Skráningarþáttur Gegnir — útgáfa 16

1. SkráningarþátturGegnir — útgáfa 16 September 2006 Hildur Gunnlaugsdóttir bókasafns- og upplýsingafræðingur

2. Yfirlit • Skráningarumhverfið • Skráningarfærsla búin til frá grunni • Skráning í færslusnið • Að sækja í höfðalista og nafnmyndaskrá • Að yfirfara svið / færslu • Að vista færslu • Tiltekt í færslum á eigin tölvu • Að uppfæra færslu • Að læsa færslu og leysa • Að afrita færslu • Eyða færslu af miðlara • Að búa til afsprengi • Rafræn staðsetning • Sérstafir og skipt vinnuborð • Ferill færslu • Raunumhverfi / prófunarumhverfi

3. Skráningarþáttur • 16. útgáfa • Þrenns konar viðmót (flipar) • Valmyndastika > Viðmót • Færsluviðmót (skráning) F2 • Eintakaviðmót F8 • Leitarviðmót F9

4. Vinnuregla • Áður en hafist er handa við nýskráningu er athugað hvort ritið hafi þegar verið skráð • Leitarmöguleikarnir Finna og Fletta eru í græna leitarflipanum (F9) • Finna er orðaleit • Hægt er að leita samtímis að orðum í mismunandi leitarsviðum • Fletta er leit í stafrófsraðaðri skrá eða númeraskrá • Leitað er að fyrsta orði í leitarsviði • Leitað er í einu leitarsviði í einu • Titlar í stafrófsröð • ISBN í númeraröð • Birta

5. Skráningarumhverfið • Skráð er í viðmóti bleika skráningarflipans (F2) • Í keyrsluumhverfi er unnið fyrir allra augum miðlari = kerfi.gegnir.is • Í prófunarumhverfi má gera tilraunir og æfa sig miðlari = testkerfi.gegnir.is

6. Valmyndastika • Skráning – felligluggi • Stofna færslu • Vista • Prenta o.fl. aðgerðir • Vinnsla – felligluggi • Skrá færslu • Breyta • Sækja nafnmyndir o.fl. aðgerðir • Aðgerðalisti vinnslugluggans opnast ef smellt er í færslu með hægri músarhnappi

7. Tvær aðferðir við skráningu • Skráningarfærsla búin til frá grunni: Skráning>Ný færsla • Færslusnið sem hægt er að bæta inn í og sleppa úr sviðum eftir þörfum: Skráning>Opna færslusnið (Ctrl+A)

8. Skráningarfærsla búin til frá grunni • Velja úr fellivalmynd Skráning>Ný færsla • 1) Velja format þess rits sem á að skrá Velja úr fellivalmynd Vinnsla> Breyta formati færslu ef á þarf að halda

9. Skráningarfærsla búin til frá grunni • 2) Fylla út form fyrir Leader sviðið • 3) Fylla út form fyrir 008 sviðið • Lóðstrik = | er tákn fyrir óútfylltan kóða (e. no attempt to code) (AltGr + <)

10. Skráningarfærsla búin til frá grunni • 4) Form fyrir nýskráningu birtist Vinnsla > Opna form (Ctrl + F) • Opnar svið til að vinna / breyta(einkum Leader, 008 og 007)

11. Bæta inn sviðum – aðferð 1 • Vinnsla Nýtt svið (velja úr lista) (F5) Velja svið úr lista og smella á Staðfesta

12. Bæta inn sviðum – aðferð 2 • Vinnsla Nýtt svið (autt) (F6) Autt svið bætist í formið og skrásetjari skilgreinir sviðsnúmer og vísa

13. Bæta inn deilisviðum • Að bæta deilisviðum í fyrirliggjandi svið • Bendilinn verður að vera staddur í sviðinu Vinnsla Nýtt deilisvið (F7) • Skrásetjari ákvarðar deilisviðstáknið

14. Hjálp um marksniðið • Vinnuborð fyrir skráningu í efri aðalglugga • Neðri gluggi fyrir skilaboð, hjálp og vefskoðara • Hjálp fyrir sviðið þar sem bendill er staddur birtist í neðri glugganum á skjánum ef valið er 2. Tag information • Skráning > Vefskoðari (Ctrl+O) Hægt að skoða færsluna eins og á gegnir.is • Skráning > Sérstafatafla (Ctrl+K)

