Projektijuhtimine

Projektijuhtimine 14.11.2008

PROJEKTI MÕISTE • Projekt on ühekordne, täpselt määratletud eesmärgiga ajutine ülesanne, mis tuleb lahendada tähtaegselt, kasutades selleks kindlaksmääratud ressursse. • (ressursside all on mõeldud definitsioonis eelkõige inimesi, raha ja kasutatavaid tehnilisi vahendeid)

Projekt on tavaliselt: • 1.) Kindla eesmärgiga- projekti lähteülesandega fikseeritakse ühemõtteline ja selge eesmärk, millest tulenevad hiljem planeerimisele, realiseerimisele ja kontrollile seatavad eesmärgid; • 2.) Ühekordne- samasugust ülesannet ei tule enam lahendada või on analoogilise ülesande lahendamise vajadus lähemal ajal ebatõenäoline. • 3.) Komplekssed- projekti elluviimisse on kaasatud mitmeid organisatsioone või palju organisatsiooni allüksuseid.

……… • 4.) Uudne- täpselt sellisel kujul ei ole ülesannet ennem esinenud. Isegi algtingimuste samasuse korral on tavaliselt midagi, mis muudab projekti uudseks. Sagedasti on selleks uudseks elemendiks aeg või siis personal, kes projekti läbi viib. • 5.) Ajaliselt piiritletud- igal projektil on täpselt määratud alguse- ja lõputähtaeg. • 6.) Keerulised planeerida ja juhtida- et ülesandeid ei ole varem täpselt samasuguste algtingimustega seatud, muudab see projektide planeerimise ja juhtimise keeruliseks. Sagedasti tuleb teha kiireid otsuseid, kuna projekt on ajaliselt piiratud.

…………….. • 7.) Riskirohked- olenevalt suurusest ja komplekssusest on kõik projektid seotud erinevate riskidega. Põhilised projektidega kaasnevad riskid on tavaliselt tähtajalised, finantsilised või personalialased. • 8.) Konfliktsed- kuna projektid toovad endaga kaasa muutusi, siis kätkevad nad endas konflikte ja vastuseisu. • 9.) Olulised- projekti edukal kulgemisel on ettevõtte eesmärkide saavutamisele tavaliselt suur mõju.

Projektide liigid • 1.) Arendusprojektid- eesmärgid ei ole alati konkreetsed, vaid sageli hoopis nägemuslikud. Arendusprojektide korral ei ole tavaliselt ka eesmärkide saavutamiseks vajalikud tegevused alati teada. Arendusprojektid on reeglina firmasisesed ja ning nende käivitusfaas reeglina pikk. • 2.) Teostusprojektid- on vähem unikaalsed kui arendusprojektid. Teostusprojekti korral on eesmärgid selged ja konkreetsed. Projekti ülesandeid teatakse hästi ja ülesannete kestuse määramine on suhteliselt lihtne. Teostusprojektide käivitusfaas on enamikul juhtudel väga lühike.

Projekti käivitamine (eelkavandamine) • 1.) Tuleb määratleda probleemid • 2.) Analüüs • 3.) Alternatiivsete lahenduste väljatöötamine • 4.) Teostatavuse hinnang (riskid ja alternatiivsed lahendused)

Projekti eesmärgid • Projekti eesmärk on kirjeldus mõõdetavast tulemusest, mis tuleb saavutada teatud aja piires. • Eesmärkide läbimõeldud ja õige püstitamine aitab projektijuhil projekti kavandada, juhtida ja kontrollida.

Õigesti püstitatud eesmärki iseloomustab: • On mõõdetav - objektiivsete kriteeriumide järgi on võimalik otsustada, kas on või ei ole jõutud eesmärkideni. • On ajastatud – projekti eesmärgi saavutamise aeg peab olema määratud. • On reaalne – et eesmärk oleks motiveeriv, peab ta olema reaalselt saavutatav. • On kvaliteediaspekti silmaspidav – eesmärk peab määratlema ka selle, milline peaks olema lõpptulemuse kvaliteet.

