LA GESTION DE PROJETS APPLIQUÉE AU SECTEUR DE LA TRADUCTION Module 1 Préambule à la gestion de projets

1. LA GESTION DE PROJETS APPLIQUÉE AU SECTEUR DE LA TRADUCTION Module 1 Préambule à la gestion de projets Auteur : Caroline BAJWEL/CBTranslation Contributeur : Dominique Jaccard, Professeur HEIG-VD © 2009 – Ce document peut être utilisé et divulgué librement sous réserve de mention de son auteur et de son contributeur Avril 2009

2. Agenda • Qu’est-ce qu’une entreprise ? • Pourquoi la "gestion de projet" • Qu’est-ce qu’un projet ? • Cartes des processus de vente • Le contact client • Collecte d’informations/classement • Analyse préliminaire du projet • Le devis

3. Qu’est-ce qu’une entreprise ?Définition Une entité économique Une entité globale hiérarchisée, où convergent des compétences individuelles essentielles au bon fonctionnement de l’entreprise Une combinaison de facteurs de production Un « distributeur » de revenus générés par les ventes, c’est-à-dire les clients Un environnement commercial mondial et concurrentiel

4. Qu’est-ce qu’une entreprise ?Fonctionnement/budget type d’une entreprise :

5. Pourquoi la "gestion de projet" Pourquoi parle-t-on de plus en plus de gestion de projet ? • Mise en place de processus industriels dans tous les domaines • Accélération/Net économie • Mondialisation/concurrence • Développement exponentiel du savoir de l'humanité/complexité • Plusieurs signes • Vulgarisation des certifications industrielles • Utilisation croissante des logiciels de gestion de projet • Loi sur la formation professionnelle/importance accordée à la gestion de projet

6. Qu’est-ce qu’un projet ? Origine et signification du terme Latin proficere : jeter en avant => mouvement, trajectoire, rapport à l’espace et au temps => point de départ sur lequel on se base pour atteindre un but Définitions • « Un projet se définit comme une démarche spécifique qui permet de structurer méthodiquement une réalité à venir. Un projet est défini et mis en œuvre pour élaborer la réponse au besoin d’un utilisateur, d’un client ou d’une clientèle et il implique un objectif et des actions à entreprendre avec des ressources données. » (AFNOR) • « Une séquence d’activitésuniques, complexes et connectées, avec pour but d’atteindre un objectif. Ceci doit être réalisé à l’intérieur d’un cadre temporel, d’un budget et en respect de spécifications. » (Wysocki) • « Un projet est une entreprise temporaire visant à créer un produit et/ou un service unique » (PMI)

7. Objectif PROJET Délais Coûts Qu’est-ce qu’un projet ? (suite)Le triangle O-C-D (Objectif -Coûts-Délais) • Un système dynamique à maintenir en équilibre • Chaque changement déséquilibre le projet [Buttrick] => Importance de la gestion de projet

8. Facteurs humains Outils et techniques Qu’est-ce que la gestion de projet ? deux aspects de la gestion de projet • ORGANISATION / MANAGEMENT • Hiérarchie • Coordination • Communication • Conflits • TECHNIQUES • Pert • Gantt • Gestion des risques, coûts et délais

9. Qu’est-ce que la gestion de projet ? (suite) Les principes de base 2 définitions… • La gestion de projet consiste à planifier, organiser, suivre et maîtriser tous les aspects d'un projet, de façon à atteindre les objectifs en respectant les coûts, les délais et les spécifications prédéfinies. • Selon le PMI :Application de connaissances, compétences, outils et techniques dans des activités de projet en vue d'atteindre ou de dépasser les attentes des parties impliquées dans le projet.

10. Qu’est-ce que la gestion de projet ? (suite) L’école du caméléon • Un objectif • S’informer • Ne pas faire cavalier seul • S’adapter • Être prudent • Avancer sans précipitation

11. Analyse Planification Réalisation Livraison Qu’est-ce que la gestion de projet ? (suite)Le découpage en phases Projet : non répétitif, mais il y a des constantes Une des constantes : possibilité de découper tout projet en quatre phases Chaque phase pourra être découpée en étapes et en tâches

12. Qu’est-ce que la gestion de projet ? (suite)Le découpage en phases (suite) • Le découpage en phase permet de • mettre en place une démarche "projet" qui donne une structure et facilite l’évaluation des différentes étapes • développer et appliquer des méthodologies/techniques de gestion de projet • fixer des points de repère qui permettent de contrôler la fin d’une étape avant le début de la suivante et l’avancement du projet

13. Qu’est-ce que la gestion de projet ? (suite) Phase d’analyse Quel objectif ? Projet avant le projet • Objectifs : • - Estimer les ressources, coûts et délais • Estimer les risques • Déterminer le prix de vente et la date de livraison - Établir le devis

14. Qu’est-ce que la gestion de projet ? (suite) Phase de planification Planifier la réalisation... Objectifs: Mise en place de la structure du projet • Définition des responsabilités • Planification détaillée • Préparation des kits de traduction • Affectation des ressources • Contrôle des coûts et des délais

