Rafrænir reikningar og stefna ríkisins

1. Rafrænir reikningar og stefna ríkisins Bergþór Skúlason Fjársýslu ríkisins

2. Fjársýsla ríkisins • Helstu verkefni • Fjármál ríkisins • Rekstur á bókhaldskerfi ríkisins - Orri • Bókhald og greiðslur fyrir margar stofnanir • Greiðir laun fyrir alla ríkisstarfsmenn • Innheimtir skatta Aðalfundur IcePro

3. Fjársýslan - nokkrar lykiltölur • Ber ábyrgð á nokkrum af stærstu kerfum á vegum íslenska ríkisins • Skjöl til/frá almenningi & atvinnulífi • 600.000 – 1.000.000 reikningar á ári • 2.5 – 3.0 milljón greiðslur mótteknar • 2.0 milljón útborganir • Auk innri viðskipta milli ríkisstofnana Aðalfundur IcePro

4. Rafræn viðskipti – staða mála • Atvinnulífið • EDIFACT er ráðandi staðall • Notaður í verslun og vörudreifingu • XML verkefni – fá og afmörkuð • Ríkið • Tekur ekki við rafrænum reikningum frá atvinnulífi • Orri (Oracle EBS) - reikningar v. millideildarviðskipta og viðskipta milli stofnana Aðalfundur IcePro

5. Setnumótun ríkisins • Gera átak í rafrænum reikningum • Hluti af rafrænni innkaupastefnu ríkisins • Helstu markmið • Allar stofnanir geti tekið við og sent rafræna reikninga fyrir lok 2008 • Byggja inn í rammasamninga ríkisins Aðalfundur IcePro

6. Markmið verkefnis • Geta tekið við og sent rafræna reikninga • Ná sátt við atvinnulíf um val á XML staðli • Samráð við önnur lönd í Skandinaviu • Ná fram hagræðingu og sparnaði • Áhrif á atvinnulíf • Viðtæk sátt um staðal • Hvetja til notkunar á XML • Tryggja stuðning í lögum við viðskiptahætti Aðalfundur IcePro

7. Reynsla Dana • Ekki byrja á vörulistum og pöntunarskeyti • Byrja á reikningum og greiðslum • Rafvæðing innkaupa er ávinningur á næsta stigi • Reikningur er lykilskjal í innkaupaferli • Gildi rafrænna innkaupa er skýr þegar rafrænir reikningar hafa verið innleiddir • Niðurstaða Dana: • Notkun rafrænna reikninga til ríkisins er krafa • Lögleiða frá 02.2005 Aðalfundur IcePro

8. The progress in e-invoicing Aðalfundur IcePro

9. Innleiðing hjá Fjársýslu • Taka móti UBL reikningi á NES formi, mars 2007 • Tengja við bókunar- og samþykktarferla • Tilbúið í júní 2007 • Hefja almenna innleiðingu hjá stofnunum með haustinu • Pantanir, vinna hefst vor 2007 • Order - invoice matching • Fjölga birgjum fram eftir ári Aðalfundur IcePro

10. Hagræðing – hvernig ? • Fækka tilvikum þar sem mannshöndin þarf að koma að máli • Tækifæri til hagræðingar • Minnka innslátt • Fækka villum og frávikum • Auka magn upplýsinga • Order / invoice matching Aðalfundur IcePro

11. Sparnaður – Já • Minni vinna, aukin sérhæfing • Hraðar afgreiðslu mála • Reikningar týnast ekki • Vaxtakostnaður minnkar, greitt á réttum tíma • Símtöl, leit, eftirrekstur • Betra yfirlit yfir skuldbindingar stofununar • Sjálfvirkni: • bókunarstrengur, samþykktarferli • Stemma af pöntun á móti reikning Aðalfundur IcePro

12. Sparnaður – Nei • Tækifæri eru mörg, en ekki auðunnin • Breytingastjórnun, ótti við breytingar • Pólitískur vilji og geta – þarf að leggja niður störf ? • Hver á að njóta hagræningar ? • Stofnun – ráðuneyti – alþingi • Mistök Dana • Stjórnvöld tóku áætlaðan sparnað strax af stofnunum án þess að gefa þeim færi til að ná fram hagræðingu Aðalfundur IcePro

