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This project aims to integrate educational programs through a horizontal organizational structure for increased efficiency and collaboration. By activating an integrated quality management system, the plan focuses on achieving certification for academic-administrative processes, transitioning from hierarchical to collaborative work environments. The objectives include establishing interdependent quality processes, ensuring user satisfaction, fostering effective communication, and promoting ethical behavior within the system. Strengths include clear institutional goals, dedicated teams, documented quality manuals, and ongoing capacity-building efforts. Opportunities lie in formalizing communication processes, establishing exclusive quality management areas, and standardizing procedures with a single certifying body. Identified weaknesses such as lack of quality training and poor planning can be addressed through diagnostic assessments, SWOT analyses, and ongoing academic-administrative planning and evaluation. The project faces threats related to institutional policy alignment, limited financial resources, and lack of commitment among stakeholders. Strategies for success involve thorough diagnostics, academic-administrative planning, process interrelations, monitoring progress, and regular exchanges among certified systems. Key departments responsible for implementing these strategies include the Vice-Rectorate of Teaching, Administrative Secretariat, and various academic and administrative directorates.
E N D
“Generación del Sistema Integral de Calidad de los Servicios Académico-Administrativos Institucionales”
1.- Plan de Desarrollo Institucional 2006-2009 2.- Ejes del Modelo Educativo Minerva. 3.- Objetivos del Sistema Integral de Calidad. 4.- FODA del Sistema Integral de Calidad. 5.- Estrategias. 6.- Áreas que participan. 7.- Ejemplos de procesos inter-dependencias. Contenido
Lograr la integración entre programas educativos por áreas de conocimiento y una estructura organizativa horizontal. Acciones Activar el sistema de institucional de gestión integrada por procesos de calidad Certificación de procesos de gestión académico-administrativos Componentes del Plan de Desarrollo Institucional
Pasar de una estructura jerárquica al trabajo colaborativo. Gestión y organización ágil, eficiente y altamente participativa en los procesos académico-administrativos. Ejes del Modelo Educativo Minerva
Objetivos 1.- Generación del Sistema Integral de Calidad de los servicios Académico-Administrativos Institucionales. 2.- Establecer procesos de calidad interdependencias entre las áreas que componen la Vicerrectoría de Docencia. 3.- Lograr la satisfacción del usuario (estudiante/académico) en un 85% 4.- Propiciar un ambiente de comunicación asertiva con retroalimentación entre las dependencias de la Vicerrectoría de Docencia. 5.- Establecer un código de ética entre las dependencias que formen parte del Sistema Integral de Calidad. 6.- Lograr la certificación en SGC de la DGES y DGEMS en este año.
Fortalezas • Objetivos institucionales claros y bien definidos. • Equipos de trabajo profesionales y comprometidos. • Estructuras organizacionales formalizadas. • Avance significativos de Manuales de Calidad en DGES y DGEMS. • Asesorías e intercambio de experiencias por parte de áreas certificadas en Sistemas de Gestión de Calidad DAE y DGB. • Sistema Electrónico de Control Documental. • En dependencias certificadas en SGC ya cuentan con planes anuales de capacitación.
Oportunidades • Asociación con áreas certificadas de nuestra universidad y con Secretaría Administrativa. • Establecer procesos formales de comunicación con los usuarios (estudiantes y académicos). • Establecer áreas exclusivas al Sistema de Gestión de Calidad en la DGES y DGEMS. • Documentar todos los procedimientos. • Vinculación con todas las áreas certificadas de nuestra universidad. • Estandarizar con una sola empresa certificadora los procesos. • Solucionar en menos de 48 hrs. quejas del cliente.
Debilidades • Falta de formación en relación a Sistemas de Gestión de Calidad. • Deficiencia en la planeación e interacción de procesos académicos y administrativos. • Comunicación poco asertiva.
Amenazas • Que los Sistemas de Gestión de Calidad no forme parte de una política institucional. • Falta de recursos financieros para asesorías y certificaciones. • Falta de compromiso entre los componentes del SGC.
Estrategias • Diagnóstico del estado actual de implementación de un SGC en la DGEMS y DGES. • FODA de las respectivas áreas. • Planeación, ejecución y evaluación académico-administrativa. • Establecer los procesos interrelacionados. • Coordinación y monitoreo del avance del SGC. • Reuniones periódicas de los sistemas certificados y en vías de obtener la certificación para intercambio de experiencias.
Responsables 1.- Vicerrectoría de Docencia 2.- Secretaría Administrativa 2.- Dirección General de Educación Superior 3.- Dirección General de Educación Media Superior 4.- Dirección de Administración Escolar 5.- Dirección General de Bibliotecas 6.- Sistemas de Información Universitaria
Rectoría (Autorización) Vicerrectoría de Docencia (Coordinación y Respaldo General) Abogada General (Soporte Legal) DGES (Programación Académica) Inscripción en Línea Contraloría (Revisión) DGEMS (Programación Académica) Tesorería (Correlación c/Bancos) DGB Libre de adeudos Contabilidad (Consolidación de cuentas) SIU (Sistema) Unidades Académicas (Cupo, Cuota Extraordinaria)
