Izrada opisa poslova i proračuna za okvirne ugovore

1. Izrada opisa poslova i proračuna za okvirne ugovore Zagreb, 14. srpnja 2009. helga.bubanovicdevcic@safu.hr

2. Teme • Što su okvirni ugovori? • Izrada opisa poslova za okvirne ugovore • Izrada proračuna za okvirne ugovore

3. Što su okvirni ugovori? • Vrijednost ugovora < 200.000 EUR • Trajanje ugovora max. 24 mjeseca • Najkraći postupak dodjele ugovora • Pozivaju se 3 tvrtke (podijeljene po područjima, tzv. lotovi, na Internet stranici EuropeAid-a http://ec.europa.eu/europeaid/work/framework- contract/index_en.htm ) • Trajanje postupka (priprema i provođenje natječaja) = min. 3 mjeseca

4. Relevantni dokumenti GUIDELINESFramework Contract Beneficiaries – 2005-2009EuropeAid/119860/C/SV/multi, Version 7 – February 2009 GLOBAL TERMS OF REFERENCE OF THE FRAMEWORK CONTRACT http://ec.europa.eu/europeaid/work/framework-contract/index_en.htm (lista lotova i njihov opis, lista tvrtki i njihovih kontakata, posebni i opći uvjeti ugovora, cijene stručnjaka...) PRAG

5. Izrada opisa poslova • 1. (“Background”): relevantne informacije o trenutnoj situaciji u sektoru • 2.1 (“Global objective”):šire definiran opći cilj (cilj koji ne može biti dosegnut projektom, no rezultati projekta trebaju pridonositi njegovom dostizanju u dugoročnom periodu); projekt može imati samo 1 opći cilj • 2.2 (“Specific objective(s)”):konkretni ciljevi projekta (ono što će se postići kada projekt završi); može biti 1 ili više specifičnih ciljeva koji moraju proizlaziti iz projektnih rezultata

6. Izrada opisa poslova 2.3 (“Requested services, including suggested methodology“): aktivnosti koje se od konzultanta traže tijekom trajanja projekta 2.4 (“Required outputs”):proizlaze kao direktna posljedica aktivnosti (npr. ako se aktivnost odnosi na obuku određenog broja djelatnika, output će biti educirani djelatnici); uvijek trebaju biti izloženi u pasivnoj formi (npr. 10 osoba educirano) 3.1 (“Number of requested experts per category and number of man-days per expert“):ukupan broj stručnjaka koji se namjeravaju angažirati, zajedno s njihovim kategorijama i brojem radnih dana alociranih po pojedinom stručnjaku; potrebno definirati i postotak vremena koje stručnjak mora provesti u RH (ne manje od 85%)

7. Izrada opisa poslova 3.2 (“Profile required (education, experience, references and category as appropriate)”): potrebne vještine, kvalifikacije i iskustvo za svakog od stručnjaka; voditi računa da traženo iskustvo odgovara traženoj kategoriji stručnjaka (npr. kategorija I: minimalno 15 godina profesionalnog iskustva u relevantnom području, kategorija II minimalno10 godina profesionalnog iskustva u relevantnom području te kategorija III minimalno 5 godina profesionalnog iskustva u relevantnom području); lokalni eksperti ne smiju se eksplicite zahtijevati, no, ukoliko je stvarno opravdano, može se navesti da će znanje hrvatskog jezika biti ocijenjeno kao prednost (npr. ako stručnjak nužno treba poznavati hrvatsko zakonodavstvo za uspješnu provedbu projekta)

8. Izrada opisa poslova 3.3 (“Working language(s)”): “English” (u pojedinim slučajevima hrvatski može biti također tražen, ali tada mora biti osiguran prijevod te predviđeni troškovi unutra “reimbursable costs” – u tom slučaju na ovom mjestu treba jasno stajati da će prevođenje s hrvatskog na engleski i vice versa također biti osigurano) 4.1 (“Starting period”): mjesec i datum kada se očekuje početak projekta (npr.February 2009); ne stavljati konkretan datum!! 4.2 (“Foreseen finishing period or duration”):očekivano trajanje projekta (broj mjeseci); ne zaboravite uključiti 4 mjesecaza dostavu i komentare/odobrenjefinalnog izvješća (2 mjeseca za dostavu + 2 mjeseca za Contracting Authority da odobri izvješće– regulirano općim uvjetima ugovora, General Conditions).

