Útlánaþáttur : Notendur og útlán

1. Útlánaþáttur:Notendur og útlán Ágúst 2004 Harpa Rós Jónsdóttir,kerfisbókasafnsfræðingur

2. Helstu atriði kynningar • Útlán & móttaka • Útlán • Móttaka • Endurlán • Lánþegi með skuld • Gjaldfærslur • Frátektir • Ótengd útlán • Lyklaborðsaðgerðir • Hjálp • Almenn kynning á útlánaþætti • Tækjastika • Vensl útlána • Uppsetning útlánstíma • Leitir í útlánaþætti • Eintakaglugginn • Notandaskráin • Lánþegastaða • Víðværar upplýsingar • Staðbundnar upplýsingar • Heimilisföng • Gjaldfærslur • Útlán • Frátektir

3. Tækjastika útlánaþáttar Útlánstími, uppsetning Finna notanda Notendaskrá Útlán Skila Hætta Flettileit Leit Leit eftir eintaksnúmeri

4. Vensl útlána Stjórnunareining Bókfræðifærsla Safn Eintak • Frátektir. • Ljósritunarbeiðni. Lánþegi lánar/skilar eintaki. Lánþegi • Lánþegi fær sendar tilkynningar. • Greiðslur

5. Uppsetning útlána • Hnappurinn Útlánstími - uppsetning birtir uppsetningu útlánatímans, þ.e. hvenær næsti skiladagur er fyrir tiltekna eintakastöðu pr. lánþegastöðu

6. Leit í útlánaþætti • Í Útlánaþætti eru þrjár leiðir til þess að leita í bókfræðigrunninum og/eða eintökum • Takmarkaðri möguleikar eru til að afmarka leit eða vinna nokkuð með niðurstöður þegar leit er gerð í Útlánaþætti heldur en í Leitarþætti Flettileit Orðaleit Eintaksnúmeri (Ctrl+S) (Ctrl+F) (Ctrl+B)

7. Leit í útlánaþætti, niðurstöður • Ef aðeins ein færsla samræmist innslegnum upplýsingum (samanber leit að eintaksnúmeri) birtist eintakaglugginn strax • Ef fleiri en ein færsla samræmast leitarniðurstöðum birtast fyrst glugginn Stuttar færslur og skal þar smella á Velja hnappinn til að fá eintakagluggann • Ef flettileit er notuð skal fyrsta velja Fulla færslu og þar næst Velja hnappinn til að birta eintakagluggann

8. Bókfræðifærslan Yfirlit yfir þau eintök er tengjast bókfræðifærslu,takmarkað við stjórnunareiningu Eintakaglugginn

9. Eintakaglugginn - aðgerðir • Frátektir: Yfirlit yfir útistandandi frátektir • Taka frá: Setja inn frátekt á eintak • Lánþegi: Upplýsingar um þann sem hefur eintak að láni • Skrá skilað: Lánþegi telur sig hafa skilað eintaki þó það finnist ekki á safninu • Týnt: Lánþegi telur sig hafa týnt eintaki • Útlánasaga: Birtir upplýsingar um fyrri útlán og frátektir fyrir eintakið. Birting þessara upplýsingum tengist aðgangsheimildum • Útlán – yfirlit: Yfirlit um útlán, frátektir og ljósritunarbeiðnir

10. Notendaskrá

11. Nafn, kennitala, heimili, strikamerki Heimildir á safni A Heimildir á safni B Heimildir á safni C Notendaskrá • Víðværar (e. global): Upplýsingar sem eru samnýttar af öllum þátttökusöfnum kerfisins, eins og nafn og kennitala fengnar úr þjóðskrá Hagstofu Íslands • Staðbundnar (e. local): Upplýsingar sem einungis eiga við tiltekið safn, þ.e. heimildir lánþega innan þess

12. Notendaskrá • Mánaðarlega er upplýsingum úr þjóðskrá hlaðið inn í kerfið fyrir einstaklinga sem hafa íslenska kennitölu og eru búsettir hérlendis. Söfn þurfa því í flestum tilvikum aðeins að gera lánþega virka í sínu safni en ekki að frumskrá þá • Þar sem notendaskráin er sameiginleg er nauðsynlegt að samræma vinnubrögð við skráningu í hana • Vinsamlega kynnið ykkur leiðbeiningar um skráningu lánþega á þjónsutuvef landskerfi.is

