Aðfangaþáttur

1. Aðfangaþáttur Desember 2003Harpa Rós Jónsdóttir,kerfisbókasafnsfræðingur

2. Yfirlit kynningar • Almenn kynning • Vinnuferlið • Vensl aðfangafærslu • Gjaldmiðlar • Birgjar • Sjóðir • Pantanir • Skemmri skráning • Reikningar • Rukkanir • Hjálpin

3. Innskráður notandi Tungumál viðmóts Tenging við stjórnunareiningu Tenging við miðlara Tenging við gagnagrunn Innskráður notandi Aðfangaþáttur KerfisstikanTitilstikanFellivalmyndirTækjastikan

4. Index Leita (Find) Flettileit (Scan) Reikningur (General invoice) Móttaka (Arrivals) Hætta (Exit) Pöntunarnúmer (Order no) Birgjar (Vendors) Sjóðir (Budgets) Tækjastika aðfangaþáttar

5. Aðfangaþáttur • Aðfangaþátturinn gerir kleift að halda utan um birgja, sjóði, pantanir og rukkanir • Aðfangaþátturinn er sameiginlegur fyrir hverja stjórnunareiningu en hægt er að skilja á milli einstakra safna • Aðgerðir í aðfangaþætti krefjast sérstakra heimilda (aðgangsorðs)

6. Pöntun Sjóðir Vensl aðfangafærslu Bókfræðifærsla Birgi Ein eða fleiri pantanir geta tilheyrt sömu bókfræðifærslu Hver pöntun tilheyrir einum tilteknum birgja Birgi sendir reikning fyrir pöntun Reikningur Reikningur berst fyrir pöntun Pöntun er “eyrnamerkt” fé úr sjóði Hægt er að skipta greiðslu reiknings á marga sjóði

7. Vinnuferlið (1) • Gerð bókfræðifærslu í skráningarþætti eða aðfangaþætti (skemmri skráning) ef hún er ekki til staðar. Færslan þarf aðeins að innihalda nauðsynlegustu atriði sem svo má uppfæra síðar • Útbúa pöntun í aðfangaþætti sem send er til birgjans. Ef notaðir eru sjóðir þá er pöntuninni “eyrnamerkt” fé úr tilteknum sjóði • Eintak fyrir væntanlegt aðfang verður til. Ef um tímarit er að ræða skal færa inn tímaritaspána

8. Vinnuferlið (2) • Reikningagerð og ganga frá greiðslu- “general invoice” fyrir tvær eða fleiri pantanir- “item debit” fyrir staka pöntun • Móttaka pöntunar eða • Senda rukkun til birgja ef pöntun berst ekki

9. Undanfari Áður en eiginleg notkun á aðfangaþætti getur hafist þarf að skilgreina eftirfarandi: • Gjaldmiðla í stjórnunarþætti • Birgja, mögulegt í aðfangaþætti eða stjórnunarþætti • Ef nota á sjóði þarf að skilgreina þá í stjórnunarþætti

10. Gjaldmiðlar • Stjórnunarþáttur, fellivalmynd Stjórnun GjaldmiðlarGengisupplýsingar eru fengnar frá bönkum og sér Landskerfið um að uppfæra þær í upphafi hvers mánaðar

11. Birgjar • Birgjaskrá er forsenda þess að hægt sé að stofna pöntun í aðfangaþætti • Birgjaskrá er sameiginleg fyrir allt kerfið • Birgjaskrá er aðgengileg • Aðfangaþætti Fellivalmynd Administration Vendors • Stjórnunarþætti Fellivalmynd StjórnunBirgjar

12. Birgjaskrá • Hægt er að leita í birgjaskrá eftir nafni birgja eða kóða. Niðurstöður raðast þá einnig eftir því hvor aðferðin var valin • Ef tvísmellt er á færslu úr listanum opnast gluggi með nánari upplýsingum um birgi, þ.e. birgjaformið

13. Birgjaskrá • Nýr: Form til að nýskrá birgji • Breyta: Uppfæra upplýsingar í birgjaformi • Afrita: Afrita færslu skráðs birgis • Eyða: Eyða birgi úr skránni. Ekki er hægt að eyða birgi sem er með útistandandi pöntun eða reikning • Heimilisfang: Birtir upplýsingar um heimilsfang valins birgis úr listanum. Hægt er að senda birgi tölvupóst úr forminu • Safn: Skilgreina hvaða safn/söfn nota tiltekinn birgi

