Projektijuhtimine

Projektijuhtimine • Teema 3: • Projekti planeerimine • Kuidas teha? • Peeter Normak

Diskussioon kodutöö nr 1 teemadel • Sõnasta ITjuht projekti vajaduse põhjenduse kolm kõige suuremat tugevust ja kolm kõige suuremat puudust. • Eeldusel, et ITjuht projekti taotlus ei olnud edukas eelkõige nõrga vajaduse põhjenduse pärast, mis olid teie arvates eitava otsuse olulisimad põhjused? • Sõnasta TVjuht projekti vajaduse põhjenduse kolm kõige suuremat tugevust ja kolm kõige suuremat puudust. • Eeldusel, et TVjuht projekti taotlus ei olnud edukas eelkõige nõrga vajaduse põhjenduse pärast, mis olid teie arvates eitava otsuse olulisimad põhjused? • Sõnasta ITjuht projekti vajaduse põhjenduse kolm kõige suuremat tugevust ja kolm kõige suuremat puudust võrreldes TVjuht projekti vajaduse põhjendusega.

Lähteuuringud • Lähteuuringute eesmärk: projekti eesmärgi saavutamist mõjutavate oluliste aspektide (näit. tarbijate vajadused, konkurentide plaanid, tehnoloogia areng, seadusandlus, ilmastik, ...) ja nende võimaliku mõju väljaselgitamine. Meetodid: • SWOT-analüüs, • turu-uuringud (Näide: ETF projekt), • avaliku arvamuse küsitlus, • dokumentide/senitehtu analüüs, • metaanalüüsid, • ... “Ähmaste”, suurte riskidega seonduvate ning kriitiliste projektide puhul soovitatav teostada uuringud eelprojektina (näide: õppekavakeskuse loomine).

Lähteuuringu vajaduse hindamine • Lähteuuringute vajadus ja maht/ulatus sõltub eelkõige sellest, kuivõrd selged on projekti täitmist kõige olulisemal määral mõjutavad asjaolud, nagu näiteks: • Projekti eesmärgi/nõuete/vajaduste selgus. • Projekti eesmärgi saavutamise võimalike teede paljusus. • Projekti keerukus/täitmiseks vajaliku kompetentsi suurus. • Projekti valdkonna arengu/muutumise kiirus. • Projekti täitmiseks kasutatavate tehnoloogiate/metoodikate muutumise kiirus. • Projektiga seonduvate riskide suurus. • Mujal sarnaste projektide täitmisel saadud kogemuste hulk.

Projektiplaani koostamise ajagraafik I - näide Juht liikmetele Liikmed juhile Juht liikmetele Liikmed juhile • TO – tähtaegade T1...T4 ja muud kokkulepped (näiteks: viited täpsustada alles kuupäevaks T3)‏ • Eesmärk: kvaliteetse projektiplaani õigeaegne valmimine. Toomas Jaan ? Jaan Jaan Jaan Rein Rein ? Kai Tiiu, Kai Tiiu Kai Tiiu Kai ? Kai Kõik Rein,Kai,Toomas Jaan ? Juht ise Kõik Jaan T2 T3 T4 Tähtaeg T0 T1

Projektiplaani koostamise ajagraafik II • Võimalikud erisused: • rohkem kui üks tsükkel • vahepealsete nõupidamiste läbiviimine • põhimõtteliste muudatuste sisseviimine • teksti ühisloome (näit. Google docs)‏ • Soovitused: • ajavaru kavandamine • kokkulepete mittetäitmise võimalustega arvestamine • ühe (äärmisel juhul kahe) inimese poolt projektiplaani “läbikirjutamine” • arvestada kokkulepete täitmisega viimasel hetkel • Näited: • SF taotlemise ebaõnnestumine 2002 (teksti kompilatsioon) • Eelleping: Göteborgi loobumine • ERASMUS (tööstusdoktor) õppekavaprojekti mitteesitamine (kontakt!)