Projekti läbiviimise etapid • Projekti kavandamine; • Projekti käivitamine; • Projekti läbiviimine; • Projekti lõpetamine;

Eelkavandamine • Probleemide määratlemine • Ideede genereerimine • Ideede hindamine • Lähteülesanne

Projekti kavandamine • Tööd/ülesanded paika • Kontroll ja aruandlus • Riskide määratlemine

Projekti läbiviimine • Käivitamine • Vahekokkuvõtted • Lõppkokkuvõtted

Projekti lõpetamine • Lõpparuanne- aruandluse koostamine, analüüs projekti edukusest, kõrvalekalded, põhjused)

Projektide kululiigid • Projektikulud on mõttekas jagada vähemalt neljaks kululiigiks: • 1.) personalikulu • 2.) materjalikulu (vahendid ja materjalid, mis on projekti elluviimiseks vajalikud) • 3.) kapitalikulu (rendid, intressid, vahendite amortisatsioon) • 4.) võõrkulud (väljastpoolt oma organisatsiooni tellitud teenuste kulud)

Projekti kontrollimine • Ajakavast kinnipidamine • Eelarvest kinnipidamine • Grupiliikmete rakendatus • Vahendite kasutamine • Eesmärgi saavutamine (vahe eesmärgid)

Projekti lõpetamine • Projekti lõpetamise võib jaotada kolmeks tegevusterühmaks: • 1.) projekti lõpetamine • 2.) projekti edukuse hindamine • 3.) projekti lõpptulemuste analüüs

Projekti lõpparuandes peaksid sisalduma järgmised teemad: • Projekti kulgemise kirjeldus • Projekti tehniline edukus • Projekti ajaline õnnestumine • Projekti kulutuslik edukus • Organisatsiooni tegevusele antav hinnang • Projekti realiseerimisega seotud raskused • Ettepanekud tegevusteks • Muud selgitused ja lisad. • NB! Korrektselt koostatud lõpparuanne on tihti aluseks järgnevatele projektidele ja veenab kavandatava projekti finantseerijaid teie pädevuses.

Peamised mõisted! • Abikõlblikkus- määratleb reeglid, millised on abikõlblikud (kaasrahastatavad) tegevused ja kulutused. • Hindamine- projekti tõhususe hindamiseks viiakse läbi 3 hindamist: eelhindamine, vahehindamine ja järelhindamine. Hindamise käigus analüüsitakse toetuse kasutamise tulemuslikkust ning antakse soovitusi toetuse suurema mõjususe saavutamiseks Hindamised teostatakse alati sõltumatu ja protsessis mitteosaleva hindaja poolt.

Indikaator/näitaja - Nähtusi lihtsustav näitaja seireks ja hindamiseks, mis mõõdab programmi, meetme või projekti edusamme, seatud eesmärgi tulemuslikkust, plaani rakendumist või ebaõnnestumist. • Kaasfinantseerimine - Olukord, kus programmi, abiskeemi või projekti toetatakse kahest või enamast finantseerimisallikast. • Kuludeklaratsioon- projekti kulude aruanne, mille alusel tehakse projekti rakendavale asutusele väljamakseid, olenevalt fondist võib deklaratsiooni esitada mitu korda, kuid võib ka ühekordselt tehtud kulutused deklareerida.

Omafinantseering - Toetuse saaja poolne finantseering (rahaline panus) projekti kogumaksumusest. • Prioriteet - Arengueelistus ehk toetusvaldkond, mis sisaldub arengukavas või programm-dokumendis. Prioriteediga on seotud kindlaksmääratud eesmärgid ja rahalised vahendid. • Seire – Seire on pidev toetuste kasutamisega seotud tegevus, mille tulemusena tagatakse arengukava, programmi või projekti tulemuslik ja kvaliteetne rakendamine.

Eelarve- projekti eesmärgi saavutamiseks vajalike kulutuste kalkulatsioon. • Inimpäev- ühe töölise tööajakulu vahetuses (tavaliselt 8 inimtundi) • Lähteülesanne- kirjeldus oodatavast projekti lõpptulemusest. • Projekti eesmärk- kirjeldus mõõdetavast tulemusest, mis tuleb saavutada teatud aja piires. • Projekti risk- sündmus, mis toimudes võib ohustada projekti edukat läbiviimist.

Projektijuht- Isik, kes vastutab projekti ülesannete tähtaegse ja erialaselt õige läbiviimise eest. Projektijuht plaanib, ohjab ja kontrollib projektigrupi tööd nii sisuliselt, personaalselt, tähtajaliselt kui ka eelarvelisest aspektist. • Sidusrühmad- inimesed või organisatsioonid, keda projekti protsess või lõpptulemus otseselt või kaudselt mõjutab. • Projektikirjeldus- täpne ülevaade projekti eesmärgist ja kõige olulisematest etappidest, mis tuleb läbida eesmärgini jõudmisel.

Projektijuhtimine