80 likes | 200 Views
Q. Implementatie Normblad 8002. Gemeente Heerlen. Implementatie Normblad 8002 in 5 stappen. Stap 1: Identificatie van processen Stap 2: Op hoofdlijnen beschrijven van de huidige werkwijze Stap 3: Verbeterstap Stap 4: Vastleggen van werkprocessen Stap 5: Implementatie.
E N D
Q Implementatie Normblad 8002 Gemeente Heerlen
Implementatie Normblad 8002 in 5 stappen Stap 1: Identificatie van processen Stap 2: Op hoofdlijnen beschrijven van de huidige werkwijze Stap 3: Verbeterstap Stap 4: Vastleggen van werkprocessen Stap 5: Implementatie
Uitgangspunten • Bij het opzetten van het systeem moeten de betrokkenen zelf meedenken en ook meewerken • Kwaliteitssysteem is inhoudelijk georiënteerd waarbij slechts een beperkte beschrijving van de administratieve organisatie is weergegeven • Er is geen volledigheid nagestreefd bij het beschrijven van werkprocessen, alleen frequent uit te voeren werkprocessen zijn beschreven.
Stap 1: Identificatie van werkprocessen • Definitie werkproces: een proces is een serie achtereenvolgende activiteiten die leidt tot een resultaat, een product of een dienst • Gemeente Heerlen heeft werkprocessen ingedeeld in 7 onderdelen en in totaal 21 procedures.
Stap 2:Op hoofdlijnen beschrijven van de huidige werkwijze • Het beschrijven van de huidige werkwijze maakt duidelijk wat nog allemaal gedaan moet worden om aan het Normblad te voldoen. Het is in feite een 0-meting. • Heel belangrijk is het om te beschrijven hoe feitelijk de gang van zaken is en niet hoe die zou moeten zijn • Voor het draagvlak is het van belang dat medewerkers zelf de beschrijvingen uitvoeren • Stap 2 levert ook een inventarisatie op van alle formulieren, checklijsten, individuele werkwijzen Q Q Q Q Q Q Q Q
Stap 3: Verbeterstap Per werkproces inventariseren van verbetermogelijkheden: • Risico’s • Overdrachtsmomenten • Aantoonbaar maken van activiteiten en beslissingen • (prestatie)indicatoren • Metingen en registraties • Transparant maken beoordelingen en beslissingen • Knelpunten • Benodigde verbeteringen om te voldoen aan het Normblad • Interne klantwensen
Stap 4: Vastleggen van werkprocessen • Bepalen wat precies en hoe werkprocessen vastleggen. • FFact heeft a.h.v. beschrijving huidige situatie en verbetermogelijkheden de werkprocessen beschreven • In een paar commentaar rondes met de direct betrokkenen zijn de beschrijvingen definitief gemaakt
Stap 5: Implementatie • Afronden beschrijvingen (17 september 2004) • Iedereen moet ermee gaan werken • Snel een uitgebreide pre-audit uitgevoerd (oktober 2004) • Volgen van een audittraining door de kwaliteitscoördinator • Definitieve audit 8 december 2004 • Conclusie: kwaliteitssysteem op enkele details na geïmplementeerd. • Tijdsduur start project tot eindaudit: 9 maanden