Projektiplaani struktuur • Projektiplaani koostamise üldskeemiks on üldjuhul • Eesmärk  Alaeesmärgid/Tegevused  Ajagraafik  Eelarve • Üldjuhul nõutavad projektiplaani alajaotused: ● põhiandmed (sh eesmärk) ● taust (sh vajadus, eelnev tegevus) ● tegevused ● ajagraafik ● organisatsioon/haldamine ● tulemuste levitamise ja rakendamise kavad ● mõjuhinnang ● eelarve ● lühikokkuvõte NB! Kui tellija poolt on seatud mingid nõuded, siis tuleb neid ka sisuliselt (st mitte formaalselt) järgida. Näide: EL 5 RP taotlus: 6 FR + 1 BE.

Projektiplaan - täiendavad aspektid • Lisaks võib olla nõutud kirjeldada: ● partneritevaheline senine koostöö ● koostöö ettevõtluse ja projektiväliste institutsioonidega ● kasutatavad metoodikad ja vahendid ● projekti tulemi edasiarendamise perspektiivid ● rahvusvahelisus ● kasutatavate mõistete definitsioonid ● vastavus standarditele, autoriõiguse regulatsioonidele ja eetikanormidele ● projekti loogiline maatriks Erinevate aspektide arvestamine: vahepealne auditeerimine, hindamiskriteeriumid (sh lävendid ja kaalude).

Näide: projektiplaani struktuur I (koolituskursuse/mooduli loomiseks)‏ • BACKGROUND, RATIONALE AND OBJECTIVES • Describe the educational and socio-economic rationale for the proposed course module. • Describe the educational level and the priority area. • Identify clearly the target groups (learners), their educational needs and their requirements for support. • Outline the short-, medium- and long-term market for the proposed course module. • Describe the expected impact and benefits of the proposed course. • Identify the reasons for applying a multi-country approach to the development (and dissemination) of the course. • Describe how the course ties in with existing educational structures in the partner countries. • Define clear and measurable objectives and expected outputs of the project. • METHOD • Describe the course module design and structure, development methodology, curriculum structure and content, duration, tutoring approach, learner assessment methods and, where relevant, the applied accreditation system. • Describe the different study material components which will be included in the course package (printed and electronic course material, teacher and learner guides, tuition and learner assessment systems etc.). • Describe media and technologies to be used for the development of the course material. • Describe media and technologies to be used for the delivery of the courses. • Describe anticipated learner support methods and roles of teachers and tutors. • Describe the role of Phare distance education study centres in the development and delivery of the course. • Describe methods for measuring the efficiency and effectiveness of the course and the applied methods, including learner and teacher/tutor satisfaction. • Describe needs for and approaches to training of course developers, teachers/tutors and study centre staff who will be involved with the proposed course. • WORK CONTENT AND SCHEDULE • Phases: Define clearly the different phases of the project and outline the tasks and activities to be undertaken as well as the outputs within the various phases. • Task Sheet: Fill-in Form C1 for each of the defined tasks and activities. • Project Flowchart: Set up a global Project Flowchart with clear identification of tasks and activities, outputs and milestones, the period and location in which the activities will take place. A sample flowchart is provided in Form C2. However, you are, of course, free to design your own flowchart according to the specific nature and structure of your project).

Näide: projektiplaani struktuur II (koolituskursuse/mooduli loomiseks)‏ • PROJECT MANAGEMENT • Set up an organisation chart, clearly identifying the chosen management structure (such as steering committee, project manager, task managers etc.) as well as roles and responsibilities of the participating partner organisations. • Describe the management capability of the contracting Coordinator and Lead Partner. • Describe management techniques and quality assurance procedures. • Describe the communication structures and techniques that you will set up in order to ensure efficient communication among the partners during the lifetime of the project. • THE CONSORTIUM • Describe shortly the profile of the Consortium, its partners and the key staff members to be involved in the project. Describe their relevant experience in the production of distance education course material and co-operation at an international level. Include CVs of key staff members. Full partner profiles should be given in Section E of the application forms. • Describe the mechanisms for involving the users in the project. • INFORMATION AND DISSEMINATION PLANS • Describe your plans for informing potential users, authorities and organisations about the project and its results. • Describe your marketing plans: How will you announce the course module and how will you inform and provide counselling to potential learners. • EXPLOITATION PLANS • Describe the consortium’s plans for further exploitation and development of the course after the end of the project, i.e. once the course module has been developed and tested, the pilot implementation has been completed and the evaluation data are available. • ECONOMIC AND SOCIAL IMPACT • Estimate the potential economic and social impact of the proposed course module in particular and the impact of the project on the further development of distance education in the participating organisations and countries in general. • Describe the project’s relevance to European integration.

