shtojca 3).

17. 2.2 Planifikimi strategjik për OShC-të 2.2.1 Përseduhetzhvilluarnjë plan strategjik? - Ështënjethënie e njohur: "Nësejunuk e dini se kujeni duke shkuar - çdorrugëqëmerrni do temerrni do tejudergojeatje” - Hartimiinjëplanistrategjikbehet, sepse: - mundtëshërbejësikornizëpërmarrjen e vendimeve, - mundtëofrojënjëbazëpërplanifikimin e detajuarnënivelprojekti, - mundtëshërbejësinjëudhëzuespërtëardhmendhesinjëkatalizatorpërndryshim, sidhenjë mates për planet e ardhshmestrategjike.

18. 2.2.1 Përse duhet zhvilluar një plan strategjik? – vazhdimi • Procesi i planifikimit strategjik është i lidhur kryesisht me qëndrueshmërinë e organizatës tuaj dhe efikasitetin e saj. Për organizatat që ndajnë kohë për planifikim strategjik ka gjasa qe të bëhen vetë-mjaftueshme dhe te afta për të arritur ndryshime afatgjata. • Plani Strategjik krijon një urë që lidh aktivitetet dhe programet aktuale me vizion afatgjatë dhe burimet e nevojshme, sistemet dhe procedurat për të arritur këtë vizion. • Plani mund të shërbejë si një tregues i mirë per donatorët e mundshëm që organizatq menaxhohet në mënyrë adekuate.

19. 2.2.2 Përgatitja për Planifikim Strategjik • Para se tëfillonitëpunoninëplanifikiminstrategjik, merreninekonsideroatësivijon: - Bisedoni me organizatatëtjerapërtëgjetur se siato I janeqasurplanifikiminstrategjik. - Ekploronimaterialenëdispozicionnë internet përtëmarrënjëpërshtypjetëasajqë pret. -Përfshinibordin/et e juaj. Procesiiplanifikimitstrategjikështëdrejtimqëduhettëzbatohet me miratimindhembikëqyrjen e Bordit. • Përtëjundihmuartëbëninjëvendimnë se organizatajuajështëgatipërtëlëvizurnëprocesin e planifikimit, ekzistonnjëlistë e kontrolli (bashkangjitursiShtojca 4). Edhepseparashtrohendisapyetjetëdrejtpërdrejtadhenukmundtëaplikohetpërtëgjithasituatatorganizative, jepnjëpasqyrëtëmirëtëgjëraveqëduhetmarrurnëkonsideratë.

20. 2.3 Përmbledhje e hapave për planifikim strategjik te OShC Hapi 1: Nëmënyrëtëqartëvlerësonikompetencat, fushëveprimin e punësdheformoninjëekiptëplanifikimit Përgatitjetpërplanifikimpërfshijnëtreaspektetërëndësishme: 1. Krijimiinjëekipipërplanifikimstrategjik - përtëfituarqasjenëtëgjithaaftësitëdhepërvojatrelevante, përtësiguruarqëplanieshtekrijuarbashkëpunimin me tëgjithëekipin, dhe se është real. 2. Caktimiinjëpersonipërgjegjësdhe / oseangazhimi I njekonsulenti. Konsulentiduhettëjetëipaanshëm, iaftëpërtëudhëhequrgrupinnëkonsensusdhepërtëzgjidhurkonfliktet e mundshme. 3. Zhvillimiiplanittëpunësdheoraridhecaktimiidetyravespecifikeindividëve. Sigurohuniqëjukenindarekohëtëmjaftueshmepërtëprocesindheqëju e kenitëqartërolin e secilitpjesëmarrës. Caktoniqëllimetqëjanëtëpërqendruarnëatëqëcfareduhetbërë, dhetëjenitekujdeseshemqekëtoqëllimejanëtëarritshme

21. Planifikim strategjik i OShC 1 – vazhdimi Hapi 2: Rishikimi i misionit, vizionit, deklarata e vlerave Planifikimistrategjikfillon me theksnë (oserishikim) tevizionit, misionitdhevlerat e organizatës. Ata përfaqësojnënjëkornizëpërpërcaktimindhekomunikimin e qëllimitteorganizatëstuaj. • Vizionishpeshparaqetnjëdeklaratëfrymëzimitëasajqëjujeni duke u përpjekurpërtëarritur. • Misionidërgonvizionin e juajnjë hap mëtej, duke përmbledhuraktivitetet e organizatëspërzbatimin e vizionitnëpraktikë. Misionisqaronqëllimin e organizatësdheoperacionet e sajtëpërditshme • Vleratjanëbindjetthellateorganizatesqëijapinformëaktiviteteveteorganizatës. Organizatajuajmundtëketëdisavlerathemelore

22. Planifikim strategjik i OShC 2 – vazhdimi Përfillim, jumundtëdëshironitëjupërgjigjenipyetjevetëmëposhtme: : Ajoqë ne shpresojmëpërtëarritur (vizion)? Ciliështëqëllimiynë (Misioni)? Nëcka ne besojmë (vlera)? Cfarengajashtëorganizates tone mundtënandikojnëpozitivishtosenegativisht (faktorëtëjashtëm)? Ku jemi ne tani (vlerësimiibrendshëm)? Ku jemi duke shkuar ( objektivatstrategjike)? Si mundtëshkojmeatje (aktivitetet)? Si e dimëqekemiarritur (rezultatet)?