13. Aðalfundur IcePro

14. Jon Bosak UBL - Universal Business Language • XML staðall fyrir viðskiptaskjöl • Lýsir innihaldi skjala • UBL – Þróað af OASIS • National effort to define a royalty-free library of standard electronic XML business documents • Vinna hófst 1999 • Jon Bosak, hugmyndafræðingur að baki UBL • Byggt á xCBL 3.0 frá Commerce One og SAP Aðalfundur IcePro

15. Hvers vegna XML ? • EDI ... • Hentar vel fyrirtækjum sem byggja viðskipti sín á upplýsingaflæði • Notað í point to point viðskiptum • XML • Umgjörð, stöðlun skjala, stöðlun viðskiptaferla • Almennt upplýsingamódel, ekki point to point • Nýtist minni aðilum og víðtækari notkun Aðalfundur IcePro

16. NES – næstu skref • Klára fyrsta áfanga • Betri skjölun, fleiri viðskiptatilvik • XSD schema, Schematron prófanir • Codelists, Stylesheets • Innleiðing í löndunum • Samstarf við EB / CEN • Samstarf við un/cefact • Fleiri viðskiptaferlar Aðalfundur IcePro

17. IcePro – næstu skref • Fyrsti áfangi - boltinn er hjá atvinnulífi • Stuðningur við UBL í viðskiptakerfum • Flutningur reikninga og skjala • B2B er c.a. 10 sinnum stærri en B2G • Frekari þróun • Aðfangakeðjan (advanced procurement) • Bankatengingar, kreditkort • Millilandaviðskipti • Er EDI á leið út ? • Nei, en XML býður upp á ný tækifæri Aðalfundur IcePro

18. Norðurlönd – næstu skref • Danmörk • Uppfæra staðla til UBL 2.0, fleiri profiles • Samræma við NES • Svíþjóð • Uppfæra Svefactura í NES • Finnland • Uppfæra Finvoice í NES • Noregur • Ekki ákveðið hvenær/hvernig NES verður innleitt Aðalfundur IcePro

19. Gildi þátttöku • Hverju hefur NES samstarfið skilað okkur ? • Stöðlun: hraðari vinna, aukin gæði • Byggt á reynslu dana • Samræming reglna milli landa • Millilandaviðskipti • Tryggja sér íslenska hagsmuni • Samræming íslenskra viðskiptareglna að alþjóða stöðlum • Íslensk reynsla í alþjóða staðla, Kredit-nóta Aðalfundur IcePro

20. Miðlun reikninga • Beintengingar, mikil viðskipti - EbMS • Stórir birgjar sem ráða við tæknina • VANS – burðarlag • Aðrir aðilar í gegnum milliliði og þjónustuaðila • Hlutverk þjónustuaðila • Varpa milli staðla, viðbótarupplýsingar, bókun, ... • Uppruni, afhendingarstaðfesting • Öryggi gagna og persónuvernd Aðalfundur IcePro

21. Lausn dana – infrastructure mynd Aðalfundur IcePro

22. Aðrar leiðir ... • Skönnun • Litlir aðilar, erlendir reikningar • Þjónustuaðilar • Portals • Self service • Hvernig senda minni aðliar og einstaklingar : • Gegnum þjónustuveitur – heimabankar, bókhaldsstofur ... Aðalfundur IcePro

23. Lagalegar spurningar • Hvað er löglegur rafrænn reikningur • Innihald reiknings, Pdf-skrá, e-mail • Rafrænn v. pappírslaus reikningur • Samræmdar reglur • Hvernig á að reikna vask • Afrúnnun, aukastafir Aðalfundur IcePro

24. Fine Bergþór Skúlason Fjársýslu ríkisins Bergthor.skulason@fjs.is Aðalfundur IcePro

25. Aðalfundur IcePro