LEGALIZACION DE CONTRATOS

1. LEGALIZACION DE CONTRATOS

2. MENU INICIO Diligenciamiento del Contrato Contratos Devueltos TIPS para la Legalización de Contrato Causales de Devolución Verificación de documentos Anexos

3. Diligenciamiento del Contrato • El Asesor puede proceder a reportar la venta con: • El formato LISIM diligenciado y firmado por el cliente. • Con la copia de la cedula del cliente. • En el caso que el cliente salga rechazado y no se realice la venta, el asesor debe enviar a Administración de Ventas el LISIM y la cédula del cliente informando que se trata de un contrato rechazado. • Si por algún motivo el cliente después de firmado el contrato decide no continuar, se debe anular y enviar el contrato y documentación entregada por el cliente al área de Administración de Ventas. • Si el cliente es aprobado, se continúa con el procedimiento.

4. Diligenciamiento del Contrato • En la hoja principal del contrato, se registran inicialmente los datos del cliente, los cuales deben coincidir con los datos registrados en el documento de identidad. • El número telefónico del contacto que se solicita en el contrato no puede ser igual a los números telefónicos del cliente. • Si la dirección de Facturacion es la misma de instalación, se deberá registrar la misma dirección en el campo de instalación y en el de facturación.

5. Diligenciamiento del Contrato • Si la dirección de facturación es una dirección sin nomenclatura, se deberá tramitar la aprobación con el área de distribución en el Departamento de facturación y recaudo e informar a Admón. Ventas. • En el plan de programación solo se puede marcar un plan básico. En el caso de marcar doble por error, se debe dejar la anotación en el campo de observaciones o comentarios importantes. • Si el cliente toma plan finca o plan profesional independiente, se deberán registrar los datos de la dirección y contacto, de forma completa en el campo destinado para este fin.

6. Diligenciamiento del Contrato • Se deben registrar la cantidad de equipos entregados al cliente y la modalidad de pago ya sea en arriendo o comodato. • Se debe tener especial cuidado al diligenciar el pago inicial debido a que el costo debe ser el real. Para el caso de clientes con promoción que afectan el valor de suscripción, la promoción se debe especificar en el campo observaciones o Comentarios importantes como por ejemplo: Convertidos, Carulla, Alianza ETB, Fin de año. etc. • Se deben especificar los datos completos cuando el pago se realice con Orden de Compra o Tarjeta de crédito. Para tarjeta de crédito debe firmar el tarjeta habiente ya sea un tercero o el mismo cliente. • En ningún caso se permite que el pago inicial, sea cobrado en la • Primera factura.

7. Diligenciamiento del Contrato • Los datos mas importantes son las firmas nombre y numero de cedula del cliente, se deben registrar cada dato en la casilla para su fin, no se puede registrar el numero de cedula e el campo firma y lo mismo sucede con los demás campos. • En la segunda hoja, se deben registrar los datos del debito automático, teniendo en cuenta la estandarización y características para cada tipo de cuenta según el documento adjunto. Un poco más adelante se recordará esta estandarización (Ver ANEXOS). • Para las firmas, si el cliente es el mismo tarjetahabiente deberá firmar en los dos campos de lo contrario será invalido el debito.

8. Diligenciamiento del Contrato • La tercera hoja es el Anexo H y Bienvenido a DIRECTV. En el se describen las condiciones generales del servicio, tanto de tiempo como de uso. El cliente debe diligenciarlo y firmarlo en el momento de la compra y firma del contrato. El Asesor de igual forma debe firmar este documento. • En el campo de Plan contratado, se debe registrar el plan que toma el cliente en el momento de la suscripción, independientemente de la promoción vigente. • En el precio mensual, se debe registrar el valor full, sin importar que el cliente tenga una promoción que cubra varios meses como por ejemplo: Promoción Sorpresa, Premium HBO o MOVIE CITY, etc. Esto también hace que el cliente comprenda el beneficio que recibe. Menú inicio

9. TIPS para la Legalización de Contrato • Calidad Del Documento • El contrato no puede presentar enmendaduras como: • Datos Sobrepisados, datos entre paréntesis, corrector liquido. • No puede estar roto así este con cinta pegante, ni mojado o presentar manchas de líquidos. • El contrato debe tener los datos completos y estos deben coincidir con lo ingresado en el sistema, de lo contrario será devuelto. • Las firmas deben coincidir en todos los documentos del contrato y sus anexos.