15. Hjálp um marksniðið

16. Eyða sviði / deilisviði • Bendillinn verður að vera staddur í því sviði / deilisviði sem á að eyða • VinnslaEyða > Eyða deilisviði (Ctrl+F7) • Vinnsla Eyða sviði (Ctrl+F5)

17. Vinnsla • Felliglugginn Vinnsla (Edit) geymir flestar aðgerðir sem eru notaðar við að skrá og breyta færslu • Aðgerðalistinn birtist á vinnuborðinu í efri glugganum ef bendill er staddur þar og hægrismellt á músina • Vinnsla > Sjá skrásetjara sýnir feril færslu, þ.e. hvaða skrásetjarar hafa vistað færsluna og hvenær, einnig hvenær hún var flutt í Gegni ef hún á uppruna í eldri kerfum

18. Skráning í færslusnið • Færslusnið er eins konar "skapalón” með fyrirfram tilgreindum sviðum sem síðan eru fyllt út eftir því sem við á • Sameiginleg færslusnið eru aðgengileg á miðlara • Skráning > Opna færslusnið • bokerl.mrc (ICE01) • Hentar fyrir frumskráningu erlendra bóka • bokisl.mrc (ICE01) • Hentar fyrir frumskráningu íslenskra bóka • Skrásetjari getur að auki búið til sitt eigið færslusnið og vistað á sinni tölvu • Skrásetjari þarf ávallt að meta í hverju tilviki hvort tiltækt færslusnið á við efni sem verið er að skrá

19. Að búa til færslusnið • Forsenda þess að búa til færslusnið er að vera með bókfræðifærslu opna sem liggja skal til grundvallar sniðinu • Veljið SkráningVista sem eigið færslusnið • Skrifið nafn færslusniðsins í innsláttarreitinn

20. Að búa til færslusnið • Staðfesting um að sniðið hafi verið vistað kemur upp á skjáinn • Ef breyta þarf færslusniði er það vistað á ný með því að velja SkráningVista sem eigið færslusnið og skrifa sama nafn aftur

21. Að sækja færslusnið • Velja SkráningOpna færslusnið (Ctrl+A)Listi yfir tiltæk færslusnið birtist í glugganum vinstra megin

22. Að bæta við sviðum úr færslusniði • Notað þegar unnið er við ófullkomna frumskráningu • Svið sótt í færslusnið • Vinnsla Bæta við sviðum úr færslusniði(Ctrl+E) • Bætir einungis inn sviðum sem ekki eru fyrir í færslunni • Ryður engu burt úr færslunni

23. Að eyða færslusniði • Að eyða færslusniði á eigin tölvu • My Computer • C:/AL500/Catalog/Template • Hægrismella á færslusniðið sem á að eyða • Velja Delete

24. Að sækja í höfðalista og nafnmyndaskrá • Sækja í höfðalista (e. headings) Vinnsla Leita > Sækja í höfðalista (svið) (F3) • Sækja í nafnmyndaskrá (e. authority files) Vinnsla Leita > Sækja í nafnmyndaskrá (svið) (Ctrl+F3) • Sækja deilisvið í höfðalista Vinnsla Leita > Sækja í höfðalista (deilisvið) (F4) • Forlög sótt á þennan hátt

25. Að yfirfara svið / færslu

26. Að yfirfara svið / færslu • Áður en færsla er vistuð á miðlara (e. server) er rétt að láta kerfið yfirfara hana í leit að villum • Að yfirfara sviðer framkvæmt með því að bendill er staðsettur í tilteknu sviði í markfærslu og valið VinnslaYfirfara svið (Ctrl+W) • Að yfirfara færsluer framkvæmt með því að hafa færsluna opna í marksniði og valið VinnslaYfirfara færslu (Ctrl+U)

27. Að yfirfara svið (Ctrl+W) • Athugað hvort notaðir eru gildir vísar og/eða deilisvið • Athugað hvort nauðsynleg deilisvið (e. mandatory sub-fields) eru til staðar • Athugað hvort endurtekin eru deilisvið sem ekki er heimilt að endurtaka • Athugað hvort sviðið er í samræmi við önnur svið í færslunni

28. Að yfirfara færslu (Ctrl+U) • Athugað hvort nauðsynleg svið og deilisvið eru til staðar • Athugað hvort endurtekin eru svið og deilisvið sem ekki er heimilt að endurtaka • Athugað hvort notkun vísa stangast á • Athugað hvort verið er að bæta í höfðalista (headings list)

