1 / 38

Projektijuhtimine

Projektijuhtimine. Teema 3 – jätk : Projekti kavandamine(planeerimine ) Kuidas teha ? Peeter Normak. Loengu kava. Projekti ajagraafik Riski - ja kvaliteedihaldus Tulemuste levitamime ja rakendamine Projekti mõju hindamine Eelarve koostamine Projektiplaani vormistamine

mandell
Download Presentation

Projektijuhtimine

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript


  1. Projektijuhtimine • Teema3 – jätk: • Projektikavandamine(planeerimine) • Kuidasteha? • Peeter Normak

  2. Loengu kava • Projektiajagraafik • Riski- jakvaliteedihaldus • Tulemustelevitamimejarakendamine • Projektimõjuhindamine • Eelarvekoostamine • Projektiplaanivormistamine • Projektitaotlustelesoovitustekoostamine • Projektitaotlusteretsenseerimine • PR-tegevus • Soovitusedeksamitöödekoostamiseks • Projektidetäitmine – sissejuhatus

  3. Projektiajagraafik - mõiste • Ajagraafik on projektialaeesmärkide, tegevustejanendevahelisteseostekujutusajateljele. • Ajagraafik: • aitabsaadaprojektistterviklikkuülevaadet (shtegevustevahelisiseoseid) • võimaldabpareminiplaneeridaressursse • aitabotsustada, millaloleksvajakorrigeeridaomategevusi • maandadariske. • Ajagraafikupõhilisedesitusviisid: • lintdiagramm(bar chart, Gantt chart) • nooldiagramm(CPM chart, PERT chart).

  4. Projektiajagraafik – koostamisemeetodid • Põhimeetodidajakuluhindamisel: • eksperthinnangud • analoogilistevarasemateprojektideanalüüs • simuleerimine. • Kriitiliselahelalpeavadolemasuubumispuhvrid; nendekestvusemääratlemiselarvestadariske. • Ajaarvestusealgoritme: • 25% • 1/6.

  5. Projekti ajagraafik - mõjurid • Ajagraafikukoostamiselarvestamistvajavadfaktorid: • inimestel on harjumustehatöötähtajaks ka juhul, kuitähtaeg on liigapikk, • tegevusehakituspärsibsüvenemistjaviibajaülekulule, • ajaületusedkumuleeruvad, üksikuletegevuselekuluvaajakokkuhoidkoguprojektiseisukohaltreeglinaajavõitueianna, • mingitegevuseesmakordnesooritusvõibosutudavägaaeganõudvaks, • fookuskriitiliseleahelale. NB! Olulineei ole mitteniivõrdajakokkuhoid, kuivõrdajaülekuluvältimine. • inimestel on harjumushinnatatöökskuluvataegaliigaoptimistlikult, • kogemusteolemasolu on olulinetegevustekiirendamisefaktor.

  6. Soovitused 4 (ajagraafik) • Ajagraafikukoostamiseleisaalähtudavaidkavandatavaprojektitegevustest, vaidtulebarvestada ka täitjatemuudetegevustejakohustustega (vanema- jaõppepuhkused, teistesprojektidesosaleminejmt). • Mingislõigustähtajaületamiseltulekskoguajagraafikülevaadata: reeglinaajaületust “tasateha” eiõnnestu, pigemvastupidi.

  7. Haldamisekavandamine • Eesmärk: kirjeldadaprojektisubjektidningnendetöökorraldus. • Haldamiseolulisimadaspektid: • projektimeeskonnajatugiüksuste (järelvalverühm/supervisory group, nõunikerühm) struktuurjaülesanded. N: vastutusmaatriks - responsibility (assignment) matrix (RACI matrix: R – Responsible, A – Accountable, C – Consulted, I – Informed). SG roll. • tööjaaruandlusekorraldus • riski- jakvaliteedihaldus, konfliktidekäsitlemine • Tähtsus on projektikeerukusest/mahusteksponentsiaalsessõltuvuses • Näited: 1) EL 5.RP→ 6.RP → 7.RP; 2)www.icoper.org - 23 partnerit. • Väikesemahulisteprojektidepuhul (eritiindividuaalseteprojektidepuhul) eipruugiprojektiplaanprojektihaldamistüldsekäsitleda.