10. TIPS para la Legalización de Contrato • Documentos Anexos

11. TIPS para la Legalización de Contrato • Documentos Anexos Persona Natural/Jurídica • Soporte de Pago: Este documento se anexa cuando es pago en efectivo, los agentes comerciales lo deben anexar únicamente cuando se trate de año anticipado. Los asesores directos y agentes que no tienen modalidad cruce de comisiones deben anexarlo en todos los casos. El pago se debe realizar en las cuentas de suscripción únicamente, ya que el pago podría no quedar aplicado generando valor adicional en la factura del cliente. NO se permiten transferencias dado que no se puede ingresar la referencia como IBS o Número de Cedula del cliente. • Formato LISIM: Este documento lo debe diligenciar directamente el cliente y en la parte inferior debe registrar su nombre, firma y cédula. • Debito automático: Debe ser diligenciado correctamente mencionando la entidad bancaria y sin dejar espacios entre los números de la cuenta. Si • el tarjeta habiente es una tercera persona se debe anexar la • fotocopia de cédula de esta persona.

12. TIPS para la Legalización de Contrato • Documentos Anexos Persona Natural/Juridica • Documento de Identidad: Se debe anexar copia ampliada al 150%, para que los datos como nombres, apellidos y número de identificación se puedan observar claramente. • Formato de Año Anticipado: Es indispensable cuando el cliente toma la opción de año anticipado. Este documento debe estar firmado por el cliente. • Formato Alianza: Este documento se debe anexar y diligenciar en el caso que el cliente tome alguna de las alianzas comerciales (ETB, Emcali, Carulla, entre otros). Para el caso de las alianzas con grandes cadenas como Carulla, Olímpica, Éxito, es ideal se envíe copia del original del documento soporte dado que este es en papel químico y con el tiempo desaparecen los datos.

13. TIPS para la Legalización de Contrato • Documentos Anexos Persona Jurídica • Orden de Compra: Si el pago no se realiza en efectivo o con tarjeta de crédito, se debe enviar en original una orden de compra expedida por la empresa que toma la afiliación. • Formato Lisim Persona Jurídica: Es indispensable que el representante legal o la persona encargada sea quien diligencie el formato y en la parte inferior se registre, nombre, firma y cédula del representante legal. • Formato Cliente Comercial; Este documento es fundamental para verificar datos de instalación, facturación y la persona encargada del área que realizara los pagos de mensualidad. • Cotización: Se deberá anexar la cotización entregada y enviada a la empresa, la cual debe estar firmada por el Gerente regional y Jefe de Ventas.

14. TIPS para la Legalización de Contrato • Documentos Anexos Persona Jurídica • Cámara y Comercio: Para los clientes comerciales es indispensable anexar el documento de cámara y comercio. Este documento debe tener una fecha de expedición no mayor a 90 días. • Para el caso de batallones, parroquias, entidades sin animo de lucro, el documento a anexar debe ser la Resolución que otorga el estado.

15. TIPS para la Legalización de Contrato • Para que el asesor tenga presente siempre los documentos que se deben anexar al contrato de suscripción, contará y deberá diligenciar un check List que contiene toda esta información. (Ver ANEXOS). • El contrato diligenciado completamente, con las firmas respectivas y los anexos correspondientes, se debe enviar a ASSENDA. Los contratos se deben enviar con una relación y debe ser dentro de las fechas establecidas por Administración de Ventas. • Al contrato no encontrarse completo, no se tramitará y se considerara contrato inconsistente. • El tiempo para la legalización del contrato es de 1 mes. El cual se cuenta a partir de la fecha del reporte de la venta. Tiempo que No se extiende bajo ningún motivo en el caso de ser devuelto.