29. Að yfirfara svið / færslu

30. Að yfirfara svið • Þau svið sem þarf að lagfæra eru uppljómuð ??? og gluggi með athugasemdum birtist • Ef athugasemdir eru rauðar er skylt að lagfæra þær • Ef athugasemdir eru grænar er um minniháttar athugasemdir að ræða og hægt að komast framhjá þeim nema ef þær eru fleiri en 40 talsins • MARC 21 er áreiðanlegri heimild en hjálpin í kerfinu – ekki óhætt að treysta villuboðunum alfarið

31. Röðun sviða • VinnslaRaða sviðum færslu (Ctrl+M) • Raðar flestum sviðum samkvæmt sviðsnúmerum • Athugasemdasvið (5XX) raðast ekki – innsláttarröðin heldur sér • Efnissvið (6XX) og aukafærslusvið (7XX) raðast ekki – innsláttarröðin heldur sér • Svið / deilisvið án innihalds eyðast • Við vistun raðast sviðin en æskilegt er að nota skipunina Ctrl+M

32. Laga færslu • VinnslaLaga færsluFixdocument´s punctuation • Setur greinarmerki í tiltekin svið í markfærslu • Hvaða svið?245, 260, 300 • Þurfi greinarmerki til viðbótar setur skrásetjari þau handvirkt, t.d. 245 $h[ ] • Þurfi greinarmerki í önnur svið setur skrásetjari þau handvirkt

33. Að vista færslu

34. Að vista færslu SkráningVista í eigin tölvu • Starfsmaður getur unnið í færslu með hléum án þess að hún sé sýnileg öðrum • Ekki geyma færslu of lengi á eigin tölvu – annar skrásetjari gæti verið búin að vista færslu fyrir sama rit á miðlarann • Þegar færsla er vistuð í eigin tölvu fær hún staðbundið númer sem byrjar á NEW SkráningVista á miðlara og í eigin tölvu (Ctrl+L) • Tilbúin færsla er vistuð á miðlara • Þar með er færslan fyrir allra augum á gegnir.is • Þar með er færslan til afnota fyrir önnur söfn

35. Að vista færslu Skráning Vista á miðlara og í eigin tölvu (Ctrl+L) • Þegar skrásetjari er að uppfæra færslu vinnur hann í færslunni á eigin tölvu en ekki beint í gagnagrunninn • Að nýskráningu / breytingum loknum skal vista færslu á miðlara þannig að hún verði aðgengileg öllum (Ctrl+L) – jafnframt vistast eintak af henni í tölvu skrásetjarans • Hafi færslan ekki verið yfirfarin (Ctrl+U, Ctrl+W)), sviðum raðað (Ctrl + M) og greinarmerkjum bætt í hana (Laga færslu > Fix doc. . .) gerist það við vistunina

36. Að vista færslu á miðlara • Þegar færsla er vistuð á miðlara fylgir kerfið ákveðnum reglum um hvað megi vista og af hvaða skrásetjara • Skrásetjari getur ekki breytt færslu annars skrásetjara sem er með hærri skráningarheimild • Ef fleiri en einn skrásetjari er að vinna í sömu færslu (án þess að læsa henni) getur einungis sá sem sótti færsluna fyrst vistað breytingar á miðlara

37. Að vista færslu á miðlara • Svið / deilisvið færslu, sem ekkert innihalda, eyðast sjálfkrafa þegar vistað er á miðlara • Við vistun myndast svið 005 sem inniheldur upplýsingar um dag- og tímasetningu • Við vistun myndast svið 001 sem inniheldur færslunúmer • Við vistun myndast Own-svið = STADF • Own-sviði er ætlað að ákvarða hvaða skrásetjarar hafa heimild til að breyta færslu • Bókfræðifærslur fluttar úr Gegni / Greini / Gelmi • ÍB-færslur OWN = LAEST • Færslur úr Gelmi OWN = HDR • Allar aðrar færslur OWN = STADF

38. Færslunúmer • Um leið og færsla er vistuð á miðlara fær hún einkvæmt færslunúmer (e. system number)

39. Staðbundið númer færslu • Í hvert sinn sem skrásetjari sækir færslu á miðlara vistast eintak af henni í hans eigin tölvu undir NEW númeri • Í hvert sinn sem skrásetjari vistar færslu á miðlara vistast einnig eintak af henni í hans eigin tölvu undir NEW númeri • Þegar færsla er vistuð í eigin tölvu fær hún staðbundið númer sem byrjar á NEW

