UNIVERSITAS TRISAKTI PROGRAM PASCA SARJANA

1. UNIVERSITAS TRISAKTI PROGRAM PASCA SARJANA Mata Kuliah: MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA M / K - 4 HR Planning & Recruitment The Human Resource Planning Process The Human Resource Recruitment Process DOSEN: DR. Y. HARRI JALIL @2013

2. PERENCANAAN SDM 1. The Human Resource Planning Process • Merupakan fungsi yang pertama-tama harus dilaksanakan dalam oganisasi. • Langkah-langkah tertentu yang diambil oleh manajemen guna menjamin • bahwa bagi organisasi tersedia tenaga kerja yang tepat untuk menduduki • berbagai kedudukan, jabatan dan pekerjaan yang tepat. Kesemua itu dalam • rangka mencapai tujuan dalam berbagai sasaran yang telah dan akan di- • tetapkan. (S.P Siagian, 2003), • Proses mengantisipasi dan membuat ketentuan (Persyaratan) untuk meng- • atur arus gerakan tenaga kerja ke dalam, di dalam dan luar organisasi, • dengan tujuan mempergunakan SDM seefekti mungkin dan agar memiliki • sejumlah pekerja yang memenuhi persyaratan/kualifikasi dalam mengisi • posisi yang kapan dan yang bagaimanapun mengalami kekosongan. • (Arthur W.S dan George W.B, dalam Nawawi H, 2004) • Proses yang sistematis untuk meramalkan kebutuhan pegawai (demand) • dan kesediaan (Supply) pada msa yng akan datang, baik jumlah maupun • jenisnya, sehingg departemen SDM dapat merencanakan rekruitmen, • seleksi, pelatihan dan aktivitas yang lain lebih baik. (Wiliam B Werther,Jr • dan Keeth Davis, 2003)

3. Dari pengertian tersebut di atas terlihat bahwa : • Perencanaan SDM bermaksud membuat pengaturan arus gerak tenaga kerja • di dalam organisasi. • Perencanaan SDM pada hakikatnya adalah usaha untuk mengantisipasi kondisi • masa depan organisasi/perusahaan, agar selalu kompetitif dalam melaksana- • kan bisnisnya, dalam hal ini dapat berupa suatu bentuk program rencana untuk • mengidentifikasi tentang persoalan-persoalan organisasi/perusahaan, ancaman • ancaman (Threats), dan peluang-peluang (Oportunities) dalam organisasi dan • lingkungan organisasi, serta mengingat erat kaitannya dengan masalah pe- • luang dan hambatan, berarti perencanaan SDM sangat ditentukan oleh penga- • ruh internal dan eksternal. • Pengaruh faktor internal berupa kekuatan organisasi/perusahaan perlu diper- • timbangkan, sehingga dapat diketahui juga kelemahan dan kebaikan tenaga • pendukung sekaligus dengan bentuk kualifikasi yang diperlukan, termasuk • jumlah tenaga kerja yang diperlukan untuk bagian-bagian/departemen-depar- • temen tertentu. • Sedangkan pengaruh faktor eksternal memperhitungkan kaitan-kaitan dengan • lingkungan, dapat membantu untuk menganalisis peluang dan hambatan, • sehingga membantu persiapan sumberdaya yang diperlukan oleh organisasi/ • perusahaan dalam rangka mengatasi hambatan dan meraih peluang.

4. Perencanaan SDM merupakan proses untuk mendayagunakan SDM secara • efektif dan efisien. • Untuk mengatur arus gerak tenaga kerja ke dalam organisasi yang berarti • memberikan persyaratan bagi penerimaan tenaga kerja baru yang diperlukan, • agar diperoleh SDM yang mampu melaksanakan pekerjaan secara efektif dan • efisien. • Mengatur agar gerak tenaga kerja yang akan keluar dari organisasi/ • perusahaan, akan dapat diganti dengan tenaga kerja yang mampu pula • bekerja secara efektif dan efisien (seperti arus gerak tenaga kerja yang • akan pensiun atau keluar karena sebab lain dari organisasi/perusahaan. • Proses penentuan kebutuhan tenaga kerja padamasa yang akan datang • berdasarkan perubahan-perubahan yang terjadi dan persediaan tenaga kerja • yang ada, dengan demikian perencanaan SDM merupakan suatu strategi • pengembangan konstribusi SDM terhadap usaha organisasi/perusahaan untuk • mencapai sukses, dalam kaitan ini berarti melalui perencanaan SDM, sebuah • perusahaan perlu memiliki sejumlah tenaga kerjayang berkualitas.