13. Lánþegastaða • Fyrir hvern lánþega er skilgreind lánþegastaða sem til um heimildir tiltekins lánþega til útlána á safninu • Sami notandi getur haft mismunandi lánþegastöðu eftir söfnum, jafnvel innan sömu stjórnunareiningar • Dæmi um lánþegastöðu í skóla: - Kennari (þarf ekki að greiða sektir) - Nemandi (þarf að greiða sektir)

14. 2 leiðir að notendaskránni Notendanúmer /strikamerki notað við leit.Ef smellt er á örina, birtist neðri glugginn Leit eftir nafni, notendanúmeri /strikamerki (=kennitala)

15. Notendaskrá 1 ) Flett upp á nafni Flett upp á kennitölu Flett upp á strikamerki 2) Sláið upplýsingarnar í reitinn og veljið Enter á lyklaborðinu 3) Ef notandinn er til birtist hann í bláu línunni og þá skal smellt á Velja hnappinn

16. Notendaskrá- aðgerðir • Velja: Velja notanda úr listanum og birtist þá form með upplýsingum um viðkomandi • Nýr: Búa til notanda í kerfinu (þ.e. fyrir þá sem ekki hafa íslenska kennitölu) • Afrita: Afrita víðværar upplýsingar um notanda • Eyða: Eyða öllum upplýsingum um tiltekinn aðila, víðværum sem og staðbundnum

17. Víðværar upplýsingar (Alt + 1) Breyta: Uppfæra víðværar upplýsingarBréf: Prenta yfirlit útlánastöðu lánþegaTölvupóstur: Senda viðkomandi tölvupóst Upplýsingar í þessum glugga eru sýnilegar hjá öllum aðildarsöfnum kerfisins

18. Víðværar upplýsingar (1) Þegar búið er að fylla í viðeigandi reiti er Breyta valið til að vista upplýsingarnar

19. Víðværar upplýsingar (1) • Notandanafn: Kennitala viðkomandi • Leyninúmer: Úthluta skal leyninúmeri (fyrri hluti kennitölu). Notandi getur breytt því í vefviðmóti • Strikamerki: Kennitala viðkomandi • Leyninúmer f. strikamerki: Úthluta skal leyninúmeri (fyrri hluti kennitölu). Notandi getur breytt því í vefviðmóti • Nafn: Fullt nafn, hámark 100 stafir • Tungumál: Val á tungumáli vegna bréfa sem viðkomandi eru send

20. Víðværar upplýsingar (2) Ef notandi er settur í bann í víðværum upplýsingum gildir það fyrir öll þáttökusöfn. Notist með varúð Athugasemdir í víðværum upplýsingum eru sýnilegar öllum þátttökusöfnum. Notist með varúð

21. Staðbundnar upplýsingar (Alt+2) Eyða: Eyða viðkomandi sem lánþega í tilteknu safni Endurnýja: Endurnýja skírteini viðkomandi Til að skrá viðkomandi sem lánþega er safnið valið (uppljómað), smellt á Breyta og birtist þá glugginn Notandi – staðbundnar upplýsingar

22. 2) Smellið á Sjálfgildi 3) Smellið á Breytat.a. vista upplýsingarnar Staðbundnar upplýsingar Almennar upplýsingar (1) 1) Velja lánþegastöðu Skilaboð til lánþega sem birtast á gegnir.is

23. Staðbundnar upplýsingar Almennar upplýsingar (2) Athugasemdir birtast aðeins í staðbundum upplýsingum um notanda Hægt er að setja lánþega í bann. Bann athugasemd birtist um leið og ábending um bann (t.d. ef reynt er að lána aðila sem er í banni)

24. Staðbundnar upplýsingar Heimildir (3) Með því að smella á Sjálfgildi eru upplýsingar sóttar í notendasnið um heimildir viðkomandi aðila

25. Heimilisföng (Alt+3) Nýtt: Búa til nýtt heimilisfang fyrir viðkomandi Breyta: Breyta heimilisfangi Afrita: Afritar allar upplýsingar fyrir tiltekið heimilsfang Eyða: Eyða heimilisfangi

26. Heimilisföng • Heimilisföng teljast til víðværar upplýsinga, þ.e. þau eru samnýtt milli stjórnunareininga og safna • Hægt er að skilgreina allt að 4 heimilisföng fyrir sama aðila. Fyrir hvert heimilisfang þarf að skilgreina tegund þess: • 01 Lögheimili • 02 Aðsetur • 03 Tímabundið • Við útprentun tilkynninga er notast við heimisfang 02 Aðsetur en ef það er ekki til staðar er notast við 01 Lögheimili