14. Birgjaformið • Birgjaformið er tvískipt.Þegar lokið er við að fylla út bæði formin skal smella á Breyta hnappinn til að vista upplýsingarnar

15. Form fyrir birgjaupplýsingar- Almennar upplýsingar • Skráningardagsetning: Hvenær færsla birgis var stofnuð. Sjálfgefin • Breytt síðast: Hvenær færslu birgis var síðast uppfærð. Sjálfgefin • Birgir - kóði: Úthluta þarf hverjum birgi kóða, allt að 20 bókstafi. Skylda • Annar kóði: Hægt er að setja inn auka kóða • Nafn birgja: Nafn birgis, allt að 150 stafir. Ekki nauðsynlega það sama og birtist á skjölum til birgis. Skylda

16. Form fyrir birgjaupplýsingar- Almennar upplýsingar • Tengiliður: Nafn tengiliðs hjá birgi, allt að 200 stafi • Birgir - staða: Aðferð til að flokka birgja • Land: Heimaland birgis • Tungumál: Velja á hvaða tungumáli skjöl sem send eru til birgis eru á. Skylda • Efnistegund: Lýsing fyrir form gagna frá birgi • Athugasemd: Allt að 100 stafa athugasemdasvið

17. Form fyrir birgjaupplýsingar- Reikningar • Reikn.nr. (B): Reikningsnúmer safns fyrir bækur • Reikn.nr. (T): Reikningsnúmer safns fyrir tímarit • Bankareikn. birgis: Númer á bankareikningi birgis • Gjaldmiðill: Gjaldmiðlar sem notaðir eru við greiðslu pöntunar. Gjaldmiðill 1 er sjálfgefinn á pöntunum • Skilmálar: + (plús) táknar viðbótargjaldtöku. - (mínus) táknar afslátt

18. Form fyrir birgjaupplýsingar- Reikningar • Skilmálar - prósentur: Tilgreina í prósentum aukakostnað eða afslátt. Getur aldrei orðið meiri en 100% • Sending: Skilgreina sendingarmáta, 1-3 á við bækur, 4-5 um tímarit. Skylt er að fylla út svið 1 eða 4 eftir því sem við á • Afgreiðslutími: Skilgreina áætlaðan sendingartíma • Sending pantana: Sendingarmáti pöntunar

19. Form fyrir birgjaupplýsingar- Reikningar • Pöntunarform: Velja sniðskjal fyrir bréf til birgis • Pöntun send sem: Sendingarmáti bréfs • Listaformat: Ef nota á “List of orders for vendor” • Listi sendur sem: Sendingarmáti bréfs, þegar sendur er listi af pöntunum

20. Heimilisföng • Einn af hnöppum í leitarglugga birgjaskrá er Heimilisföng en þar er hægt að færa inn allt að 5 mismunandi póstföng birgis • Ef netfang birgis hefur verið skráð í þar til gerðan reit og póstþjónn verið skilgreindur fyrir biðlara er hægt að senda tölvupóst beint úr aðfangaþætti

21. Senda birgi tölvupóst • Smellt er á gula umslagið fyrir aftan reitinn fyrir netfang. Birtist þá gluggi til að senda tölvupóst

22. Skilgreina póstþjón • Til þess að hægt sé að senda tölvupóst úr starfsmannaaðgangi (t.d. aðfangaþætti) þarf að skilgreina póstþjón fyrir hvern biðlara • Skilgreining á póstþjóni er háð uppsetningu á hverju safni og því í höndum starfsmanna þess eða umsjónamanna tölvumála

23. Skilgreina póstþjón • VeljiðMy Computer C:  AL500  ALEPHCOM  TAB ALEPHCOM.INI • Notepad skjal opnast og skal finna eftirfarandi text: [Mail] Mailserver= FromAddress • Þegar réttar skilgreiningar hafa verið færðar inn skal vista (File Save) Notepad skjalið. Til að breyting taki gildi þarf að endurræsa biðlaran

24. Skilgreina póstþjón • Mailserver er þjónninn sem móttekur og sendir tölvupóstin Dæmi: MailServer= mail.exlibris.co.uk • FromAddress er það tölvupóstfang sem öll bréf eru send fráDæmi: FromAddress=adfong@haskolabokasafn.is

25. Sjóðir • Kerfið gerir ekki kröfu til þess að notaðir séu sjóðir • Ef nota á sjóði þarf að skilgreina þá áður en pöntun er búin til • Þegar sjóðir eru notaðir er tiltekinni pöntun “eyrnamerkt” fé úr sjóði • Hægt er að nálgast sjóði í stjórnunarþætti og aðfangaþætti

