PROCESO DE LIQUIDACIÓN DE CONTRATOS

1. PROCESO DELIQUIDACIÓN DE CONTRATOS 29 DE JUNIO DE 2007

2. PROPÓSITO Determinar el balance, y estado en el que se encuentra derechos, obligaciones y responsabilidades de las partes una vez finalizada la ejecución del contrato. Se surte a través del Acta de Liquidación mediante la cual se finiquita la relación contractual y las partes se declaran a paz y salvo por todo concepto.

3. ACTAS DE LIQUIDACIÓNMARCO LEGAL Reglamentado CAPITULO VI Art. 60 Los contratos de tracto sucesivo, aquello cuya ejecución o cumplimiento se prolongue en el tiempo y los demás que lo requieran serán objeto de liquidación de común acuerdo por las partes contratantes. LEY 80 de 1993

4. CONTRATOS QUE REQUIEREN LIQUIDACIÓN Contratos de tracto sucesivo. Aquellos en los que se declara caducidad. Terminaciones unilaterales. Aquellos en los que exista duda en el cumplimiento. La terminaciones anticipadas de contrato.

5. LIQUIDACIÓN BILATERAL O POR MUTUO ACUERDO Art. 60 CLASES DE LIQUIDACIÓN Es el acuerdo de voluntades por las partes en donde se detalla el estado final en la ejecución y obligaciones pactadas en el contrato. Debe contener las prestaciones y obligaciones, cumplidas o no por las partes, así como los ajustes, revisiones y reconocimientos a que haya lugar.

6. CLASES DE LIQUIDACIÓN Cuando el contratista, previamente citado, no se presenta a la liquidación voluntaria, o si las partes no logran acuerdo sobre el contenido de la misma, la Secretaría la practicará directa y unilateralmente mediante acto administrativo debidamente motivado, susceptible del recurso de reposición. LIQUIDACIÓN UNILATERAL Art. 61

7. ¿Cuál es el plazo para realizar la liquidación de contratos? • Liquidación de común acuerdo: • Dentro del término fijado en el pliego de condiciones o términos de referencia, o del plazo acordado en el contrato, orden o convenio, si no se pacto nada al respecto, a más tardar antes del vencimiento de los cuatro (4) meses siguientes a la finalización de los mismos o la expedición del acto administrativo que ordene la terminación, o a la fecha del acuerdo que la disponga. • Liquidación Unilateral: • Si el contratista no se presenta a la liquidación o las partes no llegan a acuerdo sobre su contenido dentro de los plazos anteriormente señalados, será efectuada unilateralmente por la Secretaría dentro de los dos (2) meses siguientes y mediante acto administrativo motivado.

8. DOCUMENTOS NECESARIOS Acta de inicio Documentos contractuales Oficio designación supervisión Informes mensuales de ejecución Pagos al SSI y/o parafiscales Informe final de supervisión Certificación final de cumplimiento a satisfacción Estado financiero

9. ALCANCE Inicia con la proyección del acta de liquidación por parte del supervisor y/o interventor del contrato y termina con el archivo del acta de liquidación, suscrita por las partes.

10. PROCEDIMIENTOACTAS DE LIQUIDACIÓN

11. 1 LIQUIDACION BILATERAL O DE MUTUO ACUERDO El Supervisor y/o interventor del contrato debe proyectar el acta de liquidación en el Formato MC-13 diseñado para tal fin, con su firma, y remitirla al área de contabilidad para la expedición del estado financiero, anexando los siguientes documentos: Copia Oficio designación de supervisión. Informe final de supervisión. Certificación final de cumplimiento a satisfacción.

12. 2 LIQUIDACION BILATERAL O DE MUTUO ACUERDO El área de contabilidad una vez expida el estado financiero impone el VºBº, y remite a la Subdirección de Contratación para revisión. Si el acta no tiene inconsistencias el Subdirector de contratación pone su visto bueno y se remite al supervisor para el trámite de las firmas respectivas (ordenador del gasto y contratista).

13. 3 LIQUIDACION BILATERAL O DE MUTUO ACUERDO El supervisor debe realizar la citación respectiva al contratista de la manera más expedita y mediante escrito diligenciado según el formato /1-A- FIRMA ACTA, teniendo en cuenta que por ley debe remitirla a través de CORREO CERTIFICADO al Contratista. Remitir el original del acta con todas sus firmas a la Subdirección de Contratación para archivarla en la capeta del contrato.