Alaeesmärkide ja tegevuste määratlemine - põhimeetodid • Eesmärk: määratleda projektiülesande lahendusalgoritm (alaeesmärkide/tegevuste struktuur). • Alaeesmärkide struktuur on aluseks tegevuste ja vastutuse struktuuri määratlemisel ja on projekti edukuse jooksva hindamise instrumendiks: alaeesmärkide täidetus annab vajaliku tagasiside. • Põhimeetodid (NB! Neid võib kasutada ka kombineeritult): • ülalt alla (top-down)‏ • analoogia rakendamine • juhiste rakendamine • alt üles (bottom-up)‏

Alaeesmärkide ja tegevuste määratlemine - põhiprobleemid • Põhiprobleemid: • alaeesmärgid on liiga kitsad • alaeesmärke on liiga palju ja nad ei ole struktureeritud • kohustused/õigused ja alaeesmärgid ei ole kooskõlas • motivatsioonisüsteem ja alaeesmärgid ei ole kooskõlas (N: lennueskadrill)‏ • alaeesmärgid ei ole mõõdetavad (N: “parandada”, “kaasajastada”, ...)‏ • Soovitused: • osaleda eksperdina/retsensendina projektiplaanide üle otsustamisel • võimalusel tutvuda teiste poolt koostatud projektiplaanidega ja/või retsensioonidega • arvestada hindamiskriteeriumeid (sh kaalud, lävendid) • Isetegemise dilemma: Do what you can do best – outsource the rest. • Absoluutse ja suhtelisuse dilemma (ala)eesmärkide määratlemisel ja tulemuslikkuse hindamisel.

Ülesanded • Millistel juhtudel on lähteuuringute osatähtsus suurem, millistel juhtudel väiksem? • Millistel juhtudel võiks projekti kavandamisel võtta aluseks eelkõige tegevused, millistel juhtudel alaeesmärgid? • Millistel juhtudel võiks projektide planeerimisel kasutada alt-üles meetodit? • Iseseisvalt: tehke enda magistritöö kirjutamise kohta SWOT-analüüs. • Iseseisvalt: valida mingi projekte finantseeriv institutsioon ning teha kindlaks: a) projektide hindamisel arvestatavad näitajad ja b) projektide hindamiskriteeriumid. • Iseseisvalt: veebiotsingu abil (märksõnad “wbs” ja “work breakdown structure” ) loetleda tegevuskavade koostamise täiendavaid põhimõtteid.

Projekti ajagraafik • Ajagraafik on projekti alaeesmärkide, tegevuste ja nendevaheliste seoste kujutus ajateljele. Ajagraafik: • aitab saada projektist terviklikku ülevaadet • võimaldab paremini planeerida ressursse • aitab otsustada, millal oleks vaja korrigeerida oma tegevusi. • Põhimeetodid ajakulu hindamisel: • eksperthinnangud • analoogiliste varasemate projektide analüüs • simuleerimine. • Kriitilisel ahelal peavad olema suubumispuhvrid; nende kestvuse määratlemisel arvestada riske. • Ajagraafiku põhilised esitusviisid: lintdiagramm (Gantt chart) ja nooldiagramm (CPM chart, PERT chart).