  8. Riskihaldus - üldskeem • Risk: tulemisaavutamisemääramatusemõõt (tõenäosusliksuurus). • Eesmärk: riskidehoidminesoovitavaltasemel (kuluefektiivselviisil). • Üldskeem: Riskiidentifitseerimine → Riskianalüüs → Riskimaandamine • Probleem: leidaoptimaalneriskidehaldamisekulutustetase (projektitivõib olla see erinev, kuidüldjuhuleitohiks see ületada 10% projektimaksumusest)‏. • NB! Üldjuhul on riskidesuurimaksallikaksinimene, vähemalmääralinformatsioon/andmedjaseejäreltaristu.

  9. Riskihaldus – riskianalüüsielemendid • Riskianalüüsiltuleksmääratledajärgmisedelemendid: • osapoolteriskitaluvus (kaotusekandmisevõime) • riskiallikad • võimalikudriskid • kuluhinnangud • kestvusehinnangud. • NB! Riskide all peabkäsitlemaniiprojektisiseseidkui –väliseidriske.

  10. Riskide määratlemise tehnikad Võimalikketehnikaid: • kirjalikeallikateanalüüs • ajurünnak • Delphi-tehnika • intervjuud • SWOT-analüüs • diagrammanalüüs (põhjus-tagajärganalüüs)‏ • ... • Näidemittemaandatudriskidest: EMT autodeloosimine; EITS pankrott. • Riskidemääratlemisetehnikadvõivadprojektierinevateletappidel olla erinevad, vt ka PMBOK Guidepeatükk “Project Risk Management”).

  11. Ülesanded • Millal on ajakavaotstarbekamesitada lint-, millalnooldiagrammiabil (vt ka ül.2 loengukonspektialajaotuses 3.5)? • Millised on olnudteieosalemiseltäidetudprojektideolulisemadajakavaületamisepõhjused? • Loetledavõimalikkeriske, mistulenevadvähesestkoostöösttarbijaga. • Iseseisvalt: Mingisotsingumootoris termini “responsibility matrix” kasutamiselanalüüsi, millaleelkõigeoleksprojektikavandamiselvajakasutadannvastutusmaatriksit.

  12. Kvaliteedihaldus – kvaliteedimõiste • Diskussioon: mis on kvaliteet?

  13. Kvaliteedihaldus/juhtimine • Kvaliteeton suhteline, mitteabsoluutnekategooria (hambumusevõikammikujund). • Kvaliteedihalduseprotsessid: • kvaliteediplaneerimine/kavandamine, • kvaliteedikindlustus, • kvaliteedikontroll. • Projektiplaneerimisefaasis on vajamääratledarelevantsedkvaliteedistandardidja/võiraamistikud– näiteksEQF täiuslikkusmudel (põhimõtted, kvaliteedihindamisestruktuur, mõõtesüsteem) –ningleidanendetagamiseviisid (shvahendidjametoodikad). • Olulinemääratleda head kvaliteediindikaatorid (olemuslikudkarakteristikud). Näide: e-õpe.

  14. Kvaliteedikindlustuse põhimõtted ja vahendid • Kvaliteedihalduseplaneerimiseltulebformuleeridakvaliteedikindlustusepõhimõttedjavahendid, nagunäiteks: • koostöötarbijaga (kaasamine, piloteerimine, tagasisideküsitlused,...)‏ • informeeritus/kompetentsus (teadusprojektidelpublitseeriminetippajakirjades, patendid, …) • projektisisenekoostöö (vastatikuneinformeeritus, tegevusekooskõlastatus, …) • laiemakontekstiarvestamine (Näide: tööelu (potentsiaalsed!) vajadusedkutsekirjeldus/kutsestandardõppekavakvalifikatsioon/kutseatesteerimine). • Kvaliteedikindlustusevahendidvõivad olla niiprojektisisesedkui ka projektivälised.

