FONDS voorlichting Toetsingsprocedure & bestuursbeurzen

1. FONDSvoorlichting Toetsingsprocedure & bestuursbeurzen

2. Dienst Studentenzaken: dus geen SNUF! • Jurgen Brink (beleidsmedewerker Dienst Studentenzaken) • Website www.ru.nl/bestuursbeurzen

3. Doel van de avond • Toelichting Toetsing • Toelichting bestuursbeurzen voor individuele studenten

4. Opzet presentatie • Toelichting Toetsing • Toelichting voorwaarden voor individuele studenten • Praktisch: wat moet ik met al die papieren? • Vragen

5. Help! Mijn organisatie wordt getoetst Waarom Toetsing? • Alle organisaties in najaar 2013 opnieuw getoetst • Toetsing tbv verdeling bestuursbeurzen 2014/2015 • Wat houdt Toetsing in: • De Toetsingscommissie • De procedure • De toetsingscriteria

6. Toetsingscommissie • Toetsingscommissie adviseert over de verdeling van de 1733 beschikbare bestuursbeurzen • Samenstelling: 8 studenten (USR en oud-USR) en 3 medewerkers DSZ, SNUF adviserend lid • Twee deelcommissies: • beoordelingscommissie • beroepscommissie • Advies op basis van criteria uit bijlage A en B van de regeling FONDS NB: het resultaat van de Toetsing in 2013 gaat in per collegejaar 2014/2015

7. Toetsingsprocedure 2013 • In 2013: verplichte toetsing: • alle organisaties met bestuursbeurzen moeten stukken indienen • organisaties die geen beurzen hebben, kunnen ook toetsing aanvragen • In te leveren stukken: • volledig ingevuld intakeformulier • ledenlijst • meest recente jaarverslag (inclusief financieel jaarverslag) • meest recente begroting • Deadline 1 november 2013 • Organisaties die te laat zijn krijgen voorgenomen advies 0 bestuursbeurzen

8. Toetsingsprocedure 2013 • Beoordelingscommissie: • beoordeelt alle aanvragen die op tijd zijn • beoordelingscommissie stelt voorgenomen advies op • Beroepscommissie: • behandelt beroepsschriften; • hoorzitting; • evt. voorgenomen advies bijstellen; • behandelt alle aanvragen die te laat zijn (geen beroep mogelijk).

9. Toetsingscriteria • Voorwaarden: • Maximaal 48 beurzen per organisatie • Organisaties met minimaal 50 RU of HAN studenten als lid én • Tenminste 60% van de leden dient aan de Radboud Universiteit te studeren én • Tenminste 80% van de leden dient aan de Radboud Universiteit of de HAN te studeren • Verdeelcriteria: • Aantal studentleden (RU of HAN): LEDENLIJST MÉT STUDENTNUMMERS • Activiteitenaanbod • Toepassing verdeelcriteria • Voor elke type organisatie is een richtlijn en een bandbreedte voor een aantal beurzen bij een bepaald aantal studentleden. • Verenigingen met een verhoudingsgewijs groot activiteitenaanbod kunnen meer beurzen krijgen dan de richtlijn en vice versa

10. Eisen aan ledenlijst • Ledenlijsten moetenop orde zijn: • Voorzien van studentnummer • Doorgenummerd • Onderscheid tussen RU-student, HAN-student of geen student • Geef oud-leden, of docentleden aparte status als donateur, maar géén volwaardig lidmaatschap

11. Toetsingsprocedure 2013: incidentele activiteiten • Aanvragen incidentele activiteiten in 2013/2014 tot 1 mei 2014 • Kan per mail via toetsingscommissie@dsz.ru.nl • Voorwaarden incidentele activiteiten: • belangrijke incidentele activiteiten met een bijzonder karakter; • die een aanzienlijke extra tijdsinvestering vragen; • en die een positieve uitstraling hebben voor de Radboud Universiteit Nijmegen en Nijmegen als studentenstad • activiteit vindt plaats in 2013/2014 of grootste deel van voorbereiding valt in 2013/2014 • Toekenning en uitbetaling in 2013/2014 • Oprichten studentenorganisatie ook incidentele activiteit • Toetsingscommissie kan max. 4 beurzen voor oprichting geven