Projekti ajagraafik - mõjurid • Ajagraafiku koostamisel arvestamist vajavad faktorid: • inimestel on harjumus teha töö tähtajaks ka juhul, kui tähtaeg on liiga pikk, • tegevuse hakitus pärsib süvenemist ja viib aja ülekulule, • ajaületused kumuleeruvad, üksikule tegevusele kuluva aja kokkuhoid kogu projekti seisukohalt reeglina ajavõitu ei anna, • mingi tegevuse esmakordne sooritus võib osutuda väga aeganõudvaks • fookus kriitilisele ahelale. NB! Oluline ei ole mitte niivõrd aja kokkuhoid, kuivõrd aja ülekulu vältimine. • inimestel on harjumus hinnata tööks kuluvat aega liiga optimistlikult. • kogemuste olemasolu on oluline tegevuste kiirendamise faktor. Ajaarvestuse algoritme: 25%, 1/6.

Haldamise kavandamine • Eesmärk: kirjeldada projekti subjektid ning nende töökorraldus. • Haldamise olulisimad aspektid: • projektimeeskonna ja tugiüksuste (järelvalverühm/supervisory group, nõunike rühm) struktuur ja ülesanded. N: vastutusmaatriks - responsibility (assignment) matrix. SG roll. • töö ja aruandluse korraldus • riski- ja kvaliteedihaldus, konfliktide käsitlemine • Tähtsus on projekti keerukusest/mahust eksponentsiaalses sõltuvuses • Näide 1: EL 5.RP→ 6.RP → 7.RP. Näide 2: www.icoper.org - 23 partnerit. • Väikesemahuliste projektide puhul – eriti individuaalsete projektide puhul – projektiplaan ei pruugi projekti haldamist käsitleda.

Riskihaldus • Risk: tulemi saavutamise määramatuse mõõt (tõenäosuslik suurus). • Eesmärk: riskide hoidmine soovitaval tasemel (kuluefektiivsel viisil). • Üldskeem: Riski identifitseerimine → Riskianalüüs → Riski maandamine • Riski analüüs: • osapoolte riskitaluvus (kaotuse kandmise võime) • riskiallikad • võimalikud riskid • kuluhinnangud • kestvuse hinnangud. • Probleem: leida optimaalne riskide haldamise kulutuste tase (projektiti võib olla see erinev, kuid üldjuhul ei tohiks see ületada 10% projekti maksumusest)‏ • NB! Riskide all peab käsitlema nii projektisiseseid kui –väliseid riske. • NB! Üldjuhul on riskide suurimaks allikaks inimene, vähemal määral informatsioon/andmed ja seejärel infra.

Riskide määratlemise tehnikad Võimalikke tehnikaid: • kirjalike allikate analüüs • ajurünnak • Delphi-tehnika • intervjuud • SWOT-analüüs • diagrammanalüüs (põhjus-tagajärg analüüs)‏ • ... • Näide mittemaandatud riskidest: EMT autode loosimine. • Riskide määratlemise tehnikad võivad projekti erinevatel etappidel olla erinevad, vt ka PMBOK Guide peatükk “Project Risk Management”).

Kvaliteedihaldus/juhtimine • Diskussioon: mis on kvaliteet? • Kvaliteet on suhteline, mitte absoluutne kategooria (hambumuse või kammikujund). • Kvaliteedihalduse protsessid: • kvaliteedi planeerimine/kavandamine, • kvaliteedikindlustus, • kvaliteedikontroll. • Projekti planeerimise faasis on vaja määratleda relevantsed kvaliteedistandardid ja/või raamistikud – näiteks EFQ täiuslikkusmudel (põhimõtted, kvaliteedihindamise struktuur, mõõtesüsteem) – ning leida nende tagamise viisid (sh vahendid ja metoodikad). • Oluline määratleda head kvaliteediindikaatorid (olemuslikud karakteristikud). Näide: e-õpe. • NB! Kvaliteetse tulemi eelduseks on selle tulemini viiva protsessi kvaliteet (st tuleks määratleda ja mõõta ka protsessi kvaliteeti mõõtvad indikaatorid; “kas me teeme õigeid asju õigesti”).