5. MANFAAT DAN PROSES PERENCANAAN SDM A. MANFAAT PERENCANAAN SDM • Perencanaan SDM dalam manajemen bagi sebuah perusahaan berfungsi untuk • mempredeksi kondisi tenaga kerja guna memenuhi kebutuhan perusahaan se- • bagai organisasi yang kompetitif dalam mengantisipasi perubahan lingkungan • bisnis sekarang dan dimasa mendatang. • Dalam fungsi demikian, maka manfaat dari perencanaan SDM adalah : • Meningkatkan sistem informasi SDM yang secara terus menerus diperlukan dalam mendayagunakan SDM secara efektif dan efisien bagi pencapaian tujuan bisnis perusahaan • Meningkatkan pendayagunaan SDM, dalam arti bahwa dengan perencanaan yang cermat harus diusahakan agar setiap tenaga kerja memperoleh peluang dalam memberikan kontribusi terbaik bagi pencapaian tujuan perusahaan/organisasi. • Menselaraskan aktivitas SDM dengan sasaran organisasi secara efisien, dalam kaitan ini maka perencanaan SDM harus mampu mengidentifikasi potensi dan prestasi kerja setiap tenaga kerja, untuk diselaraskan dengan pekerjaan atau tugas-tugas di dalam volume kerja perusahaan, agar dapat dilaksanakan secara efektif dan efisien.

6. MANFAAT PERENCANAAN SDM (Lanjutan) • Menghemat tenaga, waktu, dana, serta dapat meningkatkan kecermatan dalam proses penerimaan tenaga kerja, hal ini artinya bahwa dengan perencanaan SDM yang akurat, dapat diketahui secara tepat tenaga kerja yang diperlukan, sehingga prosespenerimaan tenaga kerja dapat diarahkan dan dibatasi sesuai kebutuhan. • Mempermudah pelaksanaan koordinasi SDM oleh manajer SDM, dalam upaya memperpadukan pengelolaan SDM

7. B. PROSES PERENCANAAN SDM • Landasan utama adalah strategi bisnis dan strategi operasional (taktik) bisnis, yang harus dijabarkan agar mampu menggambarkan volume dan beban kerja atau tugas-tugas bisnis yang akan dilaksanakan sekarang dan dimasa mendatang. • 2. Merumuskan tujuan-tujuan perencanaan SDM, yang harus dikaitkan dengan upaya mewujudkan setiap tugas secara efektif dan efisien.

8. PROSES PERENCANAAN SDM (Lanjutan) • 3. Tujuan perencanaan SDM akan berguna untuk melakukan aktivitas : • Membuat perkiraan permintaan (kebutuhan) SDM dengan memperhatikan persediaan SDM yang telah dimiliki perusahaan, baik dari segi jumlah (kuantitas) maupun keterampilan/keahlian (kualitas). • Upaya melakukan inventarisasi kemampuan kerja pada SDM yang dimiliki perusahaan dan kemampuan berupa keterampilan/keahlian bidang kerja/ jabatan yang akan diisi dapat digunakan untuk menetapkan kebutuhan SDM baru. • Menetapkan syarat-syarat akhir mengenai SDM yang dibutuhkan dalam upaya pengadaan SDM tersebut. • 5. Melakukan rekutmen tenaga kerja yang memenuhi persyaratan baik dari dalam maupun dari luar perusahaan, tentunya dengan harapan mampu dan dapat melaksanakan strategi bisnis dan stategi operasional bisnis secara produktif dan berkualitas. • Proses perencanaan SDM ini dapat terlihat pada gambar berikut :

