Administración Financiera para Instituciones Sin Fines de Lucro, Básico

1. Administración Financiera para Instituciones Sin Fines de Lucro, Básico Patricia Valentín Castillo, MBA Especialista en Desarrollo Económico Centro de Desarrollo Económico

2. PRESUPUESTO

3. Presupuesto • Es un Plan • Es un documento formal • Se basa en unos supuestos

4. Presupuesto cont... • Para que un presupuesto cumpla con su objetivo es importante que: • Provea reportes de desempeño a la gerencia frecuentemente. • Sea realista. • Los datos del presupuesto anual deben ser revisados según avanza el año. • Al final del primer trimestre podríamos modificar el presupuesto de los próximos 3 trimestres a la luz de nueva información disponible.

5. La Importancia del Presupuesto • Muchas entidades sin fines de lucro necesitan un presupuesto para obtener dinero. • Una organización que comienza con un presupuesto va a ser capaz de : • Ajustar los planes, actividades y/o programas y gastar lo que realmente necesito. • Gastar el dinero costo-efectivo. • Alcanzar las metas específicas que se establecieron • Recibir una auditoria “limpia”. • Evita incurrir en costos que podría ser cuestionadas o rechazados o exceder los costos establecidos.

6. cont... Los Presupuestos SonÚtiles Para Otras Funciones • Provee guías financieras y operacionales necesarias para implementar las políticas de la junta y directiva. • Le permite a la gerencia medir y guiar a la entidad • Guía a la entidad en la adquisición y uso de los recursos. • Anticipa los gastos operacionales e identifica los ingresos para dichos gastos. • Son herramientas para controlar los gastos y evitar déficit. • Ayuda a integrar a la administración, al grupo de trabajo y las actividades operacionales.

7. cont... Los Presupuestos SonÚtiles Para Otras Funciones • Comparando el ingreso actual y los gastos versus lo presupuestado la entidad puede calcular la variación financiera y modificar los planes a seguir si es necesario. • Puede servir como la base para revisar el desempeño y en algunos casos el criterio de compensación.

8. Beneficios de Preparar un Presupuesto • Le provee la oportunidad a todos en la organización de conocer: • Las metas a alcanzar • El trabajo que hay que realizar para alcanzar las metas • Los recursos (personas y cosas) que se necesitan para realizar el trabajo que hay que llevar a cabo. • Las fechas límites para realizar un trabajo en específico. • La responsabilidad individual para la realización del trabajo requerido. • Nos ayuda a planificar e implementar los planes. • Provee criterios para medir desempeño. • Promueve la coordinación y comunicación dentro de la organización.

9. La Naturaleza Básica de los Presupuestos • Presupuestar es un proceso serio • Es “inclusivo” • Proceso continuo “Ongoing Process”

10. Limitaciones del Presupuestos • Están basados en estimados y supuestos. • Deben ser actualizados • El presupuesto no debe sustituir a la administración si no todo lo contrario es una herramienta dinámica que debe adaptarse a los cambios de la empresa. • Su éxito depende del esfuerzo que se provea a cada programa o actividad. • Poner demasiado énfasis a los datos provenientes del presupuesto.

11. ¿Porqué fracasan los Presupuestos? • No se tienen los recursos humanos necesarios. • Sólo se analizan las cifras sin tomar en consideración las causas de los resultados. • No hay compromiso por parte de la administración ni de los que coordinan las áreas programáticas. • Falta de coordinación entre los distintos niveles jerárquicos de la entidad. • Falta de comunicación • No existe un sistema contable confiable. • No se revisa el presupuesto periódicamente • Falta de controles internos para presupuestar. • No se siguen las políticas de la organización.

12. Presupuestos Básicos de Entidades Sin Fines de Lucro • Operacional • Para un Programa o Actividad • Capital • Flujo de Efectivo • Oportunidad

13. ¿Cómo las Diferentes Fuentes de Fondos y Tipos de Ingresos Afectan el Presupuesto • Fondos no restrictos • Contratos • Fondos restrictos • Fondos restrictos temporeramente • Ingreso por negocios o actividades de negocio • Contribuciones de efectivo y no efectivo, incluye promesas (pledge) • Fondos que requieren un pareo en efectivo o en especie o en género “In-Kind”

14. Responsabilidades en el Presupuesto de una Entidad Sin Fines de Lucro • Los roles que las personas juegan en el presupuesto generalmente depende del tamaño de la entidad, la estructura y las fuentes de fondos.

15. Componentes Principales de un Presupuesto Operacional • Ingresos proyectados • Gastos Proyectados por categorías y sub-categorías • Gastos proyectados por “line item” • Narrativo o justificación del presupuesto

16. Estimación de Ingresos • Varía dependiendo de la fuente y la naturaleza. • Es importante documentar los supuestos. • Necesitan ser revisadas durante el desarrollo del presupuesto.

17. Estimación de Gastos • Política anual • Proyectar salarios y beneficios marginales • Deben estar basados en experiencia previa

18. Narrativo o Justificación • Es una parte integral • Incluye una explicación breve de cada partida mencionada. • Explica cómo se el costo fue estimado • Justifica la necesidad

19. ¿Qué es una Variación? • Es la diferencia entre los gastos reales y los establecidos en el presupuesto. • Se deben investigar las variaciones favorables y desfavorables. • La gerencia define la cantidad o por ciento para una variación significativa. • Se deben entender las condiciones internas o externas que generan una variación.

20. ¿Qué Puede Causar una Variación al Presupuesto? • Algunas razones son: • Registrar transacciones en cuentas o departamentos equivocados. • Registrar una transacción en un período de contabilidad que no corresponde. • Cancelación de programa, proyecto, o servicio.

21. ¿Qué Puede Causar una Variación al Presupuesto? cont... • Cambios en el volumen de servicios o transacciones. • Cambios en el medio ambiente que afecte la organización • Nuevas leyes y cambios en reglamentos de las agencias reguladoras.