Kvaliteedikindlustuse põhimõtted ja vahendid • Kvaliteedihalduse planeerimisel tuleb formuleerida kvaliteedikindlustuse põhimõtted ja vahendid, nagu näiteks: • koostöö tarbijaga (kaasamine, piloteerimine, tagasisideküsitlused,...)‏ • informeeritus/kompetentsus (teadusprojektidel publitseerimine, patendid, …) • projektisisene koostöö (vastatikune informeeritus, tegevuse kooskõlastatus, …) • laiema konteksti arvestamine (näit. tööelu (potentsiaalsed!) vajadused kutsekirjeldus/kutsestandard õppekava kvalifikatsioon/kutse atesteerimine). • Kvaliteedikindlustuse vahendid võivad olla nii projektisisesed kui ka projektivälised. • Suur probleem: kvaliteediindikaatorid ja kvaliteedikindlustuse vahendid (vähemal määral ka kvaliteedikindlustuse põhimõtted) on projektispetsiifilised.

EFQM täiuslikkuse põhimõtted • Tulemustele orienteeritus • Kliendikesksus • Eestvedamine ja eesmärgi ühtsus • Protsessidele ja faktidele tuginev juhtimine • Töötajate arendamine ja kaasamine • Pidev õppimine, innovatsioon ja parendamine • Partnerluse arendamine • Ettevõtte sotsiaalne vastutus EFQM - European Foundation for Quality Management (www.efqm.org) 21

Tulemuste levitamine ja rakendamine • Tulemi levitamine (dissemination): eesmärgiks teavitamine. • Tulemi rakendamine (exploitation): eesmärgiks juurutamine. • Rakendamine on hierarhilise iseloomuga: mingi projekti tulem võib leida rakendust järgmises, järgmise tulem omakorda rakendust jne. • Näide 1: • Laste intellektuaalsete võimete kujunemise alased uuringud • Intellektuaalsete võimete arendamiseks koolitusmetoodikate väljatöötamine • Koolitusmetoodikate rakendamiseks juhendmaterjalide väljatöötamine • Pilootkoolituste (ja samaaegselt tegevusuuringu) läbiviimine • Näide 2: liigutustegevuse analüüs (matem, anatoom, treener). • Sageli liigitatakse projekti tulemi levitamise ja rakendamisega seotud tegevusi projektiväliste tegevuste hulka ning neid vastavates koolitustes ja õpikutes ei käsitleta.

Projekti mõju hindamine • Projekti mõju võib olla mitmemõõtmeline: • lühiajaline või pikaajaline • lokaalne, rahvuslik, rahvusvaheline • otsene või kaudne (rahvusvaheline mõõde, Eesti-sisene koostöö, kogemuste omandamine); Näide: Bel-HMI • spetsiifiline või universaalne/valdkonnaülene (näiteks koostöö tihendamine või ressursi suurendamine). • Projekti (tulemi) mõju võib olla märkimisväärne isegi juhul, kui projekti eesmärk jääb formaalselt saavutamata (Näide: Tempus JEP 11202, ka Bel-HMI). • Projekti mõju hindamine (ja selle hilisem tagamine) on paljude avaliku sektori (sh EL; küsimus: miks?) poolt finantseeritavate projektide probleem.

Eelarve koostamise lähteandmestik • Projekti eelarve hõlmab kõikide projekti täitmiseks vajalike ressursside hinnangut rahalises väljenduses. Seejuures peab silmas pidama laiemat konteksti, sh projekti ajalistest raamidest väljaulatuvat (näiteks tarkvaraarendusprojektis testimiskulude vähendamine võib põhjustada ülalhoiukulude olulise suurenemise tarkvara kasutuselevõtul). • Eelarve koostamine tugineb järgmistele andmetele: • tegevus- ja ajakava (mis omakorda tulenevad projekti eesmärkidest/skoobist)‏ • planeeritavad ressursid (sh tehnoloogilised vahendid)‏ • kulu/hindemäärad • “Ajalooline” ja muu täiendav informatsioon (näiteks pikemaajaliste projektide korral inflatsioonihinnang).

