Sistemas de Gestão Financeira de Projetos PNAFM

Gestão Financeira de Projetos PROGRAMA NACIONAL DE APOIO À GESTÃO ADMINISTRATIVA E FISCAL DOS MUNICÍPIOS BRASILEIROS - PNAFM

Sistemas de Gestão Financeira de Projetos PNAFM SIAPF - Sistema de Acompanhamento de Programas de Fomento SIAPM – Sistema de Acompanhamento Financeiro do PNAFM SIGFIN - Sistema de Gestão Financeira de Projetos do PNAFM

Sistemasde Gestão Financeira de Projetos PNAFM Objetivo Geral:Habilitar os membros das UEM: Entender o papel do SIAPF, SIAPM e SIGFN na gestão financeira do projeto Realizar consultas no SIAPM e imprimir os relatórios de prestação de contas Apresentação do SIGFIN e esclarecimento das principais dúvidas quanto à sua utilização.

Sistema de Acompanhamento de Programas de Fomento – SIAPF Sistema corporativo da CAIXA: Acesso Exclusivo por seus servidores Acompanhamento de Programas de Fomento: Habitação, Saneamento, Infra-estrutura, Convênios OGU, PNAFM, etc. Quanto ao PNAFM Tramitação e contratação do empréstimo Tramitação das Solicitações de Antecipação e Reembolso Registro dos contratos dos fornecedores do projeto Registro dos gastos dos projetos (inclusão, alteração, exclusão e estorno) Geração das Justificativas de Gastos Manutenção do contrato de empréstimo e cobrança da amortização e encargos

Sistema de Acompanhamento Financeiro do PNAFM - SIAPM Sistema corporativo da CAIXA: Acesso na internet por usuários externos e internos Desenvolvido exclusivamente para o Acompanhamento do PNAFM Tramitação dos Pedidos de Desembolso (Antecipação e Reembolso) Prestações de Contas: Justificativas de Gastos Demonstrações Financeiras Acompanhamento da execução financeira do projeto por Categoria de Investimentos e Componentes Contrapartida Local e de Terceiros

Sistema de Acompanhamento Financeiro do PNAFM - SIAPM Pedido de Acesso à CAIXA por meio de Ficha de Cadastramento de Usuários Externos - FICUS–E: disponível no site da UCP www.ucp.fazenda.gov.br Acesso ao SIAMP no endereço: www.caixa.gov.br Meta para o Futuro: consolidação as funções do SIAPM e do SIFGIN em um novo sistema.

Sistema de Gestão Financeira de Projetos do PNAFM - SIGFIN Objetivos Específicos: Habilitar os membros das UEM para Entender os objetivos do SIGFIN quanto à sua utilização na execução dos projetos; Entender a integração existente entre as planilhas; Realizar o registro no SIGFIN das transações financeiras do projeto Solucionar a maioria das ocorrências reportadas pela UCP nos SIGFIN recebidos das UEM.

Sistema de Gestão Financeira de Projeto PNAFM - SIGFIN Objetivos Conciliação Semestral do Fundo Rotativo do Projeto (remessa por e-mail acompanhado de extratos da conta vinculada e da(s) aplicação(ões)) Acompanhamento Financeiro do Projeto Tipo de recursos, Componente, Produto e Item do PA Ferramenta complementar ao SIAPM na: Análise dos Pedidos de Desembolso (Antecipação e Reembolso) Análise dos Pedidos de Reconhecimento de Contrapartida Analise das Justificativas de Gastos Análise dos Pedidos de Revisão de Projeto Elaboração dos Relatórios de Missão de Avaliação e Acompanhamento

Premissas Registro de todas as entradas de recursos e de todos os gastos do projeto Conciliação do Fundo Rotativo (saldo da conta vinculada) Conciliação com o SIAPM Total de Recursos/Total de Gastos (BID/LOCAL e R$/US$ Gastos por Componente e por Fonte (BID e LOCAL)