9. SEBAB-SEBAB KEBUTUHAN TENAGA KERJA PERAMALAN KEBUTUHAN TENAGA KERJA KEBUTUHAN TENAGA KERJA SUPPLY TENAGA KERJA ANALISIS TENAGA KERJA * FAKTOR INTENAL ORGANISASI * SASARAN ORGANISASI DIMASA YANG AKAN DATANG * FAKTOR-FAKTOR DALAM KETENAGA KERJAAN PERUSA HAAN * TEKNIK PERAMALAN * EXPERT * TREND * KORELASI * RASIO ANALISIS * JANGKA PENDEK * JANGKA PANJANG * INTERNAL PERUSAHAAN * EKSTERNAL PERUSAHAAN * TEKNIK PERAMALAN * EXPERT * TREND * KORELASI * RASIO ANALISIS RENCANA JANGKA PENDEK DAN JANGKA PANJANG PERUSAHAAN SEHUBUNGAN DENGAN SDM PROSES PEMENUHAN DARI DALAM PERUSAHAAN PROSES PEMENUHAN DARI LUAR PERUSAHAAN Gambar : Proses perencanaan SDM = WORK FORCE ANALYSIS WORK LOAD ANALYSIS

10. Gambar tersebut menggambrkan proses sebgai berikut : 1. Perencanaan SDM suatu organisasi/perusahaan terdiri dari : a. Kegiatan analisis volume dan beban kerja : 1) Melakukan usaha memastikan sebab-sebab kebutuhan tenaga kerja berdasarkan volume dan beban kerja yang bersumber dari rencana strategis dan rencana operasional bisnis perusahaan/organisasi 2) Memilih teknik peramalan (prediksi) yang akan dipergunakan untuk mene- tapkan tenaga kerja yang dibutuhkan,baik kuantitatif maupun kualitatif. 3) Menetapkan pekiraan kebutuhan tenaga kerja untuk jangka pendek dan jangka panjang. b. Kegiatan analisis kekuatan/kemampuan Tenaga Kerja dimiliki organisasi/perusahaan dengan dua kegiatan yaitu : 1) Melakukan analisis tenga kerja, untuk mengetahui jumlah dan keterampilan/ keahlian tenaga kerja yang dimiliki organisasi/perusahaan. Disamping itu dilakukan juga analisis pasar tenaga kerja yang dapat direkrut. 2) Hasil analisis tersebut di atas dipergunakan untuk merumuskan perki- raan persediaan (supply) tenaga kerja, baik dari dalam maupun dari luar perusahaan

11. Gambaran proses perencanaan SDM (lanjutan) 2. Dari kedua kegiatan analisis seperti dikemukakan diatas dilakukan kegiatan terakhir dalam perencanaan SDM, dengan mengacu pada strategi bisnis dan strategi operasional bisnis (Jangka pendek dan jangka panjang), untuk memastikan dan memutuskan kebutuhan SDM. Untuk itu hasil analisis berupa perkiraan (prediksi) kebutuhan SDM diselaraskan dengan pekerjaan atau tugas-tugas yang belum tersedia tenaga pekerja sebagai pelaksananya., untuk dapat mewujudkan strategi bisnis dan strategi operasional bisnis secara optimal. Di dalam kegiatan kedua ini, prosesnya diakhiri dengan melakukan kegiatan untuk memenuhi/mengisi tenaga kerja yang diperlukan, baik dari dalam maupun dari luar perusahaan

12. 2. The Human Resource Recruitment Process Rekrutmen SDM adalah praktek atau aktivitias yang dilakukan oleh organisasi dengan maksud utama dari pengidentifikasian dan menarik para karyawan potensial. Aktivitas-aktivitas rekrutmen dirancang untuk memberikan: • Jumlah individu-individu yang melamar peluang kerja, • Tipe individu-individu yang melamar bagi pekerjaan tersebut, • Kemungkinan bahwa para pelamar tersebut akan menerima posisi yang ditawarkan. Wright, 2012

13. REKRUTMEN Pengertian - Pengertian rekrutmen Yang disebut dengan Rekrutmen atau Recruitment adalah “Sebuah Proses mencari dan menarik (membujuk mereka untuk melamar) Pelamar yang memenuhi syarat untuk mengisi jabatan tertentu” (A.S Ruly, 2003), hal. 144 • Rekrutmen (penarikan) adalah proses mendapatkan sejumlah calon tenaga kerja yang kualifaid untuk jabatan/pekerjaan utama (produk lini dan pe- nunjangnya) di lingkungan suatu organisasi/perusahaan (H.Nawawi, 2001), hal 169 • Rekrutmen sebagai penarikan sejumlah calon yang berpotensi untuk di- seleksi menjadi pegawai. Proses ini dilakukan dengan mendorong atau merangsang calon yang mempunyai potensi untuk mengajukan lamaran dan berakhir dengan didapatnya sejumlah calon (M.T.Efendi H 2000), hal 96