23. Planifikim strategjik i OShC 3 – vazhdimi Hapi 3: Përcaktimi i qëllimeve strategjike • Qëllimet strategjike janë deklaratat e përgjithshme të synimit të cilat lidhen direkt me misionin. Ndërsa vizioni juaj, misioni dhe vlerat nuk ka gjasa të ndryshojë në afat të shkurtër, qëllimet tuaja strategjike me kohe ka gjasa për të u zhvilluar. Hapi 4: Përcaktimi i objektivave strategjike (SMART) Organizata juaj ka nevojë për të përcaktuar se si do te i arrije synime strategjike në tri ose pesë viteve të ardhshme nëpërmjet zhvillimit të objektivave strategjike Shtojca 5 – Tabela e shpjegon dhe jep shembuj të qëllimeve dhe detyrave

24. Planifikim strategjik i OShC 4 – vazhdimi Qëllimet duhet të jenë specifike, të matshme, të arritshme, reale, dhe kanë një kornizë kohore (Eng. SMART: specifike, të matshme, të arritshme, reale, Bazuar ne kohe). Gjatë përcaktimit të qëllimeve që ju duhet të parashtroni pyetjet vijuese : Specifik - A ka një përshkrim të një sjellje / rezultati specifik ose të veçantë e cila është e lidhur me normën, numrit, përqindje, ose frekuenca? Matshme -? ka një mënyrë të besueshme për të matur progresin drejt arritjes së qëllimit Arritshme – Jemi duke u përpjekur të arrijmë teper shumë? Me një sasi të arsyeshme të përpjekjeve, a mund të bëni atë që keni ndërmend të bëni? Realist - A kemi burimet e nevojshme, personelin, para, materiale, etj - në mënyrë që të keni ndikim të vërtetë? Afati i fundit - A është e deklaruar në mënyrë të qartë ose të përcaktuar fundi dhe / ose data e fillimit ?

25. Planifikim strategjik i OShC 5 – vazhdimi Hapi 6: Krijoninjë Plan Veprimi = specifikoni se sijudonitëzbatoniçdoqëllimistrategjikShtyllakurrizore e planittuajtëveprimit do tëpërcaktohet me hapatqë do tëndërmerrenpërtëarriturobjektivat e sajstrategjike. Është e preferueshmepërtëzgjedhurnjëkombinimtëstrategjivepërçdoobjektivstrategjikpërtëmaksimizuarefektet. Mëvonë, nëplaninvjetortëtuajtëpunëskëtohapajanëtepërshkruarnëdetaje. • Konsideronikrijimin e tabelavefinanciareapoplanittëprojektitpërtëmbuluarçdodetyrë, çfarëdhekushështë I nevojshempërtëkryeratë, dhederikurduhettërealizohet. Kjopunohetnënjëmënyrëtëngjashmesinjë plan veprimipërrritjen e kapacitetitorganizativ.

26. Planifikim strategjik i OShC 6 – vazhdimi Hapi 7: Identifikimiiresursevepërzbatimin e PlanittëVeprimit Juduhettëjupërgjigjenidypyetjevethemelore: 1. Cilatburimefinancimiekzistojnë ? Ku tjetër do mundemitegjejmefondeshtesë? 2. Cilatburimenjerëzore ne keminevojë? Kush prejtëpunësuarvetanëkanënjohuritë e nevojshme, aftësitëdhepërvojat? Shtoniketopërgjegjeplanittëjuajtëveprimit. Çështja e burimittëfinancimittëOShC-ve do tëdiskutohetnëseksionin e ardhshëm.

27. Planifikim strategjik i OShC 7 – vazhdimi Hapi 8: Bëni një buxhet për zbatimin e planit • Vlerësojnë se sa mjete financimi do të jenë të nevojshme për të kryer planin në periudhën e ardhshme (preferohen tre vite) • Fokusohuni në mënyren për të marrë burimet e nevojshme për zbatimin e planit. Kjo mund të arrihet duke krijuar projekte me cilësi të lartë dhe duke kërkuar mjete financimi pa kthim për zbatimin e tyre, ose me anë të formave të tjera të mbledhjes se mjeteve..

28. Planifikim strategjik i OShC 8 – vazhdimi Hapi 9: Monitorimi dhe vlerësimi i progresit - rishikohen sipas nevojës • Plani strategjik gjitjashtu duhet të përshkruajë një metodologji për të monitoruar dhe vlerësuar progresin në zbatimin e siper. • Mënyra më e mirë për të bërë këtë është për të zhvilluar një sërë treguesish të verifikueshem dhe percaktoni vlerën sasiore ose cilësore për to. Ju duhet gjithashtu të specifikoni burimin e verifikimit të tyre. • Ekipi i planifikimit strategjik (së bashku me përfaqësues të Bordit) duhet të mbajë takime të rregullta për të analizuar dhe vlerësuar progresin e brendshëm dhe monitoruar ndryshimet në rrethanat e jashtme • Pas një periudhe të caktuar kohe, ekziston mundësia që ka nevojë për ndryshime dhe përshtatjen e strategjitë , ose, nëse kemi ndryshime të rëndësishme, për zbatimin e planifikimit të ri strategjik.

29. Planifikim strategjik i OShC – permbledhje • Organizatat që kryejne planifikimin strategjik të plotë janë në një pozitë më të mirë për të siguruar burimet e nevojshme financiare. • Organizatat mund të fitojnë pasqyrë më të mire në përvojën dhe burimet e tyre për të forcuar veprimet në të ardhmen. • Organizatat që e ndajne mënjanë kohë të mjaftueshme për planifikimin strategjik do të bëhen te vetë-mjaftueshme dhe do të arrijne ndryshime afatgjata.