  15. EFQM täiuslikkuse põhimõtted • Tulemusteleorienteeritus • Kliendikesksus • Eestvedaminejaeesmärgiühtsus • Protsessidelejafaktideletuginevjuhtimine • Töötajatearendaminejakaasamine • Pidevõppimine, innovatsioonjaparendamine • Partnerlusearendamine • Ettevõttesotsiaalnevastutus EFQM - European Foundation for Quality Management (www.efqm.org) 15

  16. Soovitus 5 (kvaliteedihaldus) • Kvaliteetsetulemieelduseks on selletuleminiviivaprotsessikvaliteet, mistõttutuleksmääratledajamõõta ka protsessikvaliteetimõõtvadindikaatoridningvastavalt ka omaprotsessetäiustada (“kas me teemeõigeidasjuõigesti”). • Probleem: kvaliteediindikaatoridjakvaliteedikindlustusevahendid (vähemalmääral ka kvaliteedikindlustusepõhimõtted) on projektispetsiifilised.

  17. Tulemuste levitamine ja rakendamine • Tulemilevitamine (dissemination): eesmärgiksteavitamine. • Tulemirakendamine (exploitation): eesmärgiksjuurutamine. • Rakendamine on hierarhiliseiseloomuga: mingiprojektitulemvõibleidarakendustjärgmises, järgmisetulemomakordarakendustjne. • Näide 1: • Lasteintellektuaalsetevõimetekujunemisealaseduuringud • Intellektuaalsetevõimetearendamisekskoolitusmetoodikateväljatöötamine • Koolitusmetoodikaterakendamiseksjuhendmaterjalideväljatöötamine • Pilootkoolituste (jasamaaegselttegevusuuringu) läbiviimine • Näide 2: liigutustegevuseanalüüs(operaator, matemaatik, programmeerija, anatoom, treener). • Sageliliigitatakseprojektitulemilevitamisejarakendamisegaseotudtegevusiprojektivälistetegevustehulkaningneidvastavateskoolitustesjaõpikuteseikäsitleta.

  18. Projekti mõju hindamine • Projektimõjuvõib olla mitmemõõtmeline: • lühiajalinevõipikaajaline • lokaalne, rahvuslik, rahvusvaheline • otsenevõikaudne (rahvusvahelinemõõde, Eesti-sisenekoostöö, kogemusteomandamine); Näide: Bel-HMI • spetsiifilinevõiuniversaalne/valdkonnaülene (näitekskoostöötihendaminevõiressursisuurendamine). • Projekti (tulemi) mõjuvõib olla märkimisväärneisegijuhul, kuiprojektieesmärkjääbformaalseltsaavutamata (Näide: Tempus JEP 11202, ka Bel-HMI). • Projektimõjuhindamine (jasellehilisemtagamine) on paljudeavalikusektori (sh EL; küsimus: miks?) pooltfinantseeritavateprojektideprobleem.

  19. Eelarve koostamise lähteandmestik • Projektieelarvehõlmabkõikideprojektitäitmiseksvajalikeressurssidehinnangutrahalisesväljenduses. Seejuurespeabsilmaspidamalaiematkonteksti, shprojektiajalistestraamidestväljaulatuvat (näitekstarkvaraarendusprojektistestimiskuludevähendaminevõibpõhjustadaülalhoiukuludeolulisesuurenemisetarkvarakasutuselevõtul). • Eelarvekoostaminetuginebjärgmisteleandmetele: • tegevus- jaajakava (misomakordatulenevadprojektieesmärkidest/skoobist)‏ • planeeritavadressursid (shtehnoloogilisedvahendid)‏ • kulu/hindemäärad • “Ajalooline” jamuutäiendavinformatsioon (näitekspikemaajalisteprojektidekorralinflatsioonihinnang).

  20. Eelarvepositsioonid • Nõutavadeelarvepositsioonidkehtestabprojektifinantseerija. • Sagedaminiesinevadeelarvepositsioonid: • Töötasukulud • Üldkehtivadtööjõumaksud (Eestissotsiaal- jatöötuskindlustusmaks) • Põhivahendid • Lähetuskulud • Sidekulud • Muudkulud • Kasutataksepõhiliseltjärgmiseidmeetodeid: • alt-ülesmeetod: leitaksekõikidetegevustekuludningliidetakse. Vajaduselkorrigeeritaksetegevusi. • analoogiakasutamine (ülalt-allameetod): lähtutaksemingisarnasevarasemaprojektitegelikestkuludest. • parameetrilinemeetod: lähtutaksemingistformaalsestkulumudelist.