16. TIPS para la Legalización de Contrato • Se establece un tiempo máximo de 2 días horario bancario para que el Asesor y/o Agente Comercial consignen los dineros de suscripción según sea el caso. • Bajo ninguna circunstancia se cargaran valores de suscripción a la 1ra factura del cliente, a excepción de las personas jurídicas que ingresan con orden de compra. Menú inicio

17. VERIFICACIÓN DE DOCUMENTOS • A continuación algunas recomendaciones adicionales en el diligenciamiento del contrato y algunos documentos para evitar su devolución. Se debe registrar el mismo número de contrato que se legaliza en el reporte de la venta. La información del suscriptor debe coincidir exactamente con los datos del documento de identidad. La dirección de facturación debe ser la misma que la registrada en el sistema. Debe estar completa. Tener cuidado en el registro de la información para evitar inconsistencias.

18. VERIFICACIÓN DE DOCUMENTOS Contrato Los datos deben estar diligenciados en su totalidad. La firma debe quedar en el campo correspondiente.

19. VERIFICACIÓN DE DOCUMENTOS Formato debito automático La información del titular de la suscripción debe coincidir exactamente con los datos del documento de identidad. Deben ser diligenciados en su totalidad. La información del titular del debito automático debe coincidir exactamente con los datos del documento de identidad. Deben ser diligenciados en su totalidad. Diligenciar solo uno de los campos “Información cuenta corriente/ahorros” o “Información tarjeta de crédito” no ambas. Tener en cuenta estandarización de la cuentas para D.A. Lo mejor es solicitar el extracto bancario y/o plástico de tarjeta según corresponda para verificar los datos.

20. VERIFICACIÓN DE DOCUMENTOS Formato debito automático La firma del titular de la suscripción debe coincidir con la registrada en todos los documentos. La firma del titular del debito automático debe coincidir preferiblemente con la registrada en el documento de identidad. Si el titular de la suscripción y del debito son la misma persona, las dos firmas deben ser iguales.

21. VERIFICACIÓN DE DOCUMENTOS Anexo H La información debe registrar según lo capturado y ofrecido al cliente. Muy importante que registre el valor de la mensualidad, teniendo en cuenta promociones y tarifas actuales. Los datos deben estar diligenciados en su totalidad. La firma debe quedar en el campo correspondiente.

22. VERIFICACIÓN DE DOCUMENTOS Formato Lisim La información del suscriptor debe coincidir exactamente con los datos del documento de identidad. Los datos debe diligenciarse en su totalidad

23. VERIFICACIÓN DE DOCUMENTOS Formato Lisim La información del suscriptor debe coincidir exactamente con los datos del documento de identidad. Los datos deben estar diligenciados en su totalidad. La firma debe quedar en el campo correspondiente.

24. VERIFICACIÓN DE DOCUMENTOS Formato Alianza Los datos debe ser diligenciados en su totalidad. Los datos deben estar diligenciados en su totalidad. La firma debe quedar en el campo correspondiente.

25. VERIFICACIÓN DE DOCUMENTOS • POLITICA DE VERIFICACIÓN DE CÉDULAS • La fuerza de venta directa y de Agentes Comerciales, deben validar lo siguiente: • La cédula de ciudadanía debe corresponder a la persona que está firmando el contrato. En las nuevas cédulas las fotos son recientes y esto se puede validar fácilmente. • Las ventas con Débito Automático a tarjeta de crédito, el asesor debe solicitar al cliente la tarjeta física y validar que el número registrado en el formato de autorización de débito, sea el mismo de la tarjeta. • Verificar que la firma registrada en el contrato, coincida con la del formato de Débito Automático, cuando el débito corresponda a la persona que está realizando la compra y figure como suscriptor.

26. VERIFICACIÓN DE DOCUMENTOS • Se considera como cédula ilegible lo siguiente: • Número de identificación borroso (uno o más números de identificación ilegibles). • Nombre y/o apellidos borrosos (una o más letras de nombres y/o apellidos ilegibles). • Fotos que no estén bien definidas (dibujadas, sobrepuestas, oscuras, borrosas) • Datos incompletos o borrosos de fecha de nacimiento, fecha de expedición y grupo sanguíneo. • Los números que aparecen debajo del código de barras estén borrosos, ilegibles o que no figuren. • Fondos de seguridad no visibles en la fotocopia.