SIGFIN – Recomendações Importantes Sistema Integrado de Planilhas Eletrônicas: por meio de fórmulas e tabelas dinâmicas Planilha Instruções: Apresentação, recomendações e instruções (digitação, atualização e emissão de relatórios) Office 2003 Excel 2003: Versão usado para a construção do Sistema Excel 2007: Utilizar esta Versão no modo compatibilidade Salvar como “Pasta de Trabalho 97-2003” A pasta de planilhas deve ser mantida no formato de “Pasta de Trabalho 97-2003”

Software Livre: Compatibilidade ainda não avaliada UEM interessada(s) pode(m) avaliar a compatibilidade e submeter o resultado à UCP. A pasta de planilhas deve ser mantida no formato de “Pasta de Trabalho 97-2003” SIGFIN – Recomendações Importantes

Ocorrências mais verificadas pela UCP: Como Solucionar: Atualização de Tabelas e Planilhas Falta de atualização da aba das tabelas, especialmente, nome de novos fornecedores e nº de JG; Não atualização da planilha (aba) da taxa de câmbio; Omissão dos lançamentos dos rendimentos; Não lançamento dos encargos financeiros do empréstimo na planilha pagamentos, (muitas vezes pagos pela tesouraria); Falta de atualização das datas e saldos no Extrato Virtual Falta de atualização das Tabelas Dinâmicas, Extrato Virtual e Relatórios.

Ocorrências mais verificadas pela UCP: Como Solucionar: Erros mais comuns: Erro na inclusão de linhas na aba dos pagamentos, resultando em erros nas fórmulas; Erro de identificação de item de PAC, na coluna de pagamentos, que não corresponde ao efetivo pagamento; Erro na lançamento de reembolso, em face das etapas (antes do ressarcimento e depois de ressarcimento); Erro na montagem de datas sem repetição para lançamento no extrato, especialmente no que tange aos registros de pagamentos que devem ser copiados sob a forma de “colar especial/valores”; Erro na inclusão de linhas na aba do extrato virtual, resultando erros nas fórmulas;

Ocorrências mais verificadas pela UCP: Como Solucionar: Conciliação e Remessa para a UCP Não Remessa semestral do SIGFIN para a UCP Não conciliação do SIGFIN com o SIAPM: Saldo Fonte BID, Gastos em Reais e Dólares; Gastos Por Categoria de Investimentos e Componentes Não Conciliação do SIGFIN com a conta vinculada Omissão do registro de Notas Explicativas quando existem itens não conciliados (itens 1, 2, 3 3 4 da posição do Fundo). Não remessa, por e-mail ou fax, do Extrato da Conta Vinculada e da(s) Aplicações

Posição do Fundo Rotativo Conciliação dos recursos recebidos pelo Fundo Rotativo: Uma Conta Vinculada X Duas fontes de Recurso (BID e LOCAL) Não permitir o uso dos recursos do financiamento (fonte BID) para custear contrapartida Fechamento das Demonstrações Financeiras do PNAFM pela UCP: A apuração do saldo de recursos próprios não utilizados (rendimentos ou contrapartida financeira) depende da consolidação do Fundo Rotativo de todos os municípios. ROP: Encaminhamento à UCP no fim de cada Semestre Manual de Gestão Financeira : Encaminhamento à UCP com os Pedidos de Desembolso e no Final do Exercício. Pnafm.financeiro@fazenda.gov.br SIGFIN: Instrumento padrão para todas as UEM na conciliação do Fundo Rotativo

Tabelas Dinâmicas do SIGFIN Origens Conta Vinculada (alimenta extrato) Pagamentos –Tabela Por Data Movimento: alimenta extrato Por Item do PA: alimenta relatórios de acompanhamento Acompanhamento por Componente Acompanhamento por Item do PA

Correção dos Vínculos entre Planilhas Entre Planilhas: Opção Editar/Vínculos Entre Tabelas Dinâmicas e Planilhas: Opção Dados/Tabela Dinâmica/Voltar Renomear: Nunca Salvar Como: Evita que os Vínculos sejam quebrados Quebra dos Vínculos das Tabelas Dinâmicas : Migrar todos os dados para as planilhas modelo.