26. Sjóðir- Stjórnunarþætti • Fellivalmynd Stjórnun  SjóðirHægt að stofna sjóði, uppfæra og skoða

27. Sjóðir- Aðfangaþætti • Fellivalmynd Administration VendorsHægt að skoða sjóði og uppfæra en ekki stofna Ef smellt er á örina til hliðar við textareitinn er hægt að fletta í lista yfir sjóði

28. Sjóðsformið • Sjóðsformið er tvískipt. Þegar lokið er við að fylla út bæði formin skal smella á Breyta hnappinn til að vista upplýsingarnar

29. Sjóðsformið - Upplýsingar 1 • Skráningardagsetn.: Segir hvenær sjóður var búinn til. Sjálfgefin • Ytri sjóður: Ef sjóður tilheyrir öðrum sjóði skal setja inn kóða ytri sjóðsins hér • Sjóður - kóði: Úthluta þarf hverjum birgi kóða, getur verið allt að 20 stafir. Nota skal formið nafn-ártal, t.d. Danska-2004. Skylda • Yfirsjóður: Ef sjóður tilheyrir öðrum sjóði skal setja inn kóða yfirsjóðsins hér • Sjóður - tegund: Hægt er að skilgreina hópi sjóða • Sjóður - staða: Sjóður virkur (AC) eða óvirkur (NC). Skylda

30. Sjóðsformið - Upplýsingar 1 • Gildir frá-til: Tímabil sem sjóður er virkur. Villuboð birtast ef reynt er að tengja pöntun við sjóð með útrunna dagsetningu. Skylda • Athugasemd: Athugasemdasvið, að hámarki 100 stafir hvert • Sjóðshópur: Hægt er að búa til hópi sjóða. Tengist skýrslugerð • Sjóðsheiti: Heiti sjóðs, að hámarki 60 stafir • Deild: Ef sjóður tilheyrir tiltekinni deild

31. Sjóðsformið - Upplýsingar 2 • Umsjónarmaður: Aðili sem hefur fulla heimild til aðgerða með sjóðinn • Heimill notandi: Skilgreina þá notendur sem hafa heimild til að eyrnamerkja pöntun fé úr sjóði og greiða reikninga.Ef heimila á öllum notendum aðfangaþáttar (tiltekins safns) þessar aðgerðir er nóg að setja * (stjörnu) í fyrsta reitinn

32. Sjóðsformið - Upplýsingar 2 • Hámarks umframskuldfærsla: Þegar pöntun er búin til er tekin upphæð frá í sjóði fyrir henni. Hér er verið að skilgreina hámarksupphæð frátekta • Hámarks umframeyðsla: Skilgreina hámarks yfirdráttarheimild sjóðs • Umfram skuldf./eyðsla sem prósenta af fjárveitingu: • Árlegur sjóður: Ef þessi kostur er valinn færist sjálfkrafa afgangur úr sjóði þessa árs yfir á næsta. Frátektir og ógreiddir reikningar færast einnig

33. Veita fé í sjóð/ Yfirfæra- Stjórnunarþætti • Fellivalmynd Stjórnun Sjóðir Uppljómið sjóðinn sem úthluta á fé í og veljið hnappinn Færslur Veljið hnappinn Veita fé

34. Veita fé í sjóð / Yfirfæra - Aðfangaþætti • Fellivalmynd Administration Budgets og veljið þann sjóð sem á að vinna með Veljið hnappinn Info.Btn.Trans. Veljið hnappinn Veita fé

35. Veita fé í sjóð • Þegar Veita fé hnappurinn er valinn opnast gluggi fyrir færsluform þar sem hægt er að úthluta fé í sjóð

36. Sjóður - yfirfæra • Í glugganum Færslulisti er einnig hnappurinn Yfirfæra og ef hann er valinn opnast glugginn Sjóður – yfirfæra þar sem hægt er að færa fjárupphæðir milli einstaka sjóða Einnig aðgengilegur úr aðfangaþætti úr fellivalmynd Administration Transfer between budgets

37. Sjóðir • Frjáls staða = fjárveiting – (greiddir + ógreiddir reikningar + “eyrnamerkt” fé) • Raunstaða = fjárveiting – (greiddir + ógreiddir reikningar)

