XVI Podkarpacka Konferencja Samorządów Terytorialnych

1. XVI Podkarpacka Konferencja Samorządów Terytorialnych Wybrane problemy związane z finansowaniem projektów i nieprawidłowościami 27 października 2009

2. DOTACJA ROZWOJOWA • Umowy, aneksy W dniu 26.10 zatwierdzone zostały zmiany do budżetu województwa, na podstawie których podpisywane będą m. in. aneksy zwiększające zobowiązania na 2009 r. dla tych projektów, którym w momencie kontraktacji nie można było uwzględnić wystarczającej ilości środków na rok bieżący (aneksy zgodnie z kwotami deklarowanymi w odpowiedzi na pismo Marszałka Województwa z dnia 30.09) • Płatności, terminy Zgodnie z wystąpieniem Marszałka Województwa z dnia 30.09 br.: • Wnioski o płatność składane przed 15.11 będą płacone w br., • Wnioski o płatność składane po 15.11 będą płacone w 2010 r. – zostaną zgłoszone do MRR, jako wydatki NIEWYGASAJĄCE. • Wystąpienie IZ RPO WP w sprawie aktualizacji ww. kwot , • Nowa ustawa o finansach publicznych - problemy

3. WNIOSKI O PŁATNOŚĆ NAJCZĘSTSZE BŁĘDY • Wypełnienie wniosku bez zapoznania się z instrukcją, • Nie załączanie protokołów odbioru, wyciągów z rachunku (przelew – tylko uzupełniająco), • Brak wymaganych opisów na dokumentach (zwłaszcza brak przyporządkowania wydatku do właściwego kosztu kwalifikowalnego), • Przedstawianie do rozliczenia wydatków tylko w części kwalifikowalnych bądź tylko w części dotyczących projektu, • Przedstawianie wydatków ponoszonych przez jednostki organizacyjne (w tym np. przez Urząd Gminy) bez zapisu w umowie o dofinansowanie

4. ZMIANY W ZAKRESIE RZECZOWYM PROJEKTÓW • Zmiany w zakresie rzeczowym projektów nie powinny co do zasady mieć miejsca, • Zgodnie z umową o dofinansowanie, beneficjent może zgłosić w formie pisemnej zmiany dotyczące realizacji Projektu przed ich wprowadzeniem i nie później niż na 35 dni przed planowanym zakończeniem finansowym realizacji Projektu.

5. ZMIANY W ZAKRESIE RZECZOWYM PROJEKTÓW Beneficjent wnioskując o wyrażenie zgody na dokonanie zmian w projekcie winien szczegółowo opisać na czym polegają zmiany oraz odnieść się do kwestii: • Prawnej możliwości dokonania zmiany pod kątem Prawa Zamówień Publicznych (zwłaszcza art. 144!), • Wpływu zmiany zakresu rzeczowego na dalsze spełnianie przez zmieniony projekt kryteriów, które zdecydowały o wyborze do dofinansowania, zachowania niezbędnej trwałości projektu, wpływu zmian na wskaźniki produktu i rezultatu,

6. ZMIANY W ZAKRESIE RZECZOWYM PROJEKTÓW cd. • Prawnej możliwości dokonania zmiany pod kątem wymogów prawa budowlanego, ochrony środowiska i innych przepisów, • Wpływu zmiany zakresu rzeczowego na koszty kwalifikowalne / niekwalifikowane,

7. NIEPRAWIDŁOWOŚCI W trakcie pierwszych kontroli projektów stwierdzono naruszenia przepisów ustawy Prawo Zamówień Publicznych (PZP). Analiza wyników ww. kontroli, a także inne działania kontrolne realizowane przez Instytucję Zarządzającą wskazują na zasadnicze problemy związane z prawidłowością ponoszonych wydatków w kontekście przepisów ustawy PZP