Eelarvepositsioonid • Nõutavad eelarvepositsioonid kehtestab projekti finantseerija. • Sagedamini esinevad eelarvepositsioonid: • Töötasukulud • Üldkehtivad tööjõumaksud (Eestis sotsiaal- ja töötuskindlustusmaks) • Põhivahendid • Lähetuskulud • Sidekulud • Muud kulud • Kasutatakse põhiliselt järgmiseid meetodeid: • alt-üles meetod: leitakse kõikide tegevuste kulud ning liidetakse. Vajadusel korrigeeritakse tegevusi. • analoogia kasutamine: lähtutakse mingi sarnase varasema projekti tegelikest kuludest. • parameetriline meetod: lähtutakse mingist formaalsest kulumudelist.

Eelarve - probleemid • Kaudsete (sh infrastruktuuri) kulude probleemid: • määratlemise keerulisus. N: TLÜ teadusprojektide üldkulud • aktsepteeritavus. • Olulisemad probleemid/vead: • kulud on mittetäielikud (näiteks töötuskindlustusmaks arvestamata) • arvutusvead • ebareaalsed (kas liiga kõrged või liiga madalad) hinnad • projekti seisukohalt mittevajalikud või ebapiisavalt põhjendatud kulud • mittelegaalsed kulud. N: Doc@Home. • Kaasfinantseerimine. • Võimalike kokkuhoiuvõimaluste äranäitamine. • NB! Oluline on (mittekirjutatud) heade tavade arvestamine.

Ülesanded • Millal on ajakava otstarbekam esitada lint-, millal nooldiagrammi abil? • Millised on olnud teie osalemisel täidetud projektide olulisemad ajakava ületamise põhjused? • Millised on asutustevahelise töörühma plussid ja miinused ühe asutuse inimestest moodustatud töörühma suhtes? • Loetleda võimalikke riske, mis tulenevad vähesest koostööst tarbijaga. • Milline võiks kvaliteetne e-kursus olla õppuri, õppejõu, kursuse looja ja süsteemiadministraatori jaoks? • Iseseisvalt: millised oleksid teie eeldatava magistritöö tulemuste rakendamise võimalused? • Iseseisvalt: veebiallikate alusel formuleeri teenuste sisseostmisel esineda võivad probleemid.

Projektiplaani vormistamise üldised aspektid • Projektiplaani vormistamisel arvestamist vajavad aspektid: • formaalsed nõuded • Loogilisus, terviklikkus ja ülevaatlikkus. N: OPAH esimene taotlus. • piisavus/täielikkus ja kompetentsus/põhjendatus (igale retsensendi võimal. küsimusele on vastus) • arusaadav, korrektne ja adekvaatne keelekasutus • “Tilk tõrva meepotis” põhimõtte arvestamine (üks mittearusaadav või problemaatiline lause võib osutuda saatuslikuks)‏ N: TPÜ juristi kandidaat – “Pedagoogika Ülikool” • Vormistamise tehnoloogia: • portfoolio kasutamine projektiplaani üksikute osade koostamisel (vajadusel kokkulepped)‏ • sobiva arvutitarkvara kasutamine (eelkõige ajagraafiku ja eelarve koostamisel)‏ • NB! Projektiplaani kvaliteet on projektimeeskonna kvaliteedi indikaator!‏

Projektiplaani fookused • Vormistamisel vajavad erilist tähelepanu: • sissejuhatus • lühikokkuvõte • Sissejuhatus: • asjakohasus. N: digitaalse teadusinfo kättesaadavus – e-õpe. • fokuseeritus • veenvus • Lühikokkuvõte: • projekti põhieesmärk, • olulisemad alaeesmärgid ja või metoodikad • muud olulisemad aspektid (näiteks teadusprojektide puhul hüpoteesid)‏ • Lühikokkuvõtte probleemid: märksõnad ja olulisima kajastamine (tulenevalt mahupiirangust)