40. Að opna færslu í eigin tölvu • Hentugt ef rekja þarf vinnuferli aftur í tímann SkráningOpna færslu í eigin tölvu • Í glugganum vinstra megin birtist listi með númerum staðbundinna færslna • Valin færsla birtist í miðhólfi gluggans • Smellt á hnappinn Opna til hægri til að opna færsluna í marksniði

41. Að opna færslu í eigin tölvu

42. Tiltekt í færslum í eigin tölvu • Hægt er að eyða einstaka færslum með Eyða hnappinum í glugganum sem listar færslur á eigin tölvu (SkráningOpna færslu í eigin tölvu) • Góð vinnuregla er að endurskíra allar færslur sem skrásetjari hyggst geyma í eigin tölvu • Færslan þarf að vera opin í marksniði, veljið SkráningEndurskíra í eigin tölvu • Þannig ætti með góðri samvisku að vera hægt að framkvæma SkráningEyða New* færslum

43. Tiltekt í færslum á eigin tölvu • Öllum New-færslumer eytt á 30 daga fresti samkvæmt stillingu í biðlara en því má breyta • Finnið möppuna My ComputerC: drifAL500CATALOGTAB • Velja Catalog skrána sem þá á að opnast í ritvinnsluforriti • Finnið textann DeleteTempDocumentsInterval=30 • 30 fyrir aftan DeleteTempDocumentsInterval stendur fyrir 30 daga. Breytið því eftir því sem óskað er

44. Að uppfæra færslu • Ef skrásetjari sér ástæðu til að betrumbæta skráningarfærslu þarf að sækja færsluna á miðlarann • Þrjár leiðir við að sækja færslu á miðlara Leitarflipi (F9)> Finna eða Fletta > Birta og ýta yfir í skráningarflipann með því að smella á hnappinn Skráning • Notið eingöngu Fletta til að finna ISBN númer Færslunúmer (e. system number) slegið inn í leitarglugga á færslustiku Strikanúmer eintaks slegið eða skannað inn í leitarglugga á eintakastiku

45. Að læsa færslu • Til að koma í veg fyrir að fleiri en einn skrásetjari vinni samtímis í færslu skal læsa henni tímabundið Skráning Læsa færslu . • Meðan færsla er læst getur annar skrásetjari ekki vistað breytingar á henni á miðlara • Þegar annar skrásetjari ætlar að sækja færsluna á miðlarann birtast skilaboð um að færslan sé læst

46. Að leysa færslu Skráning Leysa • Að breytingu lokinni skal leysa færsluna • Færslur leysast þó sjálfkrafa ef þær hafa verið lokaðar lengur en klukkutíma (skilgreint fyrir gagnagrunninn í heild sinni) • Sjálfsögð tillitssemi að leysa færslur og loka þeim að lokinn skráningu / breytingu

47. Að vista uppfærða færslu • Þegar breytingum og/eða viðbótum á færslu er lokið er hún vistuð aftur á miðlara • Við vistun myndast / uppfærist svið 005 sem inniheldur upplýsingar um dag- og tímasetningu nýjustu breytinga á færslunni • Notandanafn, dag- og tímasetning vistast í CAT-sviði

48. Að afrita færslu • Gæta þarf sérstakrar varúðar við afritun færslna • Færslan, sem á að afrita, er opin í marksniði Skráning Afrita færslu (Ctrl+N) • Færslan opnast í nýjum glugga – fyrirmyndin hverfur af skjánum • Í titilstikunni birtist textinn "Staðbundin færsla" og NEW-númer en ekkert færslunúmer (System No) • Eyða verður öllum sviðum sem ekki eiga heima í nýju færslunni (t.d. 001 og 008) og uppfæra önnur • Bæta inn nýju 008 sviði

49. Að afrita færslu

50. Eyða færslu af miðlara • Gæta þarf varfærni við að eyða færslum af miðlara • Eingöngu hægt að eyða færslum sem ekkert eintak eða pöntun er tengt við • Til að eyða bókfræðifærslu þarf að byrja á að eyða ADM færslu • Hjá Landskerfi bókasafna er verið að vinna við að finna auðveldari leið til að eyða bókfræðifærslum