  21. Eelarve - probleemid • Kaudsete (shinfrastruktuuri) kuludeprobleemid: • määratlemisekeerulisus. N: TLÜ teadusprojektideüldkulud • aktsepteeritavus. • Olulisemadprobleemid/vead: • kulud on mittetäielikud (näitekstöötuskindlustusmaksarvestamata) • arvutusvead • ebareaalsed (kasliigakõrgedvõiliigamadalad) hinnad • projektiseisukohaltmittevajalikudvõiebapiisavaltpõhjendatudkulud • mittelegaalsedkulud. N: Doc@Home. • Kaasfinantseerimine. • Võimalikekokkuhoiuvõimalusteäranäitamine. • NB! Oluline on (mittekirjutatud) headetavadearvestamine.

  22. Ülesanded • Millisedon asutustevahelisetöörühmaplussidjamiinusedüheasutuseinimestestmoodustatudtöörühmasuhtes? • Millinevõikskvaliteetnee-kursus olla õppuri, õppejõu, kursuseloojajasüsteemiadministraatorijaoks? • Iseseisvalt: Millisedoleksidteieeeldatavamagistritöötulemusterakendamisevõimalused? • Iseseisvalt: Veebiallikatealuselformuleeriteenustesisseostmiselesinedavõivadprobleemid.

  23. Projektiplaani vormistamise üldised aspektid • Projektiplaanivormistamiselarvestamistvajavadaspektid: • formaalsednõuded • Loogilisus, terviklikkusjaülevaatlikkus. N: OPAH esimenetaotlus. • piisavus/täielikkusjakompetentsus/põhjendatus (igaleretsensendivõimal. küsimusele on vastus) • arusaadav, korrektnejaadekvaatnekeelekasutus • “Tilktõrvameepotis” põhimõttearvestamine (üksmittearusaadavvõiproblemaatilinelausevõibosutudasaatuslikuks)‏ N: TPÜ juristikandidaat– “Pedagoogika Ülikool” • Vormistamisetehnoloogia: • portfooliokasutamineprojektiplaaniüksikuteosadekoostamisel (vajaduselkokkulepped)‏ • sobivaarvutitarkvarakasutamine (eelkõigeajagraafikujaeelarvekoostamisel)‏ • NB! Projektiplaanikvaliteet on projektimeeskonnakvaliteediindikaator!‏

  24. Projektiplaani fookused • Vormistamiselvajavaderilisttähelepanu: • sissejuhatus • lühikokkuvõte • Sissejuhatus: • asjakohasus. N: digitaalseteadusinfokättesaadavus – e-õpe. • fokuseeritus • veenvus • Lühikokkuvõte: • projektipõhieesmärk, • olulisemadalaeesmärgidjavõimetoodikad • muudolulisemadaspektid (näiteksteadusprojektidepuhulhüpoteesid)‏ • Lühikokkuvõtteprobleemid: märksõnadjaolulisimakajastamine (tulenevaltmahupiirangust)

  25. Artefaktid Indikaatorid Kontrollimeetodid Eeldusedjariskid Projektiüldeesmärk Indikaatoriteloetelu Hindamisemeetodidjavahendid Otsesed/vahetudeesmärgid (alaeesmärgid)‏ Projektitulemusteloetelu Tulemustekirjeldus Projektitegevusteloetelu Tegevustetulemiteloetelu Tegevusikäsitlevaddokumendid Projektisisenditeloetelu (kui pole üldeesm. eelduste all) - - Projekti loogiline maatriks (raammaatriks)‏ • Eesmärk: projektisisuülevaatlikesitaminetabelikujul. • Tabelisolevatesuurusteselgitus: • Indikaatoridvõivad olla niikvalitatiivsedkuikvantitaiivsed • Kontrollimeetodidhõlmavadniiprojektisiseseidkui -väliseidinstrumente • Eeldusejariskidhõlmavadniiprojektisiseseidkui -väliseideelduseidjariske • Tulemustesõnastus on üldisem, nendekirjelduskonkreetsem • Sisendite all kajastatakseniiprojektitäitmiseksvajalikolemasolevkui ka veelmitteolemasolevressurss

