Elektronikus ügyintézés szervezési háttere… …avagy ModulOtTO alkalmazásának története

1. Elektronikus ügyintézés szervezési háttere… …avagy ModulOtTO alkalmazásának története

2. A kezdetek… V. ETR Konferencia – Szeged, 2008. április 10. Űrlapok száma: 1 (hallgatói jogviszony igazolás kérése) Felhasználó karok: 1 (TTIK) Beadási helyek száma: 1 Ügyintézési helyek száma: 2 Ügyintézők száma: <10 Beadványok száma: 3663 (2008. február-március)

3. A kezdetek… Problémák: - A képzési adatok minősége miatt az igazolások egy részét el kell utasítani - A hallgatók és az ügyintézők számára szokatlan az új ügyintézési forma További feladatok: - Űrlap kezelő felület fejlesztése - Pilot értékelése, új megállapodás a TTIK-val, az üzemszerű működés feltételeinek kialakítása - Az igazolás generáló modul finomítása az elutasítások számának csökkentésére - A szolgáltatás kiterjesztése további karok hallgatói részére (V. ETR konferencia – Szeged)

4. Jelenleg… VI. ETR Konferencia – Pécs, 2009. november 26. Űrlapok száma: 32 Felhasználó karok: 6 (önálló űrlapokkal) + SZTE összes kara bizonyos ügyekben (kollégium, átsorolás) Beadási helyek száma: 10 Ügyintézési helyek száma: 82 Ügyintézők száma: >200 Beadványok száma: 68619 (csak a lezártak, 850 új illetve feldolgozás alatti)

5. Jelenleg… - Nincs ellenállás a bevezetésekkel szemben - A bevezetések gyorsak, hatékonyak - A megvalósítások illeszkednek a valósághoz, mégis előremutatóak - A kialakított ügyek karközi ügyintézésre is alkalmasak - A felhasználók részéről egyáltalán nem vagy csak minimális panasz érkezik Hogyan értük ezt el? - A Modulo használata központilag támogatott, de nem kötelező - Az alkalmazásnak vannak általános szabályai, amelyek nem megkerülhetők - Minden bevezetés önálló projektként és központilag koordinált - A bevezetés semmilyen anyagi terhet nem jelent a használó szervezet számára - Az adott ügy kezelésének belső szabályait a használó szervezet alakítja ki - Az adott felhasználó szervezeten belül a 1-2 „kulcsember” tevékenykedik - Több felhasználó szervezetet érintő ügyekben kötelező kooperáció

6. Az út… hogy jutottunk ide • Hogyan értük ezt el – például a Gazdaságtudományi Karon? • - A Modulo használata központilag támogatott, de nem kötelező • - A kar jelentkezett, használni kívánja a Modulo-t • - Az alkalmazásnak vannak általános szabályai, amelyek nem megkerülhetők • - Az egyetemi szinten általánosan használt űrlapok nem térhetnek el • - Kizárólag algoritmizálható kivételeket kezelünk • - Minden bevezetés önálló projektként és központilag koordinált • - Rendszeres, heti megbeszélések voltak/vannak • - A bevezetés semmilyen anyagi terhet nem jelent a használó szervezet számára • - Nincs bevezetési, működési költség, a megtakarítások a karon maradnak • - Az adott ügy kezelésének belső szabályait a használó szervezet alakítja ki • - A használó szervezet feladata a kért ügymenet megvalósítása a karon belül • - Az adott felhasználó szervezeten belül a 1-2 „kulcsember” tevékenykedik • - Rendszerszintű információk és jogok tekintetében is van egy-két kiemelt felhasználó • - Több felhasználó szervezetet érintő ügyekben kötelező kooperáció • - Más karokat is érintő módosítások, új űrlapok csak velük egyeztetve valósíthatók meg

7. A jövő… • Mire fogjuk még használni a Modulo-t? • - Könyvtári beiratkozás, adatcsere • - Nyilatkozat hallgatói szolgáltatások igénybevételéről • - Diákhitel engedményezési nyilatkozatok • - Kollégiumi felvételi folyamat • - Bér és munkaügyi rendszerhez kapcsolódó bejelentések (pl. alkalmazási szándék jelzése) • - Hallgatói pályázatok (szociális támogatás, köztársasági ösztöndíj) • - Külföldi hallgatók jelentkezéseinek kezelése • - Automatikus döntési folyamatok kialakítása - ModulOtTO • Mire kívánunk figyelni a jövőben (is)? • A feltárt hibák hiányosságok folyamatos korrekciója a forrás rendszerekben • - A kari best-practice-ek továbbadása, általánossá tétele, karközi együttműködések támogatása • Tudásbázis és alkalmazási segédlet kialakítása pl. CooSpace-ben

8. Köszönöm a figyelmet! Fekete Csaba SZTE Hallgatói Szolgáltató Iroda fekete.csaba@hszi.u-szeged.hu