38. Pantanir • Þegar búa á til pöntun þarf að athuga hvort bókfræðifærslan sé þegar til í gagangrunninum Finna bókfræðifærslu með orðaleit Finna bókfræðifærslu með flettileit

39. Pantanir • Ef bókfræðifærslan er til í grunninum skal velja hana og birtist þá Leiðsöguglugginn ásamt Order list glugganumsembirtir lista yfir þær pantanir sem þegar kunna að tilheyra bókfræðifærslunni • Ef bókfræðifærslan reynist ekki vera til í gagnagrunninum þarf að nýskrá og er það hægt með skemmri skáningu í aðfangaþætti. Færsluna má svo síðar uppfæra og betrumbæta í skráningarþætti Færslur má einnig veiða úr öðrum gagnagrunnum eins og OCLC (sjá OCLC leiðbeiningar á Þjónustuvef landskerfi.is)

40. Skemmri skráning • FellivalmyndOrders Quick cataloging

41. Að búa til pöntun • Þegar búið er að velja færslu eða búa hana til birtist Leiðsöguglugginn ásamt Order list glugganum

42. Order list Ef fyrirliggjandi eru pantanir á tiltekinni færslu má sjá þær listaðar í Order list glugganum. Ef engin pöntun er fyrirliggjandi er aðeins Add hnappurinn virkur

43. Order list • Modify: Breyta pöntun • Add: Búa til pöntun • Duplicate: Afrita pöntun • Delete: Eyða pöntun • Print/Cancel: a) Prenta upplýsingar um pöntun b) Prenta bréf til birgis þar sem pöntun er afturkölluð c) Prenta pöntun til að senda birgi • Send: Opnar pöntunarbréf til að senda birgi • Encumber: Frátekt í sjóði • Invoice: Reikningar • Arrival: Móttaka pöntunar • Copies: Skoða eintakafærslu • Claims: Rukkanir sendar til birgis • Order log: Hugsanlegar breytingar á pöntun

44. Tegund pöntunar • Þegar Add hnappur Order list gluggans hefur verið valinn birtist gluggi þar sem velja þarf um tegund pöntunar

45. 3 tegundir pantana • Pöntun (e. monograph) fyrir tiltekið eintak eða heila ritröð. Einnig notað fyrir tímarit ef verið er að panta stakt tímaritshefti • Tímarit (e. serials) í áskrift • Fastapöntun (e. standing orders). Notað fyrir ritraðir í útgáfu þar sem útgáfudagsetning er ekki þekkt

46. Pantanaformið • Þegar búið er að skilgreina tegund pöntunar birtist pantanaformið sem er þrískipt • Aðgerðahnappar pantanaformsins: • OK: Valið þegar lokið er að fylla út pantanaformið og vista á upplýsingarnar • Save Def: Vistar gildi þannig að þau séu sjálfgefin í öllum pöntunum • Refresh: Uppfæra kostnað pöntunar miðað við nýjasta gengi

47. Pantanaformið- Upplýsingar um pöntun

48. Pantanaformið- Upplýsingar um pöntun • Order number 1: Sjálfgefið númer sem kerfið úthlutar pöntuninni • Order status: Velja pöntunarstöðu. Ný pöntun (New) er sjálfgefin • Order ISBN/ISSN: Gerir kleift að sækja ISBN/ISSN númer í bókfræðifærslu ef hún er þegar til í kerfinu • Material type: Velja efnistegund eintaks • Sub-library: Velja það safn sem pöntun tilheyrir • Acquisitions method: Kaup, ritaskipti, gjöf o.fl. • Borrower id: Setja inn notandanúmer þess aðila sem óskaði eftir pöntuninni • Send directly: Haka við ef senda á bókina beint til þess notanda sem óskaði eftir að hún væri keypt • Library note: Athugasemd fyrir starfsmenn

49. Pantanaformið- Upplýsingar um birginn Bókarpöntun Fastapöntun Tímarit

50. Pantanaformið- Upplýsingar um birginn • Vendor Code: Velja skal birgi • Order delivery type: Ef nota á runnuvinnslu skal velja Listi (LI) en Stakt bréf (LE) ef prenta á út hverja pöntun fyrir sig. Ef valið er að senda stakt bréf birtast einnig reitirnir Letter type þar sem hægt er að velja um mismunandi form bréfa (háð uppsetningu fyrir hvert safn) og Send Letter by þar sem valið er hvort senda á bréf í sniglapósti eða tölvupósti • Batch claiming: Ef hakið er í reitnum er valið að nota runnuvinnslu við útprentun á pöntunum