แผนปรับปรุงระบบบัญชี / การเงิน 2556

1. แผนปรับปรุงระบบบัญชี/การเงิน 2556 Finance and accounting Department 2013

2. FINANCE AND ACCOUNTING การเป็นบริษัทมหาชน -มีธรรมาภิบาล โปร่งใส -มีการทำงานที่เป็นระบบและมีมาตราฐาน -มีการควบคุมที่ดี ตรวจสอบได้ -ใส่ใจในเรื่องการลดความเสี่ยงในทุกด้าน และหามาตราการเพื่อการป้องกันที่เหมาะสม

3. FINANCE AND ACCOUNTING : Mission 1.เพื่อลดความเสี่ยงและปัญหาของแผนกบัญชีการเงินกับหน่วยงานต่างๆ : Internal& External Auditor / สรรพากร - การวางแผนงบการเงิน CMO ให้สามารถทำได้อย่างมีประสิทธิภาพ - ลดการส่งงบล่าช้า หรือ ใกล้ช่วงปิดงบทำให้สามารถรับรู้รายได้ ได้ตรงตามความเป็นจริง - กรณีที่ส่งช้าและมีประเด็นสงสัย ออดิทอาจเปิดประเด็นในงบการเงิน ส่งผลให้โดน SPได้ - โดนเบี้ยปรับต้องจ่ายให้สรรพากรเนื่องจากการหัก ณ ที่จ่ายไม่ถูกต้อง ลดค่าใช้จ่ายบวกกลับ 2.เพื่อปรับปรุงระบบการทำงานให้เป็นมาตราฐาน รองรับการขยายงานในอนาคต: Financial Standardize • - เพื่อการทำงานที่มีประสิทธิภาพ เป็นระบบเดียวกันทุกบริษัท • - ลดความผิดพลาดและลดความเสี่ยงในระบบงานการเงิน • - เพื่อรองรับการเติบโตของยอดขายของบริษัทและการก้าวไปสู่มาตราฐานระดับ ASEAN

4. FINANCE AND ACCOUNTING : Problem หนี้เสีย การสูญหาย Credit Note การทุจริต ความเสี่ยงทางด้านการเงิน ประเด็นปัญหาด้านการตรวจสอบจาก Auditor • บันทึกรายรับ ไม่ได้ /การตั้งหนี้สูญ เนื่องจาก • - สัญญาไม่รัดกุม • อำนาจการเซ็นต์ไม่ชัดเจน • - เอกสารเบิกจ่ายไม่ครบถ้วน ประเด็นปัญหาด้านการตรวจสอบจากสรรพากร เสียประโยชน์ทางภาษี (ค่าใช้จ่ายบวกกลับ) ปี 52 – 2.6 ล้าน ปี 53 – 4.6 ล้าน ปี 54 -2.3 ล้าน ปี 55 – 1.7 ล้าน หักค่าภาษี ณ ที่จ่าย ผิดประเภท หลักฐานการรับเงินไม่สมบูรณ์ 3% กรณีค่าจ้าง/ค่าบริการทั่วไป 5% ค่าเช่า / ศิลปินสารธารณะ 10% ค่าบริการเฉพาะประเภท

5. FINANCE AND ACCOUNTING : Problem ประเด็นปัญหาด้านการตรวจสอบจาก Auditor Contract Receipt Pledge Policy Advance Authorization Estimated Cost Sheet ประเด็นปัญหาด้านการตรวจสอบจากสรรพากร ความเสี่ยงทางด้านการเงิน Petty Cash Cost Control Sheet

6. FINANCE AND ACCOUNTING : Mitigation มาตรการทางบัญชี การเงิน ความเสี่ยงทางด้านการเงิน ประเด็นปัญหาด้านการตรวจสอบจาก Auditor ขอความร่วมมือ มาตราการด้านกฏหมาย ประเด็นปัญหาด้านการตรวจสอบจากสรรพากร ระบบบัญชีสากล Formula/ ระบบIT