14. 4 LIQUIDACION BILATERAL O DE MUTUO ACUERDO Una vez suscrita el acta es obligación del supervisor-a y/o interventor-a adelantar las acciones pertinentes, a través de los coordinadores de proyectos que financian el contrato, para tramitar ante el Área de Presupuesto de la Secretaría, la liberación de los saldos y/o ajustes contables, o el pago en caso de saldos a favor del contratista.

15. 5 ACTA DE NO COMPARECENCIA LIQUIDACION UNILATERAL El supervisor-a y/o interventor-a una vez vencido el término dado en la citación al contratista para que comparezca a la suscripción del acta de liquidación, expide de acuerdo con el formato /2-A- ACTA DE NO COMPARECENCIA

16. 6 Acto Administrativo LIQUIDACION UNILATERAL El supervisor-a y/o interventor-a realiza el proyecto de resolución de liquidación unilateral de conformidad con el formato /3- RESOLUCIÓN

17. 7 Resolución Liquidación Unilateral LIQUIDACION UNILATERAL El supervisor-a y/o interventor-a remite a la Subdirección de Contratación para su revisión y visto bueno el proyecto de resolución adjuntando la siguiente documentación:

18. LIQUIDACION UNILATERAL • DOCUMENTOS • Copia de la citación enviada al contratista. • Panilla de control de entrega de la citación. • Original del acta de no comparecencia. • Original del formato MC-13 y los documentos señalados en la liquidación de mutuo acuerdo.

19. 8 LIQUIDACION UNILATERAL Una vez revisado y/o ajustado el proyecto de resolución de liquidación unilateral se remitirá al el supervisor-a y/o interventor-a y al Subdirector correspondiente para su visto bueno. Surtido este trámite el supervisor-a y/o interventor-a enviará al Ordenador del gasto para firma.

20. 9 LIQUIDACION UNILATERAL Cuando se encuentre firmada por el Ordenador del gasto, la resolución de liquidación unilateral esta será remitida por el mismo al despacho de la Secretaria para su numeración y fechado. Dependencia que ha su vez remite a la Subdirección de Contratación, la resolución respectiva para que esta última realice las acciones necesarias para obtener la firmeza del acto administrativo.

21. CASOS ESPECIALES DECLARATORIA DE INCUMPLIMIENTO - CADUCIDAD Si durante la ejecución del contrato se generó algún tipo de incumplimiento por el contratista que no fue subsanado oportunamente, el supervisor y/o interventor deberá identificar, documentar y cuantificar específicamente dicho incumplimiento en el informe final, con base en los requerimientos efectuados al contratista y a las respuestas por parte del mismo, con el propósito de garantizarle el debido proceso administrativo

22. CASOS ESPECIALES DECLARATORIA DE INCUMPLIMIENTO - CADUCIDAD Si se presentan algunos de estos casos específicos, se debe remitir la documentación soporte señalada en el procedimiento de liquidación unilateral, a la Subdirección de Contratación para que esta proceda a la realización del acto administrativo respectivo, determinando las medidas contractuales a que haya lugar.

23. 10 LIQUIDACIÓN UNILATERAL La Subdirección de Contratación remitirá al supervisor-a, interventor-a y Subdirección correspondiente, copia de la Resolución para tramitar ante el Área de Presupuesto la solicitud de liberación de los saldos no ejecutados y/o ajustes contables, o el pago al contratista en caso de existir saldos a su favor.

24. LIQUIDACIÓN UNILATERAL 11 Si es del caso el supervisor-a, interventor-a y Subdirección debe gestionar a través de la Oficina Asesora Jurídica los cobros por las sanciones y/o multas impuestas al contratista y/o compañía de seguros, o el reembolso de recursos a favor de la Secretaría por los conceptos que den lugar a ello, de conformidad con el acto administrativo proferido por la entidad.

25. 12 LIQUIDACIÓN UNILATERAL Cuando se presenten recursos de Reposición por parte del contratista y/o la Aseguradora y los mismos sean sobre temas de tipo técnico y/o financiero se remitirá una copia del recurso presentado al área técnica respectiva, con el fin de aclarar estos aspectos y plasmarlo de esta manera en la Resolución que le de respuesta al recurso. RECURSOS

26. 13 Resolución Resuelve Recurso LIQUIDACIÓN UNILATERAL La Resolución que le de respuesta al recurso de reposición una vez proyectada por la Subdirección de Contratación será remitida al supervisor-a y/o interventor-a a fin que le de su visto bueno de acuerdo con la aclaración técnica y/o financiera remitida de su parte.

27. 14 LIQUIDACIÓN UNILATERAL La Subdirección de Contratación se encargará de todos los trámites procesales para la notificación de la resolución y lograr la firmeza del acto administrativo.