12. Doel van de avond • Toelichting Toetsing • Toelichting bestuursbeurzen voor individuele studenten

13. Bestuursbeurzen individueel: voorwaarden/eisen • Algemene voorwaarden • Studievoortgangseisen

14. Algemene voorwaarden voor bestuursbeurzen • Gehele jaar ingeschreven als voltijdsstudent aan de Radboud Universiteit • Student betaalt collegegeld aan de Radboud Universiteit!: • Geen (master)graad verleend (niet afgestudeerd). Uitzondering is mogelijk in geval van dubbelstudie of tweede studie: • Dubbelstudie: min of meer gelijktijdig volgen van twee opleidingen • Tweede studie: tweede studie na afronding van de eerste studie: DSZ zal om verklaring opleiding vragen of de student daadwerkelijk een tweede studie volgt • Per jaar maximaal 8 beurzen • Bestuursfunctie bekleedt bij een organisatie/ functie waaraan bestuursbeurzen zijn toegekend in de verdeling bestuursbeurzen • Geen bestuursbeurzen tijdens 1e jaar van inschrijving: ook voor HBO-doorstromers! • Studentleden opleidingscommissie moeten inwerkcursus volgen • Recht op bestuursbeurzen gekoppeld aan inschrijvingsduur Algemeen

15. Bestuursbeurzen en inschrijvingsduur Reguliere student: • Nominale inschrijvingsduur + 1 jaar • Onderscheid tussen Bachelor en Master • nominale duur Bachelor + 1 jaar • nominale duur Master + 1 jaar Algemeen

16. Bestuursbeurzen en inschrijvingsduur HBO-doorstromers: • Geen bestuursbeurzen tijdens pre-master/ schakelprogramma • Eenmaal masterstudent: nominale duur Master + 1 jaar

17. Bestuursbeurzen en inschrijvingsduur Verlenging periode mogelijk: • Bij registratie van 12 maanden of meer studievertraging als gevolg van overmacht op grond van de regeling FONDS • Indien student op grond van WSF 2000 een jaar verlenging prestatiebeurs heeft vanwege functiebeperking • Indien student was uitgeloot en na een jaar alsnog ingeloot

18. Studievoortgangseisen • Studievoortgang in collegejaar voorafgaand aan bestuursjaar • Zware bestuursfuncties: ook studievoortgangseisen tijdens bestuursjaar

19. Studievoortgang in jaar voorafgaand bestuursjaar In collegejaar voorafgaand aan collegejaar waarin bestuurswerk wordt verricht (= 2012/2013): • 39 EC behaald hebben óf • Afsluitend examen (meestal Bachelor) behaald hebben • Alle behaalde EC’s in Osiris geregistreerd tellen mee • Virtuele studielast honoursacademy dus niet!

20. Studievoortgang in jaar voorafgaand bestuursjaar Uitzondering op 39-EC regel: - deed je in 2012/2013 ook al bestuurswerk? - dan gelden afwijkende eisen:

21. Studievoortgang in het bestuursjaar • Alleen voor zwaardere functies: v.a. 4 beurzen • Uitbetaling 1/3 deel beurs voorwaardelijk • Alle behaalde EC’s tellen mee • De te boeken studievoortgang:

22. Definitie bestuursjaar • Bestuursjaar = collegejaar • FONDS rekent besturen en studenten toe aan één collegejaar • Scheidslijn: juni • Besturen die aantreden vanaf juni worden behandeld alsof zij in september aangetreden zijn • Van belang: • Bepalend voor aan welke voorwaarden je moet voldoen