14. Rekrutmen adalah proses mencari, menemukan dan penarikan para pelamar yang kapabel untuk dipekerjakan dalam dan oleh suatu organisasi. (SP. Siagian, 1999), hal 102 • Rekrutmen merupakan proses penemuan dan penarikan para pelamar yang tertarik dan memiliki kualifikasi terhadap lowongan yang dibutuhkan oleh suatu organisasi (Bernadin & Rusel, 1993), hal 201 • Suatu proses mencari dan menarik pelamar yang memenuhi persyaratan. • Suatu proses mendapat tenaga kerja yang kualifaid. • Suatu proses mendorong atau merangsang calon yang mempunyai potensi untuk mengajukan lamaran • Suatu proses mencari, menemukan dan menarik para pelamar yang kapabel untuk dipekerjakan • Suatu proses penemuan dan menarik para pelamar yang memiliki kualifikasi. Pengertian Rekrutmen Kesamaan Prinsip Perekrutan menjadi salah satu aktivitas yang sangat penting dalam manajemen SDM, sebab merupakan awal dari aktivitas untuk men- Dapatkan tenaga kerja/karyawan yang tepat, guna mengisi jabatan Yang kosong dan/atau jabatan yang ada.

15. 3.Langkah-Langkah Proses Rekrutmen SDM: Memutuskan posisi apa yang akan diisi, melalui personnel planning and forecasting. Membangun lingkup kandidat untuk pekerjaan tersebut, melalui rekrutmen kandidat secara internal atau eksternal. Memiliki kandidat yang melengkapi application forms dan telah melalui wawancara seleksi awal. Menggunakan selection tools seperti tes, penyelidikan latarbelakang, dan ujian fisik untuk mengidentifikasi kandidat-kandidat yang memenuhi syarat. Memutuskan siapa yang akan membuat penawaran, melalui supervisor atau interview lanjutan pada kandidat. Dessler, 2008

16. LANGKAHREKRUTMEN : PENENTUAN JABATAN KOSONG • Rekrutmen dilaksanakan bilamana ada jabatan yang kosong atau dimulai dengan analisis mengenain apakah ada jabatan yang kosong yang harus diisi oleh karyawan/pegawai baru. Kekosongan mana mungkin terjadi karena ada pegawai yang mengundurkan diri, meninggal dunia dan/atau akibat adanya ekspansi yang dilakukan perusahaan yang sebelumnya telah ditentukandalam perencanaan SDM. Terkait dengan perencanaan SDM sebelum melakukan perekrutan, perusahaan perlu melakukan upaya pengkajian/memiliki kembali kebutuhan perusahaan dengan menganalisis kemungkinan-kemungkinan seperti melakukan : • Reorganisasi pekerja (reorganize work) • Kerja lembur (over time) • Penyesuaian Mekanisme kerja (mechanise the ork) • Metode kerja yang fleksibel (strangger the hour) • Kerja penuh waktu (make job part time) • Kontrak kerja (sub-contract the work). (Derek Tarangton dan Tan Chivee Huat, 1994, hal164-169

17. Gambar : Faktor-faktor yang mempengaruhi kekosongan jabatan PERENCANAAN SDM KEKOSONGAN JABATAN PERMINTAAN MANAJER

18. PENENTUAN PERSYARATAN JABATAN Persyaratan jabatan merupakan kriteria atau ciri-ciri yang dapat meliputi keahlian, pengetahuan, keterampilan dan pengalaman untuk melakukan pekerjaan Persyaratan jabatan mutlak perlu untuk : • Mengidentifikasi pegawai yang dibutuhkan dan terkait dengan siapa yang dibutuhkan dan dimana mereka berada. • Dianalisis dari informasi analisis jabatan, yaitu job diskription, job specification dan job performance standard, serta juga melalui masukan manajer terkait. Suatu sistem informasi SDM yang baik, termasuk didalamny meliputi analisis jabatan, akan membantu aktivitas rekrutmen secara efektif

