Prosjektprosessen (Bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet - BOA)

1. Prosjektprosessen (Bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet - BOA) Informasjonsmøter for ledelsen ved NTNUs fakulteter, VM og Sentraladministrasjonen Vår/Høst 2009 Lars Gunnar Indreiten Prosessleder, Prosjektprosessen Økonomiavdelingen - NTNU

2. Prosjektprosessen (Bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet - BOA) Formål med møtet: • Lederforankring: • Viktig tiltak ifm implementering av prosjektprosessen ved NTNU • Hva er prosjektansvarligs rolle og ansvar? • BOA ved NTNU: • Viktig del av NTNUs strategi innen forskning • Nytt reglement fra Kunnskapsdepartementet BOA-området ved NTNU evaluert gjennom eksternt revisjonsfirma og økt fokus på BOA fra Riksrevisjonen • Prosjektprosessen ved NTNU • Hovedgrep i ny prosjektprosess • Tiltak for implementering av ny prosjektprosess

3. Prosjektprosessen (BOA) Prosjektprosessen

4. Forholdet mellom grunnbevilgning (BFV) og BOA ved NTNU

5. Omfang, BOA-prosjekter ved NTNU (hovedprosjekter) • Juni 2006: 2022 hovedprosjekter totalt ved NTNU (2526 inkl. delprosjekter) • August 2009: 2443 hovedprosjekter totalt ved NTNU (4607 inkl. delprosjekter), herav ca 600 oppdragsfinansierte prosjekter Andre = Enheter i sentraladm + BIBSYS

6. BOA-inntekter ved NTNU 2008: - Forskningsrådet 514 mill. - Andre bidrag: 498 mill. - Oppdrag: 90 mill. Andre = Enheter i sentraladm + BIBSYS

7. BOA – retningslinjer/regelverk • Rundskriv F-20-07 fra Kunnskapsdepartementet • Hovedregler for økonomiforvaltningen ved NTNU (kap. 5 om BOA vedtatt revidert av NTNUs styre 14.11.2008) • Rektors økonomiinstruks (kap. 5 om BOA er under revidering) Grunnleggende regler, BOA: • Kontrakter/avtaler skal foreligge ved alle BOA-prosjekter • For alle BOA-prosjekter skal det utarbeides budsjett som omfatter alle direkte og indirekte kostnader • Oppdragsfinansierte prosjekter: Oppdragsgiver skal dekke alle direkte og indirekte kostnader • Bidragsfinansierte prosjekter: NTNU må vurdere hvorvidt prosjektet er av slik faglig interesse at NTNU kan delfinansiere prosjektet med egne midler • Habilitet: Etiske retningslinjer for staten skal følges

8. Status – Prosjektprosessen ved NTNU i dag • Intern revisjonsrapport fra Ernst & Young (Januar 2009): • NTNUs rutiner og prosesser innen BOA ivaretar gjeldende lov- og regelverk • Prosesser og rutiner er ikke implementert fullt ut i NTNUs organisasjon • Varierende grad av etterlevelse av prosesser og rutiner • Rutiner for kontroll og rapportering innen BOA ikke utarbeidet NTNUs styre 26.03.09: Tilslutning til å iverksette tiltak innen BOA-området • Riksrevisjonen (revisjon av NTNUs årsregnskap 2008): • Kontrakter, klassifisering av prosjekter og budsjettering håndteres iht reglement • Mangelfull belastning av både direkte og indirekte kostnader på enkelte prosjekter • Ber om redegjørelse for NTNUs planer om implementering av nye rutiner innen BOA

9. Hovedgrep, ny prosjektprosess ved NTNU • Enhetlig og standardisert prosjektprosess med beskrivelse av: - Rutiner i hver enkelt fase i prosessen - Utøvende roller med egne rollebeskrivelser: • Prosjektleder (PL) • Lokal prosjektstøtte (LP, inkl. EU-LP) • Sentral prosjektstøtte (SP) • Prosjektansvarlig - Ansvar og oppgaver for hver enkelt rolle beskrevet • Mål: PL og LP skal utøve et samarbeidende team fra søknadsfase til avslutning av prosjektet hvor PL får nødvendig bistand til gjennomføring av prosjektet.

10. Økonomiportalen – Egen nettlenke, BOA-prosjekter http://www.ntnu.no/adm/okonomi/ • Retningslinjer/reglement • Skjemabank/verktøy • Rutine- og rollebeskrivelser • NFR- og EU-prosjekter

11. Tiltaksplan, Prosjektprosessen - 2009 • Obligatorisk informasjon til prosjektledere • Prosjektleders ansvar og rolle • Verktøy og rutiner/prosess i prosjektgjennomføringen • Samhandling mellom prosjektleder og prosjektstøtte • Ferdigstille rutiner og verktøy • Budsjettmaler • Kontraktsmaler • Utarbeide eget system for prising av tjenester på prosjekter ved NTNU • Utarbeide egen prosjektportal på nett • Kompetanseutvikling, LP-rollen • Nettverksmøter, samarbeid på tvers • Bedre samhandling mellom prosjektledere og LP • Utvikle spisskompetanse innen større og komplekse prosjekter (Eks: EU-prosjekter, SFF/SFI/FME)

12. Hva er leders (prosjektansvarligs) rolle? • Ansvar: • Vurdere og godkjenne at prosjektene er tråd med enhetens mål og strategier (faglig interesse) i søknader og kontrakter • Godkjenning av enhetens ressursbruk på prosjekter (personell, bruk av lab-virksomhet, utstyr og annen infrastruktur: BOA er en del av enhetenstotaløkonomi) • Rapportering til overordnet ledelse for enhetens BOA-virksomhet • Risikoforhold ved mangelfull vurdering/beslutning (BOA): • Feil prosjektklassifisering: bidrag eller oppdrag? (kontrakter/avtaler) • Økonomiske konsekvenser for enheten • Feil ressursbruk ved enheten

13. Hva er leders (prosjektansvarligs) rolle? • Lederkrav for å lykkes med gjennomføring av prosjektprosessen: • Legge til rette for bruk av LP-funksjonen og at LP i størst mulig grad oppnårsamhandling med prosjektleder • Ansvar for at retningslinjer/reglement kommuniseres internt i egen enhet • Oppfølging av avvik fra rutiner og retningslinjer (rapportering) • Være positive endringsagenter!

14. Prosjektprosessen - Samhandling Finansieringskilde Myndigheter Prosjektansvarlig Prosjektleder Prosjektstøtte

15. Spørsmål ? Kontaktpersoner: Prosjektleder LØF 2010: • Olav Holden - olav.holden@ntnu.no Prosessledere: • BtB: Kristin Overvik – kristin.overvik@ntnu.no • Lønn: Inger Talberg – inger.talberg@ntnu.no • BOA: Lars Gunnar Indreiten – lars.gunnar.indreiten@ntnu.no • PBO: Trude Bersvendsen – trude.bersvendsen@ntnu.no • PBO: Turid Vollan Riset – turid.vollan@ntnu.no • Innkjøp: Helge Mathiesen – helge.mathiesen@ntnu.no