23. Studievoortgang in het bestuursjaar • Uitbetaling onvoorwaardelijke deel: • 8 of meer beurzen: in 8 maandelijkse termijnen v.a. oktober • 4 t/m 7 beurzen: februari en augustus • t/m 3 beurzen: augustus • Op verzoek student: alles in één keer in oktober collegejaar na afloop bestuursjaar • Uitbetaling voorwaardelijke deel: oktober in het collegejaar volgend op het bestuursjaar: dus oktober 2014

24. Studievoortgang in het bestuursjaar Uitzondering op studievoortgangseisen in het bestuursjaar: Voor wie: • ingeschreven bij opleiding met blokprogrammering én • blokprogrammering leidt ertoe dat eisen praktisch niet gehaald kunnen worden Voorwaarden: • studieadviseur moet positief adviseren • studieadviseur betrekt daarbij de studievoortgang en de te verwachten vertraging door bestuurswerk • studieadviseur kan afwijkende studievoortgangsafspraken maken Dan: • kan de directeur DSZ geheel of gedeeltelijk vrijstelling geven (op jouw schriftelijke verzoek voorzien van verklaring studieadviseur)

25. Hoogte van de ondersteuning in 2013/2014 1 bestuursbeurs = gelijk 1,5 x de uitwonende basisbeurs Hoger Onderwijs van september 2013: € 408,69 ontvang je in september 2013 aanvullende beurs van DUO?  deze wordt dan ook gecompenseerd: per bestuursbeurs 1,5 x het bedrag aan aanvullende beurs dat je in september 2013 ontvangt Leden opleidingscommissie krijgen € 225,- (mits inwerkcursus gevolgd)

26. Praktisch: het opgave- en aanvraagformulier • Bestuur van de organisatie moet alle bestuursleden opgeven en op welke functie zij zijn benoemd: ook wanneer ze niet in aanmerking zouden komen voor ondersteuning • Organisatie geeft op hoe de toegekende beurzen over de afzonderlijke functies verdeeld worden • Verdeling over functies in overeenstemming met de in het bestuur afgesproken taakverdeling: • DSZ gaat uit van redelijk gelijke spreiding over alle bestuursleden • DSZ kan scheveopgaves weigeren! • Het kan zijn dat niet alle aan de vereniging toegekende beurzen daadwerkelijk opgevraagd kunnen worden • Individuele bestuursleden dienen tegelijk met opgave een aanvraag tot uitbetaling: Vergeet niet je persoonlijke gegevens + handtekening te zetten

27. Opgeven bestuursleden voor bestuursbeurzen: voorbeelden GOED FOUT

28. Opgave en aanvragen: afhandeling • Eén persoon binnen bestuur aanwijzen voor afhandeling • Het hele pakket persoonlijk inleveren bij: • Secretariaat FONDS Comeniuslaan 4.01.10 (melden bij de portier) op donderdag en vrijdag tussen 9.00 – 16.00 uur Inleverdata: besturen met 1 of meer functies gewaardeerd met 8 beurzen: vóór 1 september 2013 / zo spoedig mogelijk; besturen met 1 of meer functies gewaardeerd met maximaal 4 t/m 7 beurzen: vóór 1 december 2013; besturen met uitsluitend functies gewaardeerd tot en met 3 beurzen: vóór 1 mei 2014

29. Tussentijdse vacature • Bestuurslid treedt tussentijds af, of wordt ontslagen: • Bestuur van de organisatie moet dat z.s.m. melden bij DSZ • Een opvolger kan bestuursbeurzen ontvangen naar rato van de resterende zittingstermijn

30. Ter afsluiting • Veel info, maar: • Powerpoint komt op www.ru.nl/bestuursbeurzen • Vervolg Toetsing 2013: medio september krijgt het bestuur brief

31. Meer informatie • FONDS algemeen: www.ru.nl/studentenzaken/fonds • Bestuursbeurzen: www.ru.nl/bestuursbeurzen Vragen: • Algemeen: mail naar balie@dsz.ru.nl • Toetsing: toetsingscommissie@dsz.ru.nl