27. Nafn er sjálfgefið Heimilisfang (götuheiti og staður) er ávallt skráð í þágufalli Ef smellt er á gula umslagið opnast gluggi þar sem hægt er að senda viðkomandi tölvupóst Mögulegt er að láta heimilisföng renna út Skilgreina tegund heimilisfangs Heimilisföng

28. Gjaldfærslur lánþega(Alt+4) Greiða: Greiða skuldir Greiða valdar: Greiða tiltekna skuld Ný færsla: Búa til nýja gjaldfærslu Fella niður: Fella niður skuld Prenta: Prenta yfirlit yfir útistandandi gjaldfærslur eða tiltekna færslu Nánar: Nánari upplýsingar um gjaldfærslu

29. Gjaldfærslur lánþega • Gjaldfærslur eru staðbundnar upplýsingar, þ.e. sýnileiki þeirra takmarkast við tiltekið safn • Gjaldfærslur birta yfirlit yfir útistandandi skuld og/eða inneign lánþega við tiltekið safn • Hægt er að heimila lánþegum að skoða skuldastöðu sína á gegnir.is • Aðeins er hægt að ganga frá greiðslum í gegnum útlánaþáttinn

30. Gjaldfærslur lánþega Ný gjaldfærsla Fletta upp eintakinu sem skuldin á við Skuld eða inneign?Upphæð Setja inn athugasemd ef með þarf Upphafsstafir/Nafn þess sem færði inn gjaldfærslu

31. Útlán lánþega(Alt+5) Útlánaflipinn birtir yfirlit yfir útistandandi lán viðkomandi og takmarkast sýnileiki þeirra við tiltekið safn

32. Útlán lánþega - aðgerðir • Nánar: Nánari upplýsingar um valið eintak • Endurnýja: Endurnýja valið lán • Endurnýja allt: **Ekki nota þennan möguleika** • Eyða: Eyða útláni. Þessi aðgerð athugar ekki hvort frátekt sé á riti eða hvort komnar séu dagssektir • Eintök: Birtir önnur sambærileg eintök fyrir tiltekna bókfræðifærslu • Breyta dagsetningu: Breyta skiladegi valins láns • Athugasemd: Setja inn athugasemd sem birtast mun á útprenti, t.d. lánayfirliti og rukkunum • Týnt: Eintak skilgreint sem týnt og á því ekki að birtast á útsendum rukkseðlum • Talið skilað: Lánþegi telur sig hafa skilað eintaki en það finnst ekki á safni

33. Beiðni um frátektir(Alt+6) Nánar: Nánari upplýsingar um frátektina Breyta: Breyta beiðni um frátekt Eyða: Eyða frátekt Eintök: Skoða upplýsingar um tiltekið eintak og önnur sambærileg í stjórnunareiningunni Beiðnir um frátektir birtir yfirlit yfir virkar frátektir viðkomandi lánþega hjá tilteknu safni

34. Útlán og móttaka

35. Útlán • Áður en útlán á sér stað athugar kerfið eintakið og lánþegann, til að ganga úr skugga um að útlán sé heimilt • Ef kerfið sér eitthvað athugavert, er lánið ekki framkvæmt og athugasemd birtist. Það fer svo eftir heimildum starfsmanns hvort hann getur yfirskipað kerfið, þ.e. heimilað lán engu að síður

36. Notandinn. Hefur útlánaheimild? Útlán til notanda ekki samþykkt. Nei Já Heimild til að fá tiltekið eintak? Nei Nei Heimila yfirskipun. Já Er án sekta og vanskila? Nei Já Já Útlán til notanda samþykkt. Er undir hámarks-fjölda útlána? Nei Já Útlán, athuga heimildir lánþega

37. Eintak Heimild til útláns Útlán á eintaki ekki leyfð. Nei Nei Heimila yfirskipun. Já Já Fyrirliggjandi frátektir? Nei Útlán á eintaki er leyfilegt. Já Útlán, athuga eintakið

38. 3) Veljið Lána eða Enter hnapp lyklaborðsins Útlán (F5) Lyklaborðsaðgerð Hreinsa hnapps Alt+R • Skanna inn notandanr./strikamerki • Skanna inn eintaksnúmer Upplýsingar um lánþega Upplýsingar um útlán