Artefaktid Indikaatorid Kontrollimeetodid Eeldused ja riskid Projekti üldeesmärk Indikaatorite loetelu Hindamise meetodid ja vahendid Otsesed/vahetud eesmärgid (alaeesmärgid)‏ Projekti tulemuste loetelu Tulemuste kirjeldus Projekti tegevuste loetelu Tegevuste tulemite loetelu Tegevusi käsitlevad dokumendid Projekti sisendite loetelu (kui pole üldeesm. eelduste all) - - Projekti loogiline maatriks (raammaatriks)‏ • Eesmärk: projekti sisu ülevaatlik esitamine tabeli kujul. • Tabelis olevate suuruste selgitus: • Indikaatorid võivad olla nii kvalitatiivsed kui kvantitaiivsed • Kontrollimeetodid hõlmavad nii projektisiseseid kui -väliseid instrumente • Eelduse ja riskid hõlmavad nii projektisiseseid kui -väliseid eelduseid ja riske • Tulemuste sõnastus on üldisem, nende kirjeldus konkreetsem • Sisendite all kajastatakse nii projekti täitmiseks vajalik olemasolev kui ka veel mitteolemasolev ressurss

Projektide soovitused • Eesmärk: saada autoriteetselt isikult seisukoht projekti kavandatava tulemi • vajalikkuse kohta (projekti tulemi kasutaja seisukohalt). • Soovitajate valiku soovituslikud põhimõtted: • oma ala tunnustatud isik • vältida huvide konflikti (projekti täitva institutsiooni juht on aktsepteeritud)‏ • otsustajate poolt arvestatav isik. • Soovituse sisu saab üldjuhul projektimeeskonnale teada. N: KN Cambridge • Soovitused peaksid arvestama järgmiseid tingimusi: • konkreetne ja asjalik (st mitte üldsõnaline)‏ • sisaldama olulist teavet (st mitte olema formaalne)‏ • kirjeldama projekti tulemi võimalikke rakendusvõimalusi. • Mõnikord on soovitused vormikohased ja/või peavad käsitlema muuhulgas mingeid kindlaid apekte (näiteks andma hinnangu taotleja pädevusele). • Probleem: soovitused kipuvad olema formaalsed ja ei täida täiel määral oma • eesmärki. N: TH

Projektide retsenseerimine • Eesmärk: saada hinnang projekti otstarbekuse kohta (tellija seisukohalt, arvestades antud täitjat). • Hinnatavad aspektid (on tellija poolt sageli ette antud): • vastavus tellija prioriteetidele ja/või tema poolt sätestatud formaalsetele nõuetele • projekti tegevuste ja kasutatavate vahendite/metoodikate asjakohasus/otstarbekus. Näide: diskussioon Pärnus • projekti ajakava reaalsus • projektile ressursside – sh eelarve ja täitjate – kavandamise adekvaatsus (NB! retsensent peab ka kõik viited ja arvutused üle kontrollima) • projektiga kaasnevad võimalikud ohud/riskid/negatiivsed tagajärjed. N: haridusosakud.

Projektide retsenseerimine - soovitused • Soovitused projektijuhile: • projekti vajaduse põhjendamisel mitte olla antud vallas seni teiste poolt saavutatu/tehtu suhtes liiga kriitiline. N: SF artikkel - Anh • arvestada sellega, et retsensendid on üldjuhul oma ala tippeksperdid ja suurte kogemustega (st mitte bluffida) • arvestada mittepädeva retsensendi võimalusega – teksti arusaadavus ja “sõnade suhupanemine” • kasutada asutusesisest eelretsenseerimist. • Soovitused retsensendile: • olla pigem heasoovlik ja konstruktiivne kui kahtlustav ja virisev • retsensiooni kvaliteet on oluline retsensendi imago kujundmise instrument • arvestada retsensendi isiku avalikuks tulemise võimalusega

