Þjónustugáttir fyrir íbúa á bókasöfnum Fjarðarbyggðar

1. Þjónustugáttir fyrir íbúa á bókasöfnum Fjarðarbyggðar Óskar Þór Þráinsson, forstöðumaður bókasafnsins í Neskaupstað Fundur forstöðumanna almenningsbókasafna 6.maí Northen Lights Hotel, Grindavík

2. Tilefni kynningarinnar Um síðustu áramót voru opnaðar þjónustugáttir fyrir íbúa Fjarðabyggðar á bókasöfnum sveitarfélagsins. Þ.e. íbúar get nú nálgast þjónustu sveitarfélagsins á bókasafni hvers íbúakjarna Efni kynningar: • Um Fjarðabyggð • Um Bókasöfnin í Fjarðabyggð • Breytingar á þjónustu sveitarfélagsins • Þjónustugáttir • Kostir og gallar • Niðurstaða

3. Sveitarfélagið Fjarðabyggð Sveitarfélagið Fjarðabyggð varð til úr sameiningu sveitarfélaga á austfjörðum í júní 2006 • Mjóifjörður • Norðfjörður (Neskaupstaður) • Eskifjörður • Reyðarfjörður • Fáskrúðsfjörður • Stöðvarfjörður

4. Íbúafjöldi í hverjum byggðakjarna Í apríl 2010 voru íbúar 4.633 eftir brottflutning tímabundinna starfsmanna. Fjölgun töluvert umfram landsmeðaltal: Mjóifjörður 33 Neskaupstaður 1.505 Eskifjörður 1.059 Reyðarfjörður 1.102 Fáskrúðsfjörður 715 Stöðvarfjörður 219 101 km frá Mjóafirði til Stöðvarfjarðar

6. Bókasöfnin í Fjarðabyggð • Bókasafnið í Neskaupstað (514 lánþegar) • Bókasafnið á Eskifirði (383) • Bókasafnið á Reyðarfirði (623!) • Bókasafnið á Fáskrúðsfirði (202) • Bókasafn Stöðvarhrepps (220) • Öll bókasöfnin eru samsteypusöfn staðsett í húsi grunnskóla. • Hvert hefur sinn forstöðumann (nema að sami forstöðumaður er á Fásk. og Stö.)

7. Bókasöfnin í Fjarðabyggð frh. • Einn starfsmaður 50\50 milli skólasafns og almenningssafns • Söfnin er opin fyrir hádegi fyrir skóla (8-12) og eftir hádegi fyrir almenning (14-17). Hvert safn er opið til kl 19. einu sinni í viku. • Opin mánudaga til fimmtudaga • Fásk. og Stö. með skemmri opnun.

8. Breytingar á þjónustu Fjarðabyggðar • Kreppan og sparnaðaraðgerðir. Krafa um hagræðingu og niðurskurð í rekstri. • Hugmyndir um þjónustugáttir á viðraðar við bókasöfnin í nóvember 2009 • Til að koma til móts við dreifða byggð, þ.e. færa möguleika á þjónustu út í byggðarkjarna • Bæjarskrifstofu var lokað á Norðfirði um áramótin. • Stefnan sett á aukna rafræna þjónustu og horft t.d. til rafrænnar Reykjavíkur

9. Þjónustugáttir bókasafnanna(úr þjónustulýsingu) ... Bókasöfnin eru einnig þjónustugátt fyrir bæjarskrifstofu Fjarðabyggðar. Á opnunartíma safnanna er tekið við umsóknum um þjónustu sveitarfélagsins. Hægt er að sækja sér eyðublöð og hægt að fylla þau út á tölvu til útprentunar. Bókasöfnin taka á móti umsóknum og koma þeim til skila á bæjarskrifstofuna á  Reyðarfirði. Jafnframt er aðgangur að tölvu og aðstoð og ráðgjöf um hvernig nálgast má upplýsingar um starfsemi sveitarfélagsins á heimasíðunni. Starfsmenn bókasafnanna veita aðstoð við að finna rétt eyðublöð og að benda á hvar hægt sé að leita sér frekari aðstoðar eða upplýsinga...

10. Þjónustugáttir bókasafnanna(á mannamáli) • Móttaka reikninga, eyðublaða, erinda, umsókna og annarra skjala fyrir sveitarfélagið. Stimplað fyrir hönd sveitarfélagsins. • Erindi og umsóknir skönnuð inn og send rafrænt til meðferðar • Öll skjöl send vikulega á skrifstofu • Eyðublöð liggja fyrir á bókasafninu • Eiga að vera öll aðgengileg á netinu líka • Aðstoð við að fylla út umsóknir og eyðublöð • Upplýsingagjöf um starfsemi sveitarfélagsins eða vísa á þjónustusíma • Samskipti / milliliðir fyrir starfmenn sveitarfélagsins • Það sem fellur ekki undir hlutverk þjónustugáttar: • Símsvörun • Úrlausn mála eða upplýsingagjöf um framvindu erinda • Viðvera bæjarstýru og bæjarfulltrúa á auglýstum tímum.

11. Reynsla frá áramótum • UNDIRBÚNINGUR! • Aðstaða • Tækjabúnaður • Vefsíða • Þjálfun starfsmanna • Auglýsingar • Ekki var allt klárt við opnun 5.janúar • Tók 2 vikur til að koma á ásættanlegu verklagi • Þróunarvinna enn í gangi

12. Þjónustugáttir bókasafnanna(aðstaðan)

13. Þjónustugáttir bókasafnanna(aðstaðan)

14. Þjónustugáttir bókasafnanna(aðstaðan)

16. Reynsla frá áramótumNeskaupstaður • Tímabilið: janúar til apríl • Um það bil 150 þjónustugáttaverkefni, stærsti hlutinn mótekin skjöl. • Þar af 83 skönnuð og send. • Um það bil 10 klst. varið í þjónustugátt • Álagspunktar • Upphaf mánaðar v. mánaðarlegra skila • Ákveðin málefni svo sem húsaleigubætur, starfsumsóknir (sumarstörf) og hunda/kattaleyfi

17. Helstu kostir og gallar • Ókostir • Viðbótarálag á starfsmenn (aukið verksvið og ábyrgð) • Óbein tengsl bókasafns við ýmis mál sveitarfélagsins • Tími sem fer í umsýslu og tengd mál • Strangari kröfur um opnunartíma • Kostir • Aukin vitund á starfsemi bókasafnanna, sérstaklega hjá yfirstjórn • Aukin samningsstaða gagnvart sveitarfélaginu • Aukin umferð um bókasafn

18. Niðurstaða • Kostirnir vega þyngra en ókostirnir • Aukin vitund yfirmanna og æðstu stjórnenda og krafa íbúa og grunnskólanna um þjónustu myndar stöðugan starfsgrunn bókasafnanna. • Þjónustugáttin hefur stuðlað að því að enginn niðurskurður var ráðgerður í bókasöfnum Fjarðabyggðar og vonarglæta um aukna starfsemi í framtíðinni. Dæmi um breytingar er að ráðin verður afleysing vegna sumarleyfa.

19. Takk fyrir og njótið dagsins Óskar Þór, gáttaþefur