  26. Projektide soovitused • Eesmärk: saadaautoriteetseltisikultseisukohtprojektikavandatavatulemivajalikkusekohta (projektitulemikasutajaseisukohalt). • Soovitajatevalikusoovituslikudpõhimõtted: • oma ala tunnustatudisik • vältidahuvidekonflikti (projektitäitvainstitutsioonijuht on aktsepteeritud)‏ • otsustajatepooltarvestatavisik. • Soovitusesisusaabüldjuhulprojektimeeskonnaleteada. N: KN Cambridge • Mõnikordon soovitusedvormikohasedja/võipeavadkäsitlemamuuhulgasmingeidkindlaidapekte (näiteksandmahinnangutaotlejapädevusele). • Probleem: soovitusedkipuvadolemaformaalsedjaeitäidatäielmääralomaeesmärki. N: TH

  27. Soovitused 6 (soovitustekoostamine) • Soovitus peaks: • olematekstiliseltkonkreetnejaasjalik (stmitteüldsõnaline)‏, • sisaldamaolulistteavetjaolemapõhjendatud (stmitteolemaformaalne)‏, • kirjeldamaprojektitulemivõimalikkerakendusvõimalusi.

  28. Projektide retsenseerimine • Eesmärk: saadahinnangprojektiotstarbekusekohta (tellijaseisukohalt, arvestadesantudtäitjat). • Hinnatavadaspektid (on tellijapooltsagelietteantud): • vastavustellijaprioriteetideleja/võitemapooltsätestatudformaalsetelenõuetele • projektitegevustejakasutatavatevahendite/metoodikateasjakohasus/otstarbekus. Näide: diskussioonPärnus • projektiajakavareaalsus • projektileressursside – sheelarvejatäitjate – kavandamiseadekvaatsus (NB! retsensentpeab ka kõikviitedjaarvutusedülekontrollima) • projektigakaasnevadvõimalikudohud/riskid/negatiivsedtagajärjed. N: haridusosakud.

  29. Soovitused 6 (retsensendiaspekt) • Projektivajadusepõhjendamiselära ole antudvallasseniteistepooltsaavutatu/tehtusuhtesliigakriitiline. N: SF artikkel – Anh. • Arvestasellega, et retsensendid on üldjuhuloma ala tippeksperdidjasuurtekogemustega (stmittebluffida). • Arvestamittepädevaretsensendivõimalusega – tekstiarusaadavusja “sõnadesuhupanemine”. • Kasuta (näiteksasutusesisest) eelretsenseerimist.

  30. Soovitused 7 (projektideretsenseerimine) • Ole projektiretsenseerimiselpigemheasoovlikjakonstruktiivnekuikahtlustavjavirisev. • Panustaretsensiooni, kunaretsensioonikvaliteet on retsensendi imago kujundmiseoluline instrument. • Arvestaretsensendiisikuavalikukstulemisevõimalusega.

  31. Näide: koolitusprojektide hindamiskriteeriumid I • Üldhariduskoolile suunatud koolitusprojektide puhul hinnatavad näitajad: • Kas ja kuidas on projekt seotud üldhariduskoolis kehtiva õppekavaga? • Kas projekt aitab kaasa kogu Eesti hariduse arengule ja kui pikas perspektiivis võib tulemust oodata? • Kas projekti raames loodavad väärtused on kasutatavad enamikes koolides (st on olemas piisav tehniline ja inimjõuline ressurss)? • Kas projekti eelarve on reaalne? • Kas projekti ajakava on reaalne? • Kas projekti läbiviijad on piisavalt kvalifitseeritud? • Millised võivad olla projekti võimalikud negatiivsed tagajärjed Eesti koolile ja haridussüsteemile? • Hinnang koolitusmaterjalidele • Hinnang koolituse praktilisele tööle • Hinnang projektitaotluse vormistuslikule küljele • Hinne projektile kümne palli skaalal.