7. FINANCE AND ACCOUNTING : Action Plan

8. FINANCE AND ACCOUNTING : มาตราการด้านบัญชี • ประเด็นปัญหา • การส่งCost Control Sheet เพื่อ cross เช็คกับฝ่ายบัญชี มีความล่าช้า ทำให้ ไม่สามารถปิดงบได้เร็ว • ด้านต้นทุน: การว่างจ้าง supplier ไม่มีการจัดทำ PO ทำให้ ไม่มีเอกสารในการบันทึกบัญชี • ส่งผลให้ขาดความเชื่อถือจากผู้สอบบัญชี ในการนำข้อมูลไปทำงบการเงิน • ด้านรายได้ : สัญญางานที่เป็นเอกสารสำคัญ ไม่มีการเซ็นต์ตกลงยอดรายได้ • และเป็นประเด็นที่ evaluateโดยผู้สอบบัญชีในทุกไตรมาส • -การหักภาษี ณ ที่จ่ายไม่ถูกต้อง ขอความร่วมมือ 1. ส่ง Cost Control ภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดไป

9. FINANCE AND ACCOUNTING : มาตราการด้านการรับเงิน • AR Management

10. FINANCE AND ACCOUNTING : มาตราการด้านการรับเงิน (ต่อ) ปัญหาและการแก้ไข • Quotation , Contract • ปัญหาที่พบ • การออกเลขที่สัญญาที่มีการแก้ไขหลายครั้ง • ใน 1 งาน • การแก้ปัญหา • ระบบการออกเลขที่สัญญาได้มีการ • Test Run อยู่ Invoice ปัญหาที่พบ - การออกในระบบ Excel มีความผิดพลาดได้ง่าย การแก้ปัญหา - ระบบ Formula เอกสารประกอบการขอออกInvoice - สัญญางาน / Quotation - ภพ. 20 กรณีลูกค้าใหม่ - Cost Control

11. FINANCE AND ACCOUNTING : มาตราการด้านการจ่ายเงิน • AP Management

12. FINANCE AND ACCOUNTING : มาตราการด้านการจ่ายเงิน (ต่อ) Advance Payment: ปัญหาและมาตรการลดความเสี่ยง ปัจจุบัน มีการเบิกเงินทดรองจ่ายเป็นจำนวนมาก ทำให้เกิดความเสี่ยง ต่อพนักงานผู้ถือเงิน eg. • เงินหาย (ในอดีต ได้เคยเกิดขึ้นแล้ว) • ความปลอดภัยของพนักงานที่ถือเงิน • มีความล่าช้าในการเคลียร์เอกสารประกอบการจ่ายงิน • แรงจูงใจในการนำเงินไปใช้ผิดวัตถุประสงค์

13. จากการสอบทานการเบิกเงิน Advance ในเดือน เม.ย และ ส.ค 55 โดย Internal Auditor พบว่า FINANCE AND ACCOUNTING : มาตราการด้านการจ่ายเงิน (ต่อ) Advance Payment: ปัญหาและมาตรการลดความเสี่ยง -: ประเภทของค่าใช้จ่ายหน้างานส่วนใหญ่ประกอบด้วย -ค่าเช่ารถ, ค่าเช่าอุปกรณ์ เครื่องมือต่างๆ -ค่าจ้าง Staff, Pretty, MC, ช่างภาพ -ค่าน้ำมันรถ, ค่าน้ำมัน Generator -ค่าอาหาร Staff และ ทีมงาน -ค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ด

14. FINANCE AND ACCOUNTING : มาตราการด้านการจ่ายเงิน (ต่อ) Advance Payment: ปัญหาและมาตรการลดความเสี่ยง ปัญหา • 1. พบการถือเงินสดจำนวนมาก • 2. มีการเบิกเงินทดรองจ่ายโดยพนักงานตำแหน่งเดียว / คนเดียว เช่น Pro-Co แต่กระจายการถือเงินหลายคน ขณะที่บางทีมมีการเบิกโดยพนักงานหลายตำแหน่ง เช่น Pro-Co, AE, Produce • 3. การเคลียร์เงินล่าช้ากว่าที่แจ้งไว้ • 4. เกิดความเสี่ยงต่อการสูญหายได้

15. FINANCE AND ACCOUNTING : มาตราการด้านการจ่ายเงิน (ต่อ) Advance Payment: ปัญหาและมาตรการลดความเสี่ยง การแก้ปัญหา 1. ค่าใช้จ่ายบางประเภท หากทราบแน่ชัดว่าจะจ่ายให้ใคร เป็นจำนวนเท่าไหร่ ควรให้แผนกการเงินออกเช็คให้ผู้รับเงินโดยตรงหรือ 2. ขอความร่วมมือ ในแยกรายการ ที่วางบิลได้ ออกจากจำนวนเงิน advance รวม เพื่อให้ Suppliers มาวางบิล เพื่อเป็นการลดจำนวนเงินสดในมือและป้องกันการเกิดสูญหายระหว่างทาง 3. จ่ายเงิน advance โดยทำเช็คขีดคร่อมระบุผู้ถือ หรือ นำเช็คไปเข้าบัญชีธนาคารผู้เบิก

