RESPONSABILIDAD Y SUPERVISION EFECTIVA DE LAS JUNTAS DE DIRECTORES

1. RESPONSABILIDAD Y SUPERVISION EFECTIVA DE LAS JUNTAS DE DIRECTORES Lcdo. José A. Frontera Agenjo, LL.M.

2. CORPORACIONES • Entidad jurídica independiente que surge cuando una o más personas reciben autorización del Estado para operar una empresa conforme a una ley especial. • Características: • Personalidad jurídica propia • Existencia perpetua • Gerencia Centralizada • Responsabilidad limitada a la inversión • Libre transferabilidad de interés

3. ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA • Los miembros asumen el rol de los accionistas en cuanto a las determinaciones generales sobre la composición de la junta de directores y el inicio de la Corp. • La Junta adopta la política institucional, administrativa y operacional y laboral de la entidad. • Los Oficiale se encargan de las operaciones dirarias y de proveer los servicios para los que la entidad fue establecida.

4. RESPONSABILIDAD DE LA JUNTA • Política Institucional • Establecer la visión y misión de la entidad • Definir los propósitos para la existencia de la corporación • Promover la planificación estratégica a través del establecimiento de metas y objetivos institucionales • Política Administrativa: • Selección del Director Ejecutivo y demás oficiales • Definir la estructura interna y los roles asociados a cada unidad en la estructura

5. RESPONSABILIDAD DE LA JUNTA • Política Operacional: • Establecer el manual de procedimientos • Establecer las guías de control interno • Auditar las gestiones que se realizan en los distintos niveles • Política Laboral: • Fijar los criterios para la selección de personal y el esquema de compensaciones • Establecer el manual de empleados, incluyendo los mecanismos de evaluación y los procedimientos disciplinarios

6. RESPONSABILIDAD DE LA JUNTA • Elementos comunes: • Ejercicio de responsabilidad legal y moral • Determinación estratégica • Asignación de recursos y presupuestos • Fijación de metas • Evaluación de resultados • Compensación y motivación del personal • Participación en los procesos internos • Mentoría desde la propia experiencia

7. ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA • La LGC permite que se varíen las estructuras organizacionales según las necesidades de cada entidad. • Quórum mínimo de la Junta de Directores será 1/3. • En el Certificado o en el Reglamento y Estatutos de la Corporación hay que fijar el número de Directores y como se seleccionan.

8. RESPONSABILIDAD DE DIRECTORES Y OFICIALES • Actuar de conformidad con los propósitos y objetivos de la corporación • Desempeñar las funciones de forma prudente y diligente • Ejercer las funciones en beneficio de la corporación y de sus miembros • Considerar a todos los constituyentes • Se resumen en dos: diligencia y lealtad

9. DILIGENCIA • Los Directores y Oficiales estarán obligados a dedicar a los asuntos de la corporación y al desempeño de sus funciones, la atención y el cuidado que en una posición similar y antes circunstancias análogas desempeñaría un director u oficial responsible y competente al ejercer de buena fe su juicio comercial. Sólo la negligencia crasa en el desempeño de las obligaciones y deberes antes reseñados conllevará responsabilidad. (Art. 4.03)

10. DILIGENCIA • Exige responsabilidad y competencia • Conocimiento de los asuntos corporativos • Mantenerse informado • Criterio de prudencia • Juicio independiente, honesto e informado • ¿Qué hacer si no estoy de acuerdo? • Buena fe en el ejercicio de las funciones • Sólo la negligencia crasa genera responsabilidad • La falta completa de cuidado, o ejercicio de un grado tan pequeño de diligencia que justifique la creencia de que hay una completa indiferencia respecto del interés y bienestar de los demás. • La conveniencia o corrección de la decisión no es revisada, sino como se tomó

11. LEALTAD • Reconocer la posibilidad de conflicto entre los intereses personales y los de la corporación • Obligación: • Reconocer y divulgar el conflicto • Abstenerse de participar en ladiscusión y votación Siempre que un director u oficial tenga un interés financiero o personal en cualquier asunto que se traiga a la consideración de la Junta, la persona involucrada deberá: divulgar completamente la naturaleza de ese interés y abstenerse de participar en la discusión, promoción y determinación del asunto. Cualquier transacción o voto que involucre un conflicto de interés potencial deberá ser aprobada solo cuado una mayoría de directores desinteresados determine que tal transacción es en el mejor interés de la corporación. Las minutas de la reunión en que tal situación se considere deberán consignar la divulgación, la abstención del afectado y las razones para adoptar la transacción pese al conflicto.