15. PROJET X Sous-projet X1 Sous-projet X2 Sous-projet X3 Phase X1-1 Phase X1-2 Phase X1-3 Phase X3-1 Tâche X1-1-1 Tâche X1-1-2 Tâche X1-1-3 Qu’est-ce que la gestion de projet ? (suite) Phase de planification (suite) Décomposition arborescente du projet planification

16. Qu’est-ce que la gestion de projet ? (suite) Phase de planification (suite) Diagramme de Gantt Représentation graphique du déroulement du projet planification

17. Réseau à nœuds => chemin critique tâches permettant de diminuer la durée du projet Qu’est-ce que la gestion de projet ? (suite) Phase de planification (suite) • Réseau PERT planification

18. Synthèse : Analyse / Planification « Les gagnants passent deux fois plus de temps que les perdants sur les activités d’analyse et de planification » « Winners spend more than twice as many ressources on pre-development activities as did losers » Bonak; 1994 • Étude MIT – Harvard • Une augmentation du temps investi dans les phases de Conception-Planification diminue la durée totale du projet • Coût de l’erreur • Détectée en phases A/P << détectée en phases R/L

19. Qu’est-ce que la gestion de projet ? (suite) Phase de réalisation Réaliser la planification... Objectifs : Amener le projet à sa fin • Exécution du travail • Pilotage coûts-délais-qualité • Résolution de problèmes

20. Suivi du projetConstat de la situation ProjectionConséquences futures Mise en oeuvre DécisionsRespect des engagements InformationCommunication aux partenaires ReplanificationMise à jour Qu’est-ce que la gestion de projet ? (suite) Phase de réalisation (suite) La démarche de suivi Objectif : Maîtriser le projet pendant la réalisation Réalisation

21. Planification Feedback- calendrier- budget- Objectif (qualité - spéc.) Projet Réalisé Qu’est-ce que la gestion de projet ? (suite) Phase de réalisation (suite) Contrôle de la réalisation Objectif : s'assurer que le projet se déroule comme prévu Réalisation • Contrôle • Actions correctives sur la base de mesures, rapports • Objectif : rediriger le projet réel vers le projet planifié

22. Qu’est-ce que la gestion de projet ? (suite) Phase de livraison/terminaison Préparer l’avenir... Objectifs : Archivage de l'expérience Engranger du savoir et savoir-faire => améliorer le déroulement des projets futurs • Analyse des écarts entre planifié et réalisé • Mémoire des opérations passées • Évaluation du projet

23. Synthèse : livraison L’heure du bilan a sonné... • Archiver pour réutiliser • Bilan • Délais et budget • Forces et faiblesses/Montrer ses erreurs • Informer • Transfert des acquis • Suivre • Feedback du client

24. Carte globale des processusDu besoin à la satisfaction du client B E S O I N C L I E N T Processus de pilotage Plan stratégique Communication Plan d’amélioration continue Revues de direction Gestion des actions correctives et préventives Audits S A T I S F A C T I O N C L I E N T Réalisation Livraison Suivi Analyse du projet/devis Planification Prospection commerciale Interne Achats Externes Processus de support Maîtrise des documents Facturation Ressources Gestion des indicateurs

25. Carte des processus du contact à la commande

26. Le contact clientComment et pourquoi ? • Comment le client contacte-t-il l’entreprise ? • Téléphone • E-mail • Fax • Courrier • Pourquoi contacte-t-il l’entreprise ? • Parce qu’il a un besoin immédiat ou latent  réactivité • - Comment est-il amené à contacter l’entreprise ? • Prospection commerciale préalable • Publicité • Recommandation d’un tiers • Déjà client de l’entreprise des circuits vitaux à exploiter pleinement des informations essentielles

27. Le contact clientComment et pourquoi ? (suite) • Comment le client contacte-t-il l’entreprise ? • Téléphone • E-mail • Fax • Courrier • Pourquoi contacte-t-il l’entreprise ? • Parce qu’il a un besoin immédiat ou latent  réactivité • - Comment est-il amené à contacter l’entreprise ? • Prospection commerciale préalable • Publicité • Recommandation d’un tiers • Déjà client de l’entreprise des circuits vitaux à exploiter pleinement des informations essentielles

28. Le contact clientQualification du contact La base de la relation commerciale…

29. Le contact clientQualification du besoin

30. Le contact clientQualification du besoin : checklist Traduction Langue source : Langue cible : Pays ciblé (ex. Espagne ou Portugal, Angleterre ou USA) : À qui s’adresse le document ? Document interne  Diffusion à la clientèle   Sujet du document : Volume (en mots, pages, signes, lignes ou feuillets*) : Existe-t-il un lexique ?  Oui Sous quelle forme ?  Non Existe-t-il des documents de référence ? (ex. version précédente du produit)  Oui  Non Le document est-il disponible sous forme électronique (logiciel et version) ? La mise en page est-elle à effectuer ?  Oui Sous quel(s) logiciel(s) ?  Non Sous quelle forme souhaitez-vous recevoir la traduction : - fichier électronique par e-mail (word, RTF, etc) ? - par courrier ? - par coursier ? - sur CD-ROM, etc. ? Si le document contient des illustrations devant être traduites, sous quelle forme et dans quel format sont-elles fournies (logiciel et version) ? Dans le cas où seule la traduction est demandée, quelles sont les contraintes en matière de saisie ? (gras, italiques, souligné, page par page, etc) Quels sont les délais souhaités ? * 1 page = 250 mots = 1 500 signes = 1 feuillet