SIGFIN – Gastos a Reembolsar e a Reconhecer como Contrapartida Colunas específicas nas planilhas “Origens Conta Vinculada” e “Pagamentos”:depósitos e pagamentos a reembolsar via conta vinculada. Colunas específicas na planilha “Pagamentos”: pagamentos a reembolsar via tesouraria bancos (pré-contratuais). Colunas específicas no extrato virtual para acompanhar os gastos a reembolsar.

SIGFIN – Data de Movimento Data de Pagamento: Data efetiva do pagamento Data de Movimento: Pagamentos em geral: Igual a data de pagamento Estornos e Ajustes Sem Movimentação Financeira: Igual a data de pagamento Estornos e Ajustes com Movimentação Financeira: Data da movimentação da conta vinculada pela devolução ou pela complementação do pagamento Extrato virtual: Utiliza a “Data de Movimento”, ou seja, data da movimentação da conta vinculada.

SIGFIN – Outros Recursos (Tesouraria/Outros Bancos) Pagamentos sem a interveniência da CAIXA Gastos pré-contratuais Administração Outros Investimentos O acompanhamento é realizado apenas na planilha de pagamentos e na Posição do Fundo Rotativo

SIGFIN – Como Utilizar Plano de Ação Recebimento de Reembolsos e de Antecipações Rendimentos e Depósitos na Conta Vinculada Pagamentos usando a Conta Vinculada Pagamentos sem a Interveniência da CAIXA Estornos e Ajustes Relatórios de Acompanhamento Extrato Virtual Conciliação

SIGFIN – Como Utilizar Plano de Ação - Projeto Aprovado (Transcrição do Plano de Ação do PEP para a Planilha PA) Incluir os produtos do projeto do município na planilha tabelas Incluir, na planilha PA, “Itens do PA” para cada item das telas de “descrição” do Plano de Ação (observar a ordem do SEEMP) Incluir “Itens do PA” para os demais itens do Orçamento Global Conferir se os valores previstos do SIGFIN estão fechando com o SEEMP (categoria, componente e produto): usando filtros ou relatórios. Numerar os “Itens do PA” seqüencialmente.

SIGFIN – Como Utilizar Plano de Ação - Projeto com Revisão Aprovada (Atualização da Planilha PA com a versão revisada do PEP/Planilha de Revisão) Salvar uma versão do SIGFIN com orçamento vigente antes da aprovação da revisão do projeto. Incluir os novos produtos do projeto do município na planilha tabelas Alterar os nomes dos produtos alterados na revisão. Incluir, no final da planilha PA, novos “Itens do PA” para cada item incluído nas telas de “descrição” do Plano de Ação na revisão. Alterar os “Itens do PA” que tenham sido alterados na revisão (Bem/Serviço, Qtde e Preço).

SIGFIN – Como Utilizar Plano de Ação - Projeto com Revisão Aprovada - Continuação (Atualização da Planilha PAC com a versão revisada do PEP/Planilha de Revisão) Zerar a quantidade e o preço dos “Itens do PA” excluídos das telas de “descrição” durante a revisão (incluindo os “Itens do PA” dos produtos excluídos na revisão. Conferir se os valores previstos do SIGFIN estão fechando com o SEEMP revisado (categoria, componente e produto): usando filtros ou relatórios. Numerar os novos “Itens do PA” seqüencialmente, dando continuidade à numeração já existente.

SIGFIN – Como Utilizar Recebimento de Reembolsos e de Antecipações Atualizar planilha de Taxas de Cambio Incluir as Antecipações na tabela própria Incluir os Reembolsos na tabela própria Verificar se: A taxa de cambio foi recuperada; O valor em dólares da liberação foi calculado A nova liberação foi incluída no interior da lista Os totais de cada tabela estão sendo corretamente calculados.

