Fundamentos de la Gerencia de Proyectos

1. Fundamentos de la Gerencia de Proyectos Sesión 8 Gestión de las Adquisiciones Peter M. Yamakawa T. Ph.D., MBA, Msc. Ing. , PMP pyamakawa@esan.edu.pe

2. Agenda • Caso: Timberjack Parts: Packaged Software Selection project • Plan • Administración • Cierre • Tipos de contrato

3. Timberjack Parts: Packaged Software Selection project

4. Gestión de adquisiciones del proyecto • Incluye los procesos de compra o adquisiciones de los productos, servicios o resultados que son necesarios para obtener fuera del equipo del proyecto. • La organización puede ser la compradora o vendedora de los productos, servicios o resultados de un proyecto.

5. Gestión de adquisiciones del proyecto

6. Planificar las adquisiciones • Es el proceso que consiste en documentar las decisiones de compra para el proyecto, especificar la forma de hacerlo e identificar posibles vendedores. • Este proceso determina el precio a obtener apoyo externo, y qué adquirir, de qué manera, en qué cantidad y cuándo hacerlo.

7. Planificar las adquisiciones Herramientas y técnicas Entradas Salidas Línea base del alcance Documentación de requisitos Acuerdos para trabajar en equipo Registro de riesgos Acuerdos contractuales relacionados con los riesgos Requisitos de recursos de la actividad Cronograma del proyecto Estimaciones de costos de las actividades Línea base del desempeño de costos Factores ambientales de la empresa Activos de los procesos de la organización Plan de gestión de las adquisiciones Enunciado del trabajo relativo a la adquisición Decisiones de hacer o comprar Documentos de la adquisición Criterios de selección de proveedores Solicitudes de cambio Análisis de hacer o comprar Juicio de expertos Tipos de contrato

8. Planeamiento de adquisición • Involucra identificar los productos o servicios fuera de la organización que pueden satisfacer las necesidades del proyecto • Incluye decidir: • Si debo adquirir • Cómo adquirir • Qué adquirir • Cuánto adquirir • Cuándo adquirir

9. Efectuar las adquisiciones • Es el proceso que consiste en obtener respuestas de los vendedores, seleccionar un vendedor y adjudicar un contrato. Durante el proceso, el equipo recibe ofertas y propuestas, y aplicará criterios de selección definidos previamente a fin de seleccionar uno o más vendedores que estén calificados para efectuar el trabajo y que sean aceptables.

10. Efectuar las adquisiciones Herramientas y técnicas Entradas Salidas Plan para la dirección del proyecto Documentos de la adquisición Criterios de selección de proveedores Lista de vendedores calificados Propuesta de los vendedores Documentos del proyecto Decisiones de hacer o comprar Acuerdos para trabajar en equipo Activos de los procesos de la organización Vendedores seleccionados Adjudicación del contrato de adquisidores Calendario de recursos Solicitudes de cambio Actualizaciones al plan para la dirección de proyectos Actualizaciones a los documentos del proyecto Conferencias de oferentes Técnicas de evaluación de propuestas Estimaciones independientes Juicio de expertos Publicidad Búsqueda en internet Negociación de adquisiciones

11. Administrar las adquisiciones • Es el proceso que consiste en gestionar las relaciones de adquisiciones, supervisar el desempeño del contrato y efectuar cambios y correcciones según sea necesario.

12. Administrar las adquisiciones Herramientas y técnicas Entradas Salidas Documentos de la adquisición Plan para la dirección del proyecto Contrato Informes de desempeño Solicitudes de cambio aprobadas Información sobre el desempeño del trabajo Documentación de la adquisición Actualizaciones a los activos de los procesos de la organización Solicitudes de cambio Actualizaciones al plan para la dirección del proyecto Sistemas de control de cambios del contrato Revisiones del desempeño de las adquisiciones Inspecciones y auditorías Informes de desempeño Sistemas de pago Administración de reclamaciones Sistemas de gestión de registros

13. Cerrar las adquisiciones • Es el proceso de finalizar cada adquisición para el proyecto. Brinda apoyo al proceso, ya que se verifica que la totalidad del trabajo y de los entregables sean aceptables.

14. Cerrar las adquisiciones Herramientas y técnicas Entradas Salidas Plan para la dirección del proyecto Documentación de la adquisición Adquisiciones cerradas Actualizaciones a los activos de los procesos de la organización Auditorías de la adquisición Acuerdos negociados Sistema de gestión de registros

15. Tipos de Contratos

18. Statement of work (SOW) • Es una descripción del trabajo requerido para la adquisición • Muchos contratos, acuerdos, incluye SOWs • Un buen SOWs dá a los postores un mejor entendimiento de las expectativas de los compradores

19. Un ejemplo del SOW • Alcance del trabajo: Describe el trabajo a ser hecho en detalle. Especifica los requerimientos • Lugar del trabajo: Donde se realiza el trabajo • Periodo del trabajo: Cuando empieza y termina • Tiempo de los entregables: Describir en detalle cuando se va a entregar • Estándares: Especificar los relevantes para realizar el trabajo • Criterio de aceptación: Describe como se considera cuando el trabajo es aceptable • Requerimientos especiales: Especificar algún requerimiento adicional

20. RFP • Propósito • Background • Básicos requerimientos • Infraestructura de TI • Descripción del proceso de RFP • SoW • Apéndices: • Características del actual sistema • Requerimientos del sistema • Volumen de la data • Muestra del contrato

21. Ejemplo de evaluación de las propuestas

22. Procesos de Adquisiciones • Planeamiento de adquirir: determina qué y cuando adquirir • Planeamiento de solicitar: documentación de los requerimientos del producto e identificando las posibles fuentes • Solicitar: obtener ofertas, propuestas, recomendaciones • Selección de la fuente: Seleccionar entre sus potenciales vendedores • Administración del contrato: administrar la relación con el vendedor • Cerrar el contrato: Definir y completar el contrato