27. VERIFICACIÓN DE DOCUMENTOS • EJEMPLOS

28. VERIFICACIÓN DE DOCUMENTOS • EJEMPLOS CEDULAS ILEGIBLES

29. VERIFICACIÓN DE DOCUMENTOS • EJEMPLOS CEDULAS ILEGIBLES

30. VERIFICACIÓN DE DOCUMENTOS • PARA TENER EN CUENTA • VERIFICACIÓN DE CONTRASEÑAS TIPO 1

31. VERIFICACIÓN DE DOCUMENTOS • Actualmente existen 2 tipos de contraseñas ****** ************* TIPO 2

32. VERIFICACIÓN DE DOCUMENTOS • Estas contraseñas son validas si: • Tienen sello de la registraduría. • Tienen firma del funcionario que realizo el proceso de certificación. • Por ahora y hasta nueva orden podemos recibir las contraseñas con o sin sello con un documento adicional como: licencia de conducción, carnet de EPS, pasaporte, carnet estudiantil para el caso de extranjeros. • En caso que la contraseña no esté certificada se debe validar por otros medios que la persona sea la propietaria de la identificación, así: • El contrato debe ser firmado en presencia del asesor. • No debe haber inconsistencias en las firmas de cada documento. • Si tiene acceso a internet validar documento entregado. Menú inicio

33. CONTRATOS DEVUELTOS • Se considera contrato devuelto, todo contrato y/o documento que presente inconsistencia en su diligenciamiento e información. • Administración de ventas envía un informe semanalmente, el cual contiene los datos de inconsistencias de dos días hábiles vencidos anteriores al día del envío del mismo. Ej. Si se envía un día Lunes solo traerá información hasta el día miércoles de la semana anterior. • Las soluciones de las inconsistencias por contratos devueltos deben enviarse escaneadas (si se trata de la corrección de contrato y/o anexo H, se debe enviar adicionalmente los soportes físicos) a la regional para que a su vez estos sean enviados al área de Administración de ventas, para la solución del contrato devuelto. Por ningún motivo se deben enviar soluciones de contratos devueltos a Assenda. • El no detectarse inconsistencias en un contrato, no exime al Asesor y/o Agente de la responsabilidad sobre la venta en caso de un reclamo.

34. CONTRATOS DEVUELTOS • Si el contrato es devuelto, se debe tener en cuenta la fecha de reporte de la venta y el envío de solución de inconsistencias para el pago de comisión, pues como ya se había mencionado se tiene 1 mes para legalizar la venta después de reportada. • En lo casos que el contrato sea devuelto por dirección de facturación no se requiere el envío de ningún documento, solo con la confirmación vía e-mail de la dirección es suficiente. • Si la dirección no tiene nomenclatura, se debe contar con la autorización de distribución (Área de Facturación y Recaudo), para la solución de la inconsistencia. La autorización solo debe ser solicitada por las secretarias de las regionales. El tiempo de respuesta a dicha solicitud será de un día hábil en caso de ser cierre y dos días hábiles si no es cierre.

35. CONTRATOS DEVUELTOS • En el caso que el asesor detecte un error en el diligenciamiento del contrato o en el reporte de la venta y llame a la línea a corregirlo, deberá de igual forma notificarlo a Administración de Ventas para que de esta manera ASSENDA no genere una inconsistencia. Menú inicio

36. CAUSALES DE DEVOLUCIÓN • A continuación se describen las causales de devolución con su respectiva definición:

37. CAUSALES DE DEVOLUCIÓN

38. CAUSALES DE DEVOLUCIÓN

39. CAUSALES DE DEVOLUCIÓN

40. CAUSALES DE DEVOLUCIÓN Menú inicio

41. ANEXOS CHECK LIST DE DOCUMENTOS

42. MUCHAS GRACIAS