16. Advance Payment: ตัวอย่าง

17. FINANCE AND ACCOUNTING : มาตราการด้านการจ่ายเงิน (ต่อ) Advance Payment:การแก้ปัญหา (ต่อ) 4. ให้อำนาจการเบิกเงิน กับพนักงานที่มีหน้าที่เกี่ยวข้องโดยตรง (แต่ละทีมกำหนดเอง) และให้มีหนังสือค้ำประกันเพื่อเป็นมาตรการของบริษัทโดยรวม “ กำหนดให้พนักงานแต่ละคนที่เกี่ยวข้องในการถือเงินสด ต้องเซ็นต์ค้ำประกันการถือเงิน กำหนดให้พนักงานแต่ละคนถือเงินสดได้ไม่เกิน 500,00 บาท ต่อคน หรือ งาน ให้เคลียร์เงิน Advance กับทางฝ่ายการเงินก่อน จึงจะมีสิทธิเบิกเงินก้อนต่อไป หากเลยกำหนดเวลาที่แจ้งไว้ในใบเคลียร์เงิน Advance เกิน 2 สัปดาห์ ทางฝ่ายการเงินจะมีการแจ้งเตือน หากยังไม่นำมาคืน ฝ่ายบุคคลจะดำเนินการหักเงินเดือนในอัตราไม่เกินร้อยละ10 ของพนักงานท่านนั้นๆ ตลอดจนถึงหัวหน้างาน เว้นแต่จะมีการแจ้งเป็นลายลักษณ์อักษร ”

18. FINANCE AND ACCOUNTING : มาตราการด้านการจ่ายเงิน (ต่อ) Advance Payment:การแก้ปัญหา (ต่อ) 5. กำหนดอำนาจการเซ็นต์อนุมัติเอกสาร • อำนาจอนุมัติในใบเบิก Advance

19. FINANCE AND ACCOUNTING : มาตราการด้านการจ่ายเงิน (ต่อ) Advance Payment:การแก้ปัญหา (ต่อ) 6. เคลียร์เงินตรงตามกำหนดเวลา กรณีมีเงินคืนขอให้นำเงินฝากเข้าบัญชีธนาคาร และนำPay in Slip มาแนบในเคลียร์ ชื่อบัญชี บมจ. ซีเอ็มโอ ธนาคารกรุงเทพ สาขาลาดพร้าว 44 บัญชีออมทรัพย์เลขที่ 203-0-281832

20. FINANCE AND ACCOUNTING : มาตราการด้านการจ่ายเงิน (ต่อ) PaymentVoucher: ปัญหาและมาตรการแก้ไข • ปัญหา -เอกสารเบิกจ่ายไม่ครบ เช่น ไม่มี P/O • -ขอจ่าย เป็นChq. เงินสด / ขอรับเป็นเงินสด • -เอกสารประกอบการรับChq. ไม่ครบ (กรณีทีมมาปล่อยChq. เอง) • -การหักภาษี ณ ที่จ่ายผิดประเภท • -มีการส่งเอกสารทุกวัน / ตลอดทั้งวัน

21. FINANCE AND ACCOUNTING : มาตราการด้านการจ่ายเงิน (ต่อ) PaymentVoucher: ปัญหาและมาตรการแก้ไข • การแก้ไข - เปิด PO และกำหนดวันวางบิลและจ่ายตามระเบียบบริษัท • -ทำเช็คขีดคร่อมระบุผู้ถือ หรือ โอนเข้าบัญชีธนาคาร • -การจ่าย Chq. ให้ Suppliers ต้องตรวจเช็คเอกสารประกอบการรับเช็คให้เรียบร้อย • และนำมาแลก Chq. กับฝ่ายการเงิน หรือ สามารถฝากปล่อย Chq. ได้ • -กำหนดเวลาการรับเอกสาร และ Chq.

