Download
1 / 31
310 likes | 481 Views
Gemeentelijke implementatie GFO Zaken. Corné Dekker, informatie-architect e-government Drechtsteden Digitaal, 30 augustus 2006. E-government architectuur. Gegevensmagazijn. bevat kopieën van gegevens uit backoffice-administraties gebaseerd op GFO-Basisgegevens
E N D
GemeentelijkeimplementatieGFOZaken Corné Dekker, informatie-architect e-government Drechtsteden Digitaal, 30 augustus 2006
Gegevensmagazijn • bevat kopieën van gegevens uit backoffice-administraties • gebaseerd op GFO-Basisgegevens • basisregistraties: natuurlijke personen, niet-natuurlijke personen, adressen, gebouwde objecten, grond objecten, kadastrale objecten, medewerkers • afspraken met bronhouders • geometrie tbv kaartfunctionaliteit
Wat is een zaaktype ? “een proces waarvan kwaliteit en doorlooptijd bewaakt moet worden” er wordt momenteel geïnventariseerd welke zaaktypen (DSP-werkprocessen) de gemeente kent
Voorbeelden van zaaktypen Geïnitieerd door burger of bedrijf: • behandelen van een aanvraag vergunning • verstrekken van een paspoort • afhandelen van een melding of klacht • verstrekken van informatie op aanvraag Geïnitieerd door gemeente zelf: • controleren van een café op naleven voorwaarden vergunning
Wat is een zaak ? “een samenhangende hoeveelheid werk waarvan kwaliteit en doorlooptijd bewaakt moet worden”
Voorbeelden van een zaak Geïnitieerd door burger of bedrijf: • behandelen van een aanvraag vergunning bedrijf X • verstrekken van een paspoort mevrouw Y • afhandelen van een melding of klacht klant Z
MOZAIEK m id o ffice zaken i nformatie e n k ennis de naam voor het nieuwe systeem waarmee Dordrecht gaat werken
Per zaaktype wordt vastgelegd • welke afdeling is verantwoordelijk? • wie mag zaken inzien of behandelen? • welke statussen gaan we de aanvrager terugmelden? • welke besluiten/beschikkingen zijn relevant? • wat zijn de mogelijke resultaten? • welke documenten zijn relevant of zelfs verplicht? • welke kenmerken zijn relevant of verplicht? • aan welke registraties (personen, bedrijven, adressen) kan of moet worden gekoppeld? • wat zijn de DSP-kenmerken? • checklist per status?
Checklist per statuswijziging • behandelaar beantwoordt ja/nee vragen • rechtmatigheid • toepassing legt stappen minder dwingend op • is je chef akkoord? • is het advies van de Brandweer positief?
Verbeterde registraties Bij elke statuswijziging en bij het afhandelen van een zaak wordt gecontroleerd: • is het dossier compleet (bevat het dossier de verplichte documenten)? • zijn de verplichte kenmerken ingevoerd? • zijn de verplichte koppelingen (personen, bedrijven, adressen, etc) gelegd?
Voordelen • van elke afgeronde zaak is het dossier altijd compleet • van elke zaak is bekend welke personen, bedrijven, adressen het betreft • voorbeeld m.b.t. handhaving: men krijgt inzicht in álle zaken (alle vergunningsaanvragen) m.b.t. een bepaald bedrijf, inclusief de bijbehorende dossiers (alle vergunningen) • voorbeeld m.b.t. klantbeheer: mijnDordrecht.nl, straks: PIP
Taakbak • het overzicht met zaaktypen en openstaande zaken wordt de taakbak genoemd (signalering nieuwe zaken en statuswijzigingen evt. via GroupWise) • taakbak per zaaktype, niet persoonlijk • selecties mogelijk: • bepaalde status • door medewerker in behandeling genomen • door eerstelijns toegewezen • op basis van kenmerk
Fasering zaken in de midoffice Per kanaal: • fase 1: webintakes (web intake systeem) • fase 2: post/fax/email (functionaliteit Mozaiek) • fase 3: balie/telefoon
Samengevat: de zaak centraal ! Ook als het proces nog niet in kaart is gebracht ! • management-informatie geeft op elk moment het totaal-overzicht m.b.t. álle zaken (CRM) • management-informatie signaleert processen die aandacht behoeven (WFM) Ook als er nog geen geautomatiseerde koppeling met de BO mogelijk is ! • geen extra werk, straks minder werk
Meer informatie • www.dordrecht.nl/e-government • c.dekker@dordrecht.nl