9. Izrada opisa poslova • 4.3 (“Planning”):ovaj dio mora biti u tabelarnom prikazu s

10. Izrada opisa poslova • 4.4 (“Location(s) of assignment”):ime korisničke institucije i lokacija gdje će stručnjaci obavljati posao; jasno navesti ukoliko je potrebno da stručnjaci osiguraju informatičku opremu; ako su predviđena lokalna putovanja (npr. u druge županije), to također treba biti navedeno ovdje • 5.1 (“Reporting”):izvješća koja stručnjak treba producirati tijekom projekta; to su u okvirnom ugovoru obično inception report ifinal report; u pojedinim slučajevima može se tražiti i progress report (ako je potrebna značajnija supervizija nad provedbom)

11. Izrada opisa poslova • 5.1 (“Reporting”):naznačiti kratak sadržaj svkog tipa izvješća: (prilog u nastavku): • Inception report should include: • aims and objectives of the assistance to be provided • any changes agreed with the beneficiary institution • a detailed description of the content of the project components • a detailed work plan and time schedule for the project duration • an overall plan for action for the whole project duration. • Progress report should include: • comparison of achievements against planned activities and overall progress against the initial timetable, • review of problems encountered during the implementation of project activities and the corrective measures taken during reporting period, • detailed work plan for the following project period

12. Izrada opisa poslova • 5.1 (“Reporting”): • Final report should include: • complete overview of all the activities carried during the project, • progress achieved in relation to each of the activities, • summary of outputs, • identification of any major problems, which may have arisen during the performance of the contract and solutions proposed, • assessment of the impact of the project measured against the stated project objectives and the indicators of achievement, • lessons which can be drawn from the project, • recommendations for follow up steps under subsequent projects. • Na kraju ovog odjeljka treba navesti sljedeću rečenicu: • “The following words should be indicated on the cover or front page of the final report: “Specific contract number (insert contract number) of the Framework Contract Beneficiaries”

13. Izrada opisa poslova • 5.2 (“Language”): “English” (sva izvješća moraju biti dostavljena na engleskom; ako ih je potrebno prevesti na hrvatski, to treba navesti ovdje i predvidjeti troškove pod reimbursables) • 5.3 (“Submission/comments timing”):ovdje treba navesti sljedeću rečenicu: “The Contracting Authority shall, within 45 days (60 days in case of the final report) of receipt notify the Contractor of its decision concerning the documents or reports received by it, giving reasons should it reject the reports or documents, or request amendments.”; nadalje, navesti vrijeme podnošenja svakog od izvješća (inception report between 2 and 4 weeks from the beginning of the project and final report 2 months after the end of the implementation period; progress reports can be monthly or quarterly)

14. Izrada opisa poslova • 5.3 (“Submission/comments timing”):navesti osobe i institucije koje trebaju primiti izvješća i njihove kontakte (adresa, e-mail): • project manager from the Contracting Authority • person in charge in the beneficiary institution (SPO) • task manager from ECD • task manager from CODEF • 5.4 (“Number of report(s) copies”):navesti broj kopija koji se mora dostaviti svakoj od navedenih institucija iz 5.3 – 2 kopijeza SAFU, po jedna 1 za sve druge

15. Izrada opisa poslova • 6.1 (“Other authorized items to foresee under Reimbursable”): • ne navoditi iznose već samo vrstu troškova koji se mogu predvidjeti pod reimbursables (npr.per diems, international and local travel, translation and interpretation costs, etc.); uredski/potrošni materijal i administrativno osoblje (office manager, etc.) ne može biti financirano iz reimbursables, već samo iz plaća stručnjaka • za info o dnevnicama sljedeća rečenica treba biti navedena u ovom dijelu “Per diems for missions in Croatia according to current per diem rates as published on EuropeAid web site: http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/per_diems/index_en.htm

16. Izrada opisa poslova • 6.2 (“Tax and VAT arrangements”):u ovom dijelu treba navesti sljedeći tekst “All payments are exempted from Tax and VAT according to the Article 13, Annex A of the Framework Agreement between Commission of European Community and Government of the Republic of Croatia.” • 6.3 (“Interim payment(s) modalities, if any (only for a rider)“)i • 6.4 (“Others”):navesti “Not applicable”

17. Izrada proračuna • Koristiti obrazaca za financijsku ponudu za okvirne ugovore a ne obrazac za ugovore o uslugama; link: http://ec.europa.eu/europeaid/work/framework-contract/beneficiaries/documents/4_2_1_financial_offer_all_lots_en.doc • Plaće stručnjaka – kalkulirati na temelju prosječnog maksimuma 3 odabrane FWCkompanije (ne kalkulirati pod pretpostavkom da će jedan ili više stručnjaka biti domaći stručnjaci) • per diems za sve stručnjake moraju biti uključene u indikativni proračun na temelju trenutnih iznosa za RHobjavljenih na EuropeAid web stranici; per diems se kalkuliraju na temelju kalendarskih dana provedenih u RH, a ne radnih dana, tako i vikendi moraju biti uključeni u broj per diema(formula: No of total working days*7/5)

18. Izrada proračuna • unit price za međunarodnaputovanja treba biti u okviru prosjeka cijene za ekonomsku klasu avionske karte (500 – 700€); potrebno uračunati troškove međunarodnih putovanja za sve stručnjake • unit price za lokalna putovanja– cca 70€ • Reimbursables : prijevodi, printanje i kopiranje, troškovi vezani uz održavanje treninga itd. (moguće prikazati kao lump sum)

19. HVALA NA PAŽNJI! PITANJA?