31. Le contact clientQualification du besoin : checklist Localisation de logiciels PROGRAMME Est-il traduit ? Si oui : * Le programme sera-t-il fourni ?  Oui  Non * Un lexique est-il disponible ?  Oui  Non Celui-ci est indispensable pour garantir la cohérence terminologique lors de la traduction du manuel. * Format sous lequel seront fournis les écrans traduits pour insertion dans la documentation ?   Si non : * Une traduction est-elle envisagée ?  Oui  Non * Quand ? * En interne ou en sous-traitance ?  Interne  Sous-traitance * Peut-il être fourni au traducteur pour référence ?  Oui  Non   Est-il à traduire ?  Oui  Non Le cas échéant, il convient d’obtenir l’ensemble des fichiers source avec toutes les spécifications nécessaires (longueur des chaînes de caractères, éléments à ne pas traduire, etc.). Volume des fichiers à traduire (mots ou signes) : MANUEL(S) Volume (pages, mots, signes ou feuillets) : Logiciels utilisés : - Le manuel original est-il disponible sous forme électronique ?  Oui  Non • Logiciels utilisés : * Pour les fichiers texte ? * Pour les fichiers graphiques ? Références : - Lexique disponible  Oui  Non Documents de référence disponibles  Oui  Non - Sous quelle forme ? Gestion du projet : - Un responsable technique pourra-t-il animer une réunion visant à présenter le produit au(x) traducteur(s) ?  Oui  Non - Nom de la personne chargée de valider les textes ? - Qui sera chargé de saisir les modifications éventuelles ?  Vous  Nous

32. Le contact clientQualification du besoin : checklist Interprétation DATE DE LA CONFÉRENCE : LIEU DE LA CONFÉRENCE : HORAIRE DE LA CONFÉRENCE (joindre programme, même provisoire) : THÈME DE LA CONFÉRENCE : NOMBRE ET TYPES DE PERSONNES ATTENDUES (presse, clients, distributeurs, etc.) : LANGUES D’INTERPRÉTATION : TYPE D’INTERPRÉTATION : CONSÉCUTIVE : suite au discours de l’intervenant, avec prise de notes SIMULTANÉE : parallèlement au discours de l’intervenant, en cabine CHUCHOTÉE  : interprète placé à côté d’une personne, lui chuchotant ce qui se dit lors de la conférence LIAISON : interprétation phrase par phrase pour réunions en petit comité ou visites VALISE/BIDULE : équipement portatif d’interprétation simultanée (sans cabine), pour espaces restreints ou visites ÉQUIPEMENT DE LA SALLE :Cabines ? Micros ? Fournis par qui ? NOM DU RESPONSABLE À CONTACTER SUR PLACE : DOCUMENTATION POUR L’INTERPRÈTE (dossier de presse, agenda de la conférence, documentation technique sur les produits, documentation sur la société, etc.) :

33. Le contact clientCollecte d’informations/classement Collecte d’informations externes et internes • Pour établir un cahier des charges clair, précis et concis Classement • Facilité d’accès aux documents Client N° Projet Source Références Lexiques CdC À traduire

34. Analyse préliminaire du projetFormats des fichiers Format des fichiers/identification à partir des extensions Combinaisons linguistiques/domaines Analyse des contraintes Calcul du nombre de mots Définition du processus/Calendrier

35. Analyse préliminaire du projetLangues/domaines Format des fichiers Combinaisons linguistiques/domaines Analyse des contraintes Calcul du nombre de mots Définition du processus/Calendrier

36. Analyse préliminaire du projetAnalyse des contraintes Format des fichiers Combinaisons linguistiques/domaines Analyse des contraintes Calcul du nombre de mots Définition du processus/Calendrier

37. Analyse préliminaire du projet Calcul du nombre de mots Format des fichiers Combinaisons linguistiques/domaines Analyse des contraintes Calcul du nombre de mots Définition du processus/Calendrier

38. Analyse préliminaire du projetDéfinition du processus/calendrier Format des fichiers Combinaisons linguistiques/domaines Analyse des contraintes Calcul du nombre de mots Définition du processus/Calendrier

39. Le devisCalcul du prix de vente

40. Le devis : contenu Contenu d’un devis • Mentions légales • Détail des prestations/langues/fichiers • Modalités de livraison • Coût • Délai • Conditions de règlement

41. Le devis : suivi Un impératif commercial : le suivi de chaque devis

42. La commande La fin d’un processus et le début d’un autre !