Hankintayhteistyön kehittäminen

1. Hankintayhteistyön kehittäminen

2. Miksi hankintayhteistyötä? • Hankintalainsäädäntö, niukkenevat julkiset varat, kuntien muu yhteistyö ym. vievät hankintayksiköitä enenevässä määrin hankintayhteistyöhön • Tilaajavolyymin kasvaessa sopimushinnat tippuvat • Kaksinkertainen työ poistuu, kun kilpailutukset tehdään yhdessä paikassa ja kun tehdään vain yksi hankintapäätös • Hankintayhteistyöllä voidaan kehittää hankintatoimintaa alueellisesti

3. Miksi hankintayhteistyötä? • Voidaan koota hankintaosaamista ja muuta hankinnoissa tarvittavaa asiantuntemusta • Kun hankintayhteistyö on suunnitelmallista ja järjestelmällistä, pysytään myös ajan tasalla hankintatoiminnan kansallisista ja kansainvälisistä ”uusista tuulista” • Hankintayhteistyötä tehdään monella suunnalla kuten KL Kuntahankinnoissa, ERVA-alueiden puitteissa sekä useissa alueellisissa hankintarenkaissa ympäri maan • Nämä eri yhteistyömuodot usein täydentävät toisiaan

4. Oleellisimmat kysymykset • Hankintarenkaan alueellisen laajentamisen selvittäminen • Renkaalle kilpailutettavien hankintasopimusten määrän kasvattaminen • Hankintayhteistyösopimuksen uudistaminen • Yhteishankintayksikön perustaminen ja hankintatoiminnan uudelleenorganisointi

5. Renkaan laajentaminen • Yhteydenotot kuntiin: • Kaustisen seutukunnan kunnat ja Kannuksen kaupunki • Pietarsaaren seutukunnan kunnat • Aluksi tiedustelua alustavasta kiinnostuksesta hankintayhteistyöhön • Jos löytyy kiinnostusta, valmistellaan konkreettisempi ehdotus, jonka puitteissa järjestetään tapaamisia näiden kuntien kanssa • Aikanaan kun uusi hankintayhteistyösopimus on valmis, siihen voivat kunnat liittyä mukaan

6. Hankintasopimusten määrä • Tehdään perusteellinen analyysi siitä, mitä tuotteita/palveluita voidaan ja kannattaa jatkossa kilpailuttaa hankintarenkaalle (joko nykyisten osapuolten kesken tai uudet mukana) • Samalla pitää analysoida, mitä hankinta-sopimusten määrän kasvattaminen käytännössä merkitsee hankintatoiminnan organisoinnille ja resursseille  eli sitooko nykyistä enemmän resursseja vai ei? • Sinänsä nämä sopimukset on aiemminkin kilpailutettu, siksi teknisesti muutos koskee

7. Hankintasopimusten määrä • pääasiassa vain tarjouspyyntöjen valmistelua, hankintapäätösten tekemistä ja hankinta-sopimusten solmimista • Ydinkysymys on henkilöresurssi ja sen määrä, joka vastaa kilpailutusten ja mahdollisten muiden hankintapalveluiden hoitamisesta

8. Hankintayhteistyösopimus • Hankintayhteistyösopimus uudistetaan joka tapauksessa tämän hankkeen tuloksena • Sopimuksen sisältö riippuu hankintayhteistyön tulevasta laajuudesta ja organisointimuodosta • Joka tapauksissa kaikissa vaihtoehdoissa sopimuksen tulee ohjata hankintayhteistyötä ja sen tulee sisältää yhteistyömenettelyt toimivaltuuksineen ja päätöksenteko-mekanismeineen • Tavoitteena saavuttaa joustavuutta ja ”ketteryyttä” hankintatoimintaan

9. Hankintayhteistyösopimus • Jos perustetaan hankintalain mukainen yhteis-hankintayksikkö ja sen organisaatioksi hankintakeskus, siihen liittyvät kysymykset, kuten keskuksen tuottamat hankintapalvelut ja jäsenmaksut tulee määritellä myös hankinta-yhteistyösopimuksessa

10. Yhteishankintayksikkö/muu organisointi • Jos hankintayhteistyö laajenee kaikilta osin merkittävästi, tulee mietittäväksi yhteis-hankintayksikön perustaminen • Se tehostaa tällaisessa tilanteessa hankintaprosesseja huomattavasti, kun esimerkiksi tehdään vain yksi koko rengasta sitova hankintapäätös, jokainen kunta allekirjoittaa silti hankintasopimuksen • Yhteishankintayksikkö merkitsee usein hankintakeskusta tai hankintapalvelut –yksikköä, joka johtaa kilpailutusprosessit ja tuottaa muita hankintapalveluja

11. Yhteishankintayksikkö/muu organisointi • Voidaan myös selvittää, voiko yhteishankintayksikkö toimia löyhempänä organisaationa eli ei keskitettynä yksikkönä • Hankintakeskus tarkoittaa henkilöresurssin mitoitusta ja kohdentamista sekä kilpailutusten substanssiosaamisen kytkemistä tarkoituksenmukaisella tavalla hankintapalvelujen yhteyteen • Jos yhteishankintayksikköä ei perusteta, joudutaan miettimään muita tapoja tehostaa

12. Yhteishankintayksikkö/muu organisointi • yhteishankintojen hankintaprosessien organisointia • Tehdäänkö esimerkiksi muutoksia nykyisiin toimivaltuuksiin ja koordinointiin tms? • Tällä hetkellä seudullisten yhteishankintojen valmistelu ja hankintapäätöksen tekeminen on sijoitettu Kokkolan kaupungin organisaatioon useille johtaville viranhaltijoille • Jokainen renkaan jäsen tekee myös oman hankintapäätöksensä nykyisin näissä kilpailutuksissa

13. Summa summarum • Hankintayhteistyön pääasiallinen tuleva muoto pyritään saada valmiiksi loppuvuoden aikana • Yksityiskohtia voi jäädä neuvoteltavaksi myöhempään ajankohtaan • Kunnat voivat esittää kiinnostuksensa liittyä mukaan jo syksyllä • Tällöin niille jää vaikutusmahdollisuus tulevaan hankintayhteistyösopimukseen • Tavoitteena on, että kaikki tilaajaosapuolet voittavat tässä toiminnassa ja verovaroja säästyy