SIGFIN – Como Utilizar Depósitos na Conta Vinculada Atualizar planilha de Taxas de Cambio Incluir os depósitos, desmembrando o seu valor de acordo com a sua finalidade (contrapartida, a reembolsar, etc.) Lançar os créditos indevidos na conta vinculada na coluna “Outros” Incluir o valor recebido como reembolso de recursos próprios, lançados na coluna a reembolsar, com sinal negativo, sem prejuízo do seu lançamento na planilha das origens BID. Lançar as devoluções de valores glosados na coluna “outros” – para mais detalhes consultar as instruções para a planilha pagamentos. Lançar as glosas de contrapartida não devolvidas para a conta vinculada reduzindo os depósitos de contrapartida e aumentando os valores da coluna outros – para mais detalhes consultar a planilha instruções. Verificar se: A novo depósito foi incluída no interior da lista Os totais de cada coluna estão sendo corretamente calculados. O desmembramento do valor depositado foi validado.

SIGFIN – Como Utilizar Rendimentos de Aplicações Financeiras Atualizar planilha de Taxas de Cambio Incluir rendimentos das aplicações financeiras dos recursos do projeto (fundo de investimento, poupança, etc.) Observar a data do rendimento Fundo de investimento = último dia do mês Poupança = dia do aniversário do depósito Etc. Todos os rendimentos são considerados fonte LOCAL Verificar se: A novo rendimento foi incluída no interior da lista O total está sendo corretamente calculados

SIGFIN – Como Utilizar Pagamentos usando a Conta Vinculada Atualizar planilha de Taxas de Cambio Lançar pagamentos com base nas Autorizações de Pagamento (modelo 1-G) – logo após serem liquidadas Desdobrar pagamentos por “Item do PA” Incluir os pagamentos, desmembrando o seu valor de acordo com a origem dos recursos utilizados (BID, a reembolsar, contrapartida, gastos excedentes, etc.) Data Pagamento = Data Movimento Lançar os débitos indevidos na conta vinculada na coluna “Outros” Transferir o valor dos pagamentos recebidos como reembolso da coluna a reembolsar para a coluna “BID – Reembolso”. Expandir a lista e copiar as fórmulas, quando ocorrer situações imprevistas. Verificar se: A novo pagamento foi incluído no interior da lista Os totais de cada coluna estão sendo corretamente calculados. O desmembramento do valor pago foi validado. A taxa de cambio foi recuperada e os valores em dólares corretamente calculados; O componente, o produto, o Bem/Serviço e a categoria de investimentos foram recuperados

SIGFIN – Como Utilizar Pagamentos sem a Interveniência da CAIXA Atualizar planilha de Taxas de Cambio Lançar os pagamentos quando as JG forem encaminhadas à UCP Desdobrar pagamentos por “Item do PA” Incluir os pagamentos, desmembrando o seu valor de acordo com a origem dos recursos utilizados (A reembolsar, contrapartida, gastos excedentes, etc.) Data Pagamento = Data Movimento Transferir o valor dos pagamentos recebidos como reembolso da coluna a reembolsar para a coluna “BID – Reembolso”. Expandir a lista e copiar as fórmulas, quando ocorrer situações imprevistas. Verificar se: A novo pagamento foi incluído no interior da lista Os totais de cada coluna estão sendo corretamente calculados. O desmembramento do valor pago foi validado. A taxa de cambio foi recuperada e os valores em dólares corretamente calculados; O componente, o produto, o Bem/Serviço e a categoria de investimentos foram recuperados