Näide: koolitusprojektide hindamiskriteeriumid I • Üldhariduskoolile suunatud koolitusprojektide puhul hinnatavad näitajad: • Kas ja kuidas on projekt seotud üldhariduskoolis kehtiva õppekavaga? • Kas projekt aitab kaasa kogu Eesti hariduse arengule ja kui pikas perspektiivis võib tulemust oodata? • Kas projekti raames loodavad väärtused on kasutatavad enamikes koolides (st on olemas piisav tehniline ja inimjõuline ressurss)? • Kas projekti eelarve on reaalne? • Kas projekti ajakava on reaalne? • Kas projekti läbiviijad on piisavalt kvalifitseeritud? • Millised võivad olla projekti võimalikud negatiivsed tagajärjed Eesti koolile ja haridussüsteemile? • Hinnang koolitusmaterjalidele • Hinnang koolituse praktilisele tööle • Hinnang projektitaotluse vormistuslikule küljele • Hinne projektile kümne palli skaalal.

Näide: koolitusprojektide hindamiskriteeriumid II • Hinne 10: väljapaistev projekt (äärmiselt aktuaalne, parimad võimalikud koolitajad, projektitaotlus põhjalikult läbi töötatud, eelarve adekvaatne). Taotlus rahuldada täies mahus, ilma mingite muudatusteta. • Hinne 8: väga hea (aktuaalne, heatasemelised koolitajad, projektitaotlus põhjalikult läbi töötatud, eelarve adekvaatne). Taotlus rahuldada, võib-olla mõningate ebaoluliste muudatustega. • Hinne 6: rahuldav (aktuaalne, koolitajate tase rahuldav, projektitaotlus rahuldavalt läbi töötatud, eelarve adekvaatne). Taotlus rahuldada, arvestades ekspertkomisjoni pakutud muudatustega. • Hinne 5: tinglikult rahuldav (aktuaalne, koolitajate tase rahuldav, projektitaotlus rahuldavalt läbi töötatud). Taotlus uuesti esitada, arvestades ekspertirühma soovitustega. • Hinne 4: puudulik (ei ole aktuaalne või koolitajate tase mitterahuldav või ei ole projektitaotlus rahuldavalt läbi töötatud). Taotlust mitte rahuldada. • Hinne 2: äärmiselt nõrk (ei ole aktuaalne, koolitajate tase mitterahuldav, projektitaotlus ei ole rahuldavalt läbi töötatud). Taotlust mitte rahuldada, taotluse uuestiesitamine perspektiivitu ka ümbertöötatud kujul. • Hinne 1: perspektiivitu (antud tüüpi koolitust põhimõtteliselt ei toetata). • Juhul, kui ei ole tegemist “puhta” variandiga, siis saab hinde osas rakendada kaalutud keskmist ning siduda projekti rahastamine teatud tingimuste täitmisega. 35

PR-tegevus • Eesmärk: projekti aktsepteerimiseks soodsa fooni loomine. • Põhineb maksiimil “Edu saavutamiseks ei oluline mitte niivõrd see kui hea sa oled, kuivõrd see kui heaks sind peetakse”. • Otsustajad tuginevad muuhulgas ka subjektiivsetele faktoritele, nagu näiteks: • isiklikud teadmised ja arusaamad • ühiskondlik arvamus. • Edukuse eeldused/tunnused: • positiivsus • veendumus ja enesekindlus • tasakaalukus • PR-tegevus on eriti oluline juhul, kui projektiplaani ei aktsepteeritud ja on kavas see täiendatud/ümbertöötatud kujul uuesti esitada. • NB! PR-tegevus võib olla vajalik ka projektisiseselt, projektimeeskonna veenmiseks ja innustamiseks.

Ülesanded • Millised on soovituste ja retsensioonidega seonduvate tegevuste olulisemad erinevused? • Milles seisnevad retsenseerimise ja refereerimise põhierinevused? • Iseseisvalt: analüüsida konspekti lisas 8 olevat retsensiooni. Milliseid aspekte oleks retsensioon pidanud käsitlema põhjalikumalt?

Järgmine loeng: • Pühapäeval, 14.nov. kell 14.00 • Teemad: • Projekti täitmine • Projekti lõpetamine • Projektijuhtimise tugitegevused

Eesti laste mõtlemine - olematu disjunktsioon Logic operators and quantifiers at age 10 to 11 Erika Matsak, 2007

Projektijuhtimine