8. NIEPRAWIDŁOWOŚCI Zmiany do umów z wykonawcami wobec wymogów art. 144: • Przed nowelizacją – przesłanka o zaistnieniu okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy lub przesłanka zmiany korzystnej dla zamawiającego, • Po nowelizacji - możliwe jest dokonywanie zmian, o ile zamawiający przewidział możliwość dokonania takiej zmiany w ogłoszeniu o zamówieniu lub w specyfikacji istotnych warunków zamówienia oraz określił warunki takiej zmiany,

9. NIEPRAWIDŁOWOŚCI Ograniczenie podwykonawstwa: • zasadą jest, że wykonanie zamówienia publicznego może być realizowane poprzez podwykonawców. W wyjątkowej sytuacji, gdy jest to uzasadnione specyfiką konkretnego zamówienia, zamawiający może zastrzec w SIWZ, że część lub nawet całość zamówienia nie może być powierzona podwykonawcom, • Zastrzeżenie osobistego wykonania świadczenia lub jego części przez wykonawcę musi być traktowane jako wyjątek i musi mieć uzasadnienie zawarte w SIWZ,

10. NIEPRAWIDŁOWOŚCI Umowa ryczałtowa: Umowa ryczałtowa może stać się powodem problemów w sytuacji np. konieczności zmian w inwestycji bądź stwierdzenia przez wykonawcę niezgodności / niespójności / braków w dokumentacji projektowej. Wynikające z powyższych okoliczności ewentualne zmiany wynagrodzenia na rzecz wykonawcy w kontekście umowy ryczałtowej oraz przepisów prawa PZP muszą być w każdym przypadku przedmiotem wnikliwej analizy,

11. NIEPRAWIDŁOWOŚCI Rozbieżności w dokumentach opisujących zakres przedmiotu zamówienia na roboty budowlane: • Opis przedmiotu zamówienia– odwołania do projektu budowlanego, projekt wykonawczy, przedmiary – czy określają zakres robót?, • projekt budowlany określa zakres, roboty opisane w projekcie budowlanym wchodzą w zakres zamówienia, nawet jeżeli nie zostały ujęte projekcie wykonawczym bądź w przedmiarze,

12. NIEPRAWIDŁOWOŚCI Aktualne procedury udzielania zamówień publicznych wobec zmieniającego się stanu prawnego: Beneficjenci realizujący zamówienia publiczne powinni przed rozpoczęciem procedury zweryfikować dokumentację pod kątem obowiązującego stanu prawnego. Należy pamiętać, iż ustawa PZP podlega ciągłym zmianom (ostatnia zmiana miała miejsce 16 lipca 2009r.; obecnie przygotowywana jest kolejna nowelizacja). Od początku okresu kwalifikowalności wydatków dla bieżącej perspektywy finansowej tj. od 1 stycznia 2007r. – ustawa Prawo zamówień publicznych była zmieniana już kilkanaście razy

13. NIEPRAWIDŁOWOŚCI Zalecenia audytu Komisji Europejskiej W związku z ustaleniami wynikającymi z raportu misji audytowej służb Komisji Europejskiej przeprowadzonej w 2008 r., dostępne są zalecenia dot. m. in. następujących bloków tematycznych prawa zamówień publicznych: • brak w ogłoszeniach informacji dla zagranicznych oferentów, • wymóg posiadania określonego potencjału technicznego i osobowego, • podwykonawstwo, Źródło: http://porpw.parp.gov.pl/files/112/146/4394.pdf

14. INNE NIEPRAWIDŁOWOŚCI Niedotrzymywanie terminu zakończenia finansowej realizacji projektu - daty poniesienia ostatniego wydatku w Projekcie. • Zakończenie finansowe kończy okres kwalifikowalności wydatków w ramach projektu. • Wydatki ponoszone po tym terminie są co do zasady są niekwalifikowane. • Przedłużenie okresu kwalifikowalności wydatków w ramach projektu musi być zgłaszane nie później niż na 35 dni przed planowanym zakończeniem finansowym realizacji Projektu.