12. LEALTAD • Proveer a los constituyentes información certera y cierta sobre la empresa • No usurpación de oportunidades corporativas • Deber de confidencialidad absoluta • Conflicto con pertenecer a más de una Junta

13. RIESGOS • Acciones contra los directores: • Directa • Derivativa • Por violación de ley • Alegaciones contra los directores: • Negligencia • Omisión en la supervisión • Violación del deber de fiducia

14. LEGITIMACION • ¿Quién puede llevar una acción o promover una reclamación? • ¿A quién le vamos a reconocer la capacidad de demandar en un tribunal o de exigir ante una agencia u entidad auspiciadora por las actuaciones u omisiones de los directores? • Regla general: el que sufre el daño • La Ley le concede legitimación especial del Secretario de Justicia

15. ACCION DIRECTA • Derecho o causa de acción propia del que la presenta • Miembros • Beneficiarios • Empleados • Entidad auspiciadora • Recobro será personal

16. ACCION POR INCUMPLIMIENTO DE LEY • Leyes Corporativas • Leyes Laborales • Leyes Ambientales • Leyes Contributivas • Leyes Penales • Personas jurídicas (Art. 46 Código Penal): • Cuando las personas autorizadas, agentes o representantes cometan hechos delictivos al ejecutar sus acuerdos o al realizar actuaciones que le sean atribuibles. • No excluye la responsabilidad individual.

17. ACCION DERIVATIVA • Remedio para vindicar derechos corporativos cuando la corporación misma decide no reclamarlos o no puede hacerlo • Recurso excepcional en equidad • La acción es de la corporación por lo que cualquier recobro es para la corporación • Requisitos: • Demandar a la corproación • Ser miembro cuando surja la causa de acción y durante el pleito • Debe haber habido una reclamación previa de acción a la corporación • No se puede transigir sin autorización judicial

18. DEFENSAS • Regla del Juicio Comercial • Evaluación del Tribunal: • Si hay duda sobre conflictos de interés e independencia de los directores • Si la transacción es el resultado del juicio comercial prudente e informado de los directores

19. MANEJO DE RIESGOS • Identificar aquellas áreas más susceptibles de generar reclamaciones • Planificación adecuada • Supervisión gerencial eficiente • Políticas y procedimientos acordes con los objetivos institucionales

20. PROTECCIÓN DE DIRECTORES • Inmunidad o indemnización en los Estatutos La corporación deberá indemnizar, dentro de las cantidades que permita la ley, a aquella persona que habiendo servido como director u oficial de la corporación contra todo gasto y responsabilidad que se haya incurrido mientras se está en la Junta o por aquellas que surjan de sus actividades como miembro de ésta, excepto que se haya demostrado que tales actuaciones no fueron de buena fe o que no se ajusten a sus deberes para con la corporación o que fueran en contra de los mejores intereses de ésta, disponiéndose además que cualquier acuerdo final sobre la indemnización a pagar deberá ser aprobada por la Junta

21. PROTECCION DE DIRECTORES • Póliza de seguros • Saber claramente que tipo de actos están cubiertos y cuál es el alcance de la cubierta. • Uso contractual para desviar la responsabilidad

22. Ley Sarbanes-Oaxley • Efectos sobre corporaciones sin fines de lucro: • Necesario revisar la composición y funciones de las Juntas • Se recomiendan juntas más pequeñas y efectivas • En la junta debe haber personas externas que deben ser responsables de la parte de auditorías y cumplimiento • Las disposiciones sobre obstrucción de la justicia, conservación de los récords corporativos, protección a los que señalan fallas y manejo ético y responsable de los asuntos corporativos aplican a las entidades sin fines de lucro

23. RECOMENDACIONES • Uso adecuado de los consultores y asesores • Planificación estratégica que incluya procesos de avalúo y una supervisión adecuada de los oficiales. • Mantener al día la documentación corporativa y hacer los ajustes en los informes anuales para reflejar los propósitos y actividades reales de la entidad • Consultas con Hacienda • Realizar reuniones periódicas de los miembros de la Junta, no solo para atender asuntos pendientes, sino también para discutir los asuntos relevantes que puedan ser focos de riesgo.