22. FINANCE AND ACCOUNTING : มาตราการด้านการจ่ายเงิน (ต่อ) Petty Cash: ปัญหาและมาตรการแก้ไข • ปัญหา -มีเอกสารค้างจ่ายจำนวนมาก • -มีการส่งเอกสารทุกวัน / ตลอดทั้งวัน • การแก้ไข -จำกัดจำนวนเงินในการเบิกไม่เกิน 1,000 บาท / ใบ • -กำหนดเวลาการรับเอกสาร • -ปรับเปลี่ยนรายการที่เบิกโดยใช้ Petty Cash ร่วมกับ HR เช่น ค่า • รักษาพยาบาล

23. ตารางผู้มีอำนาจการอนุมัติและขอบเขตการอนุมัติตารางผู้มีอำนาจการอนุมัติและขอบเขตการอนุมัติ FINANCE AND ACCOUNTING : สรุปมาตราการด้านการเงิน • อำนาจอนุมัติในเอกสาร P/O • อำนาจอนุมัติในใบเบิก Advance

24. ตารางการเบิกและรับเคลียร์ Advance Payment FINANCE AND ACCOUNTING : สรุปมาตราการด้านการเงิน *กำหนดเคลียร์เงิน : ภายใน 3 วันหลังจบงาน หรือตามกำหนดการในใบเบิก **กรณีเบิกเงินช่วงปลายเดือน มี VAT, WHT ต้อง Clear ภายในวันที่ 5 ของเดือนถัดไป

25. ตารางการรับ – จ่ายเงิน Payment Voucher & Advance Payment FINANCE AND ACCOUNTING : สรุปมาตราการด้านการเงิน *ส่งเอกสารที่คุณเฟิร์น

26. Petty cash schedule FINANCE AND ACCOUNTING : สรุปมาตราการด้านการเงิน *ส่งเอกสาร-รับเงินพี่อี๊ด **เบิกไม่เกิน 1,000 บาท

27. FINANCE AND ACCOUNTING : สรุปมาตราการด้านการเงิน ตารางการรับวางบิล

28. FINANCE AND ACCOUNTING :มาตราการด้านการเงิน ขอความร่วมมือ : Purchasing Order กำหนดการจ่ายเงินเจ้าหนี้การค้าใน P/O -กำหนดงวดการจ่ายเงิน กรณีเกินกว่า 50,000 ขอแบ่งจ่ายดังนี้ 30 : 40 : 30 -งวดแรก 30% ตามสัญญาQuotation -งวดที่ 2 ไม่เกิน 50,000 บาท 30 วัน เกิน 50,000 บาท 60 วัน -งวดที่ 3 หลังจากงวดที่ 2 แล้ว 30 วัน

29. FINANCE AND ACCOUNTING : มาตราการด้านการเงิน ขอความร่วมมือ : Letter of Guarantee ปัญหา • 1. ข้อมูลไม่ครบถ้วน เช่น ชื่องาน / ค้ำประกันให้กับใคร / ค้ำประกันซองหรือสัญญา • 2. ระยะเวลาค้ำประกัน • 3. มูลค่าการค้ำประกัน • 4. ด่วน!! • 1. กรอกข้อมูลตามแบบฟอร์ม สามารถหาได้ที่ Intranet • 2. ระยะเวลาดำเนินการ 3 วัน / กรณีออกชื่ออื่น 5 วัน ขอความร่วมมือ

30. FINANCE AND ACCOUNTING :มาตราการด้านกฏหมาย ขอความร่วมมือ : Legal 1.บางงานไม่ได้ทำเป็นสัญญาและไม่ได้ผ่านฝ่ายกฎหมาย อาจไม่มีการตรวจสอบผู้มีอำนาจในการลงนามแทนบริษัท ซึ่งก่อให้เกิดความเสี่ยงต่อบริษัทในการที่ผู้ลงนามไม่ได้เป็นผู้มีอำนาจ และไม่มีหนังสือมอบอำนาจจากบริษัทได้ 2. งานปัจจุบันเกี่ยวกับสัญญาที่ส่งมาฝ่ายกฎหมายมีลักษณะเร่งด่วน และไม่มีข้อมูลที่เจรจากันไว้ส่งมาให้ เช่น การชำระเงิน ค่าใช้จ่ายต่างๆ ข้อตกลงที่ได้เจรจากันไว้ ดังนั้นเพื่อให้งานรวดเร็วขึ้น และให้เงื่อนไขในสัญญาเป็นไปตามที่ตกลงกัน ทางกฎหมายจึงต้องทราบในข้อมูลดังกล่าวก่อนการร่างหรือตรวจสอบสัญญา 3. การมอบอำนาจช่วง 4. การส่งสัญญา / Quotation