39. Útlán - aðgerðir • Nánar: Upplýsingar um lán og lánþega • Endurnýja: Framlengja tiltekið lán • Endurnýja allt: Framlengja öll lán • Eyða: Eyða láni • Eintök: Skoða eintakalista bókfræðifærslu • Breyta dagsetn.: Breyta skiladegi • Athugasemdir: Athugasemdir, sem birtast í útprentun, t.d. á rukkseðlum • Týnt: Skilgreina rit sem týnt • Talið skilað: Rit hefur ekki skilað sér þrátt fyrir að lánþegi haldi öðru fram

40. Skoða útlán lánþega • Með því að fletta viðkomandi upp og í víðværum upplýsingum velja Bréf “Yfirlit lánþega” • Með því að fletta viðkomandi upp í notendaskrá og velja útlánaflipa • Lánþegi getur sjálfur séð sín útlán með því að nota innskráningu á gegnir.is

41. Móttaka (F6) Strikamerki eintakanna lesin Upplýsingar um lánþega Upplýsingar um ritið sem er skilað Ef lánþegi skilar of seint koma upplýsingar um það jafnóðum fram

42. Móttaka • Skila: Staðfesta móttöku rits • Hreinsa: Hreinsa burt innslegnar upplýsingar • Notandi: Upplýsingar um lánþegann • Eintak: Upplýsingar um eintakið • Ný greiðsla: Setja inn gjaldfærslu • Greiða: Greiða skuld

43. Endurlán • Áður en endurlán á sér stað athugar kerfið hvort fyrir því sé heimild. Til dæmis: - Hvort bókin sé í vanskilum - Hvort frátekt sé á bókinni - Hvort lánþegi sé í vanskilum • Hægt er að heimila lánþegum að framkvæma endurlán í vefviðmóti • Í Útlána flipa notendaskrárinnar og í útlánaglugganum er hnappurinn Breyta dagsetningu

44. 3 aðferðir við endurlán • Aðferð 1: Úr fellivalmynd velja Útlán / Endurnýja eftir strikamerki • Aðferð 2: Fletta upp eintakinu (eftir strikamerki, orðaleit eða fletttileit), úr eintakaglugganum velja LánþegiEndurnýja • Aðferð 3: Fletta upp lánþeganum, velja Útlána flipann og Endurlána hnappinn. N.B. Ekki nota Endurnýja allt hnappinn vegna kerfisgalla.

45. Lánþegi með skuld skilar bók Ný greiðsla: Búa til nýja gjaldfærslu Greiða: Greiða allar útistandandi skuldir Samtals sú upphæð sem lánþegi skuldar Smellið á örina til hliðar við reitinn til að sjá sundurliðun á gjaldfærslum lánþegans

46. Gjaldfærslur lánþega Ef greiða á eina tiltekna skuld skal hafa þá gjaldfærslu uppljómaða og velja hnappinn Greiða valdar en Greiða ef greiða á allar útistandandi skuldir

47. Greiða skuld • Gluggi birtist þar sem starfsmaður er spurður hvort lánþegi ætli örugglega að borga tiltekna upphæð • Ef Yes er valið ætti Notepad skjal að opnast með kvittun sem hægt er að prenta út fyrir lánþegan • Skuldin ætti þá að hverfa af gjaldfærslulistanum

48. Greiða hluta af skuld • Ef lánþegi getur aðeins greitt hluta skuldar skal velja Ný gjaldfærsla úr móttökuglugganum, færa inn þá upphæð sem hann ætlar að borga, setja inn skýringu og merkja við inneign Merkja við inneign

49. Frátektir • Frá sjónarhóli kerfisins er ávallt verið að setja frátekt á tiltekið eintak, en ekki bók. Kerfið gerir þó mögulegt að frátektin gildi einnig um öll “eins eintök” • Hægt er að setja frátektir inn, í útlánaþætti og einnig geta söfn boðið viðskiptavinum sínum slíka þjónustu á gegnir.is • Þegar frátekt er færð inn, athugar kerfið heimildir varðandi eintakið og lánþegann

50. Að færa inn frátektir • Aðferð 1: Fletta upp eintakinu og velja Ný beiðni um frátekt • Aðferð 2: Úr fellivalmynd velja Beiðni / Ný beiðni um frátekt