19. Gambar : MASUKAN DALAM PENENTUAN PERSYARATAN JABATAN Infomasi Analisis Jabatan PERSYARATAN JABATAN Permintaan Manajer Infomasi Lainnya

20. 4.Kebijakan-Kebijakan Personil Kebijakan-kebijakan personil adalah suatu istilah generik yang kita gunakan untuk menunjuk pada keputusan-keputusan organisasional yang mempengaruhi sifat lowongan kerja dimana individu-individu direkrut. Kebijakan-kebijakan personil terdiri dari: • Perekrutan Internal versus Eksternal • Lead-the-Market Pay Strategy, merupakan kebijakan pengupahan yang lebih tinggi daripada upah terkini di pasar – pendekatan ini memiliki keunggulan yang berbeda dalam perekrutan. • Employment –at-will policies, menyatakan bawah pihak lain dalam hubungan tenaga kerja dapat berakhir dimana hubungan sepanjang waktu, tanpa memandang penyebab. • Image advertising adalah penting bagi perusahaan dalam kompetisi pasar tenaga kerja yang tinggi dimana memandang diri mereka memiliki kesan yang buruk. Wright, 2012

21. PROSES REKRUTMEN • Menentukan dan mengkategorikan kebutuhan-kebutuhan SDM jangka panjang dan jangka pendek. • Bersiap terhadap perubahan kondisi dalam pasar tenaga kerja. Pasar tenaga kerja adalah wilayah geografis dimana karyawan direkrut bagi pekerjaan tertentu. • Mengembangkan iklan-iklan dan literatur rekrutmen yang tepat. • Mencatat jumlah dan kualitas pelamar dari masing-masing sumber rekrutmen. • Menindaklanjuti pada para pelamar untuk mengevaluasi efektivitas usaha-usaha rekrutmen. Stone, 2005

22. Penentuan Sumber dan Metode Perekrutan Selalu terkait dan mengacu pada tempat atau Lingkungan tempat calon tenaga kerja/pegawai didapatkan SUMBER Mengcu pada cara atau pendekatan yang Digunakan untuk mendapatkannya. METODE INTERNAL Orang-orang yang sudah menjadi pegawai perusahaan, yang sudah Menduduki jabatan tertentu mungkin dapat dipindahkan (ditransfer), Dipromosikan (promosi) atau didemoi (demosi) untuk mengisi jabatan Yang kosong melalui proses seleksi yang akan dilakukan. 1. SUMBER PERKRUTAN EKSTERNAL Orang-orang yang belum menjadi pegawai perusahaan yang akan Dilantik untuk menjadi calon.

23. 2. METODE PEREKRUTAN PROMOSI INTERNAL : Manajer memberikan atau menominasikan beberapa orang sebagai Calon untuk dipromosikan. Metode ini disebut “Metode Tutup” karena pegawai yang dipromosikan tidak mengetahui jabatan yang kosong dengan jelas, sehingga pegawai Yang memenuhi persyaratan tidak memiliki kesempatan untuk melamar secara formal. • “Metode Terbuka” • Metode Terbuka merupakan kebalikan dari metode tertutup. • Metode Terbuka melalui apa yang disebut job posting, yaitun organisasi • Mengumumkan jabatan kosong melalui : • Papan Pengumuman • Pengumuman lisan • Iklan, pada media cetak maupun melalui media lain (radio, TV) secara • terbuka

24. 5.Sumber-Sumber Rekrutmen : • Sumber-sumber internal versus eksternal. Secara umum, bergantung dengan sumber-sumber internal menawarkan beberapa keunggulan bagi perusahaan. Pertama, sumber tersebut menghasilkan contoh pelamar yang dikenal baik oleh perusahaan. Kedua, pelamar-pelamar tersebut secara relatif mempunyai pengetahuan tentang lowongan-lowongan perusahaan, yang meminimalkan kemungkinan harapan yang berlebihan tentang pekerjaan. Ketiga, sumber tersebut biasanya lebih murah dan lebih cepat untuk memenuhi lowongan secara internal. • Pelamar-Pelamar Langsung dan Penyerahan. Pelamar langsung adalah individu-individu yang melamar bagi lowongan pekerjaan tanpa pemberitahuan dari organisasi. Penyerahan adalah individu-individu yang disarankan untuk melamar bagi sebuah pekerjaan oleh seseorang dalam organisasi. Kedua sumber tersebut merekrut bagian karakteristik yang sama yang membuat mereka sumber-sumber yang sempurna dari yang digambarkan.