  32. Näide: koolitusprojektide hindamiskriteeriumid II • Hinne 10: väljapaistev projekt (äärmiselt aktuaalne, parimad võimalikud koolitajad, projektitaotlus põhjalikult läbi töötatud, eelarve adekvaatne). Taotlus rahuldada täies mahus, ilma mingite muudatusteta. • Hinne 8: väga hea (aktuaalne, heatasemelised koolitajad, projektitaotlus põhjalikult läbi töötatud, eelarve adekvaatne). Taotlus rahuldada, võib-olla mõningate ebaoluliste muudatustega. • Hinne 6: rahuldav (aktuaalne, koolitajate tase rahuldav, projektitaotlus rahuldavalt läbi töötatud, eelarve adekvaatne). Taotlus rahuldada, arvestades ekspertkomisjoni pakutud muudatustega. • Hinne 5: tinglikult rahuldav (aktuaalne, koolitajate tase rahuldav, projektitaotlus rahuldavalt läbi töötatud). Taotlus uuesti esitada, arvestades ekspertirühma soovitustega. • Hinne 4: puudulik (ei ole aktuaalne või koolitajate tase mitterahuldav või ei ole projektitaotlus rahuldavalt läbi töötatud). Taotlust mitte rahuldada. • Hinne 2: äärmiselt nõrk (ei ole aktuaalne, koolitajate tase mitterahuldav, projektitaotlus ei ole rahuldavalt läbi töötatud). Taotlust mitte rahuldada, taotluse uuestiesitamine perspektiivitu ka ümbertöötatud kujul. • Hinne 1: perspektiivitu (antud tüüpi koolitust põhimõtteliselt ei toetata). • Juhul, kui ei ole tegemist “puhta” variandiga, siis saab hinde osas rakendada kaalutud keskmist ning siduda projekti rahastamine teatud tingimuste täitmisega. 32

  33. PR-tegevus • Eesmärk: projektiaktsepteerimisekssoodsafooniloomine. • Otsustajadtuginevadmuuhulgas ka subjektiivsetelefaktoritele, nagunäiteks: • isiklikudteadmisedjaarusaamad • ühiskondlikarvamus. • Edukuseeeldused/tunnused: • positiivsus • veendumusjaenesekindlus • tasakaalukus • PR-tegevus on eritiolulinejuhul, kuiprojektiplaanieiaktsepteeritudja on kavas see täiendatud/ümbertöötatudkujuluuestiesitada. • NB! PR-tegevusvõib olla vajalik ka projektisiseselt, projektimeeskonnaveenmiseksjainnustamiseks.

  34. Soovitus (PR-tegevus) • Enda PR-tegevusekavandamiseljaläbiviimiselarvestada kamaksiimiga“Toetusesaamisekseiolulinemitteniivõrd see kuiheasaoled, kuivõrd see kuiheasindarvatakseolevat”.

  35. Ülesanded • Millised on soovitustejaretsensioonidegaseonduvatetegevusteolulisemaderinevused? • Milles seisnevadretsenseerimisejarefereerimisepõhierinevused?

  36. Kodutöö nr 4 • Täidadokumendis “PJ-Kodutöö-4-1.doc” olevadülesanded. • Analüüsiloengukonspektis (Lisa 8) toodudretsensiooniningvastajärgmisteleküsimustele: • Midavõikspidadaprojektitugevusteksjanõrkusteks (otsustadesvaidretsensioonipõhjal)? • Milliseidaspekteoleksretsensioonpidanudkäsitlemapõhjalikumalt? • Koostaeksamitööesialgne variant. • Projektiplaanikoostamiseühevõimalikutegevuskavaleiabfailist “Projektiplaanikoostamisest.docx”.

  37. Järgmineloeng: • Pühapäeval, 13. nov. kell 14.00 • Teema: • Projektitäitmine

  38. Eesti laste mõtlemine - olematu disjunktsioon Logic operators and quantifiers at age 10 to 11 Erika Matsak, 2007

More Related