LES ACHATS AU CNRS

1. LES ACHATS AU CNRS Actualités et Préparation de la fin d’année 2010

2. LES ACHATS AU CNRSActualités et Préparation de la fin d’année 2010 • La fin du marché national des Gaz industriels • Le passage de la carte Affaires à la carte Corporate • Le marché Hébergement • La carte d’achat • Les contrats de service

3. 1. La fin du marché national des Gaz industriels • Le marché passé avec AIR LIQUIDE a expiré le 31 octobre 2010. • Depuis le 01 Novembre 2010 : Chaque unité est libre de commander ses bouteilles de gaz auprès du fournisseur de son choix. • Malgré l’expiration du marché, les prix nationaux d'Air Liquide sont maintenus jusqu'à fin janvier 2011. • Une nouvelle grille tarifaire au titre d'une offre préférentielle sera négociée en fin d'année pour l'année 2011.

4. 2. Le passage de la carte Affaire à la carte Corporate A compter du mois de décembre 2010, la carte AFFAIRE sera remplacée par : La carte CORPORATE Nous conservons Les nouveaux avantages Un fonctionnement identique aux anciennes cartes affaires Une carte qui dure 3 ans Choix du Code confidentiel Le réseau Visa Activation de la carte à la 1ère transaction Le débit sur le compte du porteur La solidarité individuelle Une meilleure couverture assurance et assistance Personnalisation des plafonds cartes Option SMS Le relevé mensuel d’opérations

5. 2. Le passage de la carte Affaire à la carte Corporate :Les modalités • Pour les porteurs d’une carte affaire CNRS : • Les porteurs recevront une nouvelle carte corporate à leur domicile courant décembre 2010 (la date est encore à confirmer). • Le référent carte Affaire de la Délégation – M.C. Ferré – adressera une fiche aux porteurs au moment de la migration des cartes. • Pour les agents qui n’ont pas de carte affaire et qui souhaitent demander une carte corporate : • S’informer auprès de son responsable d’unité pour formuler sa demande • Contacter le référent carte Affaire de la Délégation pour obtenir un formulaire de demande (VP78).

6. 3. Le marché Hébergement (1/2) 6 Nouvelles dispositions applicables depuis le 12 juillet 2010 jusqu’au 31 décembre 2011 Utilisation du marché hébergement ou règlement par carte affaires Hors marché hébergement / carte affaires

7. 3. Le marché Hébergement (2/2) • Etat des lieux : Malgré la mise en place de l’outil V2 de SIMBAD et le nouveau système de paiement des hôtels (Vpayment), le CNRS rencontre encore trop de problèmes dans le fonctionnement du marché. • A ce titre, une enquête nationale de satisfaction va être lancée auprès des unités afin de : - mieux « quantifier » le mécontentement - mieux cerner les attentes des utilisateurs La date de lancement est encore inconnue à ce jour et la délégation reviendra vers vous le moment venu.

8. 4. La carte d’achat : Rappel du périmètre d’utilisation (1/2) Tous les achats < 2 000 € TTC peuvent être payés par carte d’achat SAUF : • Les achats de transports (marché FRAM) • Les dépenses de mission (carte Affaires/ carte Corporate) • Les achats relevant d’un marché national ou local • Les inscriptions à des colloques organisés par le CNRS • Les dépenses de facturation interne

9. Pour les réservations à l’étranger : 1. AVANT de faire la transaction : Vérifier le montant de l’indemnité journalière. Appeler la Délégation pour VISA. (Sylvette Vezien, ou Thierry Constantin, ou Emmanuelle Neuville) 2. AU RETOUR de la mission : Mentionner la transaction carte achat sur l’état de frais de l’agent. 4. La carte d’achat : Rappel du périmètre d’utilisation (2/2) Depuis le 01 octobre 2010, il est possible de régler les réservations d’hôtel via la carte d’achats sous certaines conditions ! Pour les réservations en France : AVANT de faire la transaction : 1. Vérifier si le passage par le marché Hébergement est possible. 2. Si Non, passer par la carte affaires. 3. Si l’agent n’a pas de carte, analyser s’il est pertinent de faire une demande. 4. Si Non, il est alors admis de régler l’achat via la carte sous réservedu VISA de la Délégation Même procédure que pour l’étranger.

10. 4. La carte d’achat : Bilan de fin d’année Objectif national : 20% des commandes doivent être passées par carte d’achat d’ici la fin 2010

11. 4. La carte d’achat : Le plan d’action • En octobre 2010, Rencontre avec les 5 plus gros laboratoires : Direction, Service Gestion et Acheteurs de l’unité • Un correspondant carte achat en labo pour communiquer sur les bonnes pratiques déjà mises en place : Jérôme Baussart 05.57.57.40.80 jerome.baussart@u-bordeaux2.fr • Un réseau local carte achat ouvert à compter du 01 janvier 2011 pour permettre à chacun de communiquer, échanger sur les difficultés et bonnes pratiques : carte-achat-dr15@services.cnrs.fr

12. 4. La carte d’achat : Calendrier de clôture • Dernières transactions : 10 décembre 2010 • Dernières régularisations de commandes : 17 décembre 2010 Pour éviter tout risque de piratage, les cartes seront désactivées à compter du 11 décembre 2010 et seront réactivées le 03 janvier 2011. • Rappel sur les bonnes pratiques du R.O.P. : • Dans XLAB : 1. Saisir une commande prévisionnelle, monoligne, monocode 2. Saisir le numéro de carte 3. Renseigner la TVA s'il y a lieu • Penser à régulariser rapidement les transactions 1. Imprimer le bon de commande afin que la commande parte 2. Vérifier au préalable dans Couguar si le fournisseur existe en BFC • Ne plus envoyer les bordereaux de commandes, de missions et de Service Fait

13. 5. Les contrats de service • Afin d’harmoniser les procédures d’exécution des marchés au CNRS, chaque Directeur d’Unité signera les contrats de service de son labo à compter du 1er janvier 2011, si le montant cumulé sur la période est inférieur au seuil. (reconductions et avenants également signés par le DU). • Les modifications « pratiques » pour le labo sont les suivantes : • De nouveaux modèles à remplir (contrat, avenant, reconduction) • Les contrats originaux seront à conserver au labo (hormis l’original qui doit être transmis au fournisseur). Toutefois, ces contrats doivent continuer à être référencés dans BFC. C’est pourquoi, le contrat complété devra être envoyé par mail au pôle Achats de la délégation avant signature, pour visa et affectation du numéro. Une fois le contrat signé par les 2 parties, une copie de contrat devra être envoyée au pôle Achat de la Délégation. Une copie de chaque reconduction ou avenant devra être également envoyée à la Délégation. • Le Délégué Régional enverra une note de service à l’ensemble des Directeurs d’unité courant décembre.