25. Iklan dalam Surat Kabar dan Secara Berkala. Iklan untuk merekrut personil ada dimana-mana, meskipun mereka menghasilkan rekrutmen yang kurang diinginkan daripada pelamar langsung atau penyerahan – dan melakukannya pada biaya yang lebih besar. • Perekrutan elektronik. Perkembangan dari kecanggihan informasi telah membuka pintu baru bagi usaha organisasi untuk merekrut bakat-bakat baru. • Agen tenaga kerja pemerintah dan swasta. Para pengusaha dapat mendaftarkan lowongan pekerjaan mereka pada kantor tenaga kerja daerah, dan agen tersebut akan berusaha menemukan individu yang tepat dengan menggunakan inventori terkomputerisasi. • Akademi dan universitas. Banyak akademi dan universitas memiliki pelayanan penempatan yang berusaha membantu lulusan mereka memperoleh pekerjaan. Wright, 2012

26. Tipe-Tipe Perekrut • Wilayah Fungsional Perekrut (Recruiter’s Functional Area). Kebanyakan organisasi harus memilih apakah perekrut mereka terspesialisasi dalam SDM atau ahli pada pekerjaan tertentu. • Sifat Perekrut (Recruiter’s Traits). Dua sifat yang menonjol adalah, pertama, ‘keramahan’ yang merefleksikan tingkatan dimana perekrut sepertinya peduli dengan pelamar dan antusias dengan potensinya bagi kontribusi pada perusahaan. Kedua, karakteristik yang disebut ‘informativeness’. • Realisme Perekrut (Recruiter’s Realism). Mungkin aspek penelitian yang paling baik dari perekrutan berkaitan dengan tingkat realisme bahwa perekrut tergabung kedalam pesannya. Karena pekerjaan perekrut adalah untuk menarik kandidat, maka terdapat tekanan untuk memperluas tampilan positif dari lowongan ketika menampilkan tampilan yang negatif. • Meningkatkan dampak perekrut. Berdasarkan penelitian, organisasi dapat mengambil beberapa langkah untuk meningkatkan dampak bahwa perekrut memiliki pada hal-hal yang mereka rekrut. Pertama, perekrut dapat memberikan umpan balik tepat pada waktunya. Kedua, perekrut perlu untuk menghindari perilaku yang mungkin membawa kesan organisasional yang buruk. Wright, 2012

27. Kesimpulan • Perencanaan SDM menggunakan prediksi-prediksi penawaran dan permintaan tenaga kerja guna mengantisipasi kekurangan dan kelebihan tenaga kerja. • Perencanaan SDM juga dapat bermanfaat dalam menurunkan surplus tenaga kerja dan menghapuskan kekurangan tenaga kerja. • Program-program rekrutmen organisasional mempengaruhi para pelamar kerja terutama pada kebijakan personil. • Program rekrutmen organisasional dapat pula memberikan dampak pada kondisi individu-individu yang melamar bagi posisi-posisi tertentu dengan menggunakan sumber-sumber rekrutmen yang berbeda. • Organisasi dapat pula menggunakan jasa perekrut dalam mempengaruhi persepsi-persepsi individu mengenai pekerjaan.

28. DIMENSI PERMINTAAN DAN SUPLAI DALAM PERENCANAAN SUMBER DAYA MANUSIA Sumber : Notoatmodjo S. (2003) Tips 4 Penyebab-penyebab permintaan : Lingkungan eksternal, organisasi, persediaan karyawan Teknik-teknik peramalan : Ahli, kecenderungan, dll • Permintaan SDM : • Jangka panjang, jangka pendek • Rencana SDM : • Proses Staffing Internal • Proses staffing eksternal Suplai SDM : Internal, Eksternal Inventarisasi persediaan Bagan penempatan Analisis pasar tenaga

29. Terima Kasih