SIGFIN – Como Utilizar Estornos e Ajustes Lançar os pagamentos quando as JG forem encaminhadas à UCP Desdobrar pagamentos por “Item do PA” Incluir os estornos e ajustes, observando que seu desmembrando de acordo com a origem dos recursos utilizados deve guardar coerência com o desdobramento do pagamento estornado ou ajustado. Data Pagamento = data do pagamento estornado ou ajustado Data Movimento = data da devolução do valor estornado para conta vinculada ou a data do lançamento do ajuste no SIAPM (conforme 1-D de ajustes) Estornos sempre pelo total e com sinal negativo Ajustes podem ser parciais e sempre com sinal positivo. Criar lançamento atribuindo os pagamentos inelegíveis (estornados/ajustados) à coluna outros - mais detalhes nas instruções da planilha pagamentos. Verificar se: A novo lançamento foi incluído no interior da lista Os totais de cada coluna estão sendo corretamente calculados. O desmembramento do valor estornado/ajustado foi validado. A taxa de cambio foi recuperada e os valores em dólares corretamente calculados; O componente, o produto, o Bem/Serviço e a categoria de investimentos foram recuperados

SIGFIN – Como Utilizar Relatórios de Acompanhamento São baseados em tabelas dinâmicas vinculadas à planilha PA As colunas dos valores da planilha PA são atualizados a partir da tabela dinâmica Pagamentos por Item do PA A atualização da das tabelas dinâmicas não é automática: sugerimos atualizar a partir do Menu. A UEM poderá outros relatórios de acordo com a sua necessidade.

SIGFIN – Como Utilizar Extrato Virtual Instrumento para auxiliar a conciliação do saldo da conta vinculada Apresenta movimentação consolidada diária e saldo diário por fonte de recursos. Preencher a coluna “data”, para que o extrato virtual possa ser gerado. O preenchimento da coluna “data” pode ser facilitado com o uso da planilha “datas” e instruções nela contidas. A repetição e falta de datas resultam na geração de saldos incorretos no extrato virtual. Digitar o saldo da conta vinculada e das aplicações nas coluna indicadas; O saldo estará conciliado quando o valor da coluna diferença for igual a zero

SIGFIN – Como Utilizar Conciliação do Saldo da Conta Vinculada O Fundo Rotativo está conciliado quando o saldo da conta vinculada mais aplicações é igual ao saldo calculado pelo SIGFIN. Os totais movimentados e os saldos por fonte no extrato devem ser iguais aos da planilha da Posição do Fundo Rotativo Importante: As aplicações e os regastes não são demonstrados no extrato virtual, porque estas movimentações internas do projeto não têm repercussão no saldo total do projeto.

SIGFIN – Como Utilizar Conciliação do Saldo da Conta Vinculada Saldo SIGFIN<Saldo Conta Vinculada => Valor de pagamento lançado a maior no SIGFIN; ou Valor de pagamento em duplicidade; ou Data de pagamento duplicada no Extrato; ou Pagamento sem cobertura financeira (Liberação, deposito ou rendimento não lançado ou lançado a menor no SIGFIN); Extrato virtual faltando data de Liberação, de deposito ou de rendimento Saldo SIGFIN>Saldo Conta Vinculada => Pagamento não lançado ou lançado a menor no SIGFIN Data de Liberação, depósito ou rendimento duplicada no extrato Extrato virtual faltando data de pagamento; ou Liberação, depósito ou rendimento lançado a maior no SIGFIN.

SIGFIN – Como Utilizar Conciliação com as Justificativas de Gastos no SIAPM (contabilidade oficial do PNAFM) Por Fonte em R$ BID => Fundo Rotativo (SIGFIN) = Acumulado BID da última JG LOCAL=> Fundo Rotativo (SIGFIN) = Acumulado BID da última JG Por Fonte em US$ BID => Total Pagamentos (SIGFIN) = Acumulado BID da última JG LOCAL=> Total Pagamentos (SIGFIN) = Acumulado BID da última JG Por Componente/Categoria em Reais BID => Acompanhamento por Componente (SIGFIN) = Pagamentos por Componente (SIAPM) LOCAL=> Acompanhamento por Componente (SIGFIN) = Pagamentos por Componente (SIAPM)

SIGFIN – Como Utilizar Conciliação com as Justificativas de Gastos no SIAPM (contabilidade oficial do PNAFM) Por Fonte em R$ BID => Fundo Rotativo (SIGFIN) = Acumulado BID da última JG LOCAL=> Fundo Rotativo (SIGFIN) = Acumulado BID da última JG Para identificar diferenças: Emitir modelos 1-E em reais Filtrar Pagamentos (SIGFIN) por JG e comparar com o valor da JG mais ajustes no 1-E (SIAPM) Quando localizar uma JG com valor diferente no SIGFIN e SIAPM, filtrar por categoria pagamentos por Categoria de Investimento para localizar a categoria diferente. Emitir 1-D do SIAPM, para a JG com diferença, e a seguir comparar valores dos pagamentos da JG do SIAPM com os valores dos pagamentos da mesma JG no SIGFIN. Quando os pagamentos com diferença forem identificados os seus valores devem ser confrontados com os valores constantes dos documentos de pagamento (1-G, OB, etc). Repetir estes procedimentos até localizar a origem de toda a diferença Para corrigir as diferenças: Preencher o modelo 1-L e encaminhar à GIDUR/REDUR para corrigir erros no SIAPM Incluir, alterar ou excluir lançamentos incorretos na planilha pagamentos para corrigir erros no SIGFIN

SIGFIN – Como Utilizar Conciliação com as Justificativas de Gastos no SIAPM (contabilidade oficial do PNAFM) Por Fonte em US$ BID => Total Pagamentos (SIGFIN) = Acumulado BID da última JG LOCAL=> Total Pagamentos (SIGFIN) = Acumulado BID da última JG Para identificar diferenças: Se as diferenças estão presentes nas duas moedas, aproveitar a pesquisa das diferenças em reais para localizar a origem das diferenças em reais. Se a diferença é apenas em dólares, adotar o mesmo procedimento sugerido para identificar as diferenças em reais. Para corrigir as diferenças: Preencher o modelo 1-L e encaminhar à GIDUR/REDUR para corrigir erros no SIAPM Incluir, alterar ou excluir lançamentos incorretos na planilha pagamentos para corrigir erros no SIGFIN

SIGFIN – Como Utilizar Conciliação com as Justificativas de Gastos no SIAPM (contabilidade oficial do PNAFM) Por Componente/Categoria em Reais BID => Acompanhamento por Componente (SIGFIN) = Pagamentos por Componente (SIAPM) LOCAL=> Acompanhamento por Componente (SIGFIN) = Pagamentos por Componente (SIAPM) Para identificar diferenças: Emitir os relatórios dos SIAPM e SIGFIN Comparar os valores realizados por Componente/Categoria de Investimento para identificar se existe alguma diferença. Existindo diferença, solicitar à GIDUR/REDUR o banco de dados com os comprovantes de pagamento do projeto no SIAPM. Filtrar os pagamentos do SIGFIN por Componente e por Categoria de Investimentos Filtrar os comprovantes de pagamento por Componente e por Categoria de Investimentos Comparar pagamentos do SIGFIN com os Comprovantes de Pagamento do SIAPM, para identificar as diferenças; Comparar os valores SIGFIN e do SIAPM com os modelos 1-G, 1-D, etc para identificar onde está o erro. Para corrigir as diferenças: Preencher o modelo 1-L e encaminhar à GIDUR/REDUR para corrigir erros no SIAPM Alterar Itens do PAC dos pagamentos para corrigir erros no SIGFIN

De acordo com negociações iniciadas com o BID, no âmbito do PNAFM II não será necessário a apresentação das demonstrações em dólar. A UCP está aguardando confirmação formal a esse respeito e, após confirmação, os sistemas serão